Які додаткові матеріали варто долучати учаснику до ТП

Надійним трампліном для вдалого стрибка до перемоги є бездоганно
підготовлені документи учасника,  які повною мірою віддзеркалюють
абсолютно всі вимоги замовника

Найважливіше для учасника — уважно вивчити вимоги замовника та не пропустити жодного нюансу, наявного в умовах тендерної документації або оголошенні про проведення спрощеної закупівлі та додатках до нього.

Адже для досягнення успіху в публічних закупівлях учасники мають бути вкрай уважними та ретельно готувати документи тендерної пропозиції / пропозиції. Надійним трампліном для вдалого стрибка до перемоги є бездоганно підготовлені документи учасника, які повною мірою віддзеркалюють абсолютно всі вимоги замовника.

Утім, одна закупівля до іншої не подібна. Скажімо, при проведенні відкритих торгів за предметом закупівлі, де існує висока конкуренція, замовник може бути надто суровим та встановлювати величезну кількість  вимог до учасників. Водночас за відсутності великого бажання з боку учасників брати участь або при проведенні спрощеної закупівлі та намірі провести закупівлю якомога швидше замовник може встановити мінімальні вимоги.

За мінімальних вимог у відповідального учасника виникає запитання: якщо замовник майже нічого не просить, чи потрібно надати додаткові документи в складі тендерної пропозиції / пропозиції, які з точки зору такого учасника є доречними? Розгляньмо, які документи учасник обов’язково має завантажити в складі тендерної пропозиції / пропозиції незалежно від вимог замовника та чи є такі обов’язкові документи взагалі.

Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) не визначені конкретні обов’язкові документи для участі в процедурі закупівлі / спрощеній закупівлі, у учасника є єдиний обов’язок — надання всіх документів / довідок / інформації / тощо, яких вимагає замовник.

Якщо відповідальний учасник хоче надати додаткові документи, які не вимагаються замовником, він має  усвідомлювати, що це його власна ініціатива, так само як і відповідальність. Звичайно, замовник, на перший погляд, не повинен відхилити учасника через документи, які не вимагав, але буває різне. Існує ризик, що замовник відхилить тендерну пропозицію / пропозицію учасника, посилаючись на невідповідність документів, які надані як додаткові, наприклад через недотримання вимог щодо перекладу, тощо.

Розберімо участь у «надпороговій закупівлі» та з’ясуймо, які ж документи / інформацію / тощо можна за бажанням учасника надати в складі тендерної пропозиції додатково та на які особливості потрібно звернути увагу.

Тепер окремо зупинимося на кожній складовій та з’ясуємо найважливіші моменти, які потребують уваги.

Вимоги щодо оформлення документів

Навіть при залученні додаткових матеріалів, які не вимагаються умовами тендерної документації, та документів, які учасник хоче надати на власний розсуд, їх варто обов’язково оформлювати згідно з вимогами чинного законодавства.

Зверніть увагу, що з 01.09.2021 почали діяти нові національні стандарти оформлення документів ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020). Нововведення потрібно врахувати, особливо якщо замовник у вимогах до учасників, зазначених у тендерній документації, робить посилання на ДСТУ 4163:2020.

З основними змінами, які відбулися в оформленні документів через набуття чинності ДСТУ 4163:2020,  та новими вимогами, яких наразі потрібно дотримуватися під час оформлення документів, у тому числі під час участі в публічних закупівлях,  можна ознайомитися на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Зверніть увагу! З 01.09.2021 набрали чинності нові національні стандарти оформлення документів ДСТУ 4163:2020».

Вимога щодо мови, якою повинні бути викладені документи тендерної пропозиції

Якщо учасник вирішив надати додаткові матеріали, йому обов’язково потрібно врахувати вимоги щодо мови, якою повинні бути викладені документи тендерної пропозиції. Додаткові документи… або ні, байдуже! Учасник обов’язково повинен викласти всі матеріали в складі тендерної пропозиції саме тією мовою, якою просить замовник. За умови надання документів, викладених іноземною мовою, учасник неодмінно повинен врахувати спосіб надання перекладу, визначений в умовах тендерної документації.

Пунктом 13 частини 2 статті 22 Закону замовник у тендерній документації зазначає, якою (якими) мовою (мовами) повинні бути складені тендерні пропозиції.

Українська мова є державною мовою в Україні. Переважно замовники вимагають, щоб усі документи були викладені українською, а в разі надання документів, викладених іншою, ніж українська, мовою, просять переклад. 

Замовник може встановити, зокрема, такі вимоги до перекладу:

• зроблений у бюро перекладів,
• або нотаріально завірений переклад,
• або замовнику буде достатньо інформації, перекладеної та завіреної учасником.

Якщо учасник не може виконати вимоги замовника в розрізі мови та перекладу,  додаткову  інформацію до тендерної пропозиції додавати немає сенсу. Існує реальна загроза, що замовник може відхилити тендерну пропозицію учасника за документ, який не вимагався умовами тендерної документації, але наданий без врахування  вимог щодо мови, якою повинні бути складені документи. Та існуюча на сьогодні практика  рішень Постійно діючої адміністративної колегії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель (далі — Колегія) говорить про те, що за таких обставин Колегія стане на бік замовника та визнає правомірним таке відхилення.

Ба більше, з  04.12.2020 інформація про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції, зазначається автоматично в електронних полях — українська. Перш за все слід запам’ятати, що встановити в електронній системі закупівель мову подання тендерних пропозицій замовник може виключно українську. Детальніше — у статті «Перші кроки до електронної тендерної документації та 8 важливих питань».

Більш детально з інформацією про вимоги до мови, якою повинні бути викладені документи тендерної пропозиції, можна ознайомитися на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Про мову, якою викладаються документи тендерної пропозиції».

Повноваження особи на підписання документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю в разі перемоги

Зазвичай замовники встановлюють вимогу щодо надання документів, які підтверджують повноваження особи на підписання документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю в разі перемоги. Але якщо такі документи не вимагаються?

Припустимо, повноваження керівника замовник може перевірити самостійно у відкритих реєстрах, зокрема у Єдиному державному  реєстрі  юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. Як передбачено частиною 5 статті 17 Закону, замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель.

Але як замовник зможе перевірити повноваження не керівника учасника, а іншої особи, наприклад, якщо документи тендерної пропозиції підписує менеджер зі збуту на підставі довіреності?

Щоб уникнути непорозумінь, радимо додавати документи, які підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника щодо підпису документів тендерної пропозиції та договору про закупівлю за результатами процедури закупівлі. Якщо учасником виступає юридична особа, то для підтвердження повноважень посадової особи учасника можна надати один або декілька таких документів:

• наказ / витяг з наказу про призначення керівника підприємства на посаду, та / або
• протокол (рішення) / витяг з протоколу (рішення) зборів засновників, та / або
• довіреність на право підпису документів, та / або
• статут або інший установчий документ зі змінами (у разі їх наявності).

У деяких випадках можна додати паспорт особи, але зазвичай таке підтвердження буде доречним для  учасника — фізичної особи — підприємця.

Учасник повинен пам’ятати, що оформлення таких документів повинно повністю відповідати вимогам замовника у тендерній документації. До того ж обов’язково потрібно перевірити строк дії документів, які учасник планує долучити, та їх чинність.

Приклад 1

Копії повинні бути чіткими, уся інформація — доступною. Надані документи повинні містити всі сторінки.

Більше інформації — на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Документи, які підтверджують повноваження керівника. Чи достатньо відомостей з ЄДР?».

Підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям, визначеним статтею 16 Закону (досвід, персонал, матеріально-технічна база, фінансова спроможність)

Частиною 2 статті 16 Закону передбачено, що замовник установлює один або декілька з таких кваліфікаційних критеріїв:

1. наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
2. наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
3. наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів);
4. наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.

Якщо замовник передбачив надання документально підтвердженої інформації про відповідність учасника  одному або декільком кваліфікаційним критеріям, учасник зобов’язаний виконати такі вимоги в повному обсязі або, якщо вважає вимоги замовника неправомірними, звернутися до Колегії зі скаргою.

Коли ж умовами тендерної документації не передбачено документального підтвердження певного кваліфікаційного критерію, долучати матеріали не бажано. Якщо учасник має намір будь що довести замовнику  свої переваги щодо інших учасників, радимо надавати інформацію у форматі довідок у довільній формі, щоб випадково не припуститися помилок.

Якщо учасник хоче додатково підтвердити наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів), варто просто навести інформацію на фірмовому бланку учасника та не долучати копії договорів або відгуків.

Зразки таких довідок можна знайти на порталі RADNUK.COM.UA у статті  «Зразки довідок у довільній формі по статті 16 Закону України „Про публічні закупівлі“» або у розділі «Зразки документів учасникам».

Підтвердження відсутності  підстав для відмови в участі (стаття 17 Закону)

Частина 4 статті 22 Закону передбачає, що тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників, а також вимог щодо документального підтвердження інформації про відповідність вимогам тендерної документації, якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних, згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Якщо замовник в умовах тендерної документації не передбачив надання інформації з боку учасника, яка визначена статтею 17 Закону, то відповідні дані він планує перевіряти самостійно у відкритих джерелах.

За умови, що учасник додатково хоче підтвердити відсутність підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі, рекомендуємо, щоб не припуститися описок, скористатися зразком довідки на порталі RADNUK.COM.UA,  наведеним у статті  «Зразок довідки за статтею 17 Закону України „Про публічні закупівлі“» або в розділі «Зразки документів учасникам».

Відповідність технічним вимогам предмета закупівлі

У випадку, якщо при вивченні умов тендерної документації учасник не виявив жодної вимоги для підтвердження відповідності  предмета закупівлі технічним вимогам замовника, він на власний розсуд може надати, наприклад, погоджену зі свого боку технічну специфікацію або довідкою у довільній формі підтвердити свою згоду постачати предмет закупівлі відповідно до технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі. Більше читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Відмінювання дієслів має значення. Практика АМКУ».

За бажанням учасник може долучити сертифікат відповідності / паспорт якості / інший документ, який підтверджує якість / тощо.

При наданні таких додаткових документів учасник враховує вимоги замовника до оформлення документів та перекладу, якщо надані матеріали викладені іншою, ніж українська, мовою. Надані копії документів про якість повинні бути читабельними. Якщо документ містить декілька сторінок, жодна не повинна бути пропущена.

Підтвердження проєкту договору про закупівлю разом із порядком внесення змін

Замовник зобов’язаний у складі тендерної документації надати проєкт договору про закупівлю. Якщо тендерна документація не містить  такого проєкту, то  учаснику якнайшвидше потрібно звернутися до замовника та через електронну систему закупівель вказати на наявну невідповідність.

Зазвичай замовник виносить проєкт договору про закупівлю окремим додатком до тендерної документації. Учаснику потрібно уважно вивчити всі умови, зазначені у проєкті договору про закупівлю в умовах тендерної документації, оскільки саме в цій редакції він буде укладений в разі перемоги з додатковим зазначенням ціни, що визначена за результатом аукціону чи цінової пропозиції єдиного учасника спрощеної закупівлі.

Частиною 4 статті 41 Закону передбачено, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції / пропозиції за результатами електронного аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі.

Учасник має проаналізувати  строк поставки, умови оплати, штрафні санкції тощо та переконатися, що він зможе бути постачальником по такому договору про закупівлю.

Істотні умови договору про закупівлю та договір про закупівлю є невід’ємною частиною тендерної документації та можуть оскаржуватися  відповідно до частини 8 статті 18 Закону. Якщо потенційний учасник  вважає, що певні умови проєкту договору про закупівлю неправомірні або ж містять дискримінаційну складову, він може звернутися з цього приводу зі скаргою до Колегії.

Окрему увагу варто приділити наявності у проєкті договору про закупівлю порядку змін його істотних умов. Якщо ж проєкт договору про закупівлю не містить такого порядку, учасник, не оскарживши таке порушення, буде  позбавлений можливості вносити зміни до договору про закупівлю, що передбачені статтею 41 Закону.

У разі відсутності в умовах тендерної документації конкретного способу погодження проєкту договору про закупівлі зі сторони учасника, учасник може підтвердити його умови, зокрема, шляхом надання довідки в довільній формі або копіювання проєкту договору про закупівлю на фірмовий бланк учасника.

Більше інформації щодо проєкту договору про закупівлі  читайте  на порталі RADNUK.COM.UA у статтях «Проєкт договору про закупівлю: чи обов’язково включати перелік випадків змін його умов?», «Рішення Колегії щодо оскарження проєкту договору про закупівлю / істотних умов договору про закупівлю».

Цінова тендерна пропозиція

Якщо замовник не передбачив певного документа з інформацією про цінові показники вартості тендерної пропозиції учасника, то додатково надавати документ не рекомендуємо. Учасник, зазначивши інформацію про ціну в додатковому документі, який не вимагався, може припуститися арифметичних помилок, а отже буде невідповідність з  ціною, зазначеною в електронній системі закупівель безпосередньо у полі «вартість пропозиції» під час подання тендерної пропозиції.

Нагадаємо, що за чинної редакції Закону таке поняття, як «арифметична помилка» відсутнє, отже, можливості зі сторони учасника виправляти арифметичні помилки немає.

Звичайно, відхиляти за такі невідповідності замовник не повинен. Але ж є інші учасники, які можуть спробувати оскаржити таку невідповідність до Колегії, що призведе до непотрібного затягування процесу проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, якщо форма такого документа, як «Тендерна пропозиція», що була надана після кінцевого строку подання тендерних пропозицій, не є складовою тендерної пропозиції учасника у розумінні Закону, її невідповідність умовам тендерної документації чи ненадання не може бути підставою відхилення тендерної пропозиції учасника відповідно до вимог статті 31 Закону. Більше — в статті «Цінова пропозиція, подана після аукціону, є складовою ТП учасника чи ні?».

Інші додаткові документи

В учасника може виникнути бажання з власної ініціативи додати до складу тендерної пропозиції, зокрема, підтвердження відсутності застосування санкцій, інформації щодо (не)залучення субпідрядників, згоду на використання персональних даних, довідки про застосування заходів для захисту довкілля або ж документ щодо (не)ліцензування відповідного виду діяльності тощо.

Якщо  такі документи не вимагаються замовником, то бажання учасника додати такого роду документи можна пояснити попереднім невдалим досвідом. Деякі замовники хитрують та приховують свої вимоги в непередбачуваних місцях тендерної документації. Схоже, ніби замовник сподівається, що небажаний учасник не помітить та пропустить вимогу в недоречному місці. Так часто і трапляється, і учасника відхиляють. Такі приклади ми розглядали в статті «9 прихованих вимог замовника, або Як не потрапити до пастки замовника?».

Довести в Колегії неправомірність дій замовника не можна, адже Закон не врегульовує, які вимоги до учасника в якій частині тендерної документації повинні міститися. Та щоб попередити таке прикре відхилення, учасник хоче надати всі можливі та неможливі довідки в складі тендерної пропозиції. Раптом вимога щодо такої довідки міститься в якомусь додатку до тендерної документації або не виділена окремим реченням, а просто прихована у тексті, наприклад, де описуються формальні помилки. Інколи така тактика спрацьовує.

Однак не рекомендуємо зловживати наданням додаткових матеріалів. Замовники не завжди в захваті від вивчення купи документів, які не вимагалися умовами тендерної документації. Тому, аби не мати зайвого клопоту, у замовника може виникнути спокуса відхилити пропозицію за дрібницю.

Якщо учасник все одно хоче додати певну інформацію, рекомендуємо  скористатися  зразком довідки на порталі RADNUK.COM.UA, наведеної у статті «Зразок листа-гарантії щодо дотримання Учасником в своїй діяльності норм чинного законодавства (в тому числі Закону України „Про санкції“)».

Висновки

Долучати до складу своєї тендерної пропозиції / пропозиції додаткові матеріали або ні, учасник вирішує самостійно. Законом не визначені конкретні обов’язкові документи для участі в процедурі закупівлі / спрощеній закупівлі. В учасника є єдиний обов’язок — надання всіх документів / довідок /  інформації / тощо, яких вимагає замовник.

Але якщо учасник вирішив долучити додаткові матеріали, йому потрібно врахувати загальні вимоги замовника до оформлення всіх наданих у складі тендерної пропозиції документів та мову, якою повинна бути викладена інформація, надана учасником. Рекомендуємо учаснику не зловживати додаванням додаткових матеріалів, аби, по-перше, не припуститися помилок та, по-друге, не викликати негативної реакції з боку замовника.

Вдалої участі в закупівлях!

Додаткову інформацію  по цій  темі читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях:

• «Зверніть увагу! З 01.09.2021 набрали чинності нові національні стандарти оформлення документів ДСТУ 4163:2020»;
• «Про мову, якою викладаються документи тендерної пропозиції»;
• «Документи, які підтверджують повноваження керівника. Чи достатньо відомостей з ЄДР?»;
• «Зразки довідок у довільній формі по статті 16 Закону України „Про публічні закупівлі“»;
• «Зразок довідки за статтею 17 Закону України „Про публічні закупівлі“»;
• «Проєкт договору про закупівлю: чи обов’язково включати перелік випадків змін його умов?»;
• «Рішення Колегії щодо оскарження проєкту договору про закупівлю / істотних умов договору про закупівлю»;
• «Зразок листа-гарантії щодо дотримання Учасником в своїй діяльності норм чинного законодавства (в тому числі Закону України „Про санкції“)».