У цій статті ви дізнаєтесь, що таке динамічні системи закупівель, якими замовниками вони проводяться та орієнтовний алгоритм проведення такого роду закупівель.
Що таке динамічні системи закупівель
Динамічні системи закупівель (Dynamic Purchasing System, або DPS) — це сучасний і ефективний інструмент для проведення електронних публічних закупівель, що широко використовується у світовій практиці, зокрема у Євросоюзі. DPS є регламентованим процесом, який передбачає декілька послідовних етапів, що дозволяє замовникам швидко та ефективно здійснювати повторювані закупівлі протягом певного довгого періоду.
Етапи проведення динамічної системи закупівель
DPS складається з таких етапів. На першому етапі замовники здійснюють кваліфікаційний відбір потенційних постачальників конкретних товарів або послуг, формуючи таким чином перелік перевірених суб’єктів господарювання, яких можна буде залучити до наступного етапу. Замовник визначає кваліфікаційні критерії, яким має відповідати кандидат, що буде допущений до динамічної системи та зможе брати участь у повторюваних закупівлях.
На другому етапі проводиться короткий мінітендер лише серед цього переліку учасників. Такі тендери замовник може проводити безліч разів, коли в нього виникає потреба у товарі або послузі. І все це має відбуватись в електронному вигляді.
DPS дуже схожі на вже знайомі нашим замовникам закупівлі за рамковими угодами. Проте на відміну від рамкових угод кваліфікаційний відбір у DPS не обмежений у часі. Новий учасник може пройти його в будь-який момент протягом строку дії DPS. Через цю особливість DPS ще називають відкритими рамковими угодами. Це дуже зручно та ефективно, оскільки не обмежує ринок і дозволяє збільшувати конкуренцію в закупівлях.
Крім того, в DPS, на відміну від звичайних рамкових угод, не обмежуються ціни, за якими будуть придбаватись товари чи послуги, що дозволяє швидко реагувати на коливання цін на ринку, наприклад у зв’язку з сезонністю.
Також у DPS на першому етапі дозволяється не встановлювати чіткі вимоги до товару чи послуги, що планується закуповуватись надалі. Їх можна уточнювати вже під час проведення другого етапу. І наостанок: рамкова угода не може перевищувати чотирьох років, а DPS можуть тривати необмежений час.
Коли варто застосовувати динамічні системи закупівель
Ключовими перевагами динамічних систем закупівель є:
- Збільшення конкуренції: постійний доступ нових постачальників забезпечує більшу конкуренцію та, як наслідок, зниження цін.
- Гнучкість: динамічні системи дозволяють легко адаптуватися до змінюваних потреб замовника та ринкових умов.
- Економія часу: наявність переліку попередньо кваліфікованих постачальників скорочує час, необхідний для проведення закупівель.
- Прозорість: публічний доступ до інформації про динамічні системи закупівель підвищує рівень прозорості та довіри до закупівель.
Найбільш динамічні системи закупівель підходять для:
- повторюваних закупівель товарів або послуг, які закуповуються регулярно протягом тривалого часу;
- непередбачуваного обсягу закупівель, коли точний обсяг необхідних товарів або послуг невідомий заздалегідь;
- швидких закупівель, коли замовнику потрібно мати можливість швидко придбати необхідні товари або послуги.
Використання динамічних систем закупівель в Україні
Оскільки Україна планує стати членом ЄС, до моменту вступу ми маємо повністю привести національне законодавство у сфері публічних закупівель до відповідних Директив ЄС.
У Директиві 2014/24/ЄС про державні закупівлі (Public Procurement Directive), яку ми маємо імплементувати у свій закон, визначено, що динамічна система закупівель є повністю електронною системою, яка має бути відкрита для всіх постачальників, що відповідають критеріям, визначеним замовником, на всьому етапі свого функціонування.
Для здійснення закупівель через динамічну систему закупівель замовники повинні дотримуватися правил процедури з обмеженою участю. До системи допускають усіх конкурсантів, які відповідають критеріям відбору, і кількість конкурсантів, які будуть допущені до системи, не повинна бути обмежена.
DPS може бути поділена на категорії продуктів, робіт або послуг, об’єктивно визначені на основі характеристик закупівлі, що здійснюватиметься в рамках відповідної категорії. Такі характеристики можуть включати покликання на максимальний допустимий розмір подальших конкретних договорів або певну географічну зону, у якій будуть виконувати подальші конкретні договори. Усю комунікацію в контексті динамічної системи закупівель здійснюють лише за допомогою електронних засобів.
Директива ЄС надає загальні принципи та вимоги до динамічних систем закупівель, а детальні правила їх застосування можуть відрізнятися в різних країнах.
Мінекономіки як уповноважений орган підготувало проєкт нової редакції Закону «Про публічні закупівлі», що передбачає імплементацію тих норм Директиви, які ще не були впроваджені до цього часу, у тому числі DPS. Це означає, що після його прийняття та введення в дію українські замовники також зможуть використовувати динамічні системи закупівель для проведення своїх закупівель.
Водночас, користуючись тим, що в період дії воєнного стану Кабмін може встановлювати особливості здійснення закупівель, у тому числі рамкових закупівель, виникла ідея спробувати використати інструмент DPS для оборонних потреб ще до прийняття нової редакції закону. Оскільки в цей період оборонні потреби потребують швидкості та гнучкості, часто є повторюваними, але наперед важко прогнозованими, інструмент, що дозволить мати перелік наперед кваліфікованих учасників, є доволі корисним.
При цьому, зважаючи на те, що в Законі поки відсутнє визначення DPS, але є визначення рамкових угод, а DPS, як ми пам’ятаємо, ще називають відкритими рамковими угодами, було прийнято рішення пропілотувати цей інструмент на окремих замовниках, визначивши особливості здійснення закупівель із використанням рамкової угоди для потреб оборони в постанові КМУ від 11.11.2022 № 1275 (далі — Постанова). Крім того, оборонні закупівлі в поточний період потребують обмеження доступу до чутливої інформації, тому доступ до певної інформації в DPS обмежується лише замовником та учасниками, які пройшли кваліфікацію, а також контролюючими та правоохоронними органами.
Так, згідно з підпунктом 7 пункту 3 Постанови лише такі служби державного замовника, як державне підприємство Міністерства оборони України «Агенція оборонних закупівель», державне підприємство Міністерства оборони України «Державний оператор тилу» та Департамент забезпечення Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, можуть використовувати закупівлі із застосуванням рамкових угод згідно з пунктами 50–95 Особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану. Говорячи далі про рамкові угоди, ми будемо мати на увазі пілотне використання DPS для закупівель для потреб оборони.
Сформуємо орієнтовний алгоритм динамічних систем закупівель у три етапи.
Етап № 1: оголошення кваліфікаційного відбору до рамкової угоди
Для закупівлі товарів, послуг (понад 200 тис. грн) або робіт (понад 1,5 млн грн) для гарантованого забезпечення потреб безпеки і оборони (крім закупівель товарів, робіт і послуг оборонного призначення, що становлять державну таємницю, а також закупівлі озброєння, військової і спеціальної техніки, боєприпасів та їх складових частин та послуг із розроблення, ремонту, модернізації озброєння, військової і спеціальної техніки, боєприпасів та їх складових частин, товарів, робіт і послуг для будівництва військових інженерно-технічних і фортифікаційних споруд) державний замовник може оголосити кваліфікаційний відбір до рамкової угоди через електронну систему закупівель Прозорро.
Маєте змогу додатково завантажити шпаргалку щодо вартісних меж для ОБОРОННИХ закупівель.
У цьому оголошенні визначаються предмет закупівлі, строк дії рамкової угоди, мінімальний строк подання заявок, перелік товарів, робіт або послуг, які будуть закуповуватись, та інша необхідна інформація, включаючи вимоги до кандидатів.
Крім того, оприлюднюються орієнтовні кількість / обсяг та місце (адміністративно-територіальна одиниця) поставки товару, надання послуг, виконання робіт (у разі потреби), що є приблизними і не потребують обґрунтування, оскільки цей інструмент використовується саме для закупівель, які важко спрогнозувати в часі. Так само є приблизною очікувана вартість.
При цьому предмет закупівлі може визначатись за третім – восьмим знаком Єдиного закупівельного словника. І можна визначати як конкретний перелік товарів, робіт, послуг, що будуть закуповуватись, так і загальну категорію товару, робіт, послуг у межах предмета закупівлі. У першому випадку вимоги до предмета закупівлі є сталими і прописуються на цьому етапі, а у другому — вони можуть уточнюватись для кожної окремої закупівлі залежно від потреби.
Оскільки механізм DPS поки використовується вперше, Особливості вимагають обмежити строк дії рамкової угоди від одного до двох років. Надалі, коли DPS будуть масштабовані, строк дії можна буде значно розширити.
Строк подання заявок не може бути меншим 15 днів. Після спливу 15 днів нові постачальники все одно матимуть можливість проходити кваліфікаційний відбір протягом всього терміну дії рамкової угоди, цей строк потрібен для того, щоб перед першим оголошенням закупівлі з цієї рамкової угоди в охочих був час пройти кваліфікацію в рамку.
Етап № 2: кваліфікаційний відбір кандидатів
Під час кваліфікаційного відбору зацікавлені постачальники подають заявки на участь у ньому. На вебпорталі уповноваженого органу публікується інформація про тих, хто подав заявки, але не публікуються самі документи, подані в заявках.
Державний замовник розглядає подані заявки протягом не більше ніж 10 днів (строк може бути продовжено до 15 днів) на відповідність кваліфікаційним критеріям, встановленим під час його оголошення, і приймає рішення про включення постачальників до рамкової угоди або про відхилення заявки.
За результатами розгляду кожної заявки в системі Прозорро розміщується протокол кваліфікаційного відбору, однак він не оприлюднюється для загального доступу. Водночас у системі буде видно результат розгляду заявки, і всі будуть бачити, які кандидати допущені до рамкової угоди, а які ні. Кандидат, заявка якого була відхилена, зможе в будь-який момент протягом дії рамкової угоди подати повторну заявку.
Якщо протягом строку подання заявок, визначеного в оголошенні про кваліфікаційний відбір, буде подано менше трьох заявок або кваліфіковано менше трьох кандидатів, кваліфікаційний відбір буде автоматично відмінено. Якщо ж за цей період буде кваліфіковано щонайменше трьох кандидатів, замовник зможе розпочати наступний етап — безпосередню закупівлю з рамкової угоди.
Етап № 3: проведення закупівель з використанням рамкової угоди
У разі виникнення конкретної потреби державний замовник оголошує закупівлю, до якої допускаються лише кандидати, що пройшли кваліфікаційний відбір. Закупівля здійснюється через запит пропозицій, шляхом проведення аукціону або через тендер, де кандидати подають свої тендерні пропозиції, серед яких замовник обирає переможця, з яким укладається договір пор закупівлю.
Водночас є певні обмеження щодо публікації інформації про закупівлі з використанням рамкових угод для потреб оборони. Так, не оприлюднюється в системі закупівель для загального доступу
- інформація про місце та строк поставки товару, надання послуг або виконання робіт,
- персоніфіковані дані про учасників, інформація про їх пропозиції, документи, що підтверджують відсутність підстав для відхилення переможця,
- інформація про намір укласти договір, дані про переможця, договір та зміни до нього.
Усе це розміщується в системі, але до завершення воєнного стану доступне лише державному замовнику, Антимонопольному комітету, Держаудитслужбі та її міжрегіональним територіальним органам.
Також зазначена інформація може бути надана на запит правоохоронних органів до ДП «Прозорро» як адміністратора електронної системи закупівель.
Приклади використання рамкових угод для потреб оборони
Наразі в системі Прозорро оголошено 69 відборів (створено 69 DPS) для здійснення закупівель із застосуванням рамкових угод для потреб оборони, у тому числі для закупівель дронів.
Для того щоб знайти їх на вебпорталі prozorro.gov.ua, необхідно перейти на вкладку «Відбори» та вибрати вид відбору «Динамічна система закупівель»:
З використанням цих відборів уже проведено 135 закупівель для потреб оборони, наприклад:
Знайти такі закупівлі можна на вкладці «Закупівлі», вибравши вид закупівлі «Тендер».
Висновок
DPS, або відкриті рамкові закупівлі, є потужним інструментом для проведення оборонних закупівель під час воєнного стану в Україні. Вони забезпечують високу швидкість, прозорість та ефективність закупівельного процесу, що є критично важливим для забезпечення національної безпеки. Водночас приховання чутливої інформації, розголошення якої під час війни недоцільне, дозволяє використовувати конкурентні закупівлі там, де раніше укладались лише прямі договори.
Ще більше інформації — в електронній книзі «Все про оборонні закупівлі» на порталі «Радник у сфері публічних закупівель»:
google 