Уже більше року замовникам забороняється вимагати від учасників, які подають документи у складі тендерної пропозиції в електронному форматі з накладанням електронного підпису, засвідчувати їх печаткою та підписом уповноваженої особи. Проте, ймовірно, меншість постачальників використовує кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) у своїй роботі, чим не полегшує собі життя. Дехто не знає, як це зробити, інші ж із побоювань «як на це відреагує замовник». Як же використовувати електронний підпис коректно?
Статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон про документообіг) передбачено поняття «електронний документ» — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Відповідно до статті 7 Закону про документообіг оригіналом електронного документа вважається електронний примірник з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон).
Якщо автор створює ідентичний за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен із них є оригіналом та має однакову юридичну силу.
Фактично, щоб електронний документ перетворився на оригінал електронного документа, на нього необхідно накласти КЕП. Відповідно до статті 1 Закону кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.
Із визначення не зрозуміло, але згідно з рядом підзаконних актів, а також роз’ясненнями Мінцифри КЕП — це електронний підпис із захищеним типом підпису. Тобто на апаратному (токені) або на хмарному носії. Із 07.11.2020 усі підписи мали б бути такими, проте підзаконними актами передбачено перехідний період до 2022 року. Це стосується підписантів недержавної форми власності (узагальнено). Детальніше про електронний підпис в публічних закупівлях читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Навіщо електронний підпис учаснику закупівель?». Про різницю між удосконаленим та кваліфікованим електронним підписом читайте у статті «Удосконалений чи кваліфікований електронний підпис: аналіз та рекомендації».
Розуміючи, що електронний документ тендерної пропозиції готується набагато швидше, ніж паперовий, змоделюємо дві ситуації, а саме: підготовку паперової версії і електронної версії тендерної пропозиції (Таблиця).
Таблиця
Учаснику необхідно надати замовнику довідку в довільній формі згідно з вимогами ТД | |
Паперовий варіант підготовки документа | Електронний варіант підготовки документа |
1. У текстовому редакторі (наприклад, MS Word) надрукувати текст. 2. Роздрукувати на принтері. 3. Підписати у керівника або уповноваженої особи. Їх може не бути в цей момент на місці. 4. Відсканувати документ. 5. Завантажити до системи. | 1. У текстовому редакторі (наприклад, MS Word) надрукувати текст. Зберегти його, наприклад, у PDF. 2. Підписати КЕП. 3. Завантажити до системи. |
Як бачимо, підготовка документів тендерної пропозиції в електронному вигляді передбачає оптимізацію процесів за рахунок видалення зайвих, витратних по часу етапів. Крім того, електронні документи можна надсилати керівнику або іншій уповноваженій особі у будь-яке місце, де є Інтернет, що є важливим у період пандемії і не тільки. Це насамперед зручно і сучасно.
При цьому файлів тендерної пропозиції також може бути багато і їх не зовсім зручно підписувати КЕП через такі сервіси, як Центральний засвідчувальний орган, поштучно, адже це також займає деякий час. Наприклад, коли файлів 30-40, це приблизно від 20 секунд до хвилини на один файл.
Саме для полегшення цього процесу на майданчику Zakupki.prom є можливість підписати всі файли тендерної пропозиції електронним підписом одночасно. Для цього спочатку натисніть на кнопку «Подати пропозицію» (Рис. 1).
На сторінці подання з’явиться кнопка «Детальніше» (Рис. 2).
Після того як ви натиснете на неї, відкриється модуль завантаження електронного підпису (Рис. 3).
Коли ви заповните всі необхідні поля, у вас з’явиться можливість прикріпити файли із автоматичним підписанням (Рис. 4).
Файли, які ви завантажуєте, відразу підписуються КЕП (Рис. 5).
Крім того, нижче буде розташована кнопка завантаження файлів без підпису (Рис. 6), наприклад для дублювання. Загалом же весь процес займає кілька хвилин.
Бажаємо перемог та обов’язково слідкуйте за оновленнями порталу RADNUK.COM.UA. Ми допоможемо полегшити закупівельне життя!
Додатково по тематиці статті на порталі RADNUK.COM.UA:
google 