Алгоритм здійснення оборонних закупівель без використання ЕСЗ за рамковими угодами

Найменування товару

Код та назва згідно з Єдиним закупівельним словником ДК 021:2015

Сумки, рюкзаки, сумка-підсумок

18930000-7 Мішки та пакети

Кросівки

18820000-3 Спортивне взуття

Постільна білизна та рушники

39510000-0 Вироби домашнього текстилю

Спальні мішки

39520000-3 Готові текстильні вироби

Куртка вітровологозахисна зимова

35810000-5 Індивідуальне обмундирування

Штани вітровологозахисні зимові

35810000-5 Індивідуальне обмундирування

Костюм літній

35810000-5 Індивідуальне обмундирування

Штани костюму літнього

35810000-5 Індивідуальне обмундирування

Сорочка бойова

35810000-5 Індивідуальне обмундирування

Фуфайка (з короткими рукавами) з трикотажного бавовняного кулірного полотна

18330000-1 Футболки та сорочки

Труси чоловічі

18310000-5 Спідня білизна

Сорочка та кальсони демісезонні

18310000-5 Спідня білизна

Сорочка та кальсони зимові

18310000-5 Спідня білизна

Шкарпетки літні (трекінгові)

18310000-5 Спідня білизна

Шкарпетки зимові (трекінгові)

18310000-5 Спідня білизна

Черевики літні

18810000-0 Взуття різне, крім спортивного та захисного

Черевики зимові

18810000-0 Взуття різне, крім спортивного та захисного

Найменування етапу

Особливості, коментарі та рекомендації

Корисні посилання

Призначення відповідального за здійснення оборонної закупівлі, якщо така особа ще не призначена

Відповідальною за організацію та проведення оборонних закупівель може бути уповноважена особа / інша особа державного замовника та / або колегіальний орган, що утворюється державним замовником та складається не менше ніж із трьох осіб такого державного замовника. Порядок організації діяльності такого колегіального органу визначається державним замовником (пункт 7 Особливостей № 1275).

Нова постанова по оборонних закупівлях № 1275: хто може нею користуватися?

Наказ про призначення відповідальної/уповноваженої особи за оборонні закупівлі товарів, робіт і послуг;

Наказ про призначення відповідальної/уповноваженої особи і розподіл обов’язків (Оборонні)

Затвердження переліку з обсягами закупівель товарів, робіт та послуг оборонного призначення

Якщо державний замовник прийняв рішення про затвердження річного плану, то на цьому етапі доцільно його затвердити.  

Також, якщо державний замовник зобов’язаний  дотримуватись вимог постанови КМУ від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», варто мати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (не всі державні замовники)

Пунктом 6 Особливостей встановлено, що для планування закупівель та звітування про їх здійснення відповідно до цих особливостей рішеннями державних замовників, що здійснюють такі закупівлі, визначаються переліки та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг.

При цьому Особливості не містять визначений строк, протягом якого державний замовник повинен затвердити такий перелік.

Наказ про встановлення переліку та обсягів закупівель товарів, робіт і послуг

Наказ про внесення змін до переліку та обсягів закупівель товарів, робіт і послуг

Оприлюднення в електронній системі:

• оголошення;
• рамкової угоди;
• річного плану (якщо державний замовник прийняв рішення його затверджувати)

На першому етапі державний замовник шляхом розміщення в електронній системі закупівель запрошує постачальників до подання ними пропозицій, що містять інформацію та документи щодо їх відповідності вимогам, визначеним в оголошенні.

Згідно з інформацією, оприлюдненою на вебпорталі Уповноваженого органу,  публікації оголошення про проведення рамкової угоди для потреб оборони на порталі prozorro.gov.ua будуть здійснюватись у розділі «Новини».

Для того щоб опублікувати оголошення про проведення рамкової угоди для потреб оборони, необхідно надіслати оголошення та всю необхідну, на думку замовника, інформацію на електронну пошту ДП «Прозорро» feedback@prozorro.ua.

Інформація буде публікуватись у розділі «Рамкові угоди для потреб оборони».

Оголошення оприлюднюється державним замовником в електронній системі закупівель та повинне містити таку інформацію:

1. найменування та ідентифікаційний код державного замовника в Єдиному державному реєстрі підприємств і організацій України;
2. назву предмета закупівлі із зазначенням коду згідно з Єдиним закупівельним словником і назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі та частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3. умови оплати;
4. інформацію про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися пропозиції;
5. граничну ціну за одиницю товару;
6. перелік критеріїв оцінки та методику оцінки комерційних пропозицій із зазначенням питомої ваги кожного критерію (в разі застосування інших критеріїв оцінки, крім ціни). Якщо для визначення найбільш економічно вигідної комерційної пропозиції, крім ціни, державним замовником застосовуються інші критерії оцінки, в оголошенні визначається їх вартісний еквівалент або питома вага таких критеріїв у загальній оцінці комерційних пропозицій. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою 70 відсотків;
7. строк, на який укладається рамкова угода;
8. порядок взаємодії державного замовника та постачальника з метою обміну інформацією та документами під час укладення рамкової угоди та проведення відбору  для укладення державного контракту (договору) (в тому числі спосіб подання пропозицій постачальниками та вимоги до оформлення пропозицій, порядок проведення відборів та подання комерційних пропозицій постачальниками, порядок, зокрема спосіб і строк, виправлення невідповідностей в інформації та документах, поданих постачальником, та інше);
9. один або декілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону України «Про публічні закупівлі», підстави, встановлені статтею 17 Закону України «Про публічні закупівлі», та інформацію про визначений державним замовником спосіб підтвердження відповідності постачальників установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством. Державний замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність   підставам,   установленим статтею 17 Закону України «Про публічні закупівлі», у разі коли така інформація є публічною та оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.
   
   Для об’єднання постачальників державним замовником зазначаються умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких постачальників установленим кваліфікаційним критеріям та підставам, установленим статтею 17 Закону України «Про публічні закупівлі»;
10. інформацію про необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби — плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі тощо). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися державним замовником без встановлення дискримінаційних вимог до постачальників.
    
    Технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики та за потреби посилання на технічні умови.
    
    У разі посилання на технічні умови застосовуються технічні умови, що є чинними на момент прийняття рішення про проведення відбору.
    
    Характеристики товарів можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів).
    
    Технічні специфікації можуть бути у формі переліку експлуатаційних або функціональних вимог, у тому числі екологічних характеристик, за умови, що такі вимоги є достатньо точними, щоб предмет закупівлі однозначно розумівся державним замовником і постачальниками.
    
    У разі, коли вичерпний опис характеристик скласти неможливо, технічні специфікації можуть містити посилання на стандартні характеристики, технічні регламенти та умови, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язані з товарами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними, європейськими стандартами, іншими спільними технічними європейськими нормами, іншими технічними еталонними системами, визнаними європейськими органами із стандартизації або національними стандартами, нормами та правилами. До кожного посилання повинен додаватися вираз «або еквівалент».
    
    Технічні специфікації не повинні містити посилання на конкретні марку чи виробника або на конкретний процес, що характеризує продукт певного суб’єкта господарювання, чи на торгові марки, патенти, типи або конкретне місце походження чи спосіб виробництва. У разі, коли таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим та містити вираз «або еквівалент».
    
    Державний замовник може вимагати від постачальників підтвердження того, що пропоновані ними товари за своїми екологічними чи іншими характеристиками відповідають вимогам, установленим в оголошенні.
    
    У разі встановлення екологічних чи інших характеристик товару державний замовник повинен в оголошенні зазначити, які маркування, протоколи випробувань або документи про відповідність (декларація (в тому числі декларація про відповідність), звіт, висновок, свідоцтво, сертифікат (у тому числі сертифікат відповідності) або будь-який інший документ, що підтверджує виконання заданих вимог, які стосуються об’єкта оцінки відповідності (далі — документи про відповідність)  можуть підтвердити відповідність предмета закупівлі таким характеристикам.
    
    Маркування, протоколи випробувань або документи про відповідність повинні бути видані органами з оцінки відповідності, компетентність яких підтверджена шляхом акредитації або іншим способом, визначеним законодавством.
    
    Якщо державний замовник посилається в оголошенні на конкретні маркування, протоколи випробувань або документи про відповідність, він зобов’язаний прийняти маркування, протоколи випробувань або документи про відповідність, що підтверджують відповідність еквівалентним вимогам та видані органами з оцінки відповідності, компетентність яких підтверджена шляхом акредитації або іншим способом, визначеним законодавством;
11. інформацію про маркування, протоколи випробувань, документи про відповідність, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим державним замовником вимогам (у разі потреби);
12. орієнтовні строки та / або графіки поставки товарів;
13. інформацію про валюту, у якій повинна бути зазначена ціна за одиницю товару, що подається в комерційній пропозиції для участі у відборі постачальника для укладення державного контракту (договору);
14. інформацію про можливість встановлення під час проведення відборів вимоги щодо надання забезпечення комерційної пропозиції, зокрема розмір, вид, строк та умови надання, повернення та неповернення (якщо державний замовник планує вимагати таке забезпечення надати). Вимоги до забезпечення комерційної пропозиції визначаються державним замовником в оголошенні;
15. інформацію про можливість встановлення під час проведення відборів   вимоги   щодо   надання   забезпечення    виконання   державного контракту (договору), зокрема розмір, вид, строк та умови надання, повернення та неповернення (якщо державний замовник планує вимагати таке забезпечення надати). Державний замовник у разі застосування вимоги про надання постачальником забезпечення виконання державного контракту (договору) керується положеннями статті 27 Закону України «Про публічні закупівлі»;
16. електронну адресу та номер телефону однієї чи кількох осіб, уповноважених державним замовником на проведення закупівлі (здійснювати зв’язок з постачальниками);
17. опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких постачальниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме технічні помилки та описки;
18. рамкову угоду;
19. порядок проведення відбору для укладення державного контракту (договору).

В оголошенні може зазначатися інша інформація, у тому числі інформація, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку державний замовник вважає за необхідне включити до оголошення.

Оголошення не повинне містити вимоги, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації постачальників, а також вимоги щодо документального підтвердження інформації про відповідність вимогам, визначеним в оголошенні, якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та / або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.

Рамкова угода повинна містити інформацію про (обов’язкові умови згідно з пунктом 22 Особливостей):

• предмет закупівлі товарів;
• найменування, номенклатуру, асортимент товарів;
• технічні та якісні характеристики товару;
• вимоги щодо якості товарів;
• граничну ціну за одиницю товару;
• орієнтовну кількість товарів;
• строк, на який укладається рамкова угода;
• умови визначення переможця для укладення державного контракту (договору) за рамковою угодою;
• порядок та строк укладення державного контракту (договору) (державних контрактів (договорів)) за рамковою угодою;
• порядок та підстави припинення дії рамкової угоди;
• випадки та порядок зміни умов рамкової угоди.

Рамкова угода може також містити:

• розмір, вид, умови надання, умови повернення і неповернення забезпечення виконання державного контракту (договору) — у разі коли державний замовник вимагає його надати;
•  умову, згідно з якою постачальник припиняє бути стороною рамкової угоди, — у разі коли він не подав свої комерційні пропозиції для проведення відборів;
• умову, згідно з якою постачальник припиняє бути стороною рамкової угоди, — у разі коли він двічі відмовився від підписання державного контракту (договору) або не уклав державний контракт (договір) у строки, визначені у пункті 39 цих особливостей;
• інші умови відповідно до законодавства, які державний замовник вважає за необхідне до неї включити.

Державним замовником у рамковій угоді визначаються всі істотні умови, крім місця, умов та обсягів поставки товару, що є істотними умовами державного контракту (договору), укладеного за результатами відбору.

У рамковій угоді визначаються випадки та порядок зміни її умов.

Внесення змін до рамкової угоди

Істотні умови рамкової угоди, оприлюдненої разом з оголошенням, не можуть змінюватися, крім випадків:

• зміни граничної ціни за одиницю товару у зв’язку із зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування — пропорційно до зміни таких ставок та / або пільг з оподаткування, а також у зв’язку зі зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування;
• зміни граничної ціни за одиницю товару у зв’язку із зміною встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти;
• зміни строку дії, але не більше ніж у межах календарного року з моменту укладення рамкової угоди.

У разі внесення змін до рамкової угоди у випадках, визначених пунктом 26 цих особливостей, державний замовник розміщує повідомлення про зміни до рамкової угоди в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня прийняття державним замовником рішення про внесення змін до рамкової угоди із завантаженням оновленої редакції рамкової угоди.

Подання учасниками своїх пропозицій

Відповідно до пункту 28 Особливостей постачальник подає державному замовнику пропозицію відповідно до вимог, визначених в оголошенні, у порядку, визначеному державним замовником в оголошенні.

Згідно з пунктом 16 Особливостей кваліфікація постачальників у рамкову угоду може бути відкрита протягом строку дії рамкової угоди або може тривати період, визначений державним замовником.

Кожен постачальник має право подати тільки одну пропозицію для укладення / приєднання до конкретної рамкової угоди (у тому числі до визначеної в оголошенні частини предмета закупівлі (лота).

Пунктом 42 Особливостей встановлено, якщо протягом 30 днів з моменту оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення не було подано жодної пропозиції або під час проведення відбору не було подано комерційної (комерційних) пропозиції (пропозицій), державний замовник може укласти державний контракт (договір) відповідно до пункту 8 цих особливостей.

Умови такого державного контракту (договору) не можуть відрізнятися від умов, визначених державним замовником у рамковій угоді та / або у повідомленні (за наявності такого повідомлення).

Розгляд пропозицій постачальників

Державний замовник розглядає пропозицію постачальника щодо її відповідності вимогам, визначеним в оголошенні, у строк, що не перевищує десяти робочих днів з дня отримання такої пропозиції (пункт 29 Особливостей).

Якщо державним замовником під час розгляду пропозиції постачальника виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані постачальником у пропозиції та / або подання яких вимагалося в оголошенні, він повідомляє постачальнику у спосіб та у строк, зазначений в оголошенні, про необхідність усунення таких невідповідностей (із зазначенням переліку таких невідповідностей) (пункт 30 Особливостей).

Укладення рамкової угоди

Згідно з пунктом 19 Особливостей рамкова угода вважається укладеною, якщо хоча б одному постачальнику, що подав свою пропозицію відповідно до вимог, визначених в оголошенні, державним замовником повідомлено про відповідність його пропозиції вимогам, визначеним в оголошенні.

Для здійснення подальшого етапу відбору достатньо одного постачальника, що пройшов кваліфікацію та доєднався до рамкової угоди.

Відхилення постачальника

Згідно з пунктом 32 Особливостей державний замовник відхиляє пропозицію постачальника, якщо:

1) постачальник:

• не відповідає кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, установленим статтею 16 Закону України «Про публічні закупівлі», та / або наявні підстави, встановлені частиною першою статті 17 Закону України «Про публічні закупівлі»;
• не відповідає вимогам до постачальника відповідно до законодавства, визначеним в оголошенні;
• зазначив у пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою під час акцептування пропозиції, яку державним замовником виявлено згідно з частиною п’ятнадцятою статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі»;
• не виправив виявлені державним замовником невідповідності в інформації та / або документах, що подані ним у своїй пропозиції, протягом строку, визначеного державним замовником в оголошенні;
• не подав у спосіб, зазначений в оголошенні, документи, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 Закону України «Про публічні закупівлі»;
• подав більше ніж одну пропозицію для укладення/приєднання до конкретної рамкової угоди;
• є юридичною особою — резидентом Російської Федерації/Республіки Білорусь державної форми власності, юридичною особою, створеною та / або зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь, та / або юридичною особою, кінцевим бенефіціарним власником   (власником)   якої    є   резидент  (резиденти) Російської Федерації/Республіки Білорусь, або фізичною особою (фізичною особою — підприємцем) — резидентом Російської Федерації/Республіки Білорусь, або є суб’єктом господарювання, що здійснює продаж товарів, робіт, послуг походженням з Російської Федерації/Республіки Білорусь (за винятком товарів, робіт та послуг, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 11.11.2022 № 1275 «Про затвердження особливостей здійснення оборонних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану»);

2) пропозиція постачальника:

• не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі, визначеним в оголошенні;
• викладена іншою мовою (мовами), ніж мова (мови), що вимагається в оголошенні.

Інформація про відхилення пропозиції, у тому числі підстави такого відхилення з посиланням на відповідні норми цих особливостей та вимоги, зазначені в оголошенні, яким така пропозиція та / або постачальник не відповідають, із зазначенням обґрунтування невідповідності, надсилається протягом одного дня з дня ухвалення рішення постачальнику, пропозиція якого відхилена, у спосіб, визначений державним замовником в оголошенні.

Проведення відбору — державний замовник надсилає повідомлення постачальникам, які вже є стороною рамкової угоди

Для проведення відбору державний замовник у спосіб, визначений ним в оголошенні, надсилає повідомлення про проведення відбору (далі — повідомлення) всім постачальникам, які на момент прийняття рішення про проведення відбору є стороною рамкової угоди.

У повідомленні державним замовником зазначається інформація про обсяги закупівлі у межах відповідного відбору, строки, умови, місце поставки товару, вимогу про надання забезпечення комерційної пропозиції та / або забезпечення виконання державного контракту (договору), а також інша інформація, яку державний замовник вважає за необхідне зазначити в повідомленні.

Подання комерційних пропозицій

Строк для подання постачальниками комерційних пропозицій визначається державним замовником у повідомленні та не може бути меншим ніж три робочі дні з дня отримання постачальником повідомлення (пункт 35 Особливостей).

Пунктом 42 Особливостей встановлено, якщо протягом 30 днів з моменту оприлюднення в електронній системі закупівель оголошення не було подано жодної пропозиції або під час проведення відбору не було подано комерційної (комерційних) пропозиції (пропозицій), державний замовник може укласти державний контракт (договір) відповідно до пункту 8 цих особливостей.

Умови такого державного контракту (договору) не можуть відрізнятися від умов, визначених державним замовником у рамковій угоді та / або у повідомленні (за наявності такого повідомлення).

Визначення найбільш економічно вигідної комерційної пропозиції

Якщо найбільш економічно вигідна комерційна пропозиція постачальника (тобто така пропозиція, що відповідає вимогам, визначеним у повідомленні (крім обсягу), та ціна/приведена ціна якої є найнижчою) не забезпечує повний обсяг закупівлі, зазначений у відборі, державний замовник може укласти за результатами відбору державні контракти (договори) з декількома постачальниками з урахуванням їх спроможності поставки і, відповідно, найнижчих цін / приведених цін комерційних пропозицій, починаючи з найбільш економічно вигідної.

Направлення постачальнику повідомлення про намір та проєкту державного контракту (договору)

Державний замовник має право укласти державний контракт (договір) на закупівлю товарів, визначених у додатку до цих особливостей, за результатами відбору виключно з тими постачальниками, які на момент прийняття рішення про проведення відбору є стороною рамкової угоди (пункт 37 Особливостей).

Державний контракт (договір) за результатами відбору укладається відповідно до норм Цивільного та Господарського кодексів України з урахуванням цих особливостей.

Істотні умови державного контракту (договору), укладеного за результатами проведеного відбору, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків:

• зміни ціни у зв’язку із зміною ставок податків і зборів та / або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування — пропорційно до зміни таких ставок та / або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування;
• зміни ціни у зв’язку із зміною встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти;
• зміни місця поставки товару.

Постачальник протягом п’яти днів з дня отримання від державного замовника повідомлення про намір укласти державний контракт (договір) разом з проєктом державного контракту (договору) підписує державний контракт (договір) та повертає підписаний державний контракт (договір) державному замовнику у спосіб, визначений в оголошенні.

Укладання замовником державного контракту (договору)

Державний замовник підписує державний контракт (договір) у строк, що становить не більш як 15 днів з дня отримання підписаного державного контракту (договору) від постачальника, та надсилає екземпляр (екземпляри) укладеного державного контракту (договору) постачальнику (пункт 40 Особливостей).

Строк дії державного контракту (договору) не обмежується строком дії рамкової угоди, за результатом відбору якої його було укладено, та строком дії правового режиму воєнного стану (пункт 41 Особливостей).