Участей у закупівлях може бути багато, але їх кількість не така вже й важлива, якщо немає перемог, підписаних контрактів та доходів. Щоб стати успішним у сфері закупівель, потрібен систематичний аналіз своєї діяльності у ProZorro. Він виявить сильні та слабкі місця вашої фірми, а в цьому, як завжди, допоможе BI Prozorro.
Відстежувати показники ефективності компаній дуже важливо, адже завдяки цьому ви бачите, що у своїй діяльності варто покращити, і тому зможете збільшити доходи. Тож сьогодні я розповім, як за допомогою BI Prozorro проаналізувати досвід підприємства у ProZorro та відповісти на такі питання:
- скільки було дискваліфікацій і чому?
- з якими замовниками краще працювати?
- які є основні конкуренти?
У статтях «Як бізнесу оцінити ринок у публічних закупівлях? Частина 1: аналіз попиту» та «Як бізнесу оцінити ринок у публічних закупівлях? Частина 2: шукаємо ринкову ціну» ми працювали з уявною компанією, яка лише планує почати працювати з бюджетними замовниками. Зараз нам такий варіант не підійде: щоб аналізувати досвід у публічних закупівлях, потрібно його мати. Тому я навмання вибрала інше підприємство із цієї ж галузі — ПАТ «ОБУХІВСЬКИЙ МОЛОЧНИЙ ЗАВОД» (код ЄДРПОУ: 00445914).
Щоб розуміти, що саме потрібно покращувати, насамперед маємо оцінити загальну картину та виявити слабкі місця. Для цього використаємо лист додатка «12. Етап закупівель» модуля аналітики: «Карточка учасника (Пропозиції)».
Насамперед потрібно вказати модулю, яку компанію ми аналізуємо. Для цього у відборі «Назва учасника / код учасника» через пошук вводимо код ЄДРПОУ або назву нашого підприємства, обираємо його та натискаємо Enter (Рис. 1).
Важлива примітка: якщо вибрати більше одного учасника, їхні реквізити та дані не будуть відображатися. Тому для роботи з листами «Карточки учасника» треба вибирати лише одне підприємство.
Розглянемо загальні показники: обсяги участі у закупівлях, частоту перемог, відсоток неконкурентних закупівель і т. д. (Рис. 2). Завдяки цим числам ми можемо швидко зорієнтуватися, що є нашим переважним джерелом доходу: прямі договори чи участь у конкурентних закупівлях. Зверніть увагу на показники з відсотками — адже кожен з них має два числа. Перше з них відображає показник по сумі лотів, друге — по їх кількості.
Згідно з інформацією на Рис. 2 ПАТ «ОБУХІВСЬКИЙ МОЛОЧНИЙ ЗАВОД» переважно працює з конкурентними закупівлями і при цьому часто перемагає (у 65,8 % випадків). Проте, звісно, є випадки і неуспішних спроб отримати контракт. Тому маємо визначити їхні основні причини.
Для цього виберемо конкурентні закупівлі та використаємо діаграму «Подані цінові пропозиції» (Рис. 3). Вона покаже, чому завод не переміг у тендерах і не отримав замовлення. Щоб краще побачити інформацію, у верхньому правому куті діаграми натисніть на коло з написом «На весь екран». Тепер ми можемо вивчити детальніше основні причини невдач на торгах:
- зависока ціна;
- дискваліфікації;
- скасовані процедури;
- нерозглянуті пропозиції.
Наведіть курсор на сектор — і ви побачите значення показника ще й в абсолютному числі. Як бачимо, завод, який ми розглядаємо, дискваліфікували в 11,1 % випадків від всіх участей у конкурентних закупівлях, а у майже 20 % тендерів ціна була зависока. Саме з цими показниками можна далі працювати, щоб зменшити їх частку.
Крім цього, ми можемо дізнатися, у закупівлях яких замовників найчастіше брало участь обране підприємство. Для цього варто подивитися на діаграму «Організатор». І тут також можна побачити статуси цінових пропозицій окремо в кожного замовника. Це потрібно, аби глибше дослідити, чому не вдається перемогти на тендері. Чи справедливо вас дискваліфіковують різні замовники, якщо так — то чому? Наскільки ваші ціни відрізняються від цін конкурентів? Відповіді на ці питання дадуть вам розуміння, з ким із замовників вигідніше продовжувати співпрацю і де потрібно змінити тактику.
Приміром, у нашому випадку помітно, що невдалим є досвід участі компанії у закупівлях КНП «Хмельницький обласний заклад з надання психіатричної допомоги». ПАТ «ОБУХІВСЬКИЙ МОЛОЧНИЙ ЗАВОД»13 разів намагалося здобути договір про закупівлю, і поки марно — переважно через надто високі ціни (Рис. 4).
Якщо хочете побачити, у яких областях компанія найактивніше бере участь у закупівлях, та подумати над розширенням географії участі, скористайтеся діаграмою «Географія». Вона демонструє розподіл значень вибраного показника (кількість лотів або очікувана вартість) на карті України по областях організаторів (Рис. 5).
З вищевикладеного слідує, що ПАТ «ОБУХІВСЬКИЙ МОЛОЧНИЙ ЗАВОД» цікаві закупівлі трьох областей і переважно — Київської. Тут можна припустити наявність потреби розширити участь у тендерах, хоча б на сусідні регіони: Житомирську, Вінницьку, Черкаську, Чернігівську та Полтавську області.
Ба більше, буде цікаво мати детальну статистику участей (а також перемог) у динаміці (Рис. 6). Наприклад, так ми побачимо, що найактивнішими місяцями закупівельної діяльності обраного підприємства є грудень — березень. А ще зверніть увагу на періоди, коли було багато програшів, зокрема через дискваліфікацію. Цілком можливо, десь там криються систематичні помилки, які заважали вам здобути замовлення.
Коли підприємство / фірма програє, гроші за оплату поданих пропозицій не повертають. Однак гірше те, що завод недоотримує дохід від потенційних контрактів, які не уклали через відхилення тендерних пропозицій. Потенційні доходи, які ми так і не отримали, можна знайти у такий спосіб: вибираємо статус «Дискваліфіковані» та включаємо показник «Очікувана вартість». Також корисно подивитися, хто найчастіше дискваліфіковував компанію. Можливо, варто взагалі припинити співпрацю з цим організатором?
Для цього виберемо відповідний сектор на круговій діаграмі, а потім — замовника згори списку (Рис. 7). Переходимо на лист «Тендери / Лоти», а далі — на кожну закупівлю окремо. Так ми можемо вивчити свої помилки, щоб більше їх не повторювати.
Що ж, із дискваліфікаціями трохи розібралися. Перейдемо до аналізу цін: чи сильно вони відрізняються від цін суперників? Для цього на листі «Карточка учасника (пропозиції)» знімемо попередній відбір на круговій діаграмі та зробимо новий — на закупівлі зі статусом «Не виграли (вища ціна)» та «Не розглянуті».
На вкладці «Конкуренти» видно, кому і як часто ми програвали (Рис. 8). Знову ж таки, на листі «Тендери / Лоти» можна перейти на конкретні закупівлі та дослідити цінову різницю. Залежно від того, наскільки вона велика, ви можете або змінити тактику на аукціоні, або ж відмовитися від певних тендерів, які вам невигідні.
Рис. 8
Такий аналіз своєї компанії точно дасть вам поживу для роздумів та допоможе виконати роботу над помилками й покращити результати. Тож бажаю нових перемог!
Більше про модуль аналітики читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Аналітика в публічних закупівлях: як BI Prozorro допомагає бізнесу перемагати?».
Додатково з цікавого:
google 