ДСТУ 4163:2020 — чи обов’язковий для замовників і учасників?

Питання читача

• Добрий день, Раднику! Питання щодо оформлення документів згідно з ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Чи обов’язково використовувати в закупівельній діяльності?

Відповідь експерта

• Згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» № 144, на заміну старому ДСТУ 4163-2003 з 01.09.2021 почав діяти ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Серед законодавчих нововведень, зокрема, такі:

• деталізація складу довідкових даних про юридичну особу (реквізитів поштової адреси) — встановлено чітку послідовність реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс;
• закріплення в ДСТУ 4163:2020 вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об’єктів адміністративно-територіального устрою України;
• підпис відтепер повинен містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось у ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються;
• документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою;
• вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого зберігання (понад 10 років) друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

На які документи поширюється ДСТУ 4163-2003? На організаційно-розпорядчі документи (як в електронному, так і в паперовому форматі), зокрема:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Хто з суб’єктів має керуватися ДСТУ 4163-2003? Вимог ДСТУ 4163:2020 обов’язково повинні дотримуватися такі категорії суб’єктів:

• державні органи;
• органи місцевого самоврядування;
• установи, підприємства, організації та інші юридичні особи незалежно від їх функціонально-цільового призначення та форми власності.

Проте, відповідно до вимог законодавства, не закріплена обов’язковість дотримання ДСТУ 4163-2003 для фізичних осіб — підприємців, а також адвокатів та інших самозайнятих осіб.

Отже, визначаючи основні аспекти використання ДСТУ 4163:2020, слід зазначити:

1. ДСТУ 4163:2020 є обов’язковим для замовників у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі», проте не кожен учасник повинен його дотримуватись. Зокрема, якщо учасником є ФОП, то недотримання ним при складанні документів ДСТУ 4163:2020 не буде мати для нього жодних негативних наслідків.
2. Окремо потрібно звернути увагу на застосування ДСТУ 4163:2020 через призму Закону України «Про публічні закупівлі», адже використання учасниками цього нормативного акта буде обов’язковим лише в тому випадку, якщо замовник чітко це передбачить у вимогах до процедури закупівлі чи спрощеної закупівлі. В іншому випадку правила засвідчення не розповсюджуватимуть свою дію на документи, подані у складі тендерної пропозиції / пропозиції учасником, та їх недотримання не буде підставою для відхилення.

Більше корисних порад та рекомендацій на порталі RADNUK.COM.UA в таких публікаціях:

• «Чи має уповноважена особа повторно проходити тестування після зміни місця роботи?»;
• «Учасник залучає декількох субпідрядників / співвиконавців, але кожного не більше ніж на 20 %: чи необхідно зазначати інформацію про кожного?»;
• «Як закупити послуги з ремонту автомобіля, якщо вартість запчастин перевищує вартість послуг?»;
• «За рішенням АМКУ відмінено переговорну процедуру закупівлі. Чи дозволяє Закон повторне оголошення?».