Додаткова потреба в закупівлі: як визначити, умови та рекомендації

Додаткова потреба в публічних закупівлях — питання, безумовно, цікаве та неоднозначне. Далі саме про це і йтиметься, щоб визначити, що варто враховувати уповноваженій особі для використання пункту 15 Особливостей.

У період закупівель за особливостями здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженими постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), усі замовники закуповують за єдиними вартісними межами (див. Шпаргалку уповноваженої особи щодо вартісних меж).

Чіткого визначення, що може вважатись додатковою потребою, чи випадків, за яких той чи інший предмет закупівлі може вважатись як додаткова потреба, законодавство чітко не встановлює (станом на листопад-2023).

Маємо рекомендаційний лист Мінекономіки № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020 «Щодо планування закупівель», цьогорічну консультацію Уповноваженого органу, про яку ми говорили в статті «Мінекономіки про додаткову потребу у здійсненні закупівлі за предметом, за яким уже була здійснена закупівля у поточному році».

Зауважимо, що випадки визначення того, що може вважатись новим предметом договору та новим предметом закупівлі, закріплені у вищезазначеному рекомендаційному листі Мінекономіки, а не в законодавчому / нормативно-правовому акті. 

Також пунктом 15 Особливостей визначено, що, якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним уже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник вибирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.

З огляду на вищезазначене для визначення додаткової потреби рекомендуємо дотримуватись таких умов:

1. Тотожна закупівля, яка потрібна замовнику, мала бути здійснена у поточному році. Відповідно до Академічного тлумачного словника української мови тотожний — це такий самий, однаковий з чимсь, цілком подібний до чогось, схожий один з одним за своєю суттю й зовнішніми ознаками та виявом.
   
   Умовно замовник у січні 2023 року провів процедуру за кодом 09120000-6 Газове паливо, а в листопаді 2023 року знову необхідно провести процедуру за кодом 09120000-6 Газове паливо. Вважаємо такі закупівлі тотожними.
2. Замовник не міг передбачити те, що йому повторно потрібно буде здійснювати тотожну закупівлю. Візьмемо той же приклад щодо газового палива. Але зауважимо, що на баланс цього замовника в жовтні передано нову будівлю, і з метою забезпечення функціональності цієї будівлі йому необхідно дозакупити паливо. Замовник вважає, що це є додаткова, непередбачувана закупівля. Тому вважаємо, що замовник правомірно може скористатись пунктом 15 Особливостей та не додавати між собою вартості тотожних закупівель.

Інший приклад: рішенням органу місцевої влади про виділення додаткових коштів замовника зобов’язано додатково облаштувати 25 місць для проживання внутрішньо переміщених осіб, хоча замовник у поточному році вже облаштовував 75 місць. Отже, замовник прийняв рішення керуватись пунктом 15 Особливостей та вважати це новим предметом закупівель та новим предметом договору, оскільки на момент здійснення закупівлі облаштування 75 місць він не міг передбачити, що їх буде 100.  

Читайте також «До кінця року не вистачає електричної енергії: як докупити? Це є додаткова потреба?».

У разі виникнення додаткової потреби у закупівлі товарів, робіт або послуг замовнику необхідно правильно та в повному обсязі оформити документи, які підтверджують цю потребу. Примірним переліком підтвердних документів може бути:

• рішення органу місцевої влади про виділення додаткових коштів;
• довідка про зміни до кошторису видатків;
• рішення у вигляді протоколу уповноваженої особи стосовно вибору виду закупівлі;
• реєстр бюджетних зобов’язань тощо.

Кожна уповноважена особа, що користується порталом, може користуватись електронними книгами, зокрема е-книгою «Прозорро Маркет з прикладами документів».

Загальні рекомендації

Колеги, ви повинні вміти та не боятись відстоювати власну позицію. При використанні пункту 15 Особливостей рекомендуємо мати достатнє обґрунтування (найкраще — документальне обґрунтування) того, що додаткова потреба є дійсно такою, що є непередбачуваною, раптово виникла.

Якщо ви маєте сумніви, що вам вдасться довести контролюючим органам, що дана закупівля відбувалася саме за «додатковою потребою», краще «просумувати» закупівлі за «тотожними предметами закупівлі» та здійснити закупівлю за Особливостями, відштовхуючись від порогів, що вийшли, оскільки порушення в такому випадку не можна буде констатувати (див. шпаргалку уповноваженої особи замовника про адміністративну відповідальність):

• якщо до 100 тис. грн — провести або укласти прямий договір з подальшим звітуванням або спрощену закупівлю за наказом ДП «Прозорро» №  25, або використати електронний каталог Prozorro Market (у разі закупівлі до 50 тис. грн відсутній обов’язок звітування в ЕСЗ, тільки оприлюднити річний план);
• якщо від 100 тис. грн — провести відкриті торги з особливостями або рамкову угоду, або за наявності відповідних підстав скористатись пунктом 13 Особливостей.