Зміст
Прямі договори для бюджетних установ є одним із найпрактичніших інструментів придбання товарів. Особливо це стосується невеликих закупівель та ситуацій, коли замовнику необхідно оперативно забезпечити установу необхідними товарами.
Зокрема, з 01.09.2026, відповідно до пункту 11 особливостей здійснення публічних закупівель, затверджених постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), замовники, визначені пунктами 1–3 частини 1 статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», можуть здійснювати закупівлі товарів і послуг вартістю менш як 200 тис. грн без використання електронної системи закупівель. При цьому замовнику необхідно правильно визначити предмет закупівлі та його очікувану вартість, внести закупівлю до річного плану та дотриматися інших вимог законодавства.
Скористайтеся шпаргалкою уповноваженої особи щодо вартісних меж.
На практиці в замовників часто виникає питання: що відбувається після того, як визначено предмет закупівлі та прийнято рішення придбати товари саме в «Епіцентрі»?
Першим кроком замовника є визначення предмета закупівлі, потреби в конкретних товарах та очікуваної вартості закупівлі. Після цього необхідно перевірити, чи дозволяють вартість закупівлі та норми Особливостей укласти прямий договір без використання електронної системи закупівель.
Для бюджетної установи також важливо, щоб постачальник надав усі документи, необхідні для здійснення оплати та підтвердження господарської операції.
Під час співпраці з такими контрагентами «Епіцентр» оформлює договір, специфікації, рахунки-фактури, видаткові накладні. У разі надання відповідних послуг оформлюються акти виконаних робіт, надаються товарно-транспортні накладні. За запитом покупця також надаються документи, що підтверджують якість товару.
Як організувати взаємодію з «Епіцентром»
Залежно від потреб замовника і масштабів закупівель можливі декілька варіантів взаємодії:
1. Локальний супровід через торговельний центр
У «Відділі комплексних продажів» за покупцем може бути закріплений фахівець, який здійснюватиме супровід від підписання договору до відвантаження товару.
2. Централізований супровід
Якщо діяльність бюджетної установи поширюється на всю територію України, за покупцем закріплюється відповідальний менеджер, який централізовано супроводжує взаємодію з установою.
Звернутися до «Епіцентру» можна через канали зв’язку, зазначені на офіційному сайті компанії.
Укладення договору з «Епіцентром»
Для замовника публічних закупівель важливо, щоб умови договору відповідали конкретній закупівлі, видаткам та рішенням, прийнятим замовником. На практиці замовнику не потрібно самостійно створювати договір з нуля. Проєкт договору може бути наданий постачальником та надалі погоджений сторонами з урахуванням умов конкретної закупівлі.
Практичний алгоритм може виглядати так:
- Замовник визначає предмет закупівлі та необхідну кількість товару.
- Перевіряє можливість укладення прямого договору відповідно до законодавства про публічні закупівлі.
- Повідомляє постачальнику найменування та кількість товарів, вимоги до строків і способу поставки, а також необхідні реквізити.
- Сторони погоджують ціну, специфікацію, строки поставки та інші умови договору.
- Після узгодження договір підписується сторонами.
- Замовник здійснює необхідне звітування в електронній системі закупівель, якщо це передбачено законодавством.
- Після поставки товару оформлюються первинні документи та здійснюється оплата відповідно до умов договору.
Не забудьте врахувати в роботі “52-гі зміни до Особливостей“.
Чи складно працювати з великою кількістю договорів
Для бюджетних установ цілком типовою є ситуація, коли протягом року необхідно укласти значну кількість договорів на різні види товарів: від канцелярії та господарських товарів до обладнання, будівельних матеріалів чи іншої продукції.
У такому випадку важливо правильно організувати документообіг та взаємодію з постачальником.
За бюджетною установою може бути закріплений відповідальний фахівець, який супроводжуватиме оформлення документів, комплектацію замовлення, строки поставки та відвантаження товару протягом виконання договору.
Щоб не заплутатися в різних договорах, зокрема по єдиному коду ДК, та не помилитися в загальній вартості договорів, ми радимо вести реєстри таких договорів, наприклад у форматі excel. У такому форматі найзручніше автоматично підбивати суму. Примірний варіант реєстру — за посиланням. Якщо ви ведете реєстр договорів, то рекомендуємо вносити в цей реєстр усі договори, у тому числі укладені без використання електронної системи, щоб бачити всі свої закупівлі.
Підписання документів
Формат оформлення та підписання документів може залежати від способу здійснення закупівлі та роботи конкретного торговельного центру.
У разі придбання товару в торговельному центрі документи зазвичай оформлюються у паперовій формі. Водночас для онлайн-замовлень доступний електронний документообіг із використанням кваліфікованого електронного підпису.
Тож замовнику доцільно заздалегідь уточнити у відповідального фахівця формат документообігу для конкретної закупівлі (див. е-книгу “Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель“). Це дасть змогу одразу визначити порядок погодження та підписання договору, отримання первинних документів і проведення розрахунків.
Що в результаті
Для бюджетної установи придбання товарів у «Епіцентрі» за прямим договором, коли законодавство дозволяє застосувати такий спосіб закупівлі, може забезпечити можливість в одному місці вибрати необхідні товари, оформити договір та первинні документи, організувати поставку й отримати супровід відповідального фахівця.
Водночас замовнику важливо пам’ятати: можливість укласти прямий договір визначається не обраним постачальником, а насамперед вартістю та предметом закупівлі, статусом замовника й вимогами законодавства про публічні закупівлі. Швидко розібратися з усіма видами закупівель вам допоможе е-книга “Алгоритми проведення закупівель та їх особливості“.
Саме поєднання належного закупівельного оформлення та організованої взаємодії з постачальником дає змогу пройти весь шлях — від визначення потреби до отримання товару та проведення розрахунків — максимально зрозуміло для відповідальної особи замовника.
Читайте також «Підстави для укладення прямого договору за пунктом 9-2 Особливостей з 01.09.2026».
google 