Питання читача
- Добрий день, Раднику! Питання щодо оформлення документів згідно з ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Чи обов’язково використовувати в закупівельній діяльності?
Відповідь експерта
- Згідно з наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» «Про прийняття та скасування національних стандартів» № 144, на заміну старому ДСТУ 4163-2003 з 01.09.2021 почав діяти ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Серед законодавчих нововведень, зокрема, такі:
- деталізація складу довідкових даних про юридичну особу (реквізитів поштової адреси) — встановлено чітку послідовність реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс;
- закріплення в ДСТУ 4163:2020 вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об’єктів адміністративно-територіального устрою України;
- підпис відтепер повинен містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось у ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються;
- документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою;
- вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого зберігання (понад 10 років) друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку зберігання (до 10 років включно) можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
На які документи поширюється ДСТУ 4163-2003? На організаційно-розпорядчі документи (як в електронному, так і в паперовому форматі), зокрема:
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Хто з суб’єктів має керуватися ДСТУ 4163-2003? Вимог ДСТУ 4163:2020 обов’язково повинні дотримуватися такі категорії суб’єктів:
- державні органи;
- органи місцевого самоврядування;
- установи, підприємства, організації та інші юридичні особи незалежно від їх функціонально-цільового призначення та форми власності.
Проте, відповідно до вимог законодавства, не закріплена обов’язковість дотримання ДСТУ 4163-2003 для фізичних осіб — підприємців, а також адвокатів та інших самозайнятих осіб.
Отже, визначаючи основні аспекти використання ДСТУ 4163:2020, слід зазначити:
- ДСТУ 4163:2020 є обов’язковим для замовників у розумінні Закону України «Про публічні закупівлі», проте не кожен учасник повинен його дотримуватись. Зокрема, якщо учасником є ФОП, то недотримання ним при складанні документів ДСТУ 4163:2020 не буде мати для нього жодних негативних наслідків.
- Окремо потрібно звернути увагу на застосування ДСТУ 4163:2020 через призму Закону України «Про публічні закупівлі», адже використання учасниками цього нормативного акта буде обов’язковим лише в тому випадку, якщо замовник чітко це передбачить у вимогах до процедури закупівлі чи спрощеної закупівлі. В іншому випадку правила засвідчення не розповсюджуватимуть свою дію на документи, подані у складі тендерної пропозиції / пропозиції учасником, та їх недотримання не буде підставою для відхилення.
Більше корисних порад та рекомендацій на порталі RADNUK.COM.UA в таких публікаціях:
- «Чи має уповноважена особа повторно проходити тестування після зміни місця роботи?»;
- «Учасник залучає декількох субпідрядників / співвиконавців, але кожного не більше ніж на 20 %: чи необхідно зазначати інформацію про кожного?»;
- «Як закупити послуги з ремонту автомобіля, якщо вартість запчастин перевищує вартість послуг?»;
- «За рішенням АМКУ відмінено переговорну процедуру закупівлі. Чи дозволяє Закон повторне оголошення?».
google 