Як підготувати дефектний акт замовнику, в якого немає для цього власних фахівців

Як відомо, замовнику, який оголошує закупівлю на виконання робіт чи послуг з поточного ремонту, в тендерній документації / оголошенні про проведення спрощеної закупівлі потрібно, зокрема, детально описати, які саме роботи підлягають виконанню, вказати їх обсяги, та надати інформацію про матеріали, які при цьому слід буде використовувати.

І якщо під час закупівлі робіт для формування технічного завдання замовник користується розробленою на його замовлення проєктною та кошторисною документацією, то у випадку закупівлі поточних ремонтів та окремих видів капітальних ремонтів (на об’єктах з незначними наслідками (СС1), пов’язаних виключно з поліпшенням експлуатаційних показників) для подання у складі тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі в якості технічної специфікації йому потрібно буде самостійно підготувати та надати дефектний акт.

У ДСТУ Б Д.1.1-1:2013 наведений зразок форми такого дефектного акта для надання в якості технічного завдання лише під час закупівлі окремих видів капітальних ремонтів, проте використовувати цю форму замовник за бажанням може й у випадку закупівлі поточних ремонтів. Форму дефектного акта можна завантажити і на порталі RADNUK.COM.UA з статті «Дефектний акт: для кого та для чого (наводимо зразок)».

Щодо порядку його підготовки та затвердження, то жодних окремих вимог чи правил законодавство не містить, окрім того, що затвердження дефектного акта є функцією замовника.

Проте очевидно, що для того, щоб закупівля зрештою була ефективною, дефектний акт має бути складений якісно. А можливо це лише в тому випадку, якщо до його підготовки залучені спеціалісти, які володіють відповідними компетенціями. Якщо такі фахівці, наприклад будівельник, електрик, майстер (залежно від специфіки предмета закупівлі) наявні в замовника, йому достатньо наказом сформувати з їх складу комісію і доручити їм підготовку дефектного акта. Наведемо приклад наказу про створення комісії з обстеження стану об’єкта (об’єктів) та складання дефектного акта.

Приклад наказу про створення комісії з обстеження
стану об’єкта (об’єктів) та складання дефектного акта

Залучення сторонніх фахівців до процесу підготовки дефектного акта

А якщо таких спеціалістів немає? Чи зможуть належним чином скласти дефектний акт, до прикладу, комісії зі складу вчителів школи чи медичних працівників лікарні?У таких випадках замовнику доцільно розглянути можливість залучення сторонніх фахівців до процесу підготовки дефектного акта, адже жодних законодавчих заборон щодо такого залучення не існує. Як це можна зробити, розглянемо далі.

У замовника є два варіанти співпраці зі сторонніми експертами:

1. залучати окремих фахівців (залежно від специфіки запланованого ремонту) до складу комісії замовника;
2. замовити на договірних засадах окрему послугу з підготовки дефектного акта в організації, яка має спеціалістів з відповідними компетенціями.

До прикладу, замовник планує здійснити закупівлю поточного ремонту, для розробки дефектного акта йому доцільно залучити таких фахівців, як інженер-будівельник чи інженер-проєктувальник, або ж організацію, яка має відповідних фахівців.

Якщо ж замовник планує здійснити закупівлю робіт з капітального ремонту об’єктів з незначними наслідками (СС1), пов’язаних виключно з поліпшенням експлуатаційних показників, наприклад системи водопостачання і каналізації, у такому випадку йому було б доцільно залучити до розробки дефектного акта саме фахівця з напрямку «Водопостачання і каналізація» або ж підприємство, яке спеціалізується на проєктуванні чи виконанні робіт у цій сфері.

У будь-якому випадку під час прийняття рішення про залучення таких експертів замовник керується логікою та об’єктивними можливостями, а не нормативними вимогами.

Залучення експертів може відбуватись як на безоплатній основі, за згоди залученого фахівця чи фахівців, так і на підставі укладеного договору.

При цьому, залучаючи окремих фахівців чи організації на договірних засадах, потрібно враховувати, що придбання їхніх послуг має здійснюватися відповідно до положень Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон).

Ринкові консультації як джерело формування дефектного акта

Якщо ж у замовника немає вільних коштів для оплати таких послуг, він може, як варіант, скористатись таким інструментом комунікації з учасниками, передбаченим Законом,  як «попередні ринкові консультації». Зокрема, частина 4 статті 4 Закону вказує, що замовники можуть запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання і такі рекомендації та інформація можуть використовуватися замовником у подальшому під час підготовки до проведення закупівлі. У тому числі такі рекомендації можна запросити і щодо формування дефектного акта на ремонт.

До прикладу, замовнику необхідно здійснити поточний ремонт приміщення — він звертається до кількох потенційних виконавців робіт (бажано не менше трьох), щоб ті оглянули приміщення, допомогли замовнику   сформувати перелік і обсяги робіт і прорахувати їхню попередню вартість. Кінцевий результат таких консультацій доцільно попросити оформити у вигляді комерційних пропозицій. На підставі аналізу інформації, наданої в комерційних пропозиціях учасників, замовник зможе сформувати свій оптимальний дефектний акт з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість ремонту (очікувану вартість закупівлі), не витративши при цьому бюджетних коштів.

Проте під час проведення таких консультацій замовникам слід врахувати положення, наведені в наказі Мінекономіки № 275 від 18.02.2020 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» та «Настановах щодо етичної поведінки замовників під час здійснення публічних закупівель», що рекомендовані до застосування листом Мінекономіки № 3304-04/13647-06 від 01.04.2019, щодо неупередженого та рівного ставлення до учасників закупівлі незалежно від їх участі у ринкових консультаціях, що передували такій закупівлі, дотримання принципів недискримінації та прозорості.

Крім того, потрібно постаратись, щоб інформація про проведення ринкових консультацій була відкрита для якомога ширшого кола учасників ринку. Це дозволить підвищити конкурентність закупівлі та запобігти можливим звинуваченням у наданні переваг певним учасникам.

Висновок

Формування дефектного акта є функцією замовника, але жодних окремих вимог чи правил щодо порядку його формування законодавство не містить. Замовник може скласти дефектний акт власними силами, створивши для цього комісію із працівників організації-замовника (за умови їх наявності), залучити до його складання окремих експертів чи навіть окремі організації на договірних чи позадоговірних засадах. Як варіант, він також може скористатися для розробки дефектного акта таким інструментом комунікації з учасниками, як «попередні ринкові консультації».

Додатково користуйтесь на порталі RADNUK.COM.UA такими статтями:

• «Строк чинності та актуальності проєктно-кошторисної документації»;
• «Чому назва предмета закупівлі по роботах повинна дослівно відповідати назві в експертному звіті?»;
• «Закупівля технічного нагляду на об’єктах будівництва та приклад технічної специфікації щодо цього».