Помилки учасників при участі в публічних закупівлях

Є люди, що не роблять помилок. Це ті, за кого думають інші.
Хенрік Ягодзіньський

Хто з нас припускається помилок? Звісно, усі. Якщо перейти до сфери публічних закупівель, то тут помилки роблять і замовники, і учасники, і навіть законодавець. Але якщо замовникові помилка може обійтися накладенням штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб, то помилка (чи помилки) учасника майже завжди призводить до відхилення тендерної пропозиції. Для початку розглянемо, що ж потрібно зробити, щоб стати учасником процедури закупівлі.

Стаємо учасником та ставимо питання

Згідно з частиною 1 статті 35 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон, Закон про публічні закупівлі), учасник процедури закупівлі (далі — учасник) — це фізична особа, у тому числі фізична особа-підприємець, юридична особа (резидент або нерезидент), яка подала тендерну пропозицію або взяла участь у переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі. Тому щойно ви подали пропозицію (і вона надійшла замовникові) через електронну систему, як ви уже є учасником процедури закупівлі. Але не все так просто, як здається на перший погляд. Про нюанси подання пропозиції ми поговоримо далі.

Крім того, у частині 1 статті 23 Закону встановлено, що фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника по роз’яснення щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення процедури закупівлі. Усі звернення по роз’яснення та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення та оприлюднити його на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 Закону.

У той же час на практиці виявляється, що не всі майданчики надають можливість фізичній/юридичній особі звернутися до замовника. Зрозуміло, що учасникові, щоб поставити питання замовникові, потрібно для початку зареєструватися на майданчику. Але, крім реєстрації, деякі майданчики вимагають здійснити попередню оплату для авторизації та можливості ставити питання. Тому при реєстрації на майданчиках рекомендуємо дізнатися для початку те, чи потрібно здійснювати попередню оплату за подання пропозиції для того, щоб поставити замовникові питання. Детальнішу інформацію про авторизовані майданчики ви знайдете в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 1 (64) за січень 2017 року на стор. 8.

Далі пропоную перейти до основної частини статті та розглянути помилки учасників та основні рекомендації для їх уникнення.

Перелік помилок учасників та рекомендації щодо уникнення цих помилок

1. Рекомендуємо не працювати навмання, краще призначити відповідальну особу або осіб для участі в процедурах закупівель:
   • якщо заплановано участь у великій кількості закупівель, то один співробітник може брати участь у закупівлях та готувати документи, інший же може займатися аналітикою (проводити аналіз попередніх закупівель, визначити, хто є конкурентами, за якими цінами вони виграють, у яких процедурах беруть участь), а після такого аналізу попередньо розробити для себе стратегію участі в тендерах;
   • ще одним можливим варіантом для учасника може бути призначення декількох відповідальних осіб та закріплення за кожною з таких осіб конкретних процедур закупівель;
   • також учасник може розділити обов’язки співробітників щодо підготовки тих чи інших документів для пропозиції. При цьому можливо визначити відповідальну особу за підвантаження документів тендерної пропозиції безпосередньо в електронну систему, участь в аукціоні тощо.
     Головне при розподілі обов’язків та визначенні співробітників, відповідальних за ті чи інші дії, аби реалізована учасником схема працювала та була ефективною.
2. Рекомендуємо зареєструватися на двох авторизованих майданчиках для участі в публічних закупівлях: аби жити красиво, потрібні дві речі: чорний хід і запасний вихід.
3. Розглядайте конкретно ті торги, які вас цікавлять. Не забудьте налаштувати автоматичний пошук на майданчику саме тих закупівель, які вас цікавлять. Наприклад, на майданчику smarttender.biz налаштування підписки здійснюють так, як показано на рисунку.
   
4. Оплачуйте наперед кошти за пропозицію. Після реєстрації потрібно здійснити перший платіж за подання пропозиції за три дні перед її поданням для авторизації на майданчику.
5. Якщо знайшли необхідну закупівлю, не поспішайте подавати пропозицію. Потрібно уважно переглянути тендерну документацію, у тому числі проект договору та інші документи. Адже, як зрозуміло зі змісту Закону, економічно найвигідніша пропозиція учасника — це ще не запорука успішної закупівлі (ідеться про укладення договору про закупівлю та як результат виконання такого договору — отримання прибутку). Передусім учасник має усвідомити, чи може він зібрати та підвантажити в систему вчасно пакет документів відповідно до вимог тендерної документації замовника.
6. Якщо бачите дискримінацію, не відмовляйтесь брати участь, ініціюйте внесення змін до документації замовника. Звертайтесь по роз’яснення за 10 календарних днів до кінцевої дати подання пропозицій. Ініціюйте внесення змін до тендерної документації.
7. Якщо щось не зрозуміло, то краще спитати в замовника (а не починати готувати документи на власний розсуд або взагалі відмовлятися брати участь).
8. Не забувайте про арифметику. Учасник не зможе подати пропозицію, ціна якої перевищує бюджет, зазначений в оголошенні замовником.
9. Поняття «арифметична помилка» в Законі України «Про публічні закупівлі» відсутнє. Тому уважно готуйте тендерну пропозицію та не допускайте помилок у розрахунках.
10. Ціна пропозиції переможця під час укладання договору повинна бути саме така, яка склалася за результатами аукціону. Згідно частини 4 статті 36 Закону умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі або ціни пропозиції учасника у разі застосування переговорної процедури.
11. Подавайте тільки одну тендерну пропозицію, у разі участі в лотах — на один лот одну пропозицію. Згідно з частиною 1 статті 25 Закону, кожен учасник має право подати тільки одну тендерну пропозицію [у тому числі до визначеної в тендерній документації частини предмета закупівлі (лота)]. Отримана тендерна пропозиція автоматично потрапляє до реєстру, форму якого встановлює Уповноважений орган.
12. Не забувайте, що, згідно з частиною 1 статті 14 Закону, подання інформації під час проведення процедури закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Проте, окрім Закону, є ще документація замовника. Учасник подає тендерну пропозицію відповідно до вимог тендерної документації замовника, тож якщо в документації, наприклад, зазначено вимогу надати оригінали документів у паперовому вигляді, то в такому випадку, окрім сканованих документів, що завантажуються в систему, учасникові потрібно ще додатково подати оригінали таких документів безпосередньо замовникові.
13. Не забувайте підписати ЕЦП тендерну пропозицію. Згідно з частиною 3 статті 12 Закону, під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Згідно зі статтею 5 Закону про електронні документи та електронний документообіг, електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Згідно зі статтею 6 Закону про електронні документи та електронний документообіг, для ідентифікації автора електронного документа може бути використано електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Підтвердженням вищенаведеної інформації слугує рішення колегії АМКУ № 199-р/пк-пз від 16.01.2017 р. за номером оголошення UA-2016-11-21-000777-a. З витягом з даного рішення можна ознайомитися нижче.
    Витяг з рішення Колегії № 199-р/пк-пз від 16.01.2017
    Скаржник не погоджується з рішенням Замовника стосовно відхилення його тендерної пропозиції.
    На думку Скаржника, Замовник необ’єктивно та упереджено оцінив його пропозицію, адже його пропозиція повністю відповідає вимогам Замовника, що підтверджується поданими документами.
    У ході розгляду зазначеного питання Колегія встановила наступне. В тендерній документації прописана вимога:
    Увага!!! Всі документи тендерної пропозиції подаються в електронному вигляді через електронну систему закупівель, у вигляді сканованих оригіналів або сканованих копій документів (за підписом уповноваженої особи учасника та завірених печаткою).
    Відповідно до абзацу четвертого частини другої статті 12 Закону створення та подання учасником документів тендерної пропозиції повинно бути здійснено з урахуванням вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» шляхом накладення на неї електронного цифрового підпису.
    На документах, наданих у складі тендерної пропозиції Скаржника, міститься підпис уповноваженої особи учасника, а також відбитки печатки.
    Разом з цим, на вищезазначених документах відсутній саме електронний цифровий підпис уповноваженої особи, що порушує вимоги розділу 3 Документації в цій частині.
    Враховуючи викладене, Скаржник порушив вимоги Документації в цій частині та його тендерна пропозиція була правомірно відхилена Замовником з підстави, наведеної вище.
14. Підтверджуйте пропозицію. Якщо замовник вносить зміни до тендерної документації, то не забувайте підтвердити свою пропозицію та внести необхідні зміни.
15. Уважно переглядайте тендерну документацію та свою пропозицію.Переглядайте всі умови та додатки до тендерної документації і готуйте весь необхідний пакет документів. Не забувайте, що конкуренти також побачать пропозицію, вона повинна бути ідеальною.
16. Слідкуйте за кінцевим строком подання тендерних пропозицій. Рекомендуємо не дотягувати майже до кінця і за годину до кінцевого строку подання подавати пропозицію. Оскільки уже є випадки, коли учасник в останню годину завантажував пропозицію, майданчик кошти списав, а пропозиція не встигла через систему надійти замовникові. І вийшло, що пропозицію не подано, кошти — списано. Звісно, за письмовим запитом майданчик кошти повернув учасникові, але взяти участь у закупівлі учасник не зміг.
17. Подавайте пропозицію у встановлені замовником строки. Дуже розповсюджена помилка — подання документів після кінцевого строку подання, встановленого в тендерній документації, а також після аукціону.
18. Подавайте пропозицію та завантажуйте її так, як вимагає замовник. Наприклад, якщо в тендерній документації зазначено: тендерну пропозицію подають в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначають інформацію про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх установлення замовником), та завантажують файли з інформацією і документами, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям; інформацією щодо відповідності учасника вимогам, визначеним у статті 17 Закону; інформацією про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, а також відповідну технічну специфікацію [у разі потреби (плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі)]; документами, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів тендерної пропозиції. Рекомендуємо учасникові саме так, як встановлено в документації, завантажувати окремі файли пропозиції. Наприклад, перший файл з інформацією та документами, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, інформацією щодо відповідності учасника вимогам, визначеним у статті 17 Закону. Другий файл — з інформацією про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, а також відповідну технічну специфікацію [у разі потреби (плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі)] і так далі.
19. Не забувайте про формат, у якому замовник вимагає завантажити документи.У деякій тендерній документації замовника можна помітити вимогу про завантаження файлів тільки у форматі PDF. Якщо така вимога є, то рекомендуємо її дотримуватися, а якщо бачите дискримінацію — звертатися до замовника про усунення порушення, оскільки інколи замовники вимагають формати подання документів, які майданчики не підтримують.
20. Беріть участь в аукціоні саме з того майданчика, з якого було здійснено пропозицію та було здійснено оплату за участь.
21. Якщо конкурент ставить нереально низьку ціну, то не залишайте аукціон. Під час розгляду пропозицій замовник може відхилити пропозицію конкурента, якщо вона не відповідатиме умовам закупівлі. Тоді замовник розглядатиме наступну за ціною пропозицію.

Уважно переглядайте умови тендерної документації та не допускайте помилок

1. Звертайте увагу на мову. Згідно з частиною 1 статті 15 Закону, під час проведення процедур закупівель усі документи, які готує замовник, викладають українською мовою, а також за рішенням замовника одночасно всі документи можуть мати автентичний переклад на іншу мову. Визначальним є текст, викладений українською мовою. У разі якщо пропозиція учасника містить документи, складені іноземною мовою, обов’язково повинен бути переклад українською мовою. А також звертайте увагу, чи не вимагає замовник завірення перекладу нотаріально або завірення підпису перекладача.
2. Не забувайте виконати вимогу щодо субпідрядників.Більшість замовників готує тендерну документацію відповідно до примірної тендерної документації, затвердженої наказом МЕРТУ від 13.04.2016 № 680. У ній встановлено вимогу подання інформації про субпідрядника двічі. Перша вимога — у пункті 1 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції», в якому йдеться про вимогу в будь-якому випадку надати інформацію про субпідрядника. Якщо замовник не уточнив цю інформацію, то учасникові необхідно буде, наприклад, при участі на закупівлю товару надати лист про те, що субпідрядників не долучають. Або, наприклад, якщо така вимога є і учасник бере участь у тендері на закупівлю робіт, то потрібно буде надати інформацію про усіх субпідрядників, яких учасник планує залучити до виконання робіт в обсязі менше ніж 20 відсотків від вартості договору про закупівлю. Друга вимога зазначена в пункті 7 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції», в якому встановлено, що в разі закупівлі робіт учасник зазначає в тендерній пропозиції повне найменування та місцезнаходження кожного суб’єкта господарювання, якого учасник планує залучати як субпідрядника до виконання робіт в обсязі не менше ніж 20 відсотків від вартості договору про закупівлю.
3. Вимога сканованого оригіналу. Якщо йдеться про вимогу сканованого оригіналу або сканованої копії з оригіналу документа, то це означає, що потрібно завантажити в систему відповідний документ у режимі кольорового друку, а не чорно-білого.
4. Якщо йдеться про вимогу копії паспорта, то подавайте всі сторінки з обкладинкою. Це стосується і дипломів та інших документів — скануйте з усіх сторін.
5. Якщо подаєте еквівалент, то не забувайте його вказати і додатково надати інформацію, наприклад, що подаєте еквівалент такий, який повністю відповідає вимогам замовника.
6. Не забувайте надати інформацію про те, що технічні, якісні характеристики предмета закупівлі передбачають необхідність застосування заходів із захисту довкілля.
7. Не відступайте від форми. Готуйте документи за встановленими формами замовника. Наприклад, якщо учасник не є платником ПДВ, то такому учасникові не варто видаляти інформацію про ПДВ з форми замовника. У такому випадку рекомендуємо просто поставити прочерки.
8. Не забувайте про частку «не».Довідки в довільній формі від учасника за ст. 17 Закону надають про те, що мають заборгованість і що засуджені за злочин. Учасники забувають проставити частку «не».
9. Забувайте про Закон України «Про здійснення державних закупівель». Інколи учасники забувають змінити в пропозиціях посилання на Закон України «Про здійснення державних закупівель» та цитують статті із цього Закону. Так робити не потрібно, адже наразі діє Закон України «Про публічні закупівлі».
10. Вислів «пропозиція конкурсних торгів» не потрібно вживати в пропозиції. Правильно буде прописати «тендерна пропозиція».
11. Вислів «комітет з конкурсних торгів» не потрібно вживати в пропозиції. Правильно буде прописати «тендерний комітет».
12. Готуємо тендерну пропозицію на одному фірмовому бланку. Трапляються випадки, коли учасник при підготовці тендерної пропозиції використовує різні бланки з різними реквізитами та даними. Рекомендуємо використовувати один бланк для участі в закупівлі.
13. Надавайте саме той документ, який потрібен замовникові. Наприклад, якщо замовник вимагає довідку, а учасник надає лист. Така маленька неточність може бути причиною відхилення тендерної пропозиції учасника. Також до помилок учасників можна віднести подання замість витягу з ЄДР виписки з ЄДР.
14. Уточнюйте в замовника, який саме договір він хоче бачити — договір, який виконано в повному обсязі, чи такий, який виконують.
15. Надавайте аналогічний договір саме на той предмет закупівлі, який вимагає замовник.
16. Подавайте замовникові проект договору, підписаний та заповнений залежно від вимоги замовника.
17. Не забувайте зі сканованим договором підвантажити всі додатки та специфікації, які є його невід’ємною частиною.
18. Якщо пропозицію підписують дві особи, то інформацію про несудимість надавайте на двох осіб. Оскільки згідно пункту 6 частини 1 статті 17 Закону замовник приймає рішення про відмову учаснику в участі у процедурі закупівлі та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію учасника в разі, якщо службова (посадова) особа учасника, яка підписала тендерну пропозицію, була засуджена за злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку;
19. Документи, які засвідчують повноваження на підписання договору про закупівлю, повинні свідчити, що особа має право на підписання саме договору про закупівлю. Трапляються випадки, коли учасники надають такі документи на повноваження для підписання, наприклад, договору купівлі-продажу.
20. Не забувайте завірити печаткою (у разі її наявності) документ (документи), який (які) готуєте у складі тендерної пропозиції.А також пересвідчіться, що ставите на документ печатку саме того учасника, який бере участь у закупівлі.
21. Не забувайте пронумерувати кожну сторінку тендерної пропозиції, у разі якщо така вимога міститься в тендерній документації.
22. Не забувайте підготувати реєстр до тендерної пропозиції або зміст, якщо таку вимогу встановлено в тендерній документації.
23. Перед завантаженням потрібно перевіряти документи. Обов’язково потрібно перевірити скановану пропозицію. Трапляються випадки, коли замість документа сканують порожнюю сторінку або зображення не чітке.
24. При виконанні умов тендерної документації (якщо такі встановлені) щодо надання балансу, звіту про фінансові результати та звіту про рух грошових коштів за останній звітній період слід пам’ятати, що відповідно до статті 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік.
25. Як підписати документи. Відповідно до пункту 5.23 Вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2003 Національного стандарту України встановлено, що підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища. Зверніть увагу на те, що назва учасника повинна відповідати назві підприємства, що зазначена на печатці. Адже інколи учасники плутають печатки підприємств
    
26. Звертайте увагу на те, чи містить тендерна документація перелік формальних помилок. Якщо тендерна документація не містить переліку формальних помилок, то будь-яка помилка замовника при підготовці документів у складі тендерної пропозиції може бути підставою для відхилення такої пропозиції. Якщо тендерна документація містить перелік формальних помилок, то учасникові варто зважати на те, що такий перелік є вичерпним, усі інші помилки учасника, які не підпадають під такий перелік, можуть слугувати підставою для відхилення його тендерної пропозиції як такої, що не відповідає умовам тендерної документації. Детальніше з інформацією про те, які помилки учасника при підготовці і поданні тендерної пропозиції можуть бути визначені замовником у тендерній документації як формальні, тобто такі, що не призведуть до відхилення тендерної пропозиції учасника, ви можете ознайомитися у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 1 (64) за січень 2017 року на стор. 22–23.

Звісно, зазначити всі моменти, на які потрібно звертати увагу при підготовці тендерних пропозицій, неможливо, бо кожен замовник встановлює свою специфіку вимог при закупівлі товарів, робіт і послуг. Але сподіваємося, що написані вище поради хоча б частково полегшать роботу учасникам і замовникам. Бажаємо вам бути пильними при підготовці тендерних пропозицій та не робити помилок.

Потрібно пам’ятати: три речі не повернути назад — час, слово і можливість. Бажаємо не втрачати час, вибирати правильні слова та не пропускати можливість. А також пам’ятайте, що на власних помилках вчаться, а на чужих роблять кар`єру. Ми з вами розглянули чужі помилки, бажаємо досягти успіху і завжди вигравати!

Учасників та замовників, котрим цікаво детальніше розглянути помилки у сфері закупівель, запрошуємо на семінари та навчання, які провозить редакція. Детальніша інформація за посиланням – https://radnyk.academy/