стосовно затвердження постійно діючої робочої групи (у т. ч. керівника робочої групи) та розгляду технічної документації учасника членами робочої групи
В травневому випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» продовжуємо нову практичну рубрику «Практична шпаргалка для замовника та учасника», в якій плануємо розміщувати приклади протоколів, листів, звернень та інших документів, які необхідні для проведення процедур та участі в них.
Цього разу в даній рубриці читачі можуть ознайомитися з прикладом оформлення рішення тендерного комітету замовника про створення робочої групи та розгляду технічної документації (у складі пропозиції учасника) членами робочої групи.
Останнім часом постають актуальні питання в замовників щодо створення робочих груп при здійсненні публічних закупівель товарів/робіт/послуг. Робочі групи можуть бути створені як на постійній основі, так і одноразово (тобто під конкретну закупівлю), залежно від потреб замовника. Зауважимо, що мету створення та склад робочої групи (із зазначенням функціональних обов`язків кожного члена робочої групи) доцільно затверджувати рішенням (протоколом) тендерного комітету замовника.
Водночас звертаємо увагу на те, що створення робочої групи та затвердження її складу має бути передбачено Положенням тендерного комітету замовника. Відповідно до п. 2.9 наказу МЕРТУ «Про затвердження Примірного положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб)» № 557 від 30.03.2016 (зі змінами від 12.04.2016 № 676) члени тендерного комітету замовника мають право ініціювати створення робочих груп з числа службових (посадових) та інших осіб структурних підрозділів замовника з метою складання технічних вимог до предмета закупівлі, підготовки проектів договорів тощо. Отже, при затвердженні Положення про тендерний комітет замовникам доцільно передбачити можливість створення робочої групи.
Разом з тим, за рішенням голови і членів тендерного комітету, може бути створена як одна, так і декілька окремих робочих груп з необхідної кількості осіб. Одна з таких робочих груп може бути визначена її керівником для вирішення конкретних питань, що виникають під час проведення відкритих торгів, а також переговорної процедури закупівлі та/або конкурентного діалогу.
До робочої групи можуть бути залучені спеціалісти відповідних структурних підрозділів для надання висновків (у т. ч. техніних вимог та характеристик до предмета закупівлі), експертиз, консультацій тощо. Кількісний та персональний склад робочої групи визначають на підставі завдань, які перед нею ставлять члени тендерного комітету.
За результатами роботи робочої групи оформлюють та затверджують відповідний протокол, який підписують усі члени робочої групи, представники структурних підрозділів замовника та посадові особи замовника, які були залучені до робочої групи.
В інших випадках робоча група може бути створена для надання консультацій членам тендерного комітету при вирішенні питань, що виникають у процесі здійснення закупівель, зокрема для оцінки тендерних пропозицій учасників.
У даній рубриці наведемо найпоширеніші випадки щодо необхідності створення робочої групи та співпраці з нею, які можуть бути актуальними для замовників при здійсненні публічних закупівель товарів/робіт/послуг.
Приклад протокольного рішення тендерного комітету стосовно затвердження постійно діючої робочої групи
Приклад протокольного рішення тендерного комітету стосовно розгляду технічної документації (у складі пропозиції Учасника) членами робочої групи в публічних закупівлях
google 