Перші кроки в роботі з державним і комунальним майном: від формування переліків до підписання договору

У цій статті ви зможете дізнатись особливості роботи з державним і комунальним майном: від формування переліків до підписання договору. При цьому в попередній статті «Старт оренди в Prozorro.Продажі: для кого обов’язково?» ми вияснили, які субʼєкти господарювання мають обовʼязково використовувати Прозорро.Продажі, а також розібрали правове регулювання оренди майна.

Переліки об’єктів: що це і навіщо вони потрібні

Прийняття Закону України «Про оренду державного та комунального майна» (далі — Закон) змінило старт орендної процедури: тепер жоден об’єкт не може бути переданий в оренду, поки його не внесли до відповідного переліку. Таких переліків існує два — першого та другого типу, і кожен має своє призначення.

До переліку першого типу включають майно, яке буде передано в оренду на конкурентних засадах, через відкритий аукціон. Ключові переваги:

• об’єкт отримує той учасник, який запропонує найвищу ціну;
• інформація публікується завчасно, що дає змогу потенційним орендарям підготуватися до аукціону;
• вимоги однакові до всіх учасників.

До переліку другого типу включаються об’єкти, що можуть бути передані в оренду без аукціону безпосередньо визначеним законом пільговим категоріям орендарів (відповідно до статті 15 Закону). У цьому випадку конкуренція не передбачається, але інформація про об’єкт і договір так само публікується в системі.

Крім того, ініціювати включення об’єкта до відповідного переліку може й сам орендодавець, балансоутримувач або уповноважений орган управління. Далі розглянемо процедуру включення крок за кроком.

Читайте також «Переваги електронних аукціонів Prozorro.Продажі для бізнесу і держави».

Процес включення об’єкта до відповідного переліку

Хто може ініціювати включення? Закон і Порядок, що затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 03.06.2020 № 483 «Деякі питання оренди державного та комунального майна», дозволяють ініціювати включення до переліку:

• потенційному орендарю;
• балансоутримувачу;
• орендодавцю;
• уповноваженому органу управління.

Сценарій 1. Ініціатор — потенційний орендар

Якщо зацікавлена особа хоче орендувати певний об’єкт, вона:

1. шукає об’єкт в електронній торговій системі (далі — ЕТС);
2. якщо об’єкт є в ЕТС, але не включений до жодного переліку, — подає заяву на його включення;
3. якщо об’єкт в ЕТС відсутній, заява подається на так званий нульовий об’єкт орендодавця (технічний запис, до якого подаються всі такі звернення).

Далі орендодавець протягом трьох робочих днів передає заяву балансоутримувачу (якщо сам ним не є).

Балансоутримувач аналізує, чи може майно бути передане в оренду. Якщо законодавством, статутом або внутрішніми документами установи для прийняття фінального рішення необхідна згода уповноваженого органу управління, балансоутримувач звертається до такого органу.

Як довго розглядають заяву?

• Якщо додаткове погодження не передбачене, балансоутримувач має 10 робочих днів, щоб ухвалити рішення.
• Якщо погодження обов’язкове, процедура може тривати до 40 робочих днів. У цей строк входять 25 робочих днів, відведених для рішення уповноваженого органу.

Сценарій 2. Ініціатор — орендодавець / орган управління / балансоутримувач

Орендодавець має право самостійно розпочати процедуру включення майна до переліку для передачі в оренду. Наприклад, після проведення інвентаризації виявлено вільні приміщення чи інші активи, які не використовуються та можуть приносити дохід.

У такому разі орендодавець надсилає лист балансоутримувачу з пропозицією включити відповідний об’єкт до переліку. Далі процедура рухається за стандартною схемою (погодження, рішення, наказ).

Уповноважений орган управління (наприклад, міністерство чи департамент) також може ініціювати передачу об’єкта в оренду. Для цього він направляє балансоутримувачу лист щодо доцільності включення конкретного майна до переліку. Таке звернення одночасно вважається погодженням на передачу об’єкта в оренду. Отримавши його, балансоутримувач може відразу приймати рішення про намір передачі майна в оренду, не чекаючи додаткових погоджень.

Балансоутримувач може сам ініціювати включення. У такому випадку він самостійно приймає рішення про намір передати об’єкт в оренду без попередньої заяви від потенційного орендаря. Тобто ініціатива виходить від самого балансоутримувача, який бачить потребу чи можливість ефективно використати своє майно й пропонує здати його в оренду. Це дозволяє установі оперативніше управляти своїми активами.

Публікація об’єкта в ЕТС

Після отримання позитивного рішення щодо передачі майна в оренду орендодавець переходить до практичного етапу — публікації об’єкта оренди в електронній торговій системі. На цьому етапі важливо узгоджено та повно заповнити основні відомості про об’єкт оренди. Зокрема, зазначаються:

• Загальні характеристики об’єкта: тип майна (нерухомість, транспортні засоби чи інше індивідуально визначене майно), площа, місцезнаходження, основні технічні параметри.
• Інформація про суб’єктів: балансоутримувач, за наявності — уповноважений орган управління, а також (за потреби) дані про чинного орендаря з переважним правом.
• Статус і призначення об’єкта: тип та статус об’єкта в переліку, цільове призначення майна, можливість суборенди.
• Рішення та підстави: реквізити рішень про включення до переліку, погодження органів, інші документи, що підтверджують правові підстави передачі в оренду.
• Додаткові відомості: стан майна, наявність комунікацій, основні вартісні показники (за наявності оцінки чи балансової вартості).

Коректне та повне заповнення цих полів є критично важливим для формування об’єкта оренди в системі та подальшого проведення аукціону або укладення договору без аукціону. Уся ця інформація забезпечує прозорість процесу та доступність об’єкта для потенційних орендарів.

Після оприлюднення об’єкт стає публічним: його видно на всіх майданчиках та на сайті Prozorro.Продажі.

Проведення аукціону в Прозорро.Продажі

Оголошення аукціону. Для об’єктів, включених до переліку першого типу, наступним кроком після створення об’єкта є оголошення електронного аукціону. Орендодавець у своєму кабінеті на майданчику:

1. Створює оголошення про аукціон на основі раніше створеного об’єкта (лота).

2. Заповнює основні параметри аукціону, зокрема:

• дату аукціону — не раніше ніж через п’ять календарних днів і не пізніше ніж через 35 календарних днів від дати публікації оголошення;
• строк оренди — тривалість майбутнього договору оренди (з урахуванням вимог Закону щодо максимальних строків);
• стартову орендну плату. Для нерухомого майна та транспортних засобів стартова місячна орендна плата на першому аукціоні залежить від строку оренди. Встановлено такі розрахунки:

• крок аукціону (мінімальне підвищення ставки) — зазначається в розмірі 1 % від стартової ціни;
• розмір внесків, які сплачують учасники: реєстраційний та гарантійний. Реєстраційний внесок фіксований і становить 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня поточного року. Гарантійний внесок визначається залежно від строку оренди і прив’язаний до стартової місячної орендної плати. Наведемо схему для гарантійного внеску:

При цьому законодавством встановлено мінімальний поріг: гарантійний внесок не може бути меншим за 0,5 розміру мінімальної зарплати (станом на 1 січня поточного року).

Якщо стартова орендна плата за нерухомість визначена на основі балансової вартості майна, гарантійний внесок розраховується за спеціальною формулою, наведеною нижче:

де Гв — розмір гарантійного внеску;

Пм — прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року, у якому здійснюється розрахунок;

0, 12 — коефіцієнт, що відповідає розміру ставки орендної плати (12 %);

S — загальна площа об’єкта оренди.

Примітка: у випадку, коли об’єкт оренди пропонується для використання погодинно або подобово, застосовується окрема формула розрахунку гарантійного внеску (визначена Порядком):

• перелік додаткових умов (за потреби). Орендодавець може зазначити особливі умови чи обмеження для майбутнього орендаря, якщо такі передбачені.

3. Далі орендодавець завантажує необхідні документи: проєкт договору оренди, фото майна, поверховий план, інші документи, що стосуються цього об’єкта.

На майданчику SmartTender інтерфейс інтуїтивно підказує, які саме поля обов’язкові для заповнення — такі поля автоматично позначаються червоною зірочкою (*), що мінімізує ризик помилки під час створення лота.

Після заповнення даних оголошення аукціону публікується в ЕТС та стає видимим у відкритому доступі. Відтепер усі зацікавлені орендарі можуть з ним ознайомитися. У призначений в оголошенні день і час відбувається сам аукціон.

Перший аукціон проводиться за класичною англійською моделлю, тобто з покроковим підвищенням ціни від початкової.

Повторний аукціон оголошується лише у випадку, якщо перший аукціон не відбувся. Тип аукціону залишається англійським, але стартова ціна має бути зменшена на 50 % від початкової.

Третій аукціон (голландський) проводиться тільки тоді, коли повторний також не відбувся. Він має іншу модель: спочатку ціна автоматично знижується на ту кількість кроків, яку було вказано організатором під час публікації оголошення (голландський етап), після чого інші учасники роблять свої закриті пропозиції. На третьому етапі переможець голландського етапу має переважне право зробити фінальну ставку.

Про аукціони ми окремо розповідали в статті «Електронні аукціони Prozorro.Продажі: призначення, відмінності від закупівель та переваги».

Як проходить аукціон? До визначеної дати та часу проведення торгів учасники:

• реєструються через обраний електронний майданчик;
• завантажують необхідний пакет документів;
• сплачують реєстраційний та гарантійний внески.

У день аукціону система:

• відкриває модуль аукціону (якщо на участь зареєструвалися як мінімум два учасники; якщо ж подано лише одну заявку, аукціон не проводиться, і такий учасник може бути визнаний переможцем без торгів);
• відображає всі цінові пропозиції анонімно (учасники бачать розмір ставок конкурентів, але не знають, хто саме їх зробив);
• проводить торги в три раунди (для англійського аукціону) або у відповідні етапи (для голландського).

Після завершення аукціону система:

• формує електронний протокол аукціону з усіма його результатами;
• ранжує учасників за розміром остаточних ставок;
• визначає переможця.

Кваліфікація переможця в Прозорро.Продажі

Після аукціону розпочинається етап кваліфікації переможця. Орендодавець (організатор аукціону) перевіряє, чи відповідає переможець вимогам закону (наприклад, чи не належить до осіб, яким заборонено отримувати в оренду державне майно), а також чи повний і коректний пакет документів подав переможець.

Після чого відбувається підписання протоколу. Протокол про результати аукціону формується системою автоматично відразу після торгів. Його потрібно підписати у визначені строки: переможець аукціону підписує протокол протягом трьох робочих днів з дня формування, майданчик, через який переможець брав участь, підписує протокол протягом чотирьох робочих днів, а орендодавець (організатор) підписує протокол протягом десяти робочих днів. Орендодавець також має оприлюднити підписаний всіма сторонами протокол в ЕТС.

Підписання договору оренди в Прозорро.Продажі

Завершальний етап — підписання договору оренди. Відповідно до законодавства сторони — орендодавець, балансоутримувач та переможець торгів — мають до 20 робочих днів (від наступного дня після формування протоколу аукціону) на укладення відповідних документів.

Після підписання орендодавець повинен оприлюднити договір оренди та акт приймання-передачі в електронній торговій системі. Це робиться через особистий кабінет на майданчику: документи публікуються на сторінці аукціону та, що дуже важливо, додаються безпосередньо до об’єкта оренди.

На жаль, саме останню дію — додавання договору до об’єкта — орендодавці часто ігнорують. Причини бувають різні: хтось просто не знає про цю вимогу, а хтось не хоче витрачати час на додаткові дії. Але це — критично важливий крок.

Чому важливо додати договір до об’єкта? Пояснюється це тим, що після завантаження договору на сторінку аукціону й натискання кнопки «Завершити аукціон» неможливо виконувати жодних дій у межах цього аукціону. Однак якщо пізніше укладатимуться додаткові угоди до договору оренди або вноситимуться зміни до вже підписаного договору, то всі такі документи, згідно з законодавством, мають бути оприлюднені протягом трьох днів від дати відповідної події. Додавати додаткові угоди потрібно саме на сторінку об’єкта. Тому логічно, що й сам основний договір оренди повинен там міститися з самого початку: це забезпечить повну та своєчасну публічність документації.

Майданчик SmartTender подбав про зручність орендодавців. Щойно договір завантажено на сторінку аукціону, система дозволяє одним натисканням кнопки швидко перенести його до об’єкта. Це одна з ключових переваг роботи на SmartTender, адже платформа допомагає орендодавцю швидко виконати всі вимоги без зайвих зусиль, що в результаті мінімізує ризик помилок і зайвих клопотів, а також гарантує дотримання законодавчих вимог щодо публічності та прозорості орендних процесів.

Якщо переможець аукціону не виконує встановлені вимоги — не підписує протокол у визначений строк, не подає повний пакет документів, відмовляється від укладення договору або під час перевірки з’ясується, що щодо нього діють обмеження (санкції, недостовірні дані тощо) — орендодавець має право відмовити в укладенні договору та дискваліфікувати такого учасника.

У такому разі право на укладення договору передається наступному за рейтингом учаснику (тому, хто посів друге місце), якщо він є та не відмовився від очікування дискваліфікації переможця. Якщо такого учасника немає або він відмовився від очікування, аукціон визнається таким, що не відбувся.

Продовження договорів оренди: було — стало

Продовження договорів оренди державного та комунального майна — одна з найскладніших тем для орендодавців, адже за останній час правила неодноразово змінювалися. Під час воєнного стану діють тимчасові норми, що відрізняються від довоєнних правил. Розгляньмо, як процедура виглядала раніше («було») і як вона працює зараз («стало») з урахуванням нових вимог.

Було. Раніше діяли базові норми Закону та Порядку № 483.
Процедура виглядала так:

• Продовження договору відбувалося через аукціон, якщо орендар не належав до пільгових категорій або не мав переважного права.
• Без аукціону договір могли продовжити лише суб’єкти, визначені статтею 15 Закону, за умови належного виконання договору.

Стало (під час воєнного стану). Було ухвалено постанову Кабінету Міністрів України від 27.05.2022 № 634 «Про особливості оренди державного та комунального майна у період воєнного стану», згідно з якою, якщо строк дії договору оренди закінчився під час дії воєнного стану, такий договір автоматично вважається продовженим на весь період воєнного стану плюс чотири місяці після його припинення.

Проте 29.05.2025 набула чинності постанова Кабінету Міністрів України № 614 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 27 травня 2022 р. № 634», яка внесла важливі зміни до порядку продовження договорів оренди державного та комунального майна в умовах воєнного стану. А саме: договори, строк дії яких завершується в період з 29.05.2025 до 29.09.2025 включно, продовжуються тільки на чотири місяці з дати завершення (а не на весь час воєнного стану, як це було раніше).

У такій ситуації стає критично важливим не пропустити строки, пов’язані з продовженням договору. В особистому кабінеті на SmartTender чинні орендарі бачать усі об’єкти, щодо яких у них є діючий договір оренди, та можуть своєчасно подати заяву на продовження у встановлений строк. Це спрощує комунікацію з орендодавцем і дозволяє уникнути пропуску строків, що особливо важливо для пролонгації договорів без аукціону.

Винятки:

• Договори, розташовані на визначених територіях, для яких не встановлена дата завершення бойових дій або тимчасової окупації, продовжуються до дати, що настає через шість місяців після офіційного завершення бойових дій / окупації.
• Якщо орендар — фізична особа або ФОП, якого було призвано або прийнято на військову службу після введення воєнного стану, і строк дії договору завершується під час війни, договір вважається продовженим до шести місяців після завершення воєнного стану.
• Договори оренди щодо майна, розташованого в аеропортах або на аеродромах, строк дії яких завершується до моменту їх відновлення роботи, вважаються продовженими до шести місяців після дати фактичного відновлення діяльності аеропорту або аеродрому.

Отже, договори оренди, строк яких закінчився від початку воєнного стану до 28.05.2025 включно (тобто до набрання чинності Постановою № 614), вважаються продовженими на весь період воєнного стану плюс чотири місяці після його завершення.

Такий висновок ґрунтується на принципі, закріпленому в статті 58 Конституції України: нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі, якщо вони не пом’якшують відповідальність. Тобто нові обмеження продовження (лише чотири місяці) не можуть застосовуватися ретроспективно до договорів, що вже були продовжені раніше на весь час війни. Утім, цю юридичну позицію можуть трактувати по-різному, тому кожну конкретну ситуацію варто аналізувати індивідуально разом з юристами.

Висновок

Електронна система Prozorro.Продажі стала універсальним інструментом для управління орендними відносинами як у державному та комунальному, так і в приватному секторах. Закон № 157-IX, Порядок № 483 та спеціальні воєнні норми (зокрема Постанова № 634) сформували чітку систему правил, що охоплює весь життєвий цикл оренди: від включення об’єкта до відповідних переліків аж до продовження договорів оренди. Навіть у період воєнного стану ця система забезпечила безперервність орендних відносин завдяки механізму автоматичного продовження договорів та адаптивним підходам до нарахування орендної плати.

У свою чергу, електронний майданчик SmartTender супроводжує орендодавців і орендарів на всіх етапах роботи із системою: від формування об’єкта до продовження договору. Зручний кабінет, нагадування про строки та клієнтська підтримка значно полегшують роботу з орендою майна в електронній системі. Для користувачів також доступні інструкції та готові шаблони документів для зручної роботи.

Більше інформації — у розділі «Прозорро продажі».