Як «зібратись» уповноваженій особі після новорічних свят: 4 перші кроки

Новорічні свята закінчилися, і для закупівельників настала палка пора звітування про виконання договорів про закупівлю та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель для придбання необхідних товарів, робіт, послуг. Як уповноваженій особі увійти у звичний робочий ритм, розповідаємо далі у статті.

Крок 1. Перевірте, чи наявні всі документи про призначення уповноваженої / відповідальної особи та чи було ліквідовано (розформовано) тендерний комітет

Укотре наголошувати на необхідності проходження тестування, призначення уповноваженої особи та необхідності розформування / ліквідації тендерного комітету (далі — ТК) немає сенсу. Інструкції щодо цього доступні, зокрема, у статтях «Епоха ТК завершена: шість найгарячіших питань про перехід від ТК до УО», «Наказ про ліквідацію тендерного комітету». Ми у свою чергу залишимо набір якісних зразків, які ви можете завантажити та успішно використовувати:

Ліквідація ТК:

1. Приклад наказу про ліквідацію ТК;
2. Приклад наказу про ліквідацію тендерного комітету та передачу документів щодо процедур закупівель;
3. Приклад акта приймання-передачі документів.

Уповноважена особа:

1. Приклад наказу про призначення уповноваженої особи та затвердження положення про уповноважену особу;
2. Приклад наказу про визначення уповноваженої особи (4 варіанти);
3. Приклад наказу про призначення уповноваженої особи та покладання додаткових обов’язків на працівника;
4. Приклад положення про уповноважену особу;
5. Приклад наказу про тимчасове призначення уповноваженої особи;
6. Приклад посадової інструкції фахівця з публічних закупівель;
7. Приклад порядку взаємодії між структурними підрозділами;
8. Шпаргалка уповноваженої особи замовника про адміністративну відповідальність.

Відповідальна особа (працівник, який звітує за «прямі» закупівлі):

1. Наказ про призначення відповідальної особи по закупівлях;
2. Положення відповідальної особи по закупівлях;
3. Протокол прийняття рішення відповідальною особою по закупівлях;
4. Протокол про використання електронного каталогу до 50 тисяч гривень відповідальною особою.

Усі зазначені документи розроблені відповідно до чинного законодавства України.

Застереження: якщо під час роботи відповідальної особи виникне потреба у закупівлях, які складатимуть або перевищуватимуть 50 тисяч гривень, необхідно буде терміново призначати уповноважену особу або повідомити про це уже призначену уповноважену особу. Детальніше у статті «Чи може замовник працювати без уповноваженої особи? Так, і ми покажемо, за яких умов».

Крок 2. Перевірте в ЕСЗ, чи прозвітовано про виконання договорів про закупівлю

Якщо інше не встановлено внутрішніми документами замовника, уповноважена особа не звітує про виконання «прямих» договорів. Оприлюднюємо такий звіт лише у процедурах закупівель, спрощених закупівлях та закупівлях з ознакою COVID-19. Більше щодо цього у статті «Дев’ять актуальних запитань щодо звітування про виконання договору про закупівлю».

Порада: ціна та обсяг договору про закупівлю є його істотними умовами, що призводить до необхідності вносити зміни згідно з частиною 5 статті 41 Закону. Тож рекомендуємо замовникам взяти за правило, що перед тим як звітувати про виконання договору про закупівлю, необхідно внести відповідні зміни до договору про закупівлю в частині зміни суми та / або обсягів. Практика ДАСУ щодо цього у статті «Застерігаємо: перед звітом про виконання договору про закупівлю варто оприлюднити заключну додаткову угоду про погодження зміни ціни».

Також даруємо приклад додаткової угоди за пунктом 1 частини 5 статті 41 Закону.

Окремо зауважимо про три підстави, за якими замовники звітують про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з:

• дня виконання сторонами договору про закупівлю;
• або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• або його розірвання.

Тобто формулювання «або» надає замовнику право самостійно вибирати, з якої події розпочинається відлік строку для звітування про виконання договору про закупівлю. Детальніше про це у статті «Три рецепти успішного завершення 2021 року».

Крок 3. Проконтролюйте підготовку другої додаткової угоди (у разі потреби), що укладається після затвердження кошторису

Договори в публічних закупівлях укладають переважно на один бюджетний період, тобто з 1 січня по 31 грудня. Але частиною 6 статті 41 Закону передбачено можливість продовжити дію договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.

Зазвичай замовники (особливо ті, що залежать від державного бюджету) укладають дві додаткові угоди:

1. Першу додаткову угоду — в кінці попереднього бюджетного року без зазначення загальної вартості товарів / робіт / послуг. Приклад додаткової угоди за частиною 6 статті 41 Закону (продовження строку дії договору про закупівлю).
2. Другу додаткову угоду заключають найчастіше на початку наступного бюджетного року. У ній вказують загальну вартість договору про закупівлю з усіма змінами та кількість / обсяг товарів (виконаних робіт чи наданих послуг). Приклад додаткової угоди за частиною 6 статті 41 Закону (угода, що укладається після затвердження кошторису).

З урахуванням змін до Порядку розміщення інформації про закупівлі оприлюднюємо таку додаткову угоду в форматі «.PDF» протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Крок 4. Приділіть особливу увагу плануванню та річному плану закупівель

Здійсненню публічних закупівель передує їх планування, яке у свою чергу, як зазначено в статті 4 Закону, здійснюється на підставі наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг. Якщо ви не знаєте, як правильно зібрати інформацію щодо необхідної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг від структурних підрозділів, то скористайтесь прикладом наказу про складання річного плану закупівель.

Заплановані публічні закупівлі включаються до річного плану закупівель, який оприлюднюється протягом 5 робочих днів з дня його затвердження. Протягом аналогічного строку замовник оприлюднює зміни до річного плану закупівель. Додатково читайте «Відповідаємо на чотири поширені запитання щодо річного плану закупівель».

Пам’ятайте: уповноважена особа, відповідальна за здійснення спрощених закупівель, не може затверджувати річний план для уповноваженої особи, яка відповідальна за здійснення процедур закупівель. Тому кожна УО затверджує власний РПЗ, за яким працює протягом року.

Щодо планування закупівель є лист Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06.