Обов’язковим етапом проведення будь-якої процедури закупівлі, спрощеної закупівлі чи укладання прямого контракту є планування, що має знайти своє відображення в річному плані закупівель. Далі поліпшимо власні знання щодо цього.
Чи корисний кошторис або фінансовий план для уповноваженої особи?
Згідно з роз’ясненням Мінекономіки від 03.09.2020 № 3304-04/54160-06 Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) не встановлено обов’язку замовника складати та затверджувати річний план закупівель на підставі кошторису (тимчасового кошторису), фінансового плану (плану асигнувань, плану використання бюджетних коштів). Тому замовник може оголошувати відповідні закупівлі для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах без затверджених кошторисів або фінансових планів.
З огляду на те, що кошторис для бюджетної організації та фінансовий план для господарського товариства / підприємства можуть та мають слугувати джерелом достовірних даних для визначення запланованої потреби в товарах, роботах чи послугах, такі документи можна застосовувати як першоджерело для встановлення потреби в закупівлі та визначенні очікуваного розміру коштів, що виділяються на закупівлі певних груп товарів, робіт чи послуг.
Однак КЕКВ для кошторису та код рядка витрат для фінансового плану загалом не співпадають з кодами національного класифікатора України ДК 021:2015 (Єдиний закупівельний словник), який замовники використовують для планування та визначення предмета закупівлі.
Приклад 1
Хоча кошторис або фінансовий план і містить вичерпну інформацію про запланований обсяг витрат, однак, як правило, не має достатньої деталізації для правильного визначення вартісних порогів щодо кожного предмета закупівлі за четвертим знаком згідно з Єдиним закупівельним словником, окрім випадків закупівлі робіт та поточного ремонту.
При цьому важливим у межах виконання Закону є саме загальна вартість потреби замовника в товарах, роботах чи послугах за кожним кодом ДК 021:2015, визначеним за відповідним знаком, а правильне визначення вартісної потреби в межах кожного коду ДК 021:2015 дозволить уникнути несвідомого поділу предмета закупівлі. Більше про розміри штрафів читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Якщо хочете стати УО, не забудьте про відповідальність!». Адміністративна відповідальність спонукає уповноважених осіб, членів тендерного комітету або інших осіб, відповідальних за узагальнення та планування потреб замовника, уважно підходити до аналізу інформації про наявні, сформовані потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг.
За відсутності деталізованих даних щодо витрат за кожним кодом ДК 021:2015 у кошторисі або фінансовому плані, для формування коректного прогнозу щодо вартісних порогів закупівлі за кожним кодом ДК 021:2015 відповідальні особи замовника (уповноважена особа, відповідальні члени тендерного комітету чи інші особи, відповідальні за узагальнення та планування потреб) можуть, зокрема, виходити з обсягів та сум закупівель попередніх років, адже існує велика вірогідність, що закупівля витратних матеріалів чи ресурсів, які безпосередньо потрібні для господарської діяльності замовника, виконання основних функцій та завдань, є сталою потребою, що в приблизно однаковому обсязі закуповується кожного року (наприклад, електрична енергія, природний газ, інші комунальні послуги, пальне, папір та канцелярське приладдя, послуги телефонного зв’язку тощо).
Зручним інструментом для отримання повної та достовірної інформації про всі закупівлі поточного та попередніх періодів, а також для їх подальшого аналізу є публічний модуль аналітики, розміщений за посиланням, в якому за вкладкою «Тендери/Лоти» і за вибраними фільтрами, кодом ЄДР замовника та відповідним роком (попереднім закупівельним роком) замовник може вивантажити у форматі Excel дані для аналізу (Рис. 1).
У файлі Excel буде доступна інформація щодо всіх закупівель відповідного року, зокрема за кодом ДК 021:2015, та сума очікуваної вартості по кожній процедурі закупівлі / закупівлі (Рис. 2).
Вказані дані можна за допомогою функції Excel «Сводная таблица» згрупувати й отримати інформацію щодо загальної очікуваної вартості за кожним кодом ДК 021:2015 за відповідний рік. На підставі даних попереднього року можна будувати «орієнтовний річний план закупівель» на наступний рік, яким за відсутності інших джерел інформації або даних замовник може користуватись для визначення виду закупівлі.
Варто врахувати, що до загального обсягу закупівель за кодом ДК 021:2015 не слід додавати нерезультативні повтори по проведених процедурах закупівель \ спрощених закупівлях. Наприклад, якщо в попередньому році було проведено двоє відкритих торгів по 3 млн грн кожні, що були неуспішні через подання недостатньої кількості тендерних пропозицій та за результатами яких замовник оголосив переговорну процедуру на 3 млн грн, то загальна потреба по коду ДК 021:2015 не буде «сумуватись» за всіма проведеними процедурами, а загальна річна потреба в закупівлі буде становити 3 млн грн, отже, замовнику для оголошення закупівлі поточного року слід вибрати вид процедури — відкриті торги.
Дані з публічного модуля аналітики дозволять «відкинути» нерезультативні повтори закупівель, зокрема за показником колонки «Статуси процедур», та працювати лише з даними по реальних реалізованих потребах. Також для більшої точності визначення потреби у грошовому виразі замовник може використовувати не дані щодо очікуваної вартості, а інформацію про суму укладених договорів про закупівлю / договорів, однак слід пам’ятати, що через інфляцію вартість товарів, робіт і послуг на ринку зростає, тому обсяг товару у 2021 році може бути дорожчим (а в деяких випадках навпаки дешевшим), ніж аналогічний обсяг товару у 2022 році. Закон не зобов’язує замовника публікувати весь річний план закупівель одночасно, а цей процес у більшості замовників триває протягом всього року.
Отже, вищезазначений «орієнтовний річний план закупівель» може стати основою для подальшого коректного планування процедур закупівель у річному плані закупівель та дозволить відповідальній особі при отриманні інформації чи документів для проведення торгів за наявної потреби зрозуміти, який орієнтовний обсяг потреби може бути у замовника в поточному році, якщо більш детальної та достовірної інформації немає, та визначити вид процедури закупівлі згідно з Законом, не порушивши його положень.
Водночас для детального та коректного формування інформації про орієнтовні обсяги закупівель та вартісні пороги замовнику слід додатково запитувати й аналізувати інформацію щодо запланованих обсягів закупівлі від безпосередніх власників потреб у закупівлі та коригувати «орієнтовний річний план закупівель» залежно від отриманої інформації.
Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA такі статті:
- «Скорочена переговорна процедура закупівлі у разі закупівлі палива»;
- «Приклад протоколу в разі виділення додаткових коштів (спрощена закупівля)»;
- «Нотатки закупівельника: винятки з Закону про публічні закупівлі»;
- «Чи “сумувати” за одним кодом кошти за проведеною закупівлею та додатково виділені кошти?»;
- «Розбираємо одне з виключень, передбачених Законом про закупівлі»;
- «Кошти у зв’язку з розірванням договору про закупівлю — новий предмет закупівлі?».
google 