Планування закупівель здійснюють відповідно до річного плану, який складають на підставі статті 4 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі — Закон № 922), виходячи з очікуваної вартості товарів, робіт і послуг, тобто суми, яку фактично планують використати для їх придбання (разом з усіма податками і зборами).
На підставі даних річного плану проводять процедури закупівель, за результатами яких замовник, зокрема розпорядник або одержувач бюджетних коштів, та учасник, що є переможцем торгів, укладають договір про закупівлю, умови якого передбачають надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товари та в якому чітко визначено предмет, обсяг, загальну вартість закупівлі й інші необхідні умови, які регулюють норми Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України (з огляду на особливості Закону № 922).
Відповідно до пункту 2.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (надалі — Порядок № 309) розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів), зважаючи на необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, узятих на облік органами Державної казначейської служби України (надалі — Казначейства). Це означає, що замовники не мають права подавати на реєстрацію бюджетні зобов’язання та проводити видатки без відповідних бюджетних асигнувань. Згідно з пунктом 2.9 Порядку № 309, органи Казначейства в разі відсутності в розпорядника бюджетних коштів достатньої суми асигнувань, установлених кошторисом, не реєструють бюджетні зобов’язання, а застосовують заходи впливу за порушення бюджетного законодавства, визначені Бюджетним кодексом України.
На практиці в окремих випадках вартість товарів (робіт або послуг), зазначена в договорі про закупівлю, укладеному між замовником та постачальником (виконавцем), може бути частково відшкодована орендарями, тобто фізичними або юридичними особами (суб’єкти господарювання, організації), які беруть у тимчасове користування нерухоме або рухоме майно на підставі укладеного договору. Відповідно до статті 283 Господарського кодексу України за договором оренди одна сторона (орендодавець) передає іншій стороні (орендареві) за плату на певний строк у користування майно для здійснення господарської діяльності.
Орендарі, здійснюючи свою діяльність та виконуючи функції, користуються комунальними послугами та енергоносіями у приміщеннях, які орендують. Якщо орендар самостійно не укладає договори на споживання комунальних послуг та енергоносіїв з їх безпосередніми постачальниками, а відшкодовує (компенсує) орендодавцеві витрати на їх оплату, то в договорі оренди визначають порядок розрахунку вартості спожитих орендарем комунальних послуг та енергоносіїв, а також їх оплати (відшкодування, компенсації). Також орендар може укласти окремо від договору оренди договір, предметом якого є забезпечення орендодавцем технічного обслуговування та утримання в належному стані внутрішньобудинкових мереж тепло-, водо-, електропостачання, підтримання чистоти приміщень та прибудинкової території тощо, а орендарем — відшкодування фактичного обсягу спожитих комунальних послуг пропорційно площі орендованого приміщення в загальній площі всього будинку. Для більшого розуміння описаної ситуації наведемо приклад.
Припустимо, що окремі приміщення в будинку, власником якого є розпорядник бюджетних коштів (замовник), використовує інша бюджетна установа на умовах договору оренди та відшкодовує витрати за постачання пари, гарячої води та пов’язаної продукції, а саме теплової енергії (код за ДК 021:2015: 09320000-8), відповідно до розрахунку замовника, складеного за даними рахунка від постачальника теплової енергії пропорційно до займаної площі у будинку — на умовах договору відшкодування.
Повертаючись до питання стосовно реєстрації бюджетних зобов’язань замовника та проведення оплати за договором про закупівлю теплової енергії, потрібно зазначити, що у зв’язку з відшкодуванням частини її вартості фактичні видатки замовника з оплати за даний товар, зокрема теплову енергію, зменшуються на суму відшкодування. У зв’язку із цим у кошторисі видатків на відповідний бюджетний період замовникові для закупівлі теплової енергії, очікувана вартість якої буде частково відшкодована орендарями, передбачено обсяг коштів, зменшений на різницю суми відшкодувань орендарями.
Ключові питання орендодавця та орендаря
Отже, у замовника, що є власником будинку, приміщення якого орендують, та повинен здійснити повний розрахунок із постачальником теплової енергії, та орендаря, який користується відповідними комунальними послугами, зазвичай виникають такі питання:
- на яку суму замовникові потрібно проводити тендер — на загальну, яку буде сплачено постачальникові теплової енергії, тобто з урахуванням вартості комунальної послуги, якою користуватиметься орендар, за що в подальшому розрахується зі своїм орендодавцем (замовником), або тільки на суму, що повинен сплатити замовник за використану безпосередньо ним теплову енергію, тобто на суму бюджетних асигнувань, затверджених йому кошторисом видатків?
- чи потрібно орендареві проводити процедуру закупівлі на відшкодування витрат замовникові за вартість теплової енергії?
Визначення суми для проведення торгів
Наприклад, очікувана вартість закупівлі теплової енергії, яку повинен замовник оплатити постачальникові, становить 2 798 281,83 грн. Передбачено, що за договором відшкодування витрат частина, яку орендарі сплатять замовникові, складає 3,9 % від загальної суми теплової енергії.
По суті, загальна очікувана вартість закупівлі складається із двох частин:
- перша — це видатки замовника (96,1 % від загальної вартості);
- друга — видатки орендаря за використані ним послуги (3,9 % від загальної вартості).
Однак і першу, й другу частини сплачує замовник. У зв’язку з тим, що загальна вартість за договором перевищує сумарні межі, визначені статтею 2 Закону № 922, замовник повинен провести одну із процедур закупівель, що визначені статтею 12 Закону № 922.
Так, у кошторисі видатків замовникові затверджено асигнування в сумі, що відповідає тільки тій частині, яку використає саме замовник (96,1 %), тобто це складає 2 690 227,79 грн, що менше за загальну вартість (2 798 281,83) на 108 054,04 грн (2 798 281,83 – 2 690 227,79 = 108 054,04).
Отже, виходить, що зобов’язання за договором перевищують бюджетні асигнування, затверджені кошторисом замовникові. При цьому слід зауважити, що відповідно до частини 4 статті 48 Бюджетного кодексу України зобов’язання, взяті учасником бюджетного процесу без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, установлених цим кодексом та законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважають бюджетними зобов’язаннями (крім витрат, що здійснюють відповідно до частини шостої цієї статті) і не підлягають оплаті за бюджетні кошти. Взяття таких зобов’язань є порушенням бюджетного законодавства, а витрат бюджету на покриття таких зобов’язань не здійснюють.
Тому для реєстрації бюджетних зобов’язань у межах дозволеної законодавством норми в договорі повинна бути зазначена сума, яка не перевищує бюджетні асигнування, визначені в кошторисі. У зв’язку із цим замовник може зазначити в договорі про закупівлю загальну суму (та в тому числі частини суми для замовника та орендаря). Як це буде в договорі про закупівлю теплової енергії, зображено на рисунку 1 (як зразок) [приклад цієї процедури (рис. 1) можна переглянути на ProZorro за № UA-2018-03-20-000156-b, а також з подібними прикладами формування очікуваної вартості та укладення договору про закупівлю можливо ознайомитися на ProZorro за такими ідентифікаторами закупівлі: № UA-2018-02-22-002282-c або UA-2018-02-08-002306-a].
Як видно з рисунка 1, у договорі про закупівлю відокремлюють обсяг коштів, який сплатять замовник та орендар. Отже, для реєстрації бюджетних зобов’язань, за результатами застосування процедури закупівлі товарів, робіт і послуг, замовники відповідно до абзацу 2 пункту 2.2 Порядку № 309 подають до органів Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) й електронних носіях, а також договір про закупівлю, в якому обов’язково має бути розшифровано загальну суму, тобто зазначено її складові частини, а саме, зокрема, визначено суму для замовника (власника будівлі), наприклад, 2 690 227,79 грн, що відповідає обсягам бюджетних асигнувань відповідно до кошторису видатків замовника. При цьому в Реєстрі бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів:
- у графі «Дані бюджетного зобов’язання: сума» проставляють суму бюджетного зобов’язання, тобто не загальну суму договору про закупівлю (2 798 281,83 грн), а ту, в межах якої буде взято зобов’язання на розмір кошторисних призначень (2 690 227,79 грн);
- у графі «Дані бюджетного зобов’язання: інформація про процедуру закупівель» проставляють ознаку «01», тому що бюджетне зобов’язання буде взято за договором, укладеним за результатами застосування процедури закупівель.
Укладання договору відшкодування витрат
Відшкодування витрат на оплату теплової енергії орендарі здійснюють на рахунок спеціального фонду замовника (орендодавця) за кодом економічної класифікації видатків (КЕКВ) 2271 на підставі договорів оренди та договорів відшкодування, якщо відшкодування за користування комунальними послугами врегульовано окремим договором.
При цьому слід зазначити, що орендарям для оплати відшкодування витрат на теплову енергію не потрібно проводити процедуру закупівлі, навіть якщо сума відшкодування перевищує 200 тис. грн (1 млн грн для замовників в окремих сферах господарювання), бо, по суті, поняття «відшкодування витрат» передбачає компенсацію видатків однією особою (орендарем) за будь-які товари, роботи або послуги, які вже були проведені (здійснені) іншою особою (замовником, тобто власником будинку, в якому орендують приміщення). При цьому під час відшкодування не відбувається факт закупівлі в розумінні норм Закону № 922 для цих товарів, робіт або послуг, оскільки орендар не набуває права власності на них. Таким чином, якщо орендар витрачає бюджетні кошти саме як відшкодування (компенсацію) замовникові (у нашому прикладі — вартості теплової енергії), а не для її придбання як товару, та укладення договору про закупівлю не передбачено, то процедуру публічних закупівель проводити не потрібно.
Зазначену позицію підтверджено в листі-роз’ясненні Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 31.03.2017 № 3302-06/10639-06 «Щодо випадків, на які не поширюється дія Закону України «Про публічні закупівлі» [детальніше — у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 5 (68) за травень 2017 року на стор. 47].
Зважаючи на те, що на договори відшкодування не розповсюджуються норми Закону № 922, а також нормативно-правових актів, розроблених на його виконання,то й оприлюднювати інформацію про укладення договору відшкодування (Звіт про укладені договори) та сам договір у системі електронних закупівель ProZorro також не є обов’язковим для орендарів.
Щодо орендодавця, який безпосередньо закуповує товари чи послуги: якщо така закупівля відбувається без проведення процедур, визначених статтею 12 Закону № 922, а це можливо за умови, коли вартісні межі закупівлі є меншими за вказані в абз. 2 та 3 ч. 1 ст. 2 Закону № 922, то варто нагадати про необхідність оприлюднення Звіту про укладені договори в системі ProZorro. При цьому в даному звіті вказано загальну вартість договору (кошти замовника + кошти орендаря).
Відновлення касових видатків на рахунку замовника
Після оплати орендарем відповідно до договору відшкодування витрат замовникові, які надходять на його спеціальний рахунок, відбувається відновлення касових видатків, що проведені за договором про закупівлю теплової енергії у загальному фонді. При цьому сума бюджетних зобов’язань за цим договором збільшується на суми відновлень, що дає можливість замовникові здійснювати реєстрацію фінансових зобов’язань та наступні платежі за теплову енергію до повної оплати загальної суми договору постачальникові визначених комунальних послуг.
Продовження дії договору про закупівлю на наступний рік
У випадку застосування до договору про закупівлю послуг з постачання теплової енергії за поточний рік частини 5 статті 36 Закону № 922 замовник може подовжити його дію на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в цьому договорі, якщо видатки для оплати теплової енергії затверджено в установленому порядку. Продовження дії договору про закупівлю та визначення обсягів оплати за комунальні послуги на наступний бюджетний період оформлюють додатковою угодою. При цьому в предметі додаткової угоди її загальну суму прописують як і в договорі — з відокремленням суми, що буде оплачено за рахунок орендаря, тобто відшкодування (приклад додаткової угоди можна переглянути за процедурою № UA-2017-03-15-000874-b.
Детальніше з порядком внесення зміни до договору про закупівлю на підставі частини 5 статті 36 Закону № 922 можна ознайомитись у випуску журналу № 12 (63) за грудень 2016 року, стор. 20–22.
Заповнення Звіту про виконання договору в разі продовженняйого дії на наступний рік
Обов’язковою умовою частини 1 статті 10 Закону № 922 є оформлення Звіту про виконання договору про закупівлю протягом трьох днів з дня закінчення строку дії, виконання або розірвання такого договору. Форму такого звіту затверджено наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 22.03.2016 № 490, відповідно до вимог якого майже всі поля цієї форми електронна система закупівель заповнює автоматично на підставі даних, зазначених замовником під час проведення процедури. Винятком є такі поля: «15. Строк дії договору», «16. Сума оплати за договором» та «17. Причини розірвання договору, якщо таке мало місце», особливості заповнення яких розглянемо на конкретному прикладі.
Зважаючи на те, що теплова енергія є послугою, забезпечити постачання якої замовникові потрібно безперервно, то термін дії договору про закупівлю теплової енергії встановлюють до 31 грудня поточного року, а в разі його продовження на підставі частини 5 статті 36 Закону № 922 — зазвичай на перший квартал наступного року, тобто до 31 березня. Оскільки у випадку продовження дії початкового договору про закупівлю в порядку частини 5 статті 36 Закону № 922 Звіт про виконання договору замовник оприлюднює після закінчення строку його дії, встановленого у відповідній додатковій угоді до договору, то у Звіті про виконання договору строк дії договору повинен бути зазначений не «до 31 грудня», а до «31 березня» (приклад Звіту про виконання договору за процедурою, яка передбачає часткове відшкодування суми товару орендарем, можна переглянути за № UA-2017-03-15-000874-b.
Ціна договору та сума оплати, які заповнюють у Звіті про виконання договору про закупівлю, не передбачають їх поділу залежності від джерела фінансування: коштом замовника та орендаря.
Стосовно обсягів закупівлі в пункті 12 «Кількість товару або обсяг виконання робіт чи надання послуг за договором» Звіту про виконання договору про закупівлю: інформацію в цьому пункті формують з відповідного оголошення про дану закупівлю, тобто тоді, коли в оголошенні відокремлено обсяги замовника та орендаря (наприклад, коштом замовника — 762,72 Гкал, а коштом орендаря — 61,51 Гкал), таким чином її буде визначено й у Звіті про виконання договору про закупівлю.
Причини розірвання договору відповідно до статті 188 Господарського кодексу України можуть бути такі: взаємна згода сторін або ж, якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання), за рішенням суду. Інформацію щодо таких причин, якщо вони були, замовник повинен зазначити в пункті 17 Звіту про виконання договору про закупівлю.
Отже, у разі часткового відшкодування вартості товарів (робіт або послуг), закупівлю яких здійснюють за бюджетні кошти, підтвердні документи, які подають для реєстрації бюджетних зобов’язань, повинні відповідати вимогам та бути оформлені з дотриманням положень бюджетного законодавства та законодавства у сфері публічних закупівель.
Статті даного автора щодо ролі органів Казначейства в закупівлях:
– «Контрольні функції органів Держказначейства у сфері публічних закупівель» — випуск журналу № 11 (62) за листопад 2016 року, стор. 30–34;
– «Особливості продовження дії договору про закупівлю на наступний бюджетний період» — випуск журналу № 12 (63) за грудень 2016 року, стор. 20–22;
– «Розрахунки за договорами, що передбачають оплату в іноземній валюті» — випуск журналу № 8 (71) за серпень 2017 року, стор. 31–33;
– «Застосування кодів економічної класифікації видатків (КЕКВ) у бюджетному процесі» — випуск журналу № 9 (72) за вересень 2017 року, стор. 24–27;
– «Особливості реєстрації бюджетних зобов’язань в органах Казначейства та застосування законодавства у сфері публічних закупівель» — випуск журналу № 12 (75) за грудень 2017 року, стор. 24–33;
– «Проведення операцій з коштами тендерного забезпечення в разі настання гарантійного випадку при здійсненні закупівель за бюджетні кошти» — випуск журналу № 6 (81) за червень 2018 року, стор. 29–32;
– «Проведення торгів за окремими частинами предмета закупівлі (лотами)» — випуск журналу № 7 (82) за липень 2018 року, стор. 26–29;
– «Використання коштів субвенцій з державного бюджету (на прикладі субвенцій для забезпечення якісної, сучасної та доступної загальної середньої освіти)» — випуск журналу № 9 (84) за вересень 2018 року, стор. 20–27.
Корисні статті на тему відшкодування:
– «Чи потрібно проводити торги на відшкодування та оренду?» — випуск журналу № 8 (47) за серпень 2015 року, стор. 8–11.
– «Відшкодування витрат, пов’язаних з відпуском лікарських засобів» — випуск журналу № 2 (65) за лютий 2016 року, стор. 32–33.
– «Чи потрібно проводити закупівлі, якщо держава в майбутньому частково компенсує вартість придбаного?» — випуск журналу № 8 (83) за серпень 2018 року, стор. 8–10.
google 