Правомірно продовжуємо дію договору на наступний рік за допомогою 20 %

На початку 2016 року актуальним для багатьох замовників є порядок продовження дії договору за результатами процедури закупівлі на 20 %. Ця можливість для замовників закріплена у пункті 8 частини 5 та частині 6 статті 40 Закону України «Про здійснення державних закупівель» (далі — Закон, Закон про держзакупівлі). Дана норма Закону про держзакупівлі покликана забезпечити безперебійне постачання товару, надання послуги або виконання робіт до замовників та забезпечити їх ефективне функціонування на час проведення нової процедури.

Отже, у даній статті ми розглянемо основні нюанси, на які членам комітету з конкурсних торгів замовника необхідно звернути увагу в разі продовження дії договору, укладеного за результатами проведення процедури закупівлі.

Які договори продовжуємо?

Продовжити дію договору можна лише у тому разі, якщо на момент такого продовження його дія ще не припинилася чи то у зв’язку з закінченням його строку, чи то у зв’язку з повним виконанням, чи то у зв’язку з розірванням. Нагадуємо, що кожна з цих подій зобов’язує замовника оприлюднити звіт  про виконання договору протягом 3-х робочих днів з дня настання будь-якої з них (абзац 13 частини 1 статті 11 Закону про держзакупівлі). Інакше кажучи: якщо звіт про виконання договору оприлюднено, то дію договору вже не продовжиш, і навпаки.

Слід пам’ятати і те, що норма частини 6 статті 40 Закону розповсюджується лише на договори про закупівлю, укладені з дотриманням вимог Закону і застосовується незалежно від виду процедури закупівлі, на підставі якої було укладено відповідний договір (договори), укладені Замовником без проведення закупівель (допорогові закупівлі), продовжуються відповідно до положень Цивільного та Господарського кодексів України у загальному порядку, тобто без будь-яких обмежень щодо ціни, обсягу замовлення та строків.

Скільки договорів можна продовжити?

Якщо замовник уклав декілька договорів про закупівлю за одним і тим же предметом закупівлі, то скільки з цих договорів можна продовжити: лише один чи усі? Закон про держзакупівлі не містить спеціальних застережень на такий випадок, тож можна дійти висновку, що продовженим може бути будь-який з дійсних договорів про закупівлю. Слід, однак, мати на увазі, що частина 6 статті 40 Закону про держзакупівлі задумана як виняток – така собі соломинка, що має допомогти замовнику втриматися на плаву до завершення чергової процедури закупівлі. Тож якщо об’єктивно потреби замовника цілком можуть бути задоволені завдяки продовженню дії лише одного договору, то не варто зловживати цією соломинкою і продовжувати дію двох чи трьох договорів.

Заміна сторони у зобов’язанні, незалежно від того, чи відбулася вона внаслідок правонаступництва, наприклад, у зв’язку з реорганізацію замовника чи виконавця/постачальника, чи внаслідок відступлення права вимоги/переведення боргу, не обмежує сторін у праві продовжити дію відповідного договору про закупівлю на підставі частини 6 статті 40 Закону. Водночас, якщо внаслідок заміни сторони у зобов’язанні покупцем стала особа, що не є замовником у розумінні пункту 9 частини 1 статті 1 Закону про держзакупівлі, подальші відносини за цим договором регулюватимуться вже не Законом про держзакупівлі, а лише Цивільним та Господарським кодексом України, а відтак сторони договору будуть вільні у зміні його умов. 

Як порахувати  20 %?

У багатьох замовників постає запитання щодо того, від якої суми відраховувати 20 %: від суми, яка була на момент укладення договору, чи від фактичної на кінець року — з урахуванням внесених змін до договору.

Оскільки всі додаткові угоди до договору є його невід’ємною частиною, 20 % необхідно відраховувати від остаточної (кінцевої) вартості укладеного договору про закупівлю з урахуванням змін, внесених до нього.

Тому замовник відраховує 20 %, на які продовжує дію договору, від фактичної ціни договору на момент продовження, тобто з урахуванням усіх додаткових угод до нього, а тому — усіх внесених змін.

У даній нормі Закону зазначено, що сторони можуть продовжити строк дії договору в обсязі, що не перевищує 20 % суми. Тобто в разі якщо така необхідність продовження строку дії договору виникає разом з необхідністю підвищення ціни договору, то правильним порядком дій за таких обставин є спочатку укладення додаткової угоди, у якій треба внести зміни до ціни договору в порядку, передбаченому іншими пунктами частини 5 статті 40 Закону, а вже наступним кроком буде укладення додаткової угоди на продовження строку в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі.

А що зі строками?

Частина 6 статті 40 Закону про держзакупівлі ставить два питання з приводу строків: на який же строк продовжити дію договору про закупівлю і коли необхідно розпочати чергову процедуру?

Нерідко замовники йдуть простим шляхом, переписуючи формулювання з Закону: «… сторони дійшли згоди продовжити дію договору на строк, достатній для проведення замовником закупівлі на початку наступного року…». Відмітимо, що це не найкращий варіант, адже з такими доповненнями договір перетворюється на безстроковий з усіма правилами розірвання безстрокових договорів щодо завчасного повідомлення контрагента. Тому краще зажди вказати конкретні часові рамки продовження дії договору, тим паче, що порахувати, на скільки вистачить грошей, зовсім нескладно.  

Як відомо, продовження дії договорів про закупівлю на певний процент на початок наступного року застосовується лише для закупівлі товарів/послуг/робіт, поставка яких має регулярний характер, напр., харчування, охорона, паливо тощо. Нижче розглянемо приклад:

Припустімо, було укладено договір про закупівлю харчування на загальну суму 3 000 000 грн. для 500 осіб протягом 300 календарних днів. Харчування однієї особи на день  коштує 3 000 000 грн. : 500 осіб : 300 днів =  20 грн. Замовник може продовжити договір про закупівлю не більш як на 3 000 000 х 20 % = 600 000 грн., що для 500 осіб по ціні 20 грн. за день на 1 особу вистачить на 600 000 грн. : 500 осіб : 20 грн./день = 60 календарних днів. Отже, у наведеному прикладі замовник може продовжити дію договору про закупівлю максимум на 60 календарних днів.

На питання, коли необхідно розпочати чергову процедуру, Закон відповідає розмито «на початку наступного року», інакше кажучи, не містить жодних строків.  Однак саме в інтересах замовника не відтягувати проведення чергової процедури закупівлі: як ми показали у вище у прикладі розрахунку, на довго 20 % договору не вистачить, а продовжити дію договору понад 20 % Закон не дозволяє. Звідси маємо ще одну перевагу вказівки при продовженні строку дії договору на конкретну дату: вона служитиме постійним орієнтиром і нагадуванням замовнику.

Механізм продовження дії договору для бюджетників

Бюджетний кодекс забороняє брати зобов’язання без відповідних бюджетних асигнувань (частина 4 статті 48 Бюджетного кодексу України). Інакше кажучи: нема кошторису, нема договору. А тому якщо дія договору про закупівлю підходить до завершення, а кошторис ще не затверджений, замовнику, що закуповує за рахунок бюджетних коштів, доцільно укласти додаткову угоду №1 до такого договору (зразок додаткової угоди №1 наводимо нижче), продовживши строк його дії без визначення обсягу та вартості товарів/послуг, що додатково закуповуватимуться. 

А вже на початку 2016 року, лише після затвердження тимчасового або постійного кошторису, потрібно укласти додаткову угоду № 2 до договору про закупівлю, яка  забезпечить реалізацію фінансування за надані постачальниками товари, роботи, послуги відповідно до положень бюджетного законодавства.

У зазначеній угоді № 2 обов’язково передбачаються обсяг та сума, що не перевищують 20 %, визначених у договорі, укладеному в попередньому році. Зразок додаткової угоди № 2 наводимо нижче.

Зразок

Додаткова угода № 1
до договору про надання послуг з харчування
від 02.03.2015 № 162/15

м. Київ                                                                     30 грудня 2015 року
Замовник в особі Іванова Івана Івановича, що діє на підставі Положення про бюджетну установу, затвердженого Вищестоящою бюджетною установою, та Постачальник в особі Крилова Кирила Кириловича, що діє на підставі Статуту, у зв’язку з необхідністю проведення Замовником на початку 2016 року процедури закупівлі послуг з харчування та з метою забезпечення безперебійного харчування персоналу Замовника у цей час, керуючись пунктом 8 частини 5 та частиною 6 статті 40 Закону України від 10 квітня 2014 року № 1197-VII «Про здійснення державних закупівель», дійшли згоди про таке:

1. Продовжити дію Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 № 162/15 до 29 лютого 2016 року включно.
2. Загальна вартість послуг, що будуть закуплені у період з 01 січня по 29 лютого 2016 року, визначається окремою додатковою угодою між Сторонами та не може перевищувати 20 % ціни Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015, тобто 60 000 грн. (шістдесят тисяч гривень) з ПДВ. 
3. Конкретний обсяг послуг, що будуть закуплені  у період з 01 січня по 29 лютого 2016 року визначається додатковою угодою між Сторонами після затвердження кошторису (тимчасового кошторису) Замовника.
4. Усі інші умови Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 року № 162/15 залишаються без змін.
5. Ця додаткова угода складена українською мовою у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, – по одному для кожної сторони.
6. Ця додаткова угода набирає чинності з моменту її підписання уповноваженими представниками Сторін та скріплення їх печатками.
7. Ця додаткова угода є невід’ємною частиною Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 року № 162/15.

Замовник __________________                           Постачальник _________________

Зразок

Додаткова угода № 2
до договору про надання послуг з харчування
від 02.03.2015 № 162/15

м. Київ                                                   15 січня 2015 року
Замовник в особі Іванова Івана Івановича, що діє на підставі Положення про бюджетну установу, затвердженого Вищестоящою бюджетною установою, та Постачальник в особі Крилова Кирила Кириловича, що діє на підставі Статуту, у зв’язку з необхідністю проведення Замовником на початку 2016 року процедури закупівлі послуг з харчування та з метою забезпечення безперебійного харчування персоналу Замовника у цей час, керуючись пунктом 8 частини 5 та частиною 6 статті 40 Закону України від 10 квітня 2014 року № 1197-VII «Про здійснення державних закупівель» та з урахуванням додаткової угоди № 1 від 30 грудня 2015 року до Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 № 162/15, дійшли згоди про таке:

1. Постачальник зобов’язується поставити у порядку та за ціною, визначеною у Договорі про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 № 162/15,  послуги з харчування для 500 працівників Замовника у період з 01 січня по 29 лютого 2016 року включно.
2. Загальна вартість послуг, зазначених у п. 1 цієї додаткової угоди, становить 60 000 грн. (шістдесят тисяч гривень) разом  з ПДВ. 
3. В зв’язку з укладенням додаткової угоди №2 загальна вартість Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 року № 162/15, а саме пункт 3.2  становить 3 060 000 грн. (три мільйони шістдесят тисяч гривень) разом з ПДВ.
4. Розрахунки за надані послуги здійснюється у порядку, передбаченому розділом 3 Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 № 162/15.
5. Усі інші умови Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 року залишаються без змін.
6. Ця додаткова угода складена українською мовою у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу, – по одному для кожної сторони.
7. Ця додаткова угода набирає чинності з моменту її підписання уповноваженими представниками Сторін та скріплення їх печатками. На підставі частини 3 статті 631 Цивільного кодексу України Сторони поширюють дію цієї додаткової угоди також на відносини між ними з 01 січня 2016 року по день укладання цієї додаткової угоди.
8. Ця додаткова угода є невід’ємною частиною Договору про надання послуг з харчування від 02 березня 2015 року № 162/15.

Замовник __________________                  Постачальник _________________

Розміщуємо повідомлення про внесення змін до договору та звіт про виконання договору

Відповідно до частини 1 статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору потрібно готувати лише тоді, коли зміни до договору внесено відповідно до пунктів 1, 2, 4, 5 та 8 частини 5 статті 40 Закону. Оприлюднюють їх на веб-порталі Уповноваженого органу протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Пункт 8 частини 5 статті 40 містить положення стосовно внесення змін до істотних умов договору (із застосуванням частини 6 статті 40), а саме продовження дії договору на 20 %.  

Отже, у такому разі замовник оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору на веб-порталі Уповноваженого органу. Радимо вам оприлюднювати на веб-порталі Уповноваженого органу двічі повідомлення про внесення змін: коли укладають додаткову угоду № 1 (на продовження дії договору) та коли укладають додаткову угоду № 2 (стосовно оплати).

Звіт про виконання договору потрібно подавати на оприлюднення  уже після  закінчення строку дії 20 % додаткової угоди.

У документах планування процедур закупівлі на 2016 рік дані зміни можна відобразити в графі 6 річного плану «Примітки» відповідної процедури та додатку до річного плану.

Детальнішу інформацію про заповнення форми повідомлення про внесення змін до договору ви можете прочитати в журналі № 2 (41) за лютий 2015 року на стор. 35–38.