Оновлюємо документи для проведення закупівель з 26.06.2021

26.06.2021 набрав чинності Закон України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та інших законів України щодо вдосконалення системи функціонування та оскарження публічних закупівель» від 03.06.2021 № 1530-IX (далі — Закон від 03.06.2021 № 1530-IX). Аналіз та роз’яснення змін, внесених до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях «Зміни до Закону України “Про публічні закупівлі”», «Оскарження процедур закупівель: нові правила з 26.06.2021» та «З 26.06.2021 по-новому рахуємо строки на збільшення ціни товару до 10 %!». Після того, як ми ознайомилися з усіма змінами, необхідно привести й документи для проведення закупівель у відповідність до чинної редакції Закону. Тож у цій статті сформуємо шпаргалку для замовників щодо таких документів.

Звертаємо увагу, що на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Правова база» оновлено «Закон України “Про публічні закупівлі”». Тож розберемо все по черзі.

Положення про уповноважену особу

Стаття 11 Закону доповнена абзацом 2 пункту 3 частини 1 статті 11 Закону, а саме: передбачено, що уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, що здійснюються відповідно до частини 3 статті 3 Закону (у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг, вартість яких не перевищує 50 тис. грн, замовник повинен дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель та може використовувати електронну систему закупівель, у тому числі електронні каталоги для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель).

Отже, якщо ваша організація / установа / підприємство вирішило покласти обов’язки проведення закупівель без використання електронної системи закупівель саме на уповноважену особу, необхідно або внести відповідні зміни до положення про уповноважену особу, або ж оновити його. Готове положення з урахуванням даних обов’язків уже доступно для завантаження на порталі RADNUK.COM.UA — Приклад примірного положення про уповноважену особу від 26.06.2021.

Звіт про договір про закупівлі, укладений без використання електронної системи закупівель

З 26.06.2021 пункт 3 частини 3 статті 3 Закону доповнено, тому замовникам необхідно оновити такі документи:

1. форма звіту про договір про закупівлі, укладений без використання електронної системи закупівель;
2. протокол тендерного комітету про затвердження та оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (якщо такий звіт є додатком до протоколу тендерного комітету), щодо закупівлі товарів, робіт чи послуг;
3. протокол уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (якщо такий звіт є додатком до протоколу уповноваженої особи), щодо закупівлі товарів, робіт чи послуг;
4. протокол уповноваженої особи замовника про затвердження та оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, щодо закупівлі товарів, робіт чи послуг з ознакою COVID-19;
5. протокол уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану та звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (якщо такий звіт є додатком до протоколу уповноваженої особи), щодо закупівлі товарів через електронний каталог до 50 тис. грн;
6. протокол уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення річного плану щодо закупівлі товарів через електронний каталог від 50 тис. грн;
7. протокол уповноваженої особи про оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, щодо закупівлі товарів через електронний каталог від 50 тис. грн.

Спрощена закупівля

У спрощеній закупівлі відбулося чимало змін. Перша з них стосується строків періоду уточнення інформації. Так, з 26.06.2021 період уточнення інформації у спрощеній закупівлі має складати не менше 3 робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі в електронній системі закупівель (пункт 8 частини 3 статті 14 Закону).

Друга зміна торкнулася періоду подання пропозицій, а саме: оголошуючи спрощену закупівлю з 26.06.2021, строк для подання пропозицій не може бути менше ніж 2 робочі дні з дня закінчення періоду уточнення інформації про закупівлю (пункт 9 частини 3 статті 14 Закону).

Напевно, всі помітили розбіжність між нормами, передбаченими пунктами 8, 9 частини 3 статті 14 Закону, та нормами пункту 2 частини 1 статті 10 Закону (оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю оприлюднюється замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель не пізніше ніж за 6 робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій).

Враховуючи вищевикладене, рекомендуємо замовникам збільшувати період уточнення інформації про закупівлю та / або строк для подання пропозицій, передбачені пунктами 8 та 9 частини 3 статті 14 Закону, так, щоб загальний строк між оголошенням про проведення спрощеної закупівлі та кінцевим строком подання пропозицій був не менше 6 робочих днів.

Третьою зміною є формулювання підстави для відхилення пропозиції учасника, а саме: виключено уточнення — у тому числі через неукладення договору про закупівлю з боку учасника. Тобто з 26.06.2021 замовник має відхиляти пропозицію учасника у разі, якщо учасник протягом 1 року до дати оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі відмовився від підписання договору про закупівлю більше 2 разів із замовником, який проводить таку спрощену закупівлю (пункт 4 частини 13 статті 14 Закону).

Четверта зміна стосується строків укладення договору про закупівлю. Нарешті законодавчо передбачено, з якого моменту замовник має право укладати договір про закупівлю за результатами проведення спрощеної закупівлі, а саме: замовник може укласти договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів (абзац 1 частини 15 статті 14 Закону).

Отже, замовникам необхідно оновити такі документи:

1. форму оголошення про проведення спрощеної закупівлі;
2. оголошення про проведення спрощеної закупівлі з вимогами до учасника;
3. протокол уповноваженої особи про затвердження та оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі, проєкту договору про закупівлю та вимог до учасника щодо закупівлі товарів, робіт чи послуг;
4. протокол про відхилення пропозиції учасника на підставі пункту 4 частини 13 статті 14 Закону.

Відкриті торги

Відкриті торги є основною процедурою закупівлі, тому внесені до Закону зміни не могли обійти стороною їх документальне оформлення. Адже визначення аномально низької ціни тендерної пропозиції учасника, яке замовники копіюють у тендерну документацію, доповнено словом «тендерної». Також для підтвердження своєї відповідності таким кваліфікаційним критеріям, як наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій, та наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, учасник може залучити не потужності, а спроможності інших суб’єктів господарювання як субпідрядників / співвиконавців.

Змінено й формулювання підстави внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, які замовник має передбачити в договорі про закупівлі, а саме: збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, — не частіше ніж один раз на 90 днів з моменту підписання договору про закупівлю / внесення змін до такого договору щодо збільшення ціни за одиницю товару. Обмеження щодо строків зміни ціни за одиницю товару не застосовується у випадках зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, природного газу та електричної енергії.

Як необхідно рахувати строки з урахуванням внесених до Закону змін, читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «З 26.06.2021 по-новому рахуємо строки на збільшення ціни товару до 10 %!».

Більше про зміни, внесені до Закону, читайте у статті «Зміни до Закону України “Про публічні закупівлі”».

Отже, замовнику для проведення відкритих торгів після 26.06.2021 необхідно оновити наступні документи:

1. тендерна документація;
2. додаток 1 до тендерної документації (кваліфікаційні та інші вимоги до учасника);
3. додаток 3 до тендерної документації (проєкт договору про закупівлю);
4. тендерна документація (електрична енергія);
5. додаток 1 до тендерної документації (електрична енергія).

Для проведення відкритих торгів з публікацією англійською мовою замовник має оновити такі документи:

1. тендерна документація (міжнародні торги);
2. додаток 1 до тендерної документації (міжнародні торги);
3. додаток 3 до тендерної документації (міжнародні торги);
4. форму протоколу розкриття тендерних пропозицій.

Переговорна процедура закупівлі

У цьому розділі розглянемо три зміни, які стосуються переговорної процедури закупівлі. Перша зміна стосується підстави проведення переговорної процедури закупівлі передбачена абзацом 4 пункту 2 частини 2 статті 40 Закону в частині надання документального підтвердження відсутності конкуренції з технічних причин.

Друга зміна внесена до абзацу 5 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону, а саме: переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток, у разі якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо триваючого тендера після розгляду / оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від очікуваної вартості тендера, що оскаржується. Це надає можливість замовникам застосовувати зазначену підставу для проведення переговорної процедури закупівлі у відкритих торгах з публікацією англійською мовою.

Третя ж зміна внесена до повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами проведення переговорної процедури закупівлі. Так, з 26.06.2021 замовники мають не зазначати посилання, а додавати до нього експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Тож для проведення переговорної процедури закупівлі замовнику необхідно оновити:

1. форму повідомлення про намір укласти договір про закупівлю;
2. протокол уповноваженої особи про прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю та оприлюднення його в електронній системі закупівель (якщо повідомлення про намір укласти договір про закупівлю є додатком до протоколу);
3. протокол уповноваженої особи про прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю та оприлюднення його в електронній системі закупівель (якщо повідомлення про намір укласти договір про закупівлю є додатком до протоколу) у закупівлі розподілу електричної енергії.

Внесення змін до договору про закупівлю

Пунктом 11 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та Законом, інформацію про закупівлю, а саме: повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 цього Закону — протягом 3 робочих днів з дня внесення змін.

Змінами виключено слово «замовника», і з 26.06.2021 норма звучить так: повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю повинно містити таку інформацію, зокрема ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань / реєстраційний номер облікової картки платника податків учасника, з яким укладено договір про закупівлю.

Отже, замовнику необхідно оновити форму повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю.

Звіт про виконання договору про закупівлю

Пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону передбачено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Отже, замовник має звітувати про виконання договору про закупівлю, зокрема з дня закінчення строку дії договору про закупівлю, але за умови, що такий договір про закупівлю виконаний сторонами. Прикладом може слугувати ситуація, коли строк дії договору про закупівлю закінчився, але ведеться претензійна робота. Більше щодо даного випадку читайте у статті «Ведеться претензійна робота. Оприлюднюємо звіт про виконання договору про закупівлю чи ні?».

Висновок

Як ми розглянути вище, начебто незначні зміни призвели до оновлення 25 документів для проведення закупівель. Звертаємо вашу увагу, що закони та інші нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі, крім випадків, коли вони пом’якшують або скасовують відповідальність особи. Тому в разі, якщо замовником оголошено процедуру закупівлі / спрощену закупівлю до 26.06.2021, замовник має керуватися попередньою редакцією Закону до завершення відповідної закупівлі та повного виконання взятих зобов’язань сторонами відповідно до законодавства.