Процес подання тендерної пропозиції останнім часом зазнав нововведень. Наприклад, змінився формат подачі пропозиції, а саме окремі електронні поля для кваліфікаційних критеріїв, які раніше окремо не виділялись при подачі. Зараз же для цього реалізовані окремі поля для заповнення, і тепер учасникам потрібно ретельніше готувати документи. Щоб ви не пропустили важливі деталі, розповідаємо, як правильно подати пропозицію та що нового з’явилося в процесі закупівель.
Як подати пропозицію
Дотримуйтеся таких кроків, щоб максимально спростити свою роботу.
Крок 1. Пошук тендеру
На майданчику SmartTender.biz тендер можна знайти двома способами:
1. Через пошук — введіть ключові слова, використайте фільтри або вкажіть номер тендеру (Рис. 1).
2. Через підписку — налаштуйте автоматичне сповіщення в особистому кабінеті, щоб не пропустити жодної можливості. Ви можете вибрати миттєві сповіщення або отримувати зведений перелік раз на добу (Рис. 2).
Фільтри підписки дозволяють шукати тендери за:
- категоріями;
- ключовими словами й мінус-словами;
- бюджетом;
- областю та містом;
- організатором.
Крок 2. Аналіз тендерної документації, яку необхідно підготувати
Важлива частина для учасників, яка змінилась і вже технічно відображається на майданчику, — це кваліфікаційні критерії, які стали обов’язковими до заповнення на сторінках подання пропозиції. Це такі вимоги, як наявність в учасника процедури закупівлі:
- виконаного попереднього аналогічного договору;
- обладнання, матеріально-технічної бази та технологій;
- працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід.
А також наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.
Що таке кваліфікаційні критерії, як їх підтвердити й що говорить Закон
Усі ці критерії вибираються замовником і є обов’язковими для заповнення. В одній закупівлі можна використовувати всі критерії або лише частину з них, але в будь-якому разі згідно з вимогами законодавства.
1. Критерії щодо наявності обладнання, матеріально-технічної бази та технологій, а також наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, вимагають документального підтвердження.
Учасник може відповідати цим критеріям самостійно або залучати спроможності інших суб’єктів господарювання, таких як субпідрядники / співвиконавці, використовуючи їхні ресурси й можливості.
Наразі поширена практика, коли замовники чітко визначають, які саме документи потрібно надати для підтвердження відповідності.
2. Критерій про наявність фінансової спроможності. Базується на наданні підтвердження річного доходу (виручки).
Важливо: замовник не має права вимагати його в сумі, що перевищує очікувану вартість предмета закупівлі (пропорційно очікуваній вартості частини предмета закупівлі (лота) у разі поділу предмета закупівлі на частини).
Позиція АМКУ щодо визначення звітного періоду для фінансової звітності.
3. Критерій про наявність виконаного аналогічного договору.
Учасник має надати інформацію про раніше підписаний та виконаний аналогічний договір. Це може бути договір, укладений:
- у межах процедури Prozorro;
- поза системою.
Що вважається аналогічним договором, замовник зазвичай прописує в тендерній документації. Зважайте на терміни укладення договору, обсяги та інші вимоги, які замовник зазначає в тендерній документації, оскільки тендерна пропозиція учасника має повністю відповідати тендерній документації замовника.
Зазначимо, що замовник до вимог тендерної документації може додавати забезпечення тендерної пропозиції у вигляді банківської або страхової гарантії.
Щоб зменшити ризики й плутанину при підготовці цих документів, на smarttender.biz є зручний інструмент SmartChek AI, який за допомогою штучного інтелекту швидко аналізує тендерну документацію та формує детальний чекліст вимог для участі в тендері.
Крок 3. Подача пропозиції на тендер
Після підготовки всіх документів учаснику необхідно мати ще три додаткові компоненти:
- Успішно виконану реєстрацію на майданчику.
- Кошти на балансі, що еквівалентні оплаті за участь.
- Наявність КЕП/УЕП (рекомендуємо завчасно оформити саме КЕП) для подання пропозиції.
Покрокова інструкція для подання тендерної пропозиції на майданчику SmartTender
Якщо ви користувач майданчика SmartTender.biz, що зареєстрований як учасник/постачальник тендерів Prozorro, то:
На сторінці тендеру натисніть «Подати пропозицію» (Рис. 3).
Або ж на сторінці аналізу тендерної документації замовників через SmartCheck AI виберіть «Перейти до подачі пропозиції» (Рис. 4).
Після цього відкриється сторінка подачі тендерної пропозиції.
Рекомендація від спеціалістів SmartTender.biz: завжди звертайте увагу на те, скільки лотів є в тендері, оскільки це вплине на те, як завантажувати документи — до лота чи до тендеру.
Завантаження документів у тендері: що важливо знати
Усі документи, які додаються до тендерної пропозиції, відображатимуться в документах до кожного лота. Документи, завантажені до конкретного лота, будуть відображатися тільки в тому лоті, до якого вони були додані, тому, наприклад, забезпечення тендерної пропозиції (гарантія) завантажується тільки до нього.
Це правило може працювати в обох випадках, у разі, якщо тендер має один лот.
Першим, що бачить учасник, — можливість завантажити документи до тендеру (Рис. 5):
Усе просто: натисніть «Обрати файли», виберіть тип файлів і завантажте їх (Рис. 6):
- з власного комп’ютера;
- з документів, доданих у ваш Особистий кабінет;
- з чекліста SmartCheck AI.
Після завантаження документів учасник може (Рис. 7):
- Змінити тип файлу;
- Додати ознаку конфіденційності (інші учасники не можуть побачити цей документ у складі документів, коли пропозиція буде розкрита на етапі прекваліфікації або кваліфікації). Конфіденційною не може бути визначена інформація про запропоновану ціну, інші критерії оцінки, технічні умови, технічні специфікації та документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 Закону, і документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктом 47 Особливостей;
- Видалити документ;
- Підписати документ КЕП/УЕП (рекомендуємо учасникам завчасно оформити КЕП).
Далі заповніть електронні поля до підстав для відмови в участі (Рис. 8, Рис. 8.1):
Усі ці поля є електронними, але замовник може вимагати документального підтвердження цих пунктів. У такому разі відповідні файли потрібно завантажити до тендерної пропозиції.
До електронних полів та інших підстав для відмови в участі також належить підтвердження мови тендерної пропозиції (Рис. 9).
Після заповнення всіх електронних полів виберіть лоти, до яких бажаєте подати свою пропозицію, і натисніть «Прийняти участь» (Рис. 10).
Після цього зазначте суму своєї пропозиції та за потреби додайте інформацію про субпідрядників (або співвиконавців) (Рис. 11).
Також завантажте документи до лота за тим самим принципом, що й документи до тендеру.
Нижче буде розміщена електронна тендерна документація з обов’язковими характеристиками та кваліфікаційними критеріями, вибраними замовником (Рис. 12, Рис. 12.1):
Останніми кроками в поданні пропозиції є підтвердження відповідності пропозиції кваліфікаційним вимогам, встановленим замовником у вимогах тендерної документації, і вибір, чи передавати інформацію про місцезнаходження компанії у даних пропозиції.
Зверніть увагу: замовник може додатково вимагати підтвердження про місцезнаходження, тому важливо помилково не поставити галочку (Рис. 13).
Після цього можна надіслати пропозицію. Перед цим активуйте її, підписавши КЕП/УЕП
Порада від спеціалістів SmartTender.biz: стежте за закупівлею на випадок, якщо замовник внесе зміни до тендерної документації. Адже в разі внесення змін потрібно перевірити, чи відповідає подана пропозиція новим вимогам, й активувати її. Також підготуйтеся до майбутнього аукціону, після якого слід стежити за процесом кваліфікації та подальшим завантаженням документів переможця.
Процес закупівель завжди динамічний, і спеціалісти SmartTender.biz будуть раді допомогти з пошуком та подачею пропозицій. Інший варіант — звернутися до експертів Тендерного агентства Радник.
Перемагаймо разом!
Наостанок завантажуйте шпаргалку щодо тарифу для участі в закупівлях для учасників. Більше корисної інформації ви завжди знайдете в електронній книзі «Як брати участь в закупівлях: гайд для учасника».
google 