Згідно з частиною 3 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) при організації закупівельної діяльності замовник може призначати декілька уповноважених осіб, за умови, що обов’язки кожної з них будуть розмежовані.
Водночас згідно з частиною 7 цієї ж статті уповноважені особи здійснюють свою діяльність відповідно до положення, затвердженого замовником. У цьому положенні рекомендовано зазначити інформацію про права та обов’язки уповноваженої особи, вимоги до неї, процес організації діяльності, а також схему заміщення уповноваженої особи у разі відсутності (тимчасової непрацездатності, відпустки або відрядження). Якщо ж у положенні про уповноважену особу не передбачено особи, яка заміщує уповноважену особу, не біда — на порталі RADNUK.COM.UA для вас розміщено Приклад наказу про тимчасове призначення уповноваженої особи.
Співробітник, який заміщує уповноважену особу на час її відсутності, повинен мати кваліфікований електронний підпис, підтвердити свій рівень володіння базовими знаннями у сфері публічних закупівель, пройшовши тестування. А також обов’язково бути зареєстрованим у системі Prozorro. А щоб успішно підготуватися до тестування, скористайтесь на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Тести» тестами, розробленими фахівцями групи компаній «Радник» відповідно до наказу Мінекономіки № 873-21 від 01.11.2021.
Якщо є потреба зареєструвати особу, яка буде заміщувати уповноважену особу, у пригоді стане інструмент «Структура компанії» на майданчику Zakupki.Prom.
Важливо: інструмент «Структура компанії» допомагає організувати роботу співробітників в одному особистому кабінеті на авторизованому електронному майданчику (далі — майданчик). Також, перед тим як розглянути алгоритм роботи зі структурою, наголошуємо, що при наявності декількох уповноважених осіб (у тому числі осіб, що виконують обов’язки при заміщенні), не варто реєструвати більше одного кабінету організації на майданчику. Для роботи в системі необхідний лише один особистий кабінет, в якому в структуру додаватимуться співробітники.
Щоб перейти у структуру компанії, потрібно відкрити однойменну вкладку у розділі «Користувач» (Рис. 1).
На сторінці структури відображатиметься інформація про співробітників, які вже зареєстровані в кабінеті. Саме тут ви можете зареєструвати ще одного співробітника, натиснувши знизу на кнопку «Додати нового співробітника» (Рис. 2).
Наступний крок — заповнити форму, вказавши інформацію про співробітника: ім’я, прізвище, електронну адресу, яка ще не зареєстрована на майданчику, та контактні дані. Звертаємо увагу, що конфіденційний номер телефону потрібен для ідентифікації та буде відображатись лише співробітникам майданчика, а робочий — усім користувачам системи Prozorro.
Щоб додати у структуру співробітника, необхідно вказати його роль. Це може бути:
- адміністратор (має повні права в кабінеті — управляє структурою компанії, переглядає та редагує всі опубліковані закупівлі);
- менеджер (має менше прав порівняно з адміністратором, він може публікувати закупівлі, але переглядати закупівлі колег чи редагувати інформацію в особистому кабінеті можливості не має);
- спостерігач (може лише переглядати закупівлі, можливість редагувати будь-яку інформацію не передбачена).
Важливо: якщо вам треба додати співробітника, який матиме доступ для виконання абсолютно всіх дій щодо ваших планів і закупівель, а також створення нових, радимо передбачити йому роль адміністратора. Після внесення інформації потрібно натиснути на кнопку «Зберегти» (Рис. 3).
Коли співробітника додано до структури, на вказану електронну адресу йому надійде повідомлення з посиланням, за яким потрібно перейти та придумати пароль для входу в особистий кабінет.
Висновки. На майданчику декілька співробітників організації можуть працювати в одному особистому кабінеті, але для входу мають використовувати особисті логін (електронну адресу) та пароль. При публікації закупівлі відображатимуться контактні дані співробітника, який здійснив вхід до кабінету.
Щодо роботи в системі — співробітники, які заміщуватимуть уповноважену особу у разі відсутності, не матимуть обмежень під час продовження чи завершення планів та закупівель, розпочатих колегами, якщо в одному кабінеті замовника особі, що виконує обов’язки уповноваженої особи, присвоєно роль «Адміністратор». Важливо також пам’ятати, що особа, яка заміщує уповноважену особу, в електронній системі повинна використовувати власний електронний підпис співробітника організації для здійснення покладених на неї обов’язків.
Якщо ви ще не додали до структури колегу, яка вас заміщуватиме, радимо завчасно організувати роботу в особистому кабінеті, щоб під час вашої відсутності у колег не виникало запитань щодо роботи на майданчику. Успіхів у нелегкій праці! Залишайтесь з порталом RADNUK.COM.UA, у нас ще багато цінної інформації для вас!
Додатково на порталі RADNUK.COM.UA читайте:
google 