Реєстрація бюджетних зобов’язань: вимоги щодо заповнення підтвердних документів залежно від особливостей здійснення публічної закупівлі

Правильність оформлення документів, що підтверджують взяття бюджетних зобов’язань, завжди є актуальним питанням для замовників, які надають свої документи до органів Казначейства. У попередній статті «Реєстрація бюджетних зобов’язань: які підтвердні документи потрібно надати до органів Казначейства?» ми вже розглянули основний перелік підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань в органах Казначейства.

У цій статті розкриємо питання стосовно:

1. особливостей, які необхідно врахувати замовникам під час заповнення документів, зокрема у виняткових випадках, передбачених частиною 7 статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон);
2. документів, які можуть надавати замовники до органів Казначейства у випадку виявлення помилок під час проведення закупівель.

Керуючись пунктом 2.2 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України затверджено наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309), замовники для реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами про закупівлю подають до органів Казначейства Реєстри бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі — Реєстр бюджетних зобов’язань).

Потрібно зазначити: залежно від того, застосовувалась процедура закупівлі / спрощена закупівля чи ні, інформація, яка заповнюється в окремих полях Реєстру бюджетних зобов’язань стосовно закупівель, буде різною.

Так, відповідно до Порядку заповнення Реєстру бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів, наведеного в Додатку 1 до Порядку № 309, у графі «Дані бюджетного зобов’язання: інформація про закупівлі» проставляється:

• ознака “00”, якщо бюджетне зобов’язання взято розпорядником бюджетних коштів без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель;
• унікальний ідентифікатор закупівлі, присвоєний електронною системою закупівель (далі — ЕСЗ), якщо бюджетне зобов’язання взято розпорядником бюджетних коштів із застосуванням процедур закупівель / спрощених закупівель.

Відповідно до частини 7 статті 3 Закону замовник в окремих випадках має право не проводити спрощену закупівлю товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 та 2 частини 1 статті Закону. У таких випадках згідно зі статтею 10 Закону замовник обов’язково оприлюднює в ЕСЗ звіт про договір про закупівлю.

Яким чином зазначити у Реєстрі бюджетних зобов’язань інформацію про виняткові випадки застосування спрощеної закупівлі?

При цьому в замовників у разі незастосування спрощеної закупівлі на суму, що дорівнює або перевищує 50 тис. грн, часто виникають питання щодо оформлення та подання підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань.

На перший погляд нібито все зрозуміло — якщо не застосовано спрощену закупівлю, то для реєстрації таких зобов’язань в Реєстрі бюджетних зобов’язань у графі «Дані бюджетного зобов’язання: інформація про закупівлі» проставляється ознака “00”. Водночас, якщо сума закупівлі перевищує 50 тис. грн, то у працівників Казначейства одразу виникає запитання: з яких причин не застосовано процедуру закупівлі / спрощену закупівлю?

Відповідь тут. Для пояснення таких причин замовникам слід звернути увагу на графу «Примітка», в якій зазначається інформація про зареєстроване бюджетне зобов’язання, що не відображена в інших графах, а саме: у цій графі можна зазначити підставу незастосування спрощеної закупівлі із посиланням на відповідну статтю Закону, яка передбачає для замовника таке право.

У Прикладі 2 наведемо приклад заповнення Реєстру бюджетних зобов’язань у різних випадках:

1. укладення договору про закупівлю з оприлюдненням звіту про договір про закупівлю (номер 1 за порядком Прикладу 2);
2. проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі (номер 2 за порядком Прикладу 2);
3. незастосування спрощеної закупівлі (номери 3, 4 за порядком Прикладу 2).

Приклад 2

Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів *
від 01 лютого 2022 року № 12 (наприклад)

Дані бюджетних зобов’язань

Важливо: підставу незастосування спрощеної закупівлі необхідно обґрунтувати та документально підтвердити, не обмежуючись рішенням уповноваженої особи у вигляді протоколу.

Приклад примірного тексту протоколу можна знайти у статті «Реєстрація зобов’язань за договорами, укладеними без застосування спрощеної закупівлі», копію якого замовник може надати до органу Казначейства як підтвердження своїх правових підстав не проводити спрощену закупівлю.

Двічі відмінено спрощену закупівлю: які документи подавати до Казначейства?

Однією з підстав для здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без застосування порядку проведення спрощених закупівель є двічі відмінена спрощена закупівля через відсутність учасників, у тому числі частково (за лотом). Тобто замовник після двічі відміненої спрощеної закупівлі, за умови, що предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, вимоги до учасника не відрізняються від тих, що визначені в оголошенні про спрощену закупівлю, має право укласти договір про закупівлю та оприлюднити звіт про договір про закупівлю.

Це означає, що замовник подає до органів Казначейства підтвердні документи для реєстрації бюджетних зобов’язань із додержанням вимог, визначених для «прямих» закупівель, за якими не застосовується порядок проведення спрощених закупівель.

Проте у замовників часто виникає питання: чи потрібно у випадку укладення «прямого» договору про закупівлю після двічі відміненої спрощеної закупівлі разом із необхідними підтвердними документами подавати ще й інформацію про попередньо відмінені спрощені закупівлі?

У такому випадку однозначна відповідь — ні. Адже для реєстрації бюджетних зобов’язань подаються лише документи, що підтверджують взяття таких зобов’язань. При цьому замовник може у графі «Примітка» Реєстру бюджетних зобов’язань зазначити підстави, з яких не застосовувався порядок проведення спрощених закупівель для закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тис. грн.

Які документи надавати замовникам до органів Казначейства у випадку виявлення помилок під час проведення закупівель?

Непоодинокими випадками є допущення замовниками технічних помилок під час проведення процедур закупівель / спрощених закупівель. Законодавством у сфері публічних закупівель чи іншими нормативно-правовими актами не визначено механізму виправлення технічних (механічних) помилок, допущених замовником при заповненні форм документів публічних закупівель, але й не заборонено цього робити.

Уповноважена особа замовника має право зафіксувати факт допущення помилок технічного характеру, які неможливо виправити на стадії реєстрації бюджетних зобов’язань. Відповідно до статті 11 Закону, пункту 3.4 Примірного положення про уповноважену особу, затвердженого наказом Міністерства економіки України від 08.06.2021 № 40, рішення уповноваженої особи оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Затверджений уповноваженою особою замовника протокол, який містить чіткий опис та визнання помилок, допущених у процесі проведення закупівлі, замовники можуть надати до відповідного органу Казначейства разом з іншими підтвердними документами. Користуйтесь прикладом протоколу УО щодо допущення технічних (механічних, формальних) помилок.

Висновки

У виняткових випадках, коли замовники мають право не застосовувати порядок проведення спрощених закупівель, законодавством дозволяється у Реєстрах бюджетних зобов’язань робити примітку із посиланням на відповідну норму Закону.

У разі виявлення технічних помилок під час заповнення форм документів, що стосуються проведення публічної закупівлі, на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань замовники можуть подати до органу Казначейства копію рішення (протоколу), який містить чіткий опис та визнання помилок, допущених у процесі проведення публічної закупівлі.

Також читайте на порталі RADNUK.COM.UA такі корисні статті:

• «Чи дозволяється в річному плані закупівель коригувати орієнтовний початок проведення закупівлі?»;
• «Подання до Казначейства договорів про закупівлю, що мають електронну форму»;
• «Чи можна укладати до прямих договорів додаткові угоди на збільшення ціни договору або об’єму закуповуваного?»;
• «Закупівля періодичних видань та програмного забезпечення на умовах попередньої оплати».