Алгоритм проведення спрощеної закупівлі з 26.06.2021

№

Найменування етапу

Порядок дій замовника

1

Оприлюднення річного плану закупівель та змін до нього

Річний план закупівель та зміни до нього замовник оприлюднює в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня їх затвердження (частина 1 статті 4 Закону).

Більше — на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Відповідаємо на чотири поширені запитання щодо річного плану закупівель».

2

Оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкту договору про закупівлю

Оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель не пізніше ніж за 6 робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій (пункт 2 частини 1 статті 10 Закону).

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, що оприлюднюється замовником відповідно до статті 10 Закону, обов’язково зазначаються:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;

4) кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;

5) строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

6) умови оплати;

7) очікувана вартість предмета закупівлі;

8) період уточнення інформації про закупівлю (не менше 3 робочих днів* з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі в електронній системі закупівель);

9) кінцевий строк подання пропозицій (строк для подання пропозицій не може бути менше ніж 2 робочі дні* з дня закінчення періоду уточнення інформації про закупівлю);

10) перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв;

11) розмір та умови надання забезпечення пропозицій учасників (якщо замовник вимагає його надати);

12) розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);

13) розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону в межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі може зазначатися інша інформація.

* Враховуючи положення пункту 2 частини 1 статті 10 Закону, яким передбачено, що оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель не пізніше ніж за 6 робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій, рекомендуємо замовникам збільшувати період уточнення інформації про закупівлю та / або строк для подання пропозицій, передбачені пунктами 8 та 9 частини 3 статті 14 Закону, так, щоб загальний строк між оголошенням про проведення спрощеної закупівлі та кінцевим строком подання пропозицій був не менше 6 робочих днів.

3

Вимоги до учасників спрощеної закупівлі

Вимоги до предмета закупівлі, визначені замовником, можуть зазначатися шляхом завантаження окремих файлів до оголошення про проведення спрощеної закупівлі або в електронній формі з окремими полями в електронній системі закупівель.

У вимогах до предмета закупівлі, що містять посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, замовник може вказати, які аналоги та / або еквіваленти приймаються у пропозиціях учасників. Більше читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Еквівалент чи аналог: що краще та як правильно прописати в закупівлі».

Оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимоги до предмета закупівлі не повинні містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників (частина 5 статті 14 Закону).

Враховуючи викладене вище та право замовника вносити зміни виключно в оголошення про проведення спрощеної закупівлі, рекомендуємо замовникам встановлювати вимоги до предмета закупівлі та учасників спрощеної закупівлі у документі під назвою «оголошення про проведення спрощеної закупівлі», а проєкт договору про закупівлю робити відповідним додатком до такого документа. Приклад оголошення з урахуванням змін до Закону, які набрали чинності з 26.06.2021, розміщено на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Зразки документів» — «Зразки документів замовникам» — «Оголошення про проведення спрощеної закупівлі».

Також доцільно ознайомитись з статтею «Для спрощеної закупівлі стаття 16 та стаття 17 Закону застосовуються?» на порталі RADNUK.COM.UA.

4

Забезпечення пропозиції / виконання договору про закупівлю

Замовник має право зазначити в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі вимоги щодо надання забезпечення пропозиції (абзац 1 частини 1 статті 25 Закону).

Розмір забезпечення пропозиції у грошовому виразі не може перевищувати 0,5 % очікуваної вартості закупівлі у разі спрощеної закупівлі на закупівлю робіт та 3 % у разі проведення спрощеної закупівлі на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених оголошенням про проведення спрощеної закупівлі (абзац 3 частини 1 статті 25 Закону).

У разі якщо пропозиції подаються стосовно частини предмета закупівлі (лота), розмір забезпечення пропозиції встановлюється замовником виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі щодо кожної його частини (лота) (частина 2 статті 25 Закону).

Замовник має право вимагати від переможця спрощеної закупівлі внесення ним не пізніше дати укладення договору про закупівлю забезпечення виконання такого договору, якщо внесення такого забезпечення передбачено в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі (частина 1 статті 27 Закону).

Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю не може перевищувати 5 % вартості договору про закупівлю (частина 3 статті 27 Закону).

Більше читайте на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Книги» — «Забезпечення в публічних закупівлях».

5

Звернення за роз’ясненням та / або з вимогою у період уточнення інформації про закупівлю

У період уточнення інформації учасники спрощеної закупівлі мають право звернутися до замовника через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення спрощеної закупівлі.

Усі звернення за роз’ясненнями, звернення з вимогою щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.

Замовник протягом 1 робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та / або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі.

Звертаємо увагу! В електронній системі закупівель технічно реалізована можливість з боку замовника надати роз’яснення на звернення та / або вимоги учасників спрощеної закупівлі саме в період уточнення інформації.

Тож враховуйте, що технічний функціонал авторизованих електронних майданчиків передбачає можливість зазначення в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, окрім зазначення періоду уточнення інформації про закупівлю та кінцевого строку подання пропозицій, передбачити період (час) для надання роз’яснення на звернення та / або вимоги учасників спрощеної закупівлі. Більше — на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Якщо в спрощеній закупівлі замовник не встиг надати відповідь на звернення».

6

Внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі

У разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на 2 робочі дні (абзац 4 частини 7 статті 14 Закону).

Замовник має право з власної ініціативи внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі, але до початку строку подання пропозицій. Зміни, що вносяться замовником, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції документів (абзац 5 частини 7 статті 14 Закону).

Докладно читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Правильно вносимо зміни до спрощеної закупівлі».

7

Подання пропозицій учасниками

Пропозиції подаються учасниками після закінчення строку періоду уточнення інформації, зазначеної замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну та інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), шляхом завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель, що підтверджують відповідність вимогам, визначеним замовником. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу.

Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі частини предмета закупівлі (лота).

Пропозиції учасників, подані після закінчення строку їх подання, електронною системою закупівель не приймаються.

Пропозиція учасника повинна містити підтвердження надання учасником забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення передбачено оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

Учасник має право внести зміни або відкликати свою пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого забезпечення пропозиції. Такі зміни або заява про відкликання пропозиції враховуються, якщо вони отримані електронною системою закупівель до закінчення строку подання пропозицій (частина 9 статті 14 Закону).

8

Оцінка та розкриття пропозицій учасників

Оцінка пропозицій проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, шляхом застосування електронного аукціону. Дата і час проведення електронного аукціону визначаються електронною системою закупівель автоматично (частина 1 статті 29 Закону).

Для проведення спрощеної закупівлі із застосуванням електронного аукціону має бути подано не менше двох пропозицій.

У разі якщо була подана одна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку подання пропозицій автоматично переходить до етапу розгляду на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозиції учасника.

Після оцінки пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам оголошення про проведення спрощеної закупівлі пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною (частина 9 статті 29 Закону).

Під час розкриття пропозицій автоматично розкривається вся інформація, зазначена в пропозиціях учасників, крім інформації, зазначеної в абзаці 2 цієї частини, та формується список учасників у порядку від найнижчої до найвищої запропонованої ними ціни / приведеної ціни.

Не підлягає розкриттю інформація, що обґрунтовано визначена учасником як конфіденційна, у тому числі що містить персональні дані. Конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 цього Закону, і документи, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 цього Закону. Замовник, орган оскарження та центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, мають доступ в електронній системі закупівель до інформації, яка визначена учасником конфіденційною (частина 2 статті 28 Закону)*.

*Зверніть увагу, що не всі акредитовані майданчики мають технічний функціонал, який дозволяє учаснику визначити певний документ як конфіденційний під час подання пропозиції.

Доцільна для ознайомлення стаття «Чи можливе застосування антидемпінгового механізму у спрощеній закупівлі» на порталі RADNUK.COM.UA.

9

Розгляд пропозицій учасників

Замовник розглядає на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозицію учасника, яка за результатами електронного аукціону (у разі його проведення) визначена найбільш економічно вигідною. Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня завершення електронного аукціону (частина 11 статті 14 Закону).

Строк розгляду пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції.

Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення (частина 10 статті 29 Закону).

Важливо! Станом на 01.07.2021 в електронній системі закупівель відсутня технічна можливість продовжити строк розгляду пропозиції до 20 робочих днів. Про альтернативні варіанти оприлюднення такої інформації читайте на порталі RADNUK.COM.UA в статті «Продовження строку для укладення договору про закупівлю. Технічна реалізація в системі».

Замовник та учасники не можуть ініціювати будь-які переговори з питань внесення змін до змісту або ціни поданої пропозиції (частина 13 статті 29 Закону).

10

Відхилення пропозиції учасника

Замовник відхиляє пропозицію в разі, якщо:

1) пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі;

2) учасник не надав забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;

3) учасник, який визначений переможцем спрощеної закупівлі, відмовився від укладення договору про закупівлю;

4) якщо учасник протягом одного року до дати оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі відмовився від підписання договору про закупівлю більше двох разів із замовником, який проводить таку спрощену закупівлю.

У разі відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції відповідно до частини 13 статті 14 Закону замовник розглядає наступну пропозицію учасника, який за результатами оцінки надав наступну найбільш економічно вигідну пропозицію. Наступна найбільш економічно вигідна пропозиція визначається електронною системою закупівель автоматично.

У разі відхилення пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, замовник розглядає наступну пропозицію у списку пропозицій, розташованих за результатами їх оцінки, починаючи з найкращої, у порядку та строки, визначені статтею 29 Закону (частина 11 статті 29 Закону).

Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель (частина 14 статті 14 Закону).

Що має врахувати замовник, аби відхилити учасника-переможця, читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Три нереалізовані підстави для відхилення учасника-переможця в спрощеній закупівлі».

11

Звернення учасника

Учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі. Не пізніше ніж через 3 робочих дні з дня надходження такого звернення через електронну систему закупівель замовник зобов’язаний надати йому відповідь (абзац 2 частини 14 статті 14 Закону).

Учасник, якого не визнано переможцем спрощеної закупівлі за результатами оцінки та розгляду його пропозиції, може звернутися через електронну систему закупівель до замовника з вимогою щодо надання інформації про пропозицію переможця спрощеної закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з пропозицією учасника, який надіслав звернення, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь не пізніше ніж через 5 днів з дня надходження такого звернення (частина 4 статті 33 Закону).

З метою захисту своїх прав та охоронюваних законом інтересів учасник спрощеної закупівлі може звернутися до замовника та / або до органу, що здійснює контроль над замовником, або до суду. Рішення та дії замовника можуть бути оскаржені учасником спрощеної закупівлі у судовому порядку (частина 20 статті 14 Закону).

12

Визначення переможця спрощеної закупівлі

За результатами оцінки та розгляду пропозиції замовник визначає переможця.

За результатами розгляду та оцінки пропозиції замовник визначає переможця спрощеної закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з цим Законом (частина 15 статті 29 Закону).

Рішення про намір укласти договір про закупівлю приймається замовником у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі. Протягом 1 дня з дати ухвалення такого рішення замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (частина 1 статті 33 Закону).

Переможцю спрощеної закупівлі та іншим учасникам електронною системою закупівель автоматично у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі направляється інформація про переможця спрощеної закупівлі із зазначенням його найменування та місцезнаходження (частина 3 статті 33 Закону).

У разі відмови переможця спрощеної закупівлі від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог оголошення про проведення спрощеної закупівлі, неукладення договору про закупівлю з вини учасника або ненадання замовнику підписаного договору у строк, визначений цим Законом, замовник відхиляє пропозицію такого учасника, визначає переможця спрощеної закупівлі серед тих учасників, строк дії тендерної пропозиції яких ще не минув, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю у порядку та на умовах, визначених статтею 33 Закону (частина 7 статті 33 Закону).

13

Документи переможця спрощеної закупівлі

Переможець спрощеної закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати:

1) відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю;

2) копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом та у разі якщо про це було зазначено у оголошенні про проведення спрощеної закупівлі.

У разі якщо переможцем спрощеної закупівлі є об’єднання учасників, копія ліцензії або дозволу надається одним з учасників такого об’єднання учасників.

14

Укладення договору про закупівлю

Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції за результатами електронного аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця спрощеної закупівлі, крім випадків:

— визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті;

— перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення ціни пропозиції учасника без зменшення обсягів закупівлі.

Замовник може укласти договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів. Договір про закупівлю укладається згідно з вимогами статті 41 цього Закону (частина 15 статті 14 Закону).

15

Відміна спрощеної закупівлі

Замовник відміняє спрощену закупівлю в разі:

1) відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг;

2) неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;

3) скорочення видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.

Спрощена закупівля автоматично відміняється електронною системою закупівель у разі:

1) відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 статті 14 Закону;

2) відсутності пропозицій учасників для участі в ній.

Спрощена закупівля може бути відмінена частково (за лотом).

Повідомлення про відміну закупівлі оприлюднюється в електронній системі закупівель:

— замовником протягом 1 робочого дня з дня прийняття замовником відповідного рішення;

— електронною системою закупівель протягом 1 робочого дня з дня автоматичної відміни спрощеної закупівлі внаслідок відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 статті 14 Закону або відсутності пропозицій учасників для участі у ній.

Повідомлення про відміну закупівлі автоматично надсилається всім учасникам електронною системою закупівель в день його оприлюднення.

16

Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся (частина 2 статті 19 Закону).

17

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону, оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом 3 робочих днів з дня внесення змін (пункт 11 частини 1 статті 10 Закону).

18

Звіт про виконання договору про закупівлю

Звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами або його розірвання.