Епоха ТК завершена: шість найгарячіших питань про перехід від ТК до УО

Особливої уваги серед закупівельної спільноти заслуговує процес вдосконалення організації закупівельної діяльності, який набирає обертів ще з 2016 року та прямо пов’язаний із переходом від тендерного комітету до уповноваженої особи. Однак черговий перехідний період добігає кінця, тому до вашої уваги відповіді на шість найпоширеніших запитань серед замовників, які ще не відмовилися від тендерних комітетів на користь уповноваженої особи. Для кращого розуміння підкріпимо факти прикладами, які стануть орієнтиром у розв’язанні зазначених питань.

Питання 1. Що слід врахувати кожному замовнику вже із січня 2022-го?

Частиною 4 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) установлено, що для організації та проведення процедур закупівель замовник може утворювати тендерний комітет (комітети). При цьому замовник має право визначити уповноважену особу (осіб) та тендерний комітет (комітети) за умови, що кожен із них буде відповідальним за організацію та проведення конкретних процедур закупівель. Водночас вказана законодавча норма втрачатиме свою юридичну силу з 01.01.2022.

Отже, до кінця 2021 року перехідний період ще триватиме, залишаючи право на організацію та проведення закупівель за тендерним комітетом. Однак починаючи з 01.01.2022 замовники зобов’язані повністю припинити діяльність тендерних комітетів з подальшим призначенням замовником уповноваженої особи (якщо на даний момент вказаний процес не відбувся). Останні повинні мати необхідний рівень знань у галузі публічних закупівель і підтвердити його, склавши безкоштовне тестування. Більше про тестування читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях: «Про тестування уповноважених осіб на практиці з перших вуст», «Чотири питання щодо тестування уповноважених осіб», «Чи має уповноважена особа повторно проходити тестування після зміни місця роботи?».

Що зміниться? Основною відмінністю є процес прийняття рішень, під час якого, на противагу тендерним комітетам, які вирішують колективно більшістю голосів, уповноважені особи самостійно організовують процедури закупівель / спрощені закупівлі та одноосібно несуть відповідальність за прийняті рішення.

Підсумок: з 01.01.2022 відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель / спрощеної закупівлі буде лише уповноважена особа. Тож не пропустіть та врахуйте вказані зміни у своїй роботі. Чи є інші варіанти дій читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статт

Питання 2. Із чого варто почати перехід від тендерних комітетів до уповноважених осіб?

Ми з’ясували, що з 01.01.2022 тендерні комітети припиняють своє існування і «на полі бою» відповідальність за закупівлі залишається за уповноваженими особами, яким на відміну від форми роботи тендерних комітетів доведеться одноосібно приймати складні рішення.

Тож у замовників залишається небагато часу, щоб підготуватися до нових умов, зважаючи на вимоги та особливості призначення уповноважених осіб згідно не лише з закупівельним, а й трудовим законодавством.

Якщо ви досі не призначили уповноважених осіб, обмежуючись лише функціонуванням тендерного комітету, то для вас корисною буде стаття на порталі RADNUK.COM.UA «Вісім моделей роботи уповноважених осіб. Вам залишається тільки обрати». Ви ознайомитеся із загальними прикладами моделей роботи уповноважених осіб, які допоможуть замовникам, котрі ще не визначилися з поділом роботи між уповноваженими особами у встановленні можливих варіантів успішної організації закупівельної діяльності та вибором однієї із запропонованих моделей.

Для замовників, які успішно поєднували роботу тендерного комітету та уповноваженої особи, слід врахувати таке. Аби відмова від формату роботи тендерних комітетів з подальшим переходом виключно на уповноважених осіб відбулася безболісно, професійно та без небажаних наслідків, замовнику у вельми стислі строки слід вжити усіх необхідних заходів насамперед щодо документального оформлення цього процесу. При цьому Закон не визначає ані порядку, ані вимог, ані форми необхідного документального підтвердження переходу на нову форму роботи, тому замовник самостійно приймає рішення щодо її організації та визначає її послідовність з чітким дотриманням встановленого законодавством строку.

Так, достатнім, але не вичерпним документальним підтвердженням цього процесу вважатиметься наявність:

• внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, наказу) щодо призначення відповідальною(ими) за організацію та проведення процедур закупівель згідно із Законом уповноваженої(их) особи(іб). З формою розробленого наказу «Про визначення уповноваженої(их) особи(іб)» знайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Зразки документів» — «Зразки документів замовникам» — «Уповноважена особа»;
• розпорядчого рішення щодо передання / розподілу обов’язків між призначеними у законодавчо встановленому порядку уповноваженими особами замовника в частині завершення процедур закупівель / договорів про закупівлю, укладених за результатами процедур закупівель, розпочатих тендерним комітетом;
• внесених відповідних змін до Положення про уповноважену особу в частині правового статусу, загальних організаційних та процедурних засад діяльності уповноваженої особи;
• розпорядчого рішення (наприклад, наказу) про припинення діяльності / ліквідацію тендерного комітету та визнання втрати чинності наказом про його створення та відповідним Положенням про діяльність тендерного комітету. З прикладом наказу про ліквідацію тендерного комітету та мініалгоритмом дій замовника при переході від тендерного комітету до уповноважених осіб знайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Наказ про ліквідацію тендерного комітету».

Висновок: починаючи з 01.01.2022 замовнику слід документально унормувати діяльність уповноваженої особи.

Питання 3. Чи зберігатиметься за тендерним комітетом право та / або обов’язок на затвердження річного плану закупівель на 2022 рік?

Пунктом 1 частини 10 статті 11 Закону право на планування закупівлі та формування річного плану закупівель в електронній системі закупівель покладено на уповноважену особу. Аналогічно розділом Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону за тендерним комітетом закріплено планування закупівель, складання та затвердження річного плану закупівель з подальшим забезпеченням оприлюднення інформації відповідно до вимог Закону.

Не зайвим буде згадати й частину 3 статті 3 Закону, якою визначено, що «уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель», що дає повноцінне право замовнику як на призначення уповноваженої особи із закупівель до 50 тис. грн, так і застосування іншого варіанта дій — призначити відповідального із закупівель. Ще більше про випадки, коли замовник не зобов’язаний призначати уповноважену особу, читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Чи може замовник працювати без уповноваженої особи? Так, і ми покажемо, за яких умов».

Отже, з огляду на зміст статей 3, 11 та розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону планувати та оприлюднювати в електронній системі закупівель річний план закупівель, залишаючись при цьому відповідальними кожен за конкретні процедури закупівлі / спрощені закупівлі / закупівлі без використання ЕСЗ / закупівлі для протидії Covid-19, можуть:

• тендерний комітет замовника (до 01.01.2022);
• уповноважена особа;
• уповноважена замовником особа;
• відповідальна особа за організацію та проведення закупівель до 50 тис. грн (далі — відповідальна особа).

Вказана модель роботи усім відома та звична. Водночас з 01.01.2022 замовники зобов’язані припинити діяльність тендерних комітетів, позбавивши їх права та повноважень, у тому числі й у частині відповідальності за планування та оприлюднення річного плану закупівель в електронній системі закупівель, автоматично закріплюючи їх за уповноваженою особою або так званою відповідальною особою.

 Підсумок:

• за умови затвердження відповідальною особою річного плану закупівель / внесення змін до річного плану закупівель до 31.12.2021 включно відповідальність та повноваження щодо підготовки, затвердження та оприлюднення річного плану закупівель зберігаються як за уповноваженою особою та відповідальною особою, так і за тендерним комітетом у межах розподілу функціональних обов’язків кожного;
• з дня остаточного припинення діяльності тендерного комітету, але не пізніше 01.01.2022, усі права та повноваження, у тому числі пов’язані зі створенням річного плану закупівель щодо процедур закупівель замовника, переходять до уповноваженої(их) особи(іб), що визначено розпорядчим документом замовника в межах закріплених ділянок роботи.

Питання 4. Чи може уповноважена особа вносити зміни до річного плану 2022 року, затвердженого тендерним комітетом?

Частиною 1 статті 4 Закону передбачена можливість внесення змін до річного плану закупівель. При цьому форма внесення змін до річного плану закупівель, періодичність і характер таких змін законодавством не обмежені. Тому замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах тощо до здійснення відповідної закупівлі.

Отже, залежно від виробничої потреби (зміна розміру бюджетного призначення та / або очікуваної вартості предмета закупівлі, виду закупівлі, орієнтовного початку проведення закупівлі тощо) внесення змін до річного плану закупівель на 2022 рік можливе як наприкінці поточного року (у разі його затвердження у 2021 році), так і протягом 2022 року.

Враховуючи втрату юридичної сили законодавчою нормою в частині утворення тендерного комітету (комітетів), що позбавлятиме їх права та повноважень, у тому числі й у частині відповідальності за внесення відповідних змін до річного плану закупівель шляхом створення нових та / або редагування / видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про публічні закупівлі, доходимо висновку:

• до 01.01.2022 відповідальність та повноваження щодо внесення відповідних змін до річного плану закупівель з подальшим оприлюдненням в електронній системі закупівель у строки, встановлені частиною 1 статті 4 Закону, зберігається як за уповноваженою особою, так і за тендерним комітетом у межах затверджених функціональних обов’язків кожного;

• починаючи з 01.01.2022 відповідальність щодо своєчасності внесення змін до річного плану закупівель щодо процедур закупівель на 2022 рік покладатиметься виключно на уповноважену особу, визначену розпорядчим документом замовника в межах закріплених ділянок роботи, незалежно від того, чи вказаний річний план закупівель був створений тендерним комітетом у попередньому, 2021, році, чи ні.

Питання 5. Чи може тендерний комітет провести процедури закупівлі на 2022 рік?

Завершення бюджетного року є вельми напруженим періодом та охоплює низку питань, які потребують негайного вирішення замовниками. Одним із актуальних є своєчасна організація конкурентних процедур закупівель для забезпечення потреб у закупівлі товарів, робіт і послуг на наступний бюджетний рік.

Враховуючи, що середній строк продовження конкурентної процедури закупівлі триває орієнтовно 51 день, то для забезпечення першочергових потреб у проведенні процедур закупівель замовнику слід або їх розпочинати наприкінці поточного року, та / або вчасно застосувати порядок дій, визначений частиною 6 статті 41 Закону. Тим паче, що Закон не містить обмежень чи прямої заборони щодо організації проведення закупівель до моменту набрання чинності законом про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану підприємства. Особливо гостро це питання стосується закупівлі комунальних послуг.

Отже, замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах i послугах у наступному році може наприкінці поточного року затвердити річний план закупівель та розпочати процедуру закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю. Задля безсумнівного розмежування повноважень між уповноваженою особою та тендерним комітетом під час організації таких процедур закупівель слід врахувати, що повноваження тендерного комітету, у тому числі й щодо організації проведення закупівель, втрачають свою юридичну силу лише з 01.01.2022, отже, обов’язок щодо їх організації та проведення зберігатиметься у межах затверджених функціональних обов’язків до 31.12.2021 включно. Наведемо приклад.

Приклад 1

З  огляду на вищевикладені обставини та враховуючи, що Закон не містить обмежень щодо проведення процедур закупівель до затвердження кошторису бюджетної установи, у зазначеному випадку для забезпечення замовником невідкладних потреб та враховуючи, що фактично діяльність тендерних комітетів з 01.01.2022 буде припинено, під час організації процедур закупівель – 2022 у поточному році рекомендуємо врахувати таке:

• заздалегідь передбачити у підрозділі «Посадова особа замовника, уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками» розділу «Інформація про замовника» тендерної документації відомості про посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками, на яких буде покладено обов’язки завершення процедур закупівель у наступному році, розпочатих тендерним комітетом. Вказані дії пов’язані з тим, що до завершення бюджетного року є ризик незавершення оголошеної у поточному році тендерним комітетом процедури закупівлі з певних причин (оскарження, продовження строку розгляду тендерних пропозицій та / або строку укладення договору про закупівлю тощо). З огляду на викладене пропонуємо одночасно із посадовою особою тендерного комітету, яка уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками, зазначити уповноважену особу замовника, на яку розпорядчим документом буде покладено обов’язок завершення процедур закупівель у наступному році, розпочатих тендерним комітетом у поточному:

• завершення оголошеної процедури закупівлі до 31.12.2021 включно. При розгортанні даного сценарію все зрозуміло: відповідальність за організацію та проведення процедури закупівлі з моменту оголошення річного плану закупівель в електронній системі закупівель до оприлюднення звіту про укладений договір про закупівлю зберігатиметься за тендерним комітетом. Однак обов’язок оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону, датованого після 31.12.2021, та звіту про виконання договору про закупівлю покладатиметься на визначену замовником уповноважену особу;

• завершення оголошеної процедури закупівлі після 31.12.2021. Враховуючи наведений сценарій розгортання подій, право та обов’язок завершити процедуру закупівлі, розпочатої тендерним комітетом у поточному, 2021, році переходить до визначеної розпорядчим рішенням замовника уповноваженої особи. Наведемо приклад.

Приклад 2

Питання 6. Як розмежувати повноваження під час продовження дії договору про закупівлю на 20 %?

Застосування механізму продовження дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку, передбачено частиною 6 статті 41 Закону.

З метою успішної реалізації даної можливості замовнику рекомендовано укласти дві додаткові угоди в такій послідовності: 

• першу — про продовження строку дії договору про закупівлю, яку більшість замовників зазвичай датують останнім робочим днем бюджетного періоду, наприклад 31.12.2021. Чому? Дізнавайтесь про це на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вирішальні 20 % наприкінці року, або Як виконати Закон». Оскільки строк дії договору про закупівлю є його істотною умовою, то зміна його у вигляді пролонгації матиме наслідки обов’язкового оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та самих змін (додаткової угоди) відповідно до статті 10 Закону.

Враховуючи, що до кінця 2021-го триватиме перехідний період й усі повноваження щодо проведення процедур закупівель зберігаються й за тендерним комітетом, доходимо логічного висновку, що як право, так і прямий обов’язок на укладення першої додаткової угоди щодо продовження строку дії договору про закупівлю з подальшим оприлюдненням повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю в електронній системі закупівель зберігається одночасно як за уповноваженою особою, так і за тендерним комітетом у межах розподілу функціональних обов’язків кожного;

• другу — як правило, на початку наступного, 2022, року із зазначенням обсягів та сум предмета закупівлі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році.

З огляду на рекомендований строк укладення другої додаткової угоди право та обов’язок на її укладення мають бути чітко покладені на визначену замовником уповноважену особу.

Для наочності та кращого розуміння, як це працює на практиці, змоделюємо ситуацію таким чином:

Висновки

Як видно, кожний окремий випадок потребує індивідуальної оцінки та аналізу й напряму залежить від прийнятих рішень замовника, чітко розмежовуючи строк до та після 31.12.2021. Однак безсумнівним та беззаперечним залишається факт того, що:

• замовнику слід заздалегідь підготуватися до вказаних змін у організації закупівельної діяльності шляхом розроблення нових / внесення відповідних змін до наявних організаційно-розпорядчих документів;
• починаючи з 01.01.2022 усі права та повноваження щодо організації та проведення процедур закупівель переходять до уповноваженої особи, визначеної розпорядчим документом замовника відповідальною за вказану ділянку роботи. Про можливі варіанти читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Три рецепти успішного завершення 2021 року», яка найближчим часом буде опублікована;
• право замовника на утворення тендерного комітету (комітетів) для організації та проведення процедур закупівель втрачається замовником з 01.01.2022, отже, наказ про його ліквідацію може бути датований будь-яким числом на власний розсуд замовника, однак не пізніше 31.12.2021 включно;
• усі процедури закупівель, розпочаті тендерним комітетом до 31.12.2021 включно, з 01.01.2022 завершуються, відповідно до вимог публічного законодавства, уповноваженою особою, визначеною розпорядчим документом замовника відповідальною за вказану ділянку роботи.

Додатково про особливості призначення уповноваженої особи замовником читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях:

• «Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом»;
• «Якщо хочете стати УО, не забудьте про відповідальність!»;
• «Вища освіта як обов’язкова вимога до уповноважених осіб».

З документами, необхідними для призначення уповноваженої особи, знайомтесь на порталі RADNUK.COM.UA  у розділах «Зразки документів», «Зразки документів замовникам», «Уповноважена особа».