Питання передплатника порталу Радник.
- Підкажіть, будь ласка, у якому нормативно-правовому акті нашої держави встановлено чіткі строки зберігання документів, які створюються під час публічних закупівель? Які документи слід зберігати та де це визначено?
Відповідь.
- Щиро бажаємо миру та повідомляємо таке. Відповідно до пункту 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Уряду № 1178 від 12.10.2022, замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих Особливостей.
Відповідно до пункту 5 частини 5 статті 12 Закону система збереження даних зберігає не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
Таким чином, у публічних закупівлях документи, завантажені замовниками й учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років. Закон не містить ані вичерпного переліку документів з питань публічних закупівель, ані універсального строку їх зберігання, на який могли б посилатися замовники та учасники.
Стосовно паперових документів слід звернутися до інших нормативних актів, що регулюють загальне питання визначення строків для зберігання документів; їх відбору на постійне чи тривале зберігання; знищення тощо.
Таким документом є Перелік типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884 (далі — Перелік № 578/5).
З Переліком типових документів, який містить узагальнені назви закупівельних документів та мінімальні строки їх зберігання в організаціях, ви можете ознайомитися на порталі RADNUK.COM.UA у матеріалі «Строк зберігання документів з публічних закупівель».
Радимо вам детально ознайомитися з електронною книгою «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель», яка тлумачить основні організаційно-правові засади життєвого циклу документів з питань публічних закупівель, зокрема оформлення, зберігання, архівування, знищення документів на порталі RADNUK.COM.UA:
А ще обов’язково долучайтесь до навчання «Дводенне підвищення кваліфікації для замовників», що відбудеться 22 – 23 грудня 2022 року об 11:00, чекаємо на вас!
google 