Держава виділяє кошти замовникам і вони проводять закупівлі з метою забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад. Для цього Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) передбачено відповідний порядок та види закупівель. Проте бувають ситуації, коли закупівля вже здійснена, а замовнику потрібно тільки відшкодувати (компенсувати) кошти. Розглянемо, чим відшкодування відрізняється від закупівлі та коли це можливо.
Пунктом 25 частини 1 статті 1 Закону визначено, що публічна закупівля — придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом (далі — закупівля).
Відповідно до пункту 6 частини 1 статті 1 Закону договір про закупівлю — господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.
Думка Уповноваженого органу. У відповіді на електронний запит № 1208/2021 Мінекономіки підсумувало, що у разі якщо замовником у розумінні Закону передбачено придбання товарів, робіт і послуг та за результатами закупівлі укладається договір, така закупівля здійснюється відповідно до вимог Закону, в один зі способів, керуючись відповідними вартісними межами.
Узагальнений порядок дій для здійснення закупівлі передбачає такі етапи:
- планування закупівлі;
- проведення процедур відповідно до вибраного виду закупівлі;
- укладення договору про закупівлю;
- виконання договору про закупівлю;
- оплата коштів за договором про закупівлю.
Це досить умовний алгоритм, адже кожен етап може супроводжуватися додатковими умовами, але незмінними є дві умови: оплата коштів і отримання предмета закупівлі. Під отриманням можемо розуміти набуття права власності або права користування.
Тобто замовник отримує предмет закупівлі, потім сплачує кошти. У разі попередньої оплати може бути навпаки: замовник сплачує кошти, а потім отримує предмет закупівлі. Але в усіх випадках саме замовник сплачує кошти і саме він отримує результат закупівлі, тобто товари, роботи або послуги. Будь-який інший алгоритм дій не є закупівлею у розумінні Закону.
Що є відшкодуванням?
Відшкодування передбачає, що закупівлю здійснює третя сторона, а замовник тільки повертає їй кошти. Тобто при відшкодуванні порушується основна умова закупівлі у розумінні Закону — двостороння взаємодія «замовник — виконавець (учасник)», і відбувається взаємодія трьох сторін «замовник, отримувач предмета закупівлі, — особа, що закуповує, — виконавець (учасник)».
Думка Уповноваженого органу. У відповіді на електронний запит № 896/2021 Мінекономіки зазначило, що у разі якщо видатки здійснюються замовником саме як відшкодування (компенсація) витрат і не передбачають укладання договору про закупівлю, то норми Закону, а також нормативно-правових актів, розроблених на його виконання, на здійснення таких видатків не розповсюджуються.
Приклад 1. Оплата комунальних послуг
Закупівля «замовник — учасник» відбувається між балансоутримувачем та надавачем послуг. Замовник не має прямих договірних зобов’язань із учасником, а тільки відшкодовує сплачене балансоутримувачем.
Слід ураховувати: оскільки відшкодування не потрапляє під дію Закону, замовникам не потрібно застосовувати його норми, у тому числі щодо оприлюднення інформації. У ситуації, коли замовники оприлюднювали звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, на закупівлю послуг про відшкодування витрат на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг, ДАСУ при проведенні моніторингу визначало це як порушення законодавства в частині неправомірного вибору та застосування процедури закупівлі.
У висновку про результати моніторингу закупівлі UA-2020-02-18-001169-a вказано, що замовник самостійно визначає предмет закупівлі послуг, керуючись вимогами розділу IІ Порядку визначення предмета закупівлі. Водночас, якщо видатки здійснюються замовником саме як відшкодування (компенсація) витрат і не передбачають укладання договору про закупівлю, норми Закону на здійснення таких видатків не розповсюджуються.
За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення звіту про укладений договір порушень не встановлено. За результатами аналізу вибору процедури закупівлі встановлено, що замовником не застосовані процедури закупівлі, чим не дотримано норму частини 1 статті 12 Закону (прим. ред.: редакція Закону, що діяла на момент прийняття аудитором рішення).
Приклад 2
У цій ситуації організація (замовник) має відшкодувати йому ці витрати.
Відповідно до індивідуальної податкової консультації від 21.03.2019 № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, у разі якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.
З цим погоджується і Мінфін у листі від 26.02.2019 № 11220-16-63/5675, у якому, зокрема, зазначено:
«…у разі придбання працівником за власні готівкові кошти або з використанням власних платіжних карток товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні до бухгалтерської служби подається у визначені законодавством строки звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму та Порядок складання якого затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 № 350).
Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат і затвердив зазначений звіт, бухгалтерська служба відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291, відображає у бухгалтерському обліку зобов’язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 ‟Розрахунки з підзвітними особами” рахунку 37 ‟Розрахунки з різними дебіторами”».
При цьому в листі Мінфіну від 13.02.2007 № 31-34000-30-25/2774 з цього питання була рекомендація оформити з підзвітною особою у письмовій формі договір доручення і видати доручення на здійснення відповідних дій. Відносини у трудовій сфері за договором доручення регулюються відповідно до глави 68 Цивільного кодексу України.
Водночас для забезпечення вищезазначеного можемо порекомендувати у трудовому договорі працівника передбачати можливість здійснення дій з придбання товарів (робіт, послуг) від імені підприємства з метою подальшого відшкодування витрачених коштів працівника замовником.
Слід доповнити: для правильного трактування відшкодування в площині публічних закупівель важливою залишається умова планування закупівлі. Коли йдеться про закупівлю працівником пального, слід ураховувати, що такі дії мають бути здійснені ним з урахуванням обставин, що зумовили їх непередбачуваність, наприклад якщо виїзд автомобілем був у екстреному порядку, що не характерно для діяльності замовника.
Водночас, якщо замовник утримує автомобіль і планує його використання протягом року, то він ще на початку року має потурбуватися та розрахувати обсяг потреби у закупівлі пального на рік і включити таку закупівлю до річного плану закупівель. При цьому пальне може бути закуплене у формі талонів, що дозволятиме використовувати їх при виїзді автомобіля на дальні відстані.
Ба більше, навіть якщо потреба у пальному для автомобіля виникла непередбачено, що не дозволило водію очікувати, поки замовником буде застосовано відповідний вид закупівлі, останній може скористатися умовами пункту 3 частини 7 статті 3 Закону.
Адже замовник може не проводити спрощену закупівлю та укласти прямий договір, у разі якщо існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення спрощеної закупівлі.
Головне при цьому — не забути опублікувати звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, протягом трьох робочих днів з дня його укладення. Такий звіт може бути і на підставі документа, що підтверджує придбання товару (товарів), робіт та послуги (послуг), тобто необов’язково укладати договір.
Враховуючи зазначене, відшкодування працівникові витрат на закупівлю пального для службового автомобіля повинне бути обгрунтованим винятком, а не правилом.
Оплата на умовах страхування
Ще одним прикладом відшкодування (компенсації) є оплата на умовах страхування. Однак її не можна трактувати як відшкодування замовником, тому що в цій ситуації відшкодовує страхова компанія. Розглянемо детальніше на прикладі обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземного транспорту за умови, що власником транспорту є замовник.
Відповідно до статті 35 Закону України «Про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів» (далі — Закон № 1961) для отримання страхового відшкодування потерпілий чи інша особа, яка має право на отримання відшкодування, протягом 30 днів з дня подання повідомлення про дорожньо-транспортну пригоду подає страховику (у випадках, передбачених статтею 41 цього Закону, — Моторному (транспортному) страховому бюро України) заяву про страхове відшкодування. У цій заяві має міститися, зокрема:
- зміст майнової вимоги заявника щодо відшкодування заподіяної шкоди та відомості (за наявності), що її підтверджують;
- інформація про вже здійснені взаєморозрахунки осіб, відповідальність яких застрахована, або інших осіб, відповідальних за заподіяну шкоду, та потерпілих.
Страховик приймає вмотивоване рішення про здійснення страхового відшкодування (регламентної виплати) або про відмову у здійсненні страхового відшкодування (регламентної виплати). Регламентна виплата — це страхове відшкодування, що виплачується, якщо смерть потерпілого внаслідок дорожньо-транспортної пригоди настала протягом одного року після дорожньо-транспортної пригоди та є прямим наслідком цієї дорожньо-транспортної пригоди.
Рішення про здійснення страхового відшкодування (регламентної виплати) приймається у зв’язку з визнанням майнових вимог заявника або на підставі рішення суду, у разі якщо спір про здійснення страхового відшкодування (регламентної виплати) розглядався в судовому порядку.
Відповідно до частини 36.2 Закону № 1961 страховик протягом 15 днів з дня узгодження ним розміру страхового відшкодування з особою, яка має право на отримання відшкодування, за наявності документів, зазначених у статті 35 Закону, повідомлення про дорожньо-транспортну пригоду, але не пізніш як через 90 днів з дня отримання заяви про страхове відшкодування зобов’язаний у разі визнання ним вимог заявника обґрунтованими прийняти рішення про здійснення страхового відшкодування (регламентної виплати) та виплатити його.
Якщо відшкодування витрат на проведення відновлювального ремонту пошкодженого майна (транспортного засобу) з урахуванням зносу здійснюється безпосередньо на рахунок потерпілої особи (її представника), сума, що відповідає розміру оціненої шкоди, зменшується на суму визначеного відповідно до законодавства податку на додану вартість.
Потерпілі — це юридичні та фізичні особи, життю, здоров’ю та / або майну яких заподіяна шкода внаслідок дорожньо-транспортної пригоди з використанням транспортного засобу.
При цьому доплата в розмірі, що не перевищує суми податку, здійснюється за умови отримання страховиком документального підтвердження факту оплати проведеного ремонту.
Крім того, страховик має право здійснювати виплату страхового відшкодування безпосередньо потерпілим або погодженим з ними підприємствам, установам та організаціям, що надають послуги з ремонту пошкодженого майна, лікування потерпілих та інші послуги, пов’язані з відшкодуванням збитків. Страховик здійснює компенсацію витрат страхувальника або особи, відповідальність якої застрахована, у разі, коли такі витрати здійснюються за згодою страховика. Якщо страхувальник або особа, відповідальність якої застрахована, здійснили такі витрати без попереднього погодження із страховиком, страховик має право відмовити у компенсації таких витрат або зменшити їх розмір з урахуванням вимог законодавства України про порядок відшкодування такої шкоди.
Отже, з огляду на умови страхування, що визначаються у договорі страхування, що укладається між замовником та страховою компанією, наприклад, у разі пошкодження автомобіля, може бути два варіанти розвитку подій: витрати компенсуються або замовнику, або напряму підприємству, що надає послуги з ремонту.
Наведемо приклад примірної
умови в договорі страхування
Якщо страхувальник або особа, відповідальність якої застрахована, здійснили такі витрати без попереднього погодження із страховиком, страховик має право відмовити у компенсації таких витрат або зменшити їх розмір з урахуванням вимог законодавства України про порядок відшкодування такої шкоди».
Таким чином, у разі якщо страхові витрати компенсуються страховиком напряму підприємству, що надає послуги з ремонту, то задіяна умова взаємовідносин «замовник — страховик — надавач послуг». Замовник не здійснює прямих оплат, хоч і отримує кінцевий результат наданих послуг.
При цьому послуги страхових компаній закуповуються у порядку, передбаченому Законом, і замовником уже сплачено послугу, яку надаватиме страхова компанія на умовах договору страхування.
Водночас за умови, коли замовник сам замовляє послуги з ремонту пошкодженого авто, складається ситуація «замовник — надавач послуг». Навіть за умови, що в подальшому страхова кампанія поверне замовнику сплачені за ремонт послуги, він самостійно проводить закупівлю цих послуг.
Отже, у цьому випадку замовник повинен дотримуватися вимог Закону, адже це звичайна закупівля послуг з ремонту автомобіля за рахунок коштів замовника, що в подальшому будуть відшкодовані страховою компанією.
Висновок. З огляду на зазначене замовники можуть використовувати механізм відшкодування витрат, але повинні чітко розрізняти, що є відшкодуванням витрат, а що є закупівлею у розумінні Закону. Основна різниця полягає у тому, що при відшкодуванні замовник не задіяний як сторона, що несе зобов’язання за договором про закупівлю із прямим постачальником товарів (надавачем послуг, виконавцем робіт). Водночас замовник не повинен використовувати цей механізм як спосіб уникнення проведення публічних закупівель у порядку, передбаченому Законом.
Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA такі цікаві та вкрай важливі статті:
google 