Погодьтесь, вчитись краще на помилках інших. Так, представники ТОВ «ГК «Нафтогаз Трейдинг» підготували для вас добірку найчастіших помилок, яких припускаються замовники під час укладення та виконання договору про закупівлю.
Щодо реєстрації договорів, укладених в електронній формі в органах Державної казначейської служби
Подекуди можна почути від замовників тезу, що вони не можуть укладати договори в електронній формі, оскільки вони підлягають реєстрації в органах казначейського обслуговування. Утім, згідно з українським законодавством електронні договори мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Вони вважаються дійсними, якщо підписані електронними підписами сторін.
Для реєстрації такого договору в Казначействі бюджетна установа повинна надати:
- Реєстр бюджетних зобов’язань у паперовій формі.
- Електронну версію цього реєстру.
- Роздрукований електронний договір або його засвідчену копію.
Додатково можна надати протокол перевірки електронних підписів, який підтверджує, хто і коли підписав договір.
Важливо пам’ятати, що оригіналом електронного документа вважається саме його електронна версія з усіма необхідними реквізитами, включаючи електронні підписи.
Казначейство приймає такі документи протягом 7 робочих днів після укладення договору. Це дозволяє бюджетним установам ефективно використовувати електронний документообіг, зберігаючи при цьому всі юридичні гарантії.
Це пояснення охоплює ключові моменти, уникаючи надмірних технічних деталей та юридичної термінології, що робить його більш зрозумілим для широкої аудиторії.
Щодо підписання календарного плану ТОВ «ГК «Нафтогаз Трейдинг»
Беручи до уваги те, що при реєстрації бюджетних зобов’язань за довгостроковими бюджетними зобов’язаннями, строк дії яких перевищує один бюджетний період (довгострокові договори, більше одного року), клієнти компанії подають до ОДКСУ реєстри бюджетних зобов’язань, суми в яких проставляються в межах планових показників поточного бюджетного періоду на підставі даних календарного плану до довгострокового договору, з урахуванням того, що договір є укладеним, якщо сторони в належній формі досягли згоди з усіх істотних умов договору, товариство у відповідь на звернення споживача з приводу укладення договору та підпису доданого до листа календарного плану здійснює підпис цього додатка до договору.
Одночасно повідомляємо, що примірним договором на постачання природного газу передбачено, що договір разом з усіма додатками та доповненнями складений за повного розуміння сторонами предмета та умов договору.
Типові помилки бюджетних організацій при реєстрації бюджетних зобов’язань та публікації звіту про укладений договір без застосування ЕСЗ
Бюджетні організації часто стикаються з низкою проблем при роботі з договорами, особливо коли йдеться про тривалі контракти, як-от постачання газу. Розглянемо типовий приклад: договір на постачання газу до 30.04.2025.
Перша і найпоширеніша помилка — це неправильне розуміння терміну дії договору. Багато хто вважає, що договір закінчується з останньою поставкою газу. Але це не так. У нашому прикладі, хоча постачання закінчується 30.04.2025, договір діє до повного розрахунку, який може тривати ще півтора місяця — до 15.06.2025.
Це призводить до другої помилки при реєстрації бюджетних зобов’язань. Часто реєструють зобов’язання лише до дати закінчення постачання, забуваючи про період розрахунків. Правильно ж враховувати повний термін дії договору, включаючи час на остаточні платежі. Зобразимо на прикладі.
При реєстрації бюджетного зобов’язання в ОДКСУ замовник / споживач / розпорядник проставляє строк дії договору по 30.04.2025.
Дані бюджетних зобов’язань
* Заповнюється розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів, якщо сума проставлена в договорі, за відсутності – сума проставляється розрахункова.
Єдиним правильним варіантом (на прикладі постачання по 30.04.2025) строку дії договору є дата по 15.06.2025.
Дані бюджетних зобов’язань
* Заповнюється розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів, якщо сума проставлена в договорі, за відсутності – сума проставляється розрахункова.
Третя помилка пов’язана з публікацією звіту про укладений договір. Багато організацій публікують звіт про укладений договір без застосування ЕСЗ зі строком його виконання, який співпадає з періодом завершення постачання, що не є коректно. Так, в електронній системі закупівель ви можете побачити у звітах про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, таку інформацію:
Четверта проблема — ігнорування специфічних умов оплати. У нашому прикладі остаточний розрахунок відбувається через 45 днів після останнього місяця постачання. Тобто за газ, поставлений у квітні 2025 року, останній платіж має бути здійснений до 15.06.2025.
П’ята помилка — забувають про можливі коригування договору. Часто виникає потреба укласти додаткові угоди для зменшення обсягів закупівлі відповідно до фактичних витрат. Це теж треба враховувати при плануванні бюджету та звітності.
І нарешті шоста помилка — передчасне закриття договору про закупівлю. Договір про закупівлю вважається виконаним тільки після повного розрахунку, а не після останньої поставки товару чи послуги.
Загальний висновок
Щоб уникнути перелічених вище помилок, бюджетним організаціям слід уважно вивчати умови кожного договору, особливо щодо термінів постачання та оплати. Важливо планувати свої дії відповідно до повного циклу виконання договору, а не лише до дати останньої поставки. Також рекомендується регулярно проводити внутрішні навчання для співробітників, відповідальних за закупівлі та бюджетування.
Пам’ятайте, що правильне управління договорами — це не лише дотримання формальностей, але й ефективне використання бюджетних коштів та уникнення потенційних проблем з контролюючими органами.
Попередні публікації за тематикою договірних відносин із ТОВ «ГК «Нафтогаз Трейдинг»:
google 