Печатка для уповноваженої особи: яка вона та коли потрібна?

Ганна Пясецька
590
28 Травня 2022
Печатка для уповноваженої особи: яка вона та коли потрібна?
590
28 Травня 2022

У цій статті коротко по суті визначимось, чи застосовується «звичайна» печатка в публічних закупівлях; чи має уповноважена особа отримувати електронну печатку для використання в закупівельній діяльності; в якому випадку електронна печатка може знадобитись уповноваженій особі та чи можна встановити вимогу щодо підпису тендерної пропозиції / пропозиції не тільки КЕП / УЕП, а й шляхом накладення електронної печатки.

Нормативна база

Печатка є атрибутом, що використовується суб’єктами господарювання, юридичними особами та фізичними особами — підприємцями. Відповідно до статті 581 Господарського кодексу України (далі — ГКУ) суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим. Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

Закон України «Про електронні довірчі послуги» (далі — Закон про електронні послуги) на рівні з електронним підписом регулює порядок формування і статус кваліфікованої та удосконаленої печатки. Відповідно до Закону про електронні послуги електронна печатка — це електронні дані, які додаються створювачем електронної печатки до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються для визначення походження та перевірки цілісності пов’язаних електронних даних.

Які електронний підпис, електронна печатка може бути удосконаленою, що не потребує спеціальних технічних засобів або кваліфікованою, тобто передбачає використання спеціальних програмно-апаратних засобів, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу.

Кваліфікована електронна печатка має презумпцію цілісності електронних даних і достовірності походження електронних даних, з якими вона пов’язана (частина 5 статті 18 Закону про електронні послуги).

Пунктом 40 статті 1 Закону про електронні послуги визначено, що створювачем електронної печатки є юридична особа, яка створює електронну печатку. Отже, електронна печатка, як і електронний підпис, накладається на електронні дані та ідентифікує суб’єкта — юридичну особу, якою така печатка створена.

Звертаємо увагу: використання печатки, як фізичного предмета при формуванні паперових документів суб’єкта господарювання, так і його електронного аналогу при роботі з електронними документами, у тому числі договорами, бухгалтерськими документами тощо, за загальним правилом є правом, а не обов’язком.

Чи має уповноважена особа отримувати електронну печатку

Що стосується діяльності уповноважених осіб та використання ними електронних печаток, Закон України «Про публічні закупівлі» та інші законодавчі акти у сфері закупівель не визначають обов’язку для уповноваженої особи скріплювати свої «паперові» рішення (протоколи) печатками на фізичних носіях, а отже, не передбачено і обов’язку проставляння електронної печатки на рішення (протоколи) уповноваженої особи, що сформовані у вигляді електронних документів.

Так само чинне законодавство, в тому числі наказ Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі» (далі – Порядок 1082), встановлює обов’язок для замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю накладання лише електронного підпису (кваліфікованого) в електронній системі закупівель на внесену в електронні поля інформацію.

Отже, для повноцінної роботи уповноваженій особі електронна печатка не потрібна, хоча і заборони використання не встановлено, отже за наявності відповідних внутрішніх документів замовника така печатка може використовуватись уповноваженою особою.

В якому випадку електронна печатка може знадобитись уповноваженій особі та замовнику

Прогресивним способом обміну документами між контрагентами на разі є перехід на електронний документообіг, зокрема підписання договорів у вигляді електронних документів, а також оформлення та підписання бухгалтерських та інших юридично значимих документів у електронній формі.

Про зручний механізм роботи з електронними документами читайте у статті «Покроковий алгоритм підписання електронних документів в M.E.Doc» на порталі RADNUK.COM.UA.

Замовник може прийняти рішення підписувати, зокрема, договори про закупівлю, що укладаються за результатами проведених процедур, у вигляді електронних документів, і у випадку використання печатки замовником як фізичного носія має можливість скріплювати електронний договір про закупівлю як кваліфікованим / удосконаленим підписом, так і відповідною електронною печаткою.

Уповноважена особа може бути наділена правом укладати від імені замовника договори про закупівлю. Таке право має бути надано у вигляді довіреності уповноваженій особі із зазначенням переліку наданих повноважень.

Наголошуємо: електронна печатка може знадобитись уповноваженій особі так само, як і іншому підписанту договору про закупівлю (керівнику замовника або іншому працівнику, що здійснює свої повноваження згідно з довіреністю), саме для укладання договору про закупівлю або ж іншого господарського договору в електронному вигляді (прямого договору).

Варто зазначити: замовник може мати не одну печатку. Відповідно до розділу 3 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, в установах дозволяється також застосовувати печатки структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), а також металеві печатки — для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

Отже, замовник може передбачити окрему електронну печатку, наприклад «для договорів про закупівлю» або «для господарських договорів» тощо, та встановити перелік випадків, в яких така електронна печатка буде використовуватись (для підписання договорів про закупівлю чи інших господарських договорів у вигляді електронних документів) та відповідальну особу підписанта, яка буде користуватись такою печаткою.

Електронна печатка (кваліфікована або удосконалена) видається Акредитованими центрами сертифікації ключів, у тому числі безкоштовно — органами Державної фіскальної служби України, в тому ж порядку, що і кваліфікований / удосконалений електронний підпис.

До нагоди на порталі RADNUK.COM.UA читайте «Тижневий БУМ. Безкоштовний КЕП».

Електронна печатка у відкритих торгах

Застосування електронної печатки непритаманне сфері публічних закупівель, але замовник може встановити таку вимогу в тендерній документації. Втім, повторимось: відповідно до частини 1 статті 581 ГКУ використовувати печатку суб’єкту господарювання у своїй діяльності необов’язково. Наявність або відсутність відбитка печатки на документі не створює юридичних наслідків (частина 3 статті 58ГКУ).

Проте уповноваженій особі слід ураховувати нюанси, які можуть виникнути у зв’язку із застосуванням електронної печатки в документах, що видані учаснику та надаються ним у складі тендерної пропозиції.

Встановлення вимог щодо підписання тендерної пропозиції електронною печаткою

Електронний підпис може накладались учасником на:

  • електронні дані, що вносяться в електронну систему при поданні тендерної пропозиції (відповідно до пункту 3 Порядку 1082);
  • окремі документи тендерної пропозиції (документи учасника складені як електронні, електронні банківські гарантії, копії документів) та на тендерну пропозицію в цілому.

Чи може електронна печатка замінити електронний підпис? Орган оскарження неодноразово звертав увагу на те, що електронна печатка не може замінювати собою електронний підпис учасників в рішеннях Органу оскарження від 08.12.2020 № 22660-р/пк-пз; від 25.08.2020 № 16019-р/пк-пз; від 16.09.2020 № 17439-р/пк-пз, від 04.11.2021 № 25008-р/пк-пз та багатьох інших, так само як і Державна аудиторська служба України зокрема по закупівлям UA-2021-09-02-006567-a, UA-2021-10-12-013279-b,  UA-2021-07-27-011352-b, UA-2020-12-18-015820-c визначає порушенням дії замовника щодо не відхилення тендерної пропозиції учасників які при поданні тендерної пропозиції накладали лише електронну печатку замість електронного підпису.

Крім іншого технічна реалізація функціоналу деяких майданчиків електронної системи закупівель мають функціонал, який блокує підписання учасниками електронною печаткою тендерної пропозиції при її поданні та допускає підписання лише електронним підписом.

Чи може замовник вимагати проставляння електронної печатки разом з електронним підписом на електронних документах?

Щодо доцільності / необхідності встановлювати в тендерній документації вимоги додаткового накладання електронної печатки на окремі документи тендерної пропозиції нагадаємо, що

  • електронний підпис це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис;
  • електронна печатка це електронні дані, які додаються створювачем електронної печатки до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються для визначення походження та перевірки цілісності пов’язаних електронних даних.

Отже, як електронний підпис так і печатка це набір електронних даних. Порівняння переліку даних, які відображаються при перевірці накладеного електронного підпису та електронної печатки розглянемо у наведеній нижче таблиці.

Таблиця

Як бачимо, дані які відображаються щодо електронної печатки за наповненістю змісту не відрізняються від повноти даних наявних щодо електронної печатки.

Отже встановлення вимоги замовником в тенденцій документації щодо обов’язку учасника накладати електронну печатку додатково до електронного підпису на окремі документи тендерної пропозиції (документи учасника складені як електронні, електронні банківські гарантії, копії документів тощо) є недоцільною, адже не має додаткової цінності.

З урахуванням статті 58-1 ГК України додатково накладена електронна печатка в такому випадку не створює жодних юридичних наслідків, та сам електронний підпис не «підсилює».  А аналіз Таблиці дає можливість зрозуміти, що накладена електронна печатка не містить жодних унікальних даних.

Більше того вимога додаткового накладення електронної печатки разом з електронним підписом може безпідставно утруднити для учасників підготовку та подання тендерної пропозиції.

Практику з цього питання читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Електронний підпис чи печатка: що обрати?».

Висновки

Використання печатки, як фізичного предмета при формуванні паперових документів суб’єкта господарювання, так і його електронного аналогу при роботі з електронними документами, у тому числі договорами, бухгалтерськими документами тощо, за загальним правилом є правом, а не обов’язком.

Тому у замовника не має потреби та причин визначати вимоги в тендерній документації щодо обов’язку учасника накладати електронну печатку на окремі документи тендерної пропозиції чи на тендерну пропозицію в цілому, додатково до електронного підпису.

Електронна печатка загалом не потрібна уповноваженій особі під час організації та проведення процедур закупівель і спрощених закупівель, а також публікації звітів про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

Але така електронна печатка може знадобитись замовнику, який прийме рішення почати підписувати господарські договори / договори про закупівлю / первинні бухгалтерські документи у вигляді електронних документів та використовувати для підписання кваліфіковану / удосконалену електронну печатку разом з кваліфікованим електронним підписом.

Усе про роботу уповноваженої особи з документами читайте в електронній книзі «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель». Корисне зі зразків документів для завантаження:

Уповноважена особа

Публікації, тематикою яких є особливості організації закупівельної діяльності замовника