Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) встановлює обмежені строки для замовника та учасника, протягом яких можна вчиняти певні дії, а пропуск таких строків або тягне за собою адміністративну відповідальність (штрафи), або є підставою для, наприклад, відхилення тендерної пропозиції учасника, без можливості поновити пропущені строки чи змінити зміст прийнятого рішення.
Якщо замовник має невелику кількість закупівель, що одночасно тривають, можна контролювати дотримання строків без використання додаткових інструментів. Однак якщо таких закупівель багато, то замовнику необхідно здійснювати постійний контроль за дотриманням строків по всіх стадіях проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, що може потребувати додаткових технічних засобів. Далі розглянемо, які доступні інструменти може використовувати замовник.
Ведення інформації в таблиці Excel або Google
Найпростішим та найочевиднішим способом контролювати строки виконання певних дій під час проходження процедури закупівлі або внутрішніх процесів замовника, а також проведення подальшого аналізу такої інформації, є ведення таблиць у форматі Excel.
Плюси:
- дозволяє визначити необхідну кількість інформації (колонок), що підлягає заповненню та контролю;
- може бути розміщено на загальнодоступному чи з обмеженим доступом файлообміннику на внутрішніх ресурсах замовників;
- дозволяє самостійно встановлювати контрольні дати (точки).
Мінуси:
- потребує ручного наповнення таблиці даними, що може спричиняти помилки, особливо у випадку ведення таких таблиць великою кількістю людей;
- допускає втрату даних через збій роботи техніки замовника.
Схожим до Excel є функціонал Google Таблиці, що має майже однаковий візуальний вигляд та набір функцій.
Плюси:
- дозволяє визначити необхідну кількість інформації (колонок), що підлягає заповненню та контролю;
- дозволяє самостійно встановлювати контрольні дати (точки);
- передбачає розміщення таблиці та даних у хмарному сервісі і можливість одночасної роботи з файлом декількох осіб, без залучення додаткових технічних ресурсів замовника;
- цілісність даних не залежить від роботи офісної техніки користувача;
- дозволяє відстежити останні зміни, внесені до документа.
Мінуси:
- потребує ручного наповнення таблиці даними, що може спричиняти помилки, особливо у випадку ведення таких таблиць великою кількістю людей.
Використання канбан-дошок
Канбан-дошка — це спосіб візуалізації робочого процесу та деталізації кожного з його етапів. Фактично це список справ / питань, що потребують опрацювання, з можливістю встановлення кінцевого строку виконання, додавання робочих файлів, коментарів та іншої інформації. Канбан-дошка може бути дуже корисним інструментом для проведення щоденного контролю за дотриманням строків на кожній стадії тендерного процесу.
Прикладом канбан-дошок може бути TRELLO, що має безкоштовну та доступну для будь-якого користувача версію. Середовище, в якому можна створювати контрольні точки за тендерним та закупівельним процесом, передбачає створення так званих «Дошок».
Наприклад, створивши «Дошку» «Тендерні процедури» (Рис. 1), замовник планує візуалізувати процес проведення тендерної процедури з моменту оголошення процедури до моменту підписання та публікації договору про закупівлю, та кожен етап такої закупівлі виокремлює колонкою.
TRELLO на вибраній дошці «Тендерні процедури» дозволяє самостійно встановлювати кількість колонок та визначати їхні назви. У нашому випадку процес закупівлі можна поділити на 6 основних етапів і, відповідно, створити 6 колонок:
- «Процедури в черзі на оголошення», тобто ті, що опрацьовуються відповідальними особами та готуються для оголошення;
- «Оголошені процедури закупівель (період подання пропозицій)»;
- «Аукціон»;
- «Розгляд тендерних пропозицій»;
- «Очікування подання учасником підтвердження статті 17 Закону»;
- «Підписання договору про закупівлю».
На кожній колонці можна створювати «картки», які будуть відповідати окремій процедурі закупівлі, а такі «картки» можна переміщати між створеними колонками залежно від того етапу процедури закупівлі, на якому вона знаходиться. Наприклад, «картка» «Закупівля паперу» перебувала на дошці «Процедури в черзі на оголошення», після її опрацювання відповідальна / уповноважена особа замовника оголосила процедуру закупівлі та перемістила «картку» на дошку «Оголошені процедури (період подання пропозицій)» (Рис. 2).
При цьому інформація в самій «картці» може змінюватись та доповнюватись, наприклад даними щодо ідентифікатора процедури закупівлі, який присвоєно електронною системою закупівель. Для забезпечення контролю строків важливо доповнювати картку відповідною інформацією, зокрема щодо дати закінчення строку розкриття пропозицій та, відповідно, переходу закупівлі на наступний етап (Рис. 3).
Для створення загального та достовірного джерела даних можна запрошувати інших користувачів та визначати їхні функціональні можливості в межах роботи на таких «Дошках», тобто, наприклад, надати доступ всім працівникам підрозділу, відповідальним за проведення закупівель, для ведення та наповнення відповідних даних. У результаті за допомогою TRELLO можна отримати єдине робоче середовище, що відображає всю актуальну інформацію про закупівлі замовника, стадії їх проведення та результати, що дозволяє контролювати дотримання необхідних строків, передбачених Законом.
Контрольні точки — «колонки» — можна доповнювати та розширяти, наприклад додати «колонку» з інформацією про отримані питання / вимоги / скарги та встановлювати контрольні дати надання відповідей / пояснень на них тощо.
Мінусом такої системи є відсутність можливості зручно будувати аналітику про закупівлі, що минули, аналізувати успішність проведеної роботи, отриману економію тощо.
Використання модуля аналітики bi.prozorro
Поточний функціонал публічного модуля аналітики дозволяє швидко сформувати аналітичні дані щодо результатів проведення закупівель, тобто дозволяє аналізувати інформацію в ретроспективі за різними показниками (успішність, загальна кількість закупівель, очікувана вартість закупівель, економія тощо), однак може бути корисним і для аналізу та контролю поточної закупівельної діяльності.
Хоч у цьому випадку модуль аналітики не визначає всі можливі поля, необхідні для контролю дат виконання певних юридично значимих дій, однак дозволить отримувати актуальні дані про кількість процедур та їхній поточний статус.
Так, за посиланням можна знайти вкладку «етапи закупівель», що в правому верхньому куті дає можливість вибрати з декількох вкладок, що містять вже структуровану інформацію про всі закупівлі, що відображені в електронній системі закупівель «тендери/лоти» (Рис. 4).
Модуль аналітики надає можливість знайти необхідну інформацію шляхом застосування фільтрів, зокрема фільтрів щодо замовника, про якого шукаємо інформацію, за роком та місяцем проведення закупівель, показниками конкурентності закупівель та (що у цьому випадку нас цікавить) за статусом процедури закупівлі (Рис. 5, 6).
Отже, замовник може в будь-який час отримати інформацію про всі актуальні закупівлі, що ним проводяться, та статуси по кожній закупівлі. Функціонал та способи використання публічного модуля аналітики досить широкі, а навчальні відео щодо всіх можливостей його використання для підготовки звітності та аналізу результатів розміщено на ютуб-каналі модуля аналітики BI Prozorro.
Враховуючи вищезазначене, замовник з метою дотримання строків у публічних закупівлях може використовувати у власній щоденній праці додаткові безкоштовні модулі, покликані візуалізувати, систематизувати дані щодо закупівель.
Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA такі статті:
- «Скорочена переговорна процедура закупівлі у разі закупівлі палива»;
- «Приклад протоколу в разі виділення додаткових коштів (спрощена закупівля)»;
- «Нотатки закупівельника: винятки з Закону про публічні закупівлі»;
- «Чи “сумувати” за одним кодом кошти за проведеною закупівлею та додатково виділені кошти?»;
- «Розбираємо одне з виключень, передбачених Законом про закупівлі»;
- «Кошти у зв’язку з розірванням договору про закупівлю — новий предмет закупівлі?».
Додатково пропонуємо переглянути вебінар на тему: «Спрощена закупівля як новий спосіб придбання товарів, робіт та послуг»
google 