Як безкоштовно знайти практику моніторингу у BI Prozorro? У статті надамо інструкцію для керівників, що управляють закупівлями, та для уповноважених осіб, адже саме практика моніторингу закупівель може допомогти уникнути ризиків у майбутньому.
Чому замовникам варто аналізувати свої закупівлі з моніторингами?
Не секрет, що кожен моніторинг вашої закупівлі — це стрес і додаткова робота для всіх, хто залучений до закупівельного процесу. Хоча моніторинг і є певним сюрпризом для замовника, до нього можна частково підготуватись.
Модуль аналітики ВІ Prozorro дозволяє аналізувати згруповану інформацію як про активні моніторинги, (такі, що тривають), так і про вже завершені. У такий спосіб організатор може бачити однакові проблемні моменти, які привертають увагу органів контролю.
Тож надалі на підставі проведеного аналізу можна покращувати свої підходи до проведення закупівлі, щоб максимально уникати створення підстав для моніторингу. Звісно, це не дає гарантії, що моніторинг вас омине, але принаймні очевидних порушень, які він виявляв раніше, можна не допускати.
Як BI Prozorro допоможе проаналізувати моніторинги
Модуль аналітики ВІ Prozorro має декілька інструментів для відстежування подій, які відбуваються під час моніторингу:
- У додатку «Етап закупівель» є загальна інформація про те, чи був моніторинг у лоті, чи виявили порушення, і якщо так, то якого воно типу, чи оскаржували висновок органу моніторингу в суді, тощо.
- У додатку «Моніторинг публічних закупівель», крім показників із додатка «Етап закупівель», є й ті, які можна використати для поглибленого аналізу. Зокрема, це дані про кількість моніторингів у лоті, ініціатора та підстави проведення моніторингу, статуси усунення порушень, а також кілька показників, що фіксують дати в цьому ланцюжку, — дата початку, висновку, оскарження тощо.
Повний перелік показників, які допоможуть аналізувати події у процедурі моніторингу, та їхній опис можна знайти в додатку «Довідник показників» публічного модуля аналітики ВІ Prozorro, тож ви можете вибрати для себе потрібні.
Нижче ми розберемо декілька практичних кейсів, як за допомогою показників модуля аналітики відібрати закупівлі з моніторингами для подальшого аналізу.
Як проаналізувати, скільки моніторингів було у всіх підпорядкованих організаторів за останній місяць
Кейс 1. Керівник управління закупівель хоче побачити, скільки моніторингів було у всіх підпорядкованих організаторів за останній місяць.
Розглянемо на прикладі закупівель Київської міської державної адміністрації.
1. Відкриваємо лист «Події в лотах» додатка «Етап закупівель 2024-2025».
2. У правому нижньому кутку натискаємо кнопку «Відкрити фільтри» й у фільтрі «Головний орган» вписуємо «КМДА», після чого натискаємо Enter і підтверджуємо вибір галочкою.
*Якщо ви не знайшли головний орган вашої організації, ймовірно, що ієрархія замовників цієї структури поки що відсутня в модулі аналітики. Щоб додати ієрархію, скористайтеся інструкцією «Як створити ієрархію замовника» (кнопка над панеллю фільтрів).
3. Покроково відбираємо лоти з моніторингами за останні 30 днів.
У прикладі видно, що за останні 30 днів у всіх організаторів, підпорядкованих КМДА, було 38 лотів із моніторингами.
Таблиця містить основну інформацію про ці лоти: назву, очікувану вартість, процедуру закупівлі, поточний статус лота та контактну особу організатора. Також за потреби можна поставити галочку «Організатор», і тоді додасться стовпець із назвою організатора кожного з цих лотів.
Далі таблицю можна вивантажити, натиснувши на неї правою кнопкою мишки, і використовувати для глибшого аналізу, розрахунків чи у звітності.
Аналіз моніторингів закупівель за попередній рік
Кейс 2. Уповноважена особа готує внутрішній річний звіт про закупівлі та хоче включити до нього інформацію про моніторинги.
Для такого звіту знайдемо, у скількох лотах було розпочато моніторинг у 2024 році, в якій кількості лотів виявили порушення, скільки висновків було оскаржено в суді надалі.
Розглянемо це на прикладі закупівель Комунального підприємства виконавчого органу КИЇВРАДИ (КМДА) «КИЇВТЕПЛОЕНЕРГО» (код ЄДРПОУ 40538421).
1. На сайті bi.prozorro.org вибираємо додаток «Етап закупівель 2024-2025» та відкриваємо лист «Тендери/лоти».
2. Внизу у фільтрах дат оголошення натискаємо «2024».
3. Праворуч у фільтрі «Організатор» вписуємо «40538421», після чого натискаємо Enter і підтверджуємо вибір галочкою.
Тепер у таблиці ми бачимо всі закупівлі, які цей організатор оголосив у 2024 році, а над таблицею інформацію про кількість лотів, їхню очікувану вартість, початкову та поточну суми договорів. Ці дані теж можна використовувати для аналізу, звітування, формування внутрішніх звітів тощо.
4. Щоб відібрати з цих лотів тільки ті, в яких був моніторинг, слід скористатися інструментом вибірки. Натискаємо на нього.
У верхній частині екрана, що відкривається після натискання, ви побачите вже зроблені відбори, а в нижній — ті, які ще можна додати до поточних. Щоб вибрати лоти з моніторингами, слід знайти показник «Чи був моніторинг у закупівлі лота» і вибрати його значення «Так».
Після того, як ви вибрали все потрібне, закрийте інструмент вибірок, натиснувши на ту саму кнопку.
Тепер у таблиці відображаються тільки ті лоти, в яких був моніторинг, і ми можемо зафіксувати собі їх кількість для звіту.
Що саме у вас відібрано зараз, можна перевірити у стрічці фільтрів вгорі листа.
5. Так само за допомогою інструменту вибірок шукаємо наступний показник «Є порушення, виявлені органом моніторингу у закупівлі лота» і вибираємо його значення «Так».
Якщо вам потрібні тільки лоти, де було виявлено порушення, а загальна кількість лотів із моніторингами не потрібна, то можна одразу використати цей показник.
6. І наостанок за тією самою схемою (п. 4) шукаємо показник «Є оскарження висновку органу моніторингу замовником у суді» та вибираємо його значення «Так».
З отриманих даних бачимо, що всі висновки моніторингів, де було виявлено порушення, замовник оскаржив у суді.
Отже, на підставі отриманих даних фрагмент внутрішнього річного звіту про закупівлі може виглядати так:
«У 2024 році в 99 лотах було розпочато моніторинг, із них лише в 11 виявлено порушення. Усі висновки моніторингу з виявленими порушеннями було оскаржено в суді».
Як проаналізувати моніторинги одного замовника
Кейс 3. Нова уповноважена особа хоче проаналізувати в закупівлях замовника проблемні моменти, через які приходив моніторинг, щоб у майбутньому більш якісно проводити закупівлі.
Розглянемо на прикладі закупівель Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» (код ЄДРПОУ 44768034).
1. На сайті bi.prozorro.org вибираємо додаток «Моніторинг публічних закупівель» та відкриваємо лист «Показники».
2. Праворуч у фільтрі «Організатор» вписуємо код ЄДРПОУ вашої організації (у нашому прикладі — «44768034») та підтверджуємо вибір.
3. Розкриваємо випадний список внизу праворуч і вибираємо фільтр «Підстави проведення моніторингу органом моніторингу».
4. Далі вибираємо цікаву нам підставу. Наприклад, відберемо лоти, в яких спрацював ризик-індикатор.
5. Вгорі над таблицею ми бачимо, що таких моніторингів 9. Щоб безпосередньо перейти до списку лотів із моніторингами, слід перейти на лист «Моніторинги» (натиснути на кнопку «Листи» у правому верхньому кутку).
6. На цьому листі маємо згруповану інформацію — перелік лотів із моніторингом, підставою для якого стало спрацювання ризик-індикатора.
І тепер ви можете вивантажити собі цю таблицю і працювати з лотами далі: знайти в них спільні риси (наприклад, клас CPV, діапазон очікуваної вартості тощо) чи схожі порушення. Ймовірно, це дасть можливість не допускати типових помилок при проведенні закупівель.
Замість підсумків
- Модуль аналітики BI Prozorro має зручні інструменти для аналізу моніторингів. Зокрема: інформацію про їх кількість у розрізі замовників, кодів CPV, типів предмета закупівлі, підстав для моніторингу, їх ініціаторів, інформацію про виявлені порушення та судові оскарження тощо. Також BI Prozorro допомагає побачити повторювані ризики в закупівлях і використовувати ці дані для вдосконалення процесів.
- Аналізувати моніторинги можна в декількох додатках. Для загального аналізу використовуйте «Етап закупівель», а для поглибленого — «Моніторинг публічних закупівель», адже кожен із них дозволяє досліджувати закупівлі з різних кутів.
- Інформація щодо моніторингів закупівель потрібна як керівникам, які управляють закупівлями та формують політику організації щодо їх проведення, так і уповноваженим особам, які безпосередньо працюють із закупівлями та можуть покращувати їх якість.
Цю публікацію підготовлено за фінансової підтримки Європейського Союзу. Її вміст є виключною відповідальністю Transparency International Ukraine і необов’язково відображає погляди Європейського Союзу.
За потреби завантажте протокол надання пояснення на запит моніторингу. Більше про моніторинг у закупівлях — у е-книзі «Моніторинг публічних закупівель у 2025 році».
google 