Відповідно до пункту 12 частини першої статті 8 Закону України «Про здійснення державних закупівель» та статті 3 Закону України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності» наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 15.09.2014 № 1106 (далі — наказ № 1106) затверджено форми документів у сфері державних закупівель.
Згідно з п. 3 наказу, цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування. В № 87 офіційного друкованого видання «Офіційний вісник України» від 07.11.2014 його опубліковано на сторінці 403 (стаття 2504, код акта 74517/2014). Таким чином, 07.11.2014 наказ № 1106 набрав чинності, а замовники, починаючи із вказаної дати, зобов’язані при проведенні процедур закупівель використовувати форми, що затверджені цим наказом.
У цій статті ми спробуємо проаналізувати нововведення і особливості заповнення, а також детально зупинимося на окремих пунктах форм, аби допомогти вам у вирішенні цих часом непростих завдань.
Першим документом, що наводиться в переліку форм наказу, є річний план закупівель. На сторінках 8–9 та 25–31 журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 12 (39) за грудень 2014 року детально описано порядок заповнення і оприлюднення даного документа. Тож окремо зупинятися на ньому ми не будемо.
Оголошення про проведення відкритих торгів
Даний документ суттєво змінився порівняно з попередньою редакцією, що затверджена наказом Міністерства економіки України від 26.07.2010 № 922. Передусім потрібно звернути увагу на підпункт 1.3. Відповідно до вимог Інструкції щодо заповнення форми оголошення про проведення відкритих торгів у підпункті 1.3 зазначаються вулиця, номер будинку, номер кімнати (офісу), найменування адміністративно-територіальної одиниці (Автономна Республіка Крим, область, район, місто, район у місті, селище, село), поштовий індекс. Виходячи зі вказаного, замовники зобов’язані при заповненні даної форми дотримуватись послідовності зазначення інформації, як того вимагає відповідна інструкція.
Наприклад:
1.3. Місцезнаходження. вул. Одеська, 32/1, Миколаївська обл., Березанський р-н, с. Коблеве, 57453.
Наступний підпункт, на який також необхідно звернути увагу, — реєстраційний рахунок замовника (генерального замовника). Чинна редакція Інструкції зобов’язує, крім безпосередньо самого номера рахунка, зазначати найменування, адресу, відділення, МФО або органу, що здійснює казначейське обслуговування бюджетних коштів, або обслуговуючого банку.
Наприклад:
1.4. Реєстраційний рахунок замовника (генерального замовника). 31111115741001 УДКСУ в Деснянському районі м. Києва, вул. Бальзака, 22, м. Київ 02225, МФО 820019.
При цьому в разі наявності декількох реєстраційних рахунків замовником зазначається реєстраційний рахунок, з якого буде здійснюватися оплата. А в разі якщо оплата буде здійснюватися з кількох рахунків або якщо на момент подачі оголошення достеменно не відомо, з якого саме рахунка буде проводитись оплата, радимо зазначати інформацію про всі рахунки, з яких у майбутньому, можливо, буде здійснюватися оплата за договором.
Інструкція щодо заповнення форми оголошення про проведення відкритих торгів не містить жодних роз’яснень щодо заповнення п. 2 оголошення. Виходячи з імперативної вимоги ч. 1 ст. 4 Закону, закупівля здійснюється відповідно до річного плану. При цьому в пункті 5 Інструкції щодо заповнення форми річного плану закупівель/річного плану закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель, зазначено: у графі 3 зазначається очікувана вартість предмета закупівлі в гривнях або іноземній валюті (якщо це передбачено законодавством) (цифрами та словами). Тому в п. 2 оголошення рекомендуємо зазначати суму у відповідності до річного плану і цифрами, і словами.
Оскільки інформація про закупівлі у відповідності до вимог Закону обов’язково оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу www.tender.me.gov.ua, то пункт 3 оголошення потрібно заповнювати лише за умови можливого додаткового розміщення інформації про закупівлю на інших веб-сайтах. В іншому випадку даний пункт не заповнюється.
Підпункт 4.1 оголошення також рекомендуємо заповнювати у відповідності до графи 1 власного річного плану. Згідно з Інструкцією, у даній графі зазначається інформація про предмет закупівлі, яка вказується замовником (генеральним замовником) відповідно до пунктів 20, 21, 23 і 27 частини першої статті 1 Закону та в порядку, установленому центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державних закупівель (із зазначенням за наявності показника десятого знака відповідного державного класифікатора).
Відповідно до пункту 2.1 Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 26.07.2010 № 921, предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пунктами 20 і 27 частини першої статті 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» (1197-18) та на основі Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016:2010, за показником п’ятого знака (класифікаційне угруповання «категорія») із зазначенням у дужках конкретної назви товару чи послуги.
Після аналізу наведеної вище інформації виникає запитання щодо того, за яким знаком класифікатора, п’ятим чи десятим, потрібно визначати предмет закупівлі. На це запитання шукаємо відповідь далі. Отже, вище процитовані норми Інструкції та Порядку щодо визначення предмета закупівлі фактично вказують, що десятий знак зазначається замовником «за наявності», тобто фактично за наявності потреби такого уточнення, якщо за десятим знаком є необхідний предмет закупівлі. Наприклад, вам потрібно закупити «Тушки курей, свіжі чи охолоджені». Нижче наведено приклад.
Приклад:
4.1. Найменування предмета закупівлі. ДК 016:2010 код 10.12.1 — м’ясо свійської птиці, свіже чи охолоджене (код 10.12.10 – 10.00 — тушки курей, свіжі чи охолоджені).
Інструкцією щодо заповнення форми оголошення про проведення відкритих торгів залишено без уваги підпункт 6.3 оголошення. За результатами аналізу абз. 2 ч. 1. ст. 24 Закону можна дійти висновку, що умовами надання забезпечення є: вид, розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції конкурсних торгів не повертається учасникові. Оскільки розмір та вид забезпечення відображаються в підпунктах 6.1 та 6.2 оголошення, то в пп. 6.3 логічно зазначати строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції конкурсних торгів не повертається учасникові.
Якщо вичерпний перелік випадків неповернення забезпечення пропозиції визначено ч. 3 ст. 24 Закону, то строки дії забезпечення прямо Законом не передбачені. Оскільки п. 10 ч. 2 ст. 22 Закону встановлює мінімальний строк, протягом якого пропозиції конкурсних торгів вважаються дійсними, а забезпечення пропозиції конкурсних торгів — надання учасником замовникові гарантій виконання своїх зобов’язань у зв’язку з поданням пропозиції конкурсних торгів (п. 8 ч. 1. ст. 1 Закону), то строк дії забезпечення пропозиції не може бути меншим (або більшим) строку, протягом якого пропозиції конкурсних торгів вважаються дійсними.
Наприклад:
6.3. Умови надання. Забезпечення пропозиції конкурсних торгів не повертається замовником у випадках, визначених ч. 3 ст. 24 Закону України «Про здійснення державних закупівель». Строк дії забезпечення — 90 днів з дати розкриття пропозицій конкурсних торгів.
При заповненні пунктів 7 та 8 оголошення потрібно правильно рахувати дату подання та розкриття пропозицій. Для цього замовникові потрібно враховувати вимоги ч. 3 ст. 21 Закону, виходячи з яких розкриття пропозицій повинно відбутися не раніше ніж за 20 робочих днів (10 — у разі застосування скороченої процедури) з моменту оприлюднення оголошення. Якщо подання оголошення про проведення відкритих торгів здійснювалося 27.01.2015, то оприлюднене, за загальним правилом, воно — 30.01.2015. Строки рахувати починаємо з наступного дня (ст. 253 Цивільного кодексу України), тобто в даному випадку з 02.02.2015. Рівно 20-й робочий день припадає на 27.02.2015. Проте радимо строк для підготовки пропозицій учасників трішечки збільшувати. По-перше, такі дії ніяким чином не суперечать вимогам Закону. По-друге, учасники отримають більше часу для належного оформлення пропозицій, отримання необхідних довідок (підтвердження обставин, визначених ст. 17 Закону). І, по-третє, якщо замовник подає інформацію на оприлюднення через безоплатне автоматизоване робоче місце (Веб-сервіс замовника), то часто буває так, що система, через виявлену помилку, не приймає оголошення з першого разу. Наступного дня доведеться або коригувати наявне оголошення, або створювати нове. При цьому в обох випадках датою подачі буде вважатись поточна дата. Така ситуація зобов’язує змістити дату розкриття ще на 1 день, з метою недопущення порушень ч. 1 ст. 10 та ч. 3 ст. 21 Закону. Враховуючи вказане, рекомендуємо, при заповненні оголошення, дату подання та розкриття пропозицій встановлювати із запасом у 2 або 3 робочих дні.
У пункті 10 оголошення замовник зазначає іншу інформацію, яку вважає необхідною. Наприклад, обґрунтування нагальної потреби в проведенні скороченої процедури закупівлі чи іншу інформацію.
Також звертаємо увагу на те, що, згідно з пунктом 1 Інструкції щодо заповнення форми оголошення про проведення відкритих торгів, оголошення складається українською мовою, а також англійською мовою у випадках, визначених частиною четвертою статті 10 Закону України «Про здійснення державних закупівель» (далі — Закон), підписується уповноваженою особою замовника (генерального замовника) із зазначенням посади, прізвища та ініціалів і засвідчується в установленому порядку печаткою замовника (генерального замовника). Виходячи із зазначеної вимоги, замовники, у випадку додаткового оприлюднення оголошення на веб-порталі Уповноваженого органу англійською мовою, повинні підготувати це оголошення ще й англійською мовою. Для цього необхідно перекласти англійською всю інформацію, що відображається замовником в оголошенні (найменування, місцезнаходження, найменування предмета закупівлі та ін.), та зазначити її, не перекладаючи при цьому назв пунктів форми самого оголошення. Вказані дії обов’язково вчиняються замовником у випадку самостійної подачі оголошення про проведення відкритих торгів англійською мовою на веб-порталі Уповноваженого органу. Якщо ж замовники використовують сервісну послугу перекладу документа, що надається ДП «Зовнішторгвидав України», то переклад готувати не потрібно.
Оголошення про проведення процедури двоступеневих торгів, оголошення про проведення попередньої кваліфікації, оголошення з відомостями про рамкову угоду
Вимоги щодо заповнення оголошення про проведення процедури двоступеневих торгів, оголошення про проведення попередньої кваліфікації та оголошення з відомостями про рамкову угоду практично аналогічні вимогам щодо заповнення оголошення про проведення відкритих торгів. Тому приклади, наведені вище, можуть застосовуватись і при заповненні вказаних оголошень.
Запит цінових пропозицій
На відміну від попередніх форм запит цінових пропозицій обов’язково повинен містити інформацію про основні умови договору, що відображається в пункті 5 запиту. Інструкція надає замовникам можливість визначити основні умови договору з урахуванням положень Цивільного і Господарського кодексів України та Закону. Оскільки основні умови договору — це доволі об’ємний масив інформації, який відображати в оголошенні не зовсім зручно, то даний пункт радимо заповнювати з посиланням на нормативні акти, що регулюють укладення конкретного договору.
Наприклад:
5. Основні умови договору. Згідно із Цивільним і Господарським кодексами України та Законом.
Ще один пункт цього оголошення, що потребує пильності, — це № 6. Згідно з ч. 2 ст. 36 Закону, у запиті обов’язково зазначаються: строк дії цінових пропозицій, але не менше ніж 120 днів. Таким чином, при заповненні цього пункту замовник не може вказати менше 120 днів.
При заповненні пунктів 7 та 8 запиту радимо використовувати поради щодо оформлення пунктів 7 та 8 оголошення про проведення відкритих торгів, з урахуванням вимог ч. 2 ст. 36 Закону.
Інформація про застосування переговорної процедури закупівлі
При заповненні даної форми особливу увагу слід звернути на п. 6. Інструкцією щодо заповнення даної форми передбачено, що в даному пункті замовник указує ціну пропозиції учасника (учасників), з яким (якими) проведено переговори, та ціну пропозиції (пропозицій) за одиницю товару в разі закупівлі товарів. Таким чином, у даному пункті обов’язково потрібно зазначати загальну ціну пропозиції учасника, незалежно від предмета закупівлі. У разі закупівлі робіт або послуг додатково нічого зазначати не потрібно.
Та якщо предметом закупівлі є товар, то слід окремо вказувати також ціну за одиницю товару. Якщо замовник планує здійснити закупівлю значного переліку найменувань товарів, то поруч із ціною пропозиції можна вказати, що інформація про ціну за одиницю товару надається окремим документом. Такий напис зобов’язує замовника додатково підготувати такий документ, як очікувана ціна за одиницю товару (ОЦЗО), що готується в довільній формі. Радимо підготувати такий документ відразу у форматі .xls або .xlsх, оскільки даний вид документа в іншому форматі не приймається та не оприлюднюється веб-порталом Уповноваженого органу.
І ще один важливий момент, що стосується заповнення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі. У пункті 7 інформації замовник зазначає умову застосування переговорної процедури відповідно до частини другої статті 39 Закону. Оскільки переговорна процедура закупівлі — це процедура, яка використовується замовником як виняток (ч. 1 ст. 39 Закону), то в пункті 7 інформації необхідно вказувати конкретний пункт ч. 2 ст. 39 Закону, що наділяє замовника правом застосування переговорної процедури. При цьому наголошуємо, що перелік підстав у ч. 2 ст. 39 є вичерпним.
Обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі
В обґрунтуванні необхідно зазначати дату подачі на оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі. Така необхідність обумовлена вимогами ч. 1 ст. 10, абзацу 3 ч. 1 ст. 39 Закону та графіком прийому та оприлюднення документів ДП «Зовнішторгвидав України». Оскільки відповідно до вимог Закону інформація про застосування переговорної процедури закупівлі повинна бути оприлюднена протягом трьох робочих днів, то обґрунтування подається для оприлюднення одночасно з оголошенням про проведення процедури закупівлі, а ДП «Зовнішторгвидав України» також здійснює прийом та оприлюднення документів протягом трьох робочих днів. Тому з метою недопущення порушень вимог Закону у п. 1.5 обґрунтування потрібно вказувати поточну дату подачі на оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури.
Пункт 5 обґрунтування заповнюється замовником у довільній формі, виходячи з умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Наприклад:
5. Причини та обставини, якими керувався замовник під час застосування переговорної процедури закупівлі. Пунктом 7 Порядку складання та ведення переліку суб’єктів природних монополій, затвердженого розпорядженням Антимонопольного комітету України від 28.11.2012 № 874-р, встановлено, що зведений перелік суб’єктів природних монополій (далі — перелік) розміщується на офіційному веб-сайті Антимонопольного комітету України.
На офіційному веб-сайті Антимонопольного комітету України в зведеному переліку суб’єктів природних монополій м. Києва щодо постачання електроенергії зазначено ПАТ «Київенерго» (пункт 88 зведеного переліку).
Таким чином, ПАТ «Київенерго» займає монопольне становище на ринку постачання електричної енергії та є постачальником електричної енергії Державної фіскальної служби України за адресами: м. Київ, Львівська площа, 6–8; провулок Киянівський, 2а; вул. Дегтярівська, 11г.
У пункті 6 обґрунтування зазначаються посилання на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі.
Наприклад:
6. Документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі:
- закон України «Про природні монополії»;
- зведений перелік суб’єктів природних монополій, який оприлюднено на офіційному веб-порталі Антимонопольного комітету України (http://www.amc.gov.ua);
- офіційний лист-відповідь Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг, що ПАТ «Київенерго» займає монопольне становище на ринку постачання електричної енергії.
Повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції, або пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі
Передусім слід відзначити, що дана форма є єдиною для всіх процедур. Вона заповнюється замовником незалежно від обраної процедури торгів. Це підтверджується тим, що, по-перше, у самій назві форми перелічені практично всі види процедур, а, по-друге, в пункті 3 повідомлення потрібно зазначати одну з процедур закупівлі, передбачену ч. 3 ст. 12 Закону (або відкриті торги, або двоступеневі торги, або запит цінових пропозицій, або попередню кваліфікацію учасників, або переговорну процедуру закупівлі).
Ще однією особливістю даної форми є вимоги щодо заповнення її пункту 6. Даний пункт заповнюється і цифрами, і словами, разом з тим Інструкція зобов’язує зазначати вказану ціну акцептованої пропозиції з урахуванням податку на додану вартість.
Наприклад:
6. Ціна акцептованої пропозиції (пропозицій) конкурсних торгів (цінової пропозиції, пропозиції за результатами застосування переговорної процедури закупівлі): 500 000,00 грн (п’ятсот тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ.
При цьому Інструкція не містить альтернативної можливості для замовника стосовно зазначення ціни пропозиції без урахування податку на додану вартість, якщо така пропозиція не передбачає його сплату. У такому випадку радимо зазначати інформацію в чіткій відповідності до пропозиції учасника: або з ПДВ, або без ПДВ.
Згідно з Інструкцією щодо заповнення повідомлення про акцепт, у пункті 8 вказується строк, протягом якого мають бути укладені договір про закупівлю або рамкова угода (зазначається відповідно до частини другої статті 31, частини п’ятої статті 36 та частини третьої статті 39 Закону). Відповідно до ч. 1 ст. 251 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) строком є певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення. Таким чином, у пункті 8 повідомлення необхідно зазначати період, протягом якого буде укладено договір про закупівлю. Оскільки, згідно зі ст. 253 ЦКУ, перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок, то строки, передбачені ч. 2 ст. 31, ч. 5 ст. 36 та ч. 3 ст. 39 Закону, потрібно обраховувати таким чином.
Наприклад:
- Акцептовано пропозицію учасника за результатами проведення відкритих торгів 26.01.2015. Значить, договір не можна укласти пізніше 09.02.2015. Того ж дня (26.01.2015) повідомлення про акцепт передано для оприлюднення на веб-портал Уповноваженого органу, тому повідомлення буде оприлюднене 29.01.2015. Виходить, що підписати договір раніше ніж 03.02.2015 замовних не має права. А пункт 8 в описаній ситуації потрібно заповнити таким чином:
8. Строк, протягом якого має бути укладений договір про закупівлю (рамкова угода). 03.02.2015–09.02.2015. - Якщо 26.01.2015 акцептовано цінову пропозицію, то пункт 8 буде мати такий вигляд:
8. Строк, протягом якого має бути укладений договір про закупівлю (рамкова угода). 03.02.2015–09.02.2015. - Якщо 26.01.2015 акцептовано пропозицію учасника переговорів, то пункт 8 можна відобразити так:
8. Строк, протягом якого має бути укладений договір про закупівлю (рамкова угода). З 09.02.2015.
В останньому випадку кінцевий строк укладення договору не зазначається, адже він не передбачений Законом.
Ще одним нововведенням стало затвердження Уповноваженим органом повідомлення учасникам про результати процедури закупівлі. Проте це доволі простий документ, з оформленням якого ніяких складнощів не повинно бути, тому зупинятись детально на ньому не будемо. Проте нагадуємо про нього, аби не порушувати ч. 2 ст. 31 Закону.
Оголошення про результати проведення торгів
У цьому документі увагу привертає пункт 2: джерело фінансування закупівлі. Згідно з Інструкцією, даний пункт необхідно заповнювати відповідно до бюджетного законодавства. Ст. 5 Бюджетного кодексу України визначає, що бюджетна система України складається з державного бюджету та місцевих бюджетів. Виходячи з наведеного, замовники в даному пункті можуть зазначати або державний бюджет, або місцевий бюджет, що буде повністю відповідати бюджетному законодавству.
Надалі Інструкція надає уточнення: у разі якщо замовник здійснює закупівлі за рахунок власних коштів, то, згідно з частиною третьою статті 2 закону про особливості, у пункті 2 зазначається: «Власні кошти». А в разі якщо замовник здійснює закупівлі частково за рахунок бюджетних та власних коштів, то відповідно до частини третьої статті 2 закону про особливості в пункті 2 зазначається: «Співфінансування».
Виходячи із зазначеного уточнення, в пункті 2 може бути зазначено «Власні кошти» або «Співфінансування» виключно за умови, що на замовника поширюються вимоги Закону України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності». А у випадку якщо замовник при здійсненні закупівель керується Законом України «Про здійснення державних закупівель», то в даному пункті, згідно з Інструкцією, вказується державний бюджет або місцевий бюджет.
На відміну від пункту 6 повідомлення про акцепт у пункті 7 оголошення про результати, сума, визначена в договорі про закупівлю, зазначається в гривнях або іноземній валюті (якщо це передбачено законодавством) з урахуванням податку на додану вартість (далі — ПДВ). У разі якщо договір укладено на умовах, які не передбачають сплати ПДВ, то замовник зазначає: «(без ПДВ)». Таким чином, Інструкція щодо заповнення оголошення про результати надає замовникам можливість зазначати суму договору залежно від того, нараховується чи ні на даний вид товару ПДВ.
Наприклад:
7. Сума, визначена в договорі про закупівлю. 500 000,00 грн (п’ятсот тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ (або без ПДВ).
Оскільки Інструкція не дає вказівок щодо заповнення пункту 8 оголошення, то його можна заповнити за аналогією із заповненням пункту 7. Тобто якщо закуповувалось 10 одиниць товару, а загальна сума договору 500 000,00 грн з ПДВ, то даний пункт матиме такий вигляд.
Наприклад:
8. Ціна за одиницю товару (у разі закупівлі товару). 50 000,00 грн (п’ятдесят тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ.
У випадку закупівлі товарів у значному асортименті поруч із ціною пропозиції можна вказати, що інформація про ціну за одиницю товару надається окремим документом. Такий напис зобов’язує замовника додатково підготувати такий документ, як ціна за одиницю товару згідно з договором (ЦЗОД), що готується в довільній формі. Радимо підготувати такий документ відразу у форматі .xls або .xlsх, оскільки даний вид документа в іншому форматі не приймається та не оприлюднюється веб-порталом Уповноваженого органу.
Окреме наголошуємо, що пункт 8 оголошення заповнюється виключно при закупівлі товарів. Якщо предметом закупівлі є роботи чи послуги, то даний пункт оголошення залишається порожнім.
Повідомлення про результати проведення попередньої кваліфікації, інформація про результати процедури запиту цінових пропозицій, інформація про результати проведення переговорної процедури закупівлі
Як видно з інструкцій заповнення наведених документів, вимоги щодо їх заповнення практично аналогічні вимогам щодо заповнення оголошення про результати проведення торгів. Тому поради, наведені вище, можуть застосовуватись і при заповненні вказаних оголошень.
Єдине, на що слід звернути окрему увагу, так це на заповнення пункту 8 інформації про результати проведення переговорної процедури закупівлі. Згідно з вимогами Інструкції, пункт заповнюється в разі відміни переговорної процедури закупівлі відповідно до частини п’ятої статті 39 Закону із зазначенням дати та підстави для прийняття такого рішення. Таким чином, замовникам слід бути уважними і пам’ятати, що на відміну від решти процедур для переговорної процедури у статті 39 Закону передбачено спеціальну норму, яка регулює підстави відміни саме цієї процедури.
Повідомлення про відміну торгів або визнання їх такими, що не відбулися, повідомлення про відміну переговорної процедури
Відповідно до листа інформативного характеру МЕРТУ № 3302-05/43625-03 від 16.12.2014 (детальніше — у журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 1 (40) за січень 2015 року на стор. 41) даний документ оприлюднювати не потрібно, а лише надіслати всім учасникам протягом трьох робочих днів, як цього вимагає ч. 3 ст. 30 Закону.
При заповненні даних документів особливих складнощів не повинно виникати, проте необхідно пам’ятати про особливості відміни переговорної процедури, що передбачені ч. 5 ст. 39 Закону.
Звіт про результати проведення процедур відкритих і двоступеневих торгів та попередньої кваліфікації
Саме визначення поняття «звіт» зобов’язує проаналізувати, узагальнити та оформити весь масив інформації, що стосується певного явища чи процесу. Так і в нашому випадку звіт про результати проведення процедур повинен містити практично всю інформацію про закупівлю.
Переважну більшість пунктів даного документа розглянуто вище, оскільки окремі пункти звіту повторюють інформацію, що міститься в оголошенні про проведення, повідомленні про акцепт та в оголошенні про результати проведення відповідної процедури. Разом з тим даний документ також містить інформацію, про яку не було згадано в даній статті. Зокрема в підпункті 7.5 звіту необхідно вказувати ціну кожної пропозиції та ціну за одиницю кожного товару (у разі закупівлі товару).
Наприклад:
7.5. Ціна кожної пропозиції конкурсних торгів:
- 500 000,00 грн (п’ятсот тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ, ціна за одиницю — 50 000,00 грн (п’ятдесят тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ;
- 450 000,00 грн (чотириста п’ятдесят тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ, ціна за одиницю — 45 000,00 грн (сорок п’ять тисяч гривень) з ПДВ;
- 475 000,00 грн (чотириста сімдесят п’ять тисяч гривень) з ПДВ, ціна за одиницю — 47 500,00 грн (сорок сім тисяч п’ятсот гривень 00 коп.) з ПДВ.
У разі визначення частин предмета закупівлі (лотів) радимо навпроти суми пропозиції зазначати номер лота.
Наприклад:
7.5. Ціна кожної пропозиції конкурсних торгів:
лот 1 — 500 000,00 грн (п’ятсот тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ, ціна за одиницю — 50 000,00 грн (п’ятдесят тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ;
лот 1 — 450 000,00 грн (чотириста п’ятдесят тисяч гривень 00 коп.) з ПДВ, ціна за одиницю — 45 000,00 грн (сорок п’ять тисяч гривень) з ПДВ;
лот 2 — 475 000,00 грн (чотириста сімдесят п’ять тисяч гривень) з ПДВ, ціна за одиницю — 47 500,00 грн (сорок сім тисяч п’ятсот гривень 00 коп.) з ПДВ.
Якщо предметом закупівлі є перелік найменувань товарів, то замовникові доведеться перелічувати всі ціни за одиницю на кожне найменування товару. Оскільки технічно не передбачено розміщення окремих документів до звіту про результати проведення процедур на веб-порталі Уповноваженого органу.
У пункті 13 даного звіту потрібно вказувати інформацію про відповідність учасників кваліфікаційним критеріям, згідно зі статтею 16 Закону, та наявність/відсутність обставин, установлених статтею 17 Закону, із зазначенням відповідних підстав.
Наприклад:
13.1. Перелік учасників, які відповідають кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону:
- ТОВ «Фокус»;
- ТОВ «Абрис».
13.2. Перелік учасників, які не відповідають кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону:
- ТОВ «Ліберті», не підтверджено досвіду виконання аналогічних договорів (відсутні копії договорів);
- ТОВ «Новатор», не підтверджено наявності фінансової спроможності (відсутня довідка з обслуговуючого банку).
13.3. Перелік учасників, щодо яких не встановлено обставин, визначених статтею 17 Закону:
- ТОВ «Фокус»;
- ТОВ «Абрис».
13.4. Перелік учасників, щодо яких установлено обставини, визначені статтею 17 Закону, із зазначенням таких обставин для кожного учасника.
У наведеному прикладі для участі в торгах подано 4 пропозиції. Дві з них повністю відповідають умовам документації, тому інформація про них відображається в підпунктах 13.1 та 13.3. Ще дві пропозиції відхилені у зв’язку з ненаданням документів, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям, тому така інформація наведена в підпункті 13.2.
Оскільки замовником не установлено обставин, визначених статтею 17 Закону, щодо учасників, то підпункт 13.4 залишився порожнім.
Попередня редакція звіту про результати, що діяла до 07.11.2014, зобов’язувала замовників у пункті «Інша інформація» зазначати всю інформацію, що мала стосунок до закупівлі, у тому числі стислий виклад критеріїв порівняння та оцінки пропозицій, відомості про запити щодо роз’яснення змісту документації, відомості щодо призупинення процедури закупівлі у зв’язку з оскарженням рішень, дій або бездіяльності замовника. Чинна редакція аналогічного пункту таких вимог не містить. Тепер у пункті 15 «Інша інформація» (у тому числі обґрунтування застосування скороченої процедури, інформація про субпідрядників) потрібно вказувати лише інформацію щодо кожного юридичного суб’єкта господарювання, з яким укладено договір про закупівлю та якого учасник буде залучати до виконання робіт як субпідрядника в разі закупівлі робіт або послуг, обґрунтування застосування скороченої процедури закупівлі та іншу інформацію за необхідності. Таким чином, у пункті 15 звіту, починаючи із 07.11.2014, можна не зазначати розширену інформацію про закупівлю, а лише ту, що прямо передбачена Інструкцією щодо його заповнення.
Звіт про результати проведення процедури запиту цінових пропозицій
На відміну від пункту 13 звіту про результати проведення процедур відкритих і двоступеневих торгів у пункті 10 звіту про результати проведення процедури запиту цінових пропозицій вказується лише інформація замовника про наявність/відсутність обставин, установлених статтею 17 Закону, із зазначенням відповідних підстав. Така вимога Інструкції пояснюється тим, що, згідно з п. 1 ч. 3 ст. 16 Закону, при проведенні процедури запиту цінових пропозицій замовник не може встановлювати кваліфікаційні критерії до учасників. Таким чином, замовником у звіті може бути відображено лише інформацію про обставини, визначені ст. 17 Закону.
У пункті 11 звіту замовник вказує іншу інформацію, яку вважає необхідною. А якщо такої немає, то пункт може лишатися незаповненим.
Звіт про результати проведення переговорної процедури закупівлі
Особливістю даного документа, порівняно з попередніми, є заповнення пункту 10. Тут замовник зазначає зведену інформацію про наявність та відповідність установленим законодавством вимогам документів, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону, за винятком випадків, передбачених п. 2 ч. 3 ст. 16 Закону.
Оскільки статтею 39 Закону прямо не передбачено, що під час проведення переговорів замовник вимагає від учасника подання ним підтвердженої документально інформації про обставини, визначені в ст. 17 Закону, то робити цього він не має права (з роз’ясненням із цього приводу МЕРТУ ви можете ознайомитися в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 11 (38) за листопад 2014 року на стор. 31).
Виходячи зі вказаного, у разі проведення переговорів щодо закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, природного і нафтового газу, електричної енергії, послуг з її передачі та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг поштового зв’язку, поштових марок та маркованих конвертів, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- і телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення, послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування — замовник не може вимагати в учасника надати документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям, згідно зі ст. 16 Закону, а також інформацію про обставини, визначені в ст. 17 Закону. У решті випадків при проведенні переговорів замовник керується загальним правилом щодо підтвердження відповідності учасника кваліфікаційним вимогам відповідно до статті 16 Закону.
Звіт про результати закупівель без проведення процедури закупівлі
Згідно з Інструкцією щодо заповнення даного звіту, у ньому зазначається інформація про закупівлі, які здійснюються відповідно до ч. 1 ст. 4 Закону України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності». Таким чином, даний документ повинні готувати лише ті юридичні особи, що є замовниками в розумінні закону про особливості. І відображатись у ньому повинна вся інформація, що стосується укладення договорів без проведення процедур, передбачених ст. 12 Закону України «Про здійснення державних закупівель».
Не потрібно забувати заповнювати графу 6 звіту, в якій вказується відповідний випадок для укладення договору без застосування процедур закупівель, визначений ч. 3 ст. 2 Закону та ч. 1 ст. 4 закону про особливості, а також інша інформація, яка вважається необхідною.
Наприклад:
Згідно з абз. 8 ч. 3 ст. 2 Закону України «Про здійснення державних закупівель»: оренда землі.
Або так:
Згідно з п. 6 ч. 1 ст. 4 Закону України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності»: закупівля товарів за рахунок власних коштів, сума не перевищує 1 млн грн.
Детальніше про складнощі розміщення звіту про результати здійснення закупівель монополістами ви можете прочитати в журналі «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (35) за серпень 2014 на стор. 40–43.
Повідомлення про внесення змін до договору
Перш за все потрібно наголосити, що даний документ потрібно готувати лише тоді, якщо зміни до договору внесені відповідно до пунктів 1, 2, 4, 5 та 8 ч. 5 ст. 40 Закону. У решті випадків даний документ не потрібен.
При заповненні повідомлення про внесення змін до договору найбільше запитань викликає підпункт 5.2, оскільки Інструкція дає загальну рекомендацію зазначати зміни, унесені до істотних умов договору. Імовірно, що в даному підпункті необхідно відобразити умови, що містяться в додатковій угоді про внесення змін до договору, а в наступному підпункті повідомлення підставу внесення таких змін — пункт частини 5 ст. 40 Закону.
Наприклад:
5.2. Зміни, що внесені до істотних умов договору. З урахуванням фактичного обсягу видатків замовника сторони дійшли згоди зменшити обсяги закупівлі на 100 000,00 грн. Враховуючи вказане, загальна сума договору становить 600 000,00 грн з ПДВ. Кількість товару зменшено на 2 одиниці. Ціна за одиницю товару залишилася незмінною.
5.3. Випадки для внесення змін до істотних умов договору. Згідно з п. 1 ч. 5 ст. 40 Закону України «Про здійснення державних закупівель», зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника.
Звіт про виконання договору
Такий звіт замовник повинен оформити та подати для оприлюднення протягом 3 робочих днів за умови настання однієї з таких підстав: з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання.
Складнощі при підготовці даного документа можуть викликати підпункт 2.3 та пункт 7, якщо протягом дії договору про закупівлю до нього неодноразово вносилися зміни. У випадку, якщо договір за результатами процедур укладено на загальну суму 700 000,00 грн з ПДВ. Пізніше внесли зміни в порядку п. 1 ч. 5 ст. 40 Закону та зменшили суму договору на 100 000,00 грн. Ще однією додатковою угодою, на підставі того ж п. 1 ч. 5 ст. 40 Закону, зменшили суму договору ще на 50 000,00 грн. Унаслідок чого загальна сума договору становила 550 000,00 грн з ПДВ, які постачальник отримав у повному обсязі. В описаній ситуації в підпункті 2.3 та пункті 7 буде міститися однакова сума — 550 000,00 грн з ПДВ.
Така позиція пояснюється тим, що всі зміни до договору є його невід’ємною частиною, тому сума останньої додаткової угоди і є сумою, визначеною в договорі. А в пункті 7 зазначається сума, що фактично перерахована постачальникові, тобто 550 000,00 грн з ПДВ.
Детальніше про складнощі розміщення замовниками повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору читайте в журналах «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (35) за серпень 2014 року на стор. 30–33 та № 1 (40) за січень 2015 року, на стор. 23-28. А про особливості заповнення пунктів, що викликають найбільше запитань читайте в статті цього випуску журналу на сторінках 35–38.
У даній публікації ми намагалися допомогти вам розібратися в підготовці документів у сфері державних закупівель за новими формами. Звичайно, абсолютно всі проблемні питання, що можуть виникнути при заповненні форм, неможливо обговорити відразу. Тому при виникненні додаткових запитань ви можете звернутись до експертів редакції журналу «Радник в сфері державних закупівель» за номером телефону (044) 451-85-71.
google 