Хто відповідальний за проведення закупівель під час воєнного стану?

У  сьогоднішніх умовах замовники дотримуються різних позицій щодо виконання норм законодавства у сфері публічних закупівель, також у закупівельної спільноти виникає чимало запитань щодо того, хто відповідальний за проведення закупівель під час воєнного стану. Чи має право уповноважена особа, не визначена відповідальною за проведення закупівель під час воєнного стану, проводити спрощені закупівлі, вартість яких перевищує 200 тис. грн, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану» від 28.02.2022 № 169 (далі — Постанова № 169)? Чи зобов’язаний  замовник по закупівлях без використання електронної системи визначити уповноважену чи відповідальну особу, чи це можна буде зробити після завершення воєнного стану? Чи взагалі необхідно по закупівлях до 50 тис. грн за Постановою № 169 визначати уповноважену чи відповідальну особу?

Ця  стаття присвячена низці актуальних під час війни запитань щодо проведення закупівель замовника працівником, на якого покладено відповідні повноваження. Тож, пропоную розглянути норми чинного законодавства, щоб віднайти відповіді.

Перш за все слід зазначити, що на сьогодні в Україні одночасно діє низка нормативно-правових актів, які по-різному регулюють питання здійснення придбання товарів, робіт та послуг залежно від обставин та суб’єктів, які здійснюють такі закупівлі.

Так, станом на 15 серпня чинним є Закон України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), який визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад і при цьому регулює сферу його застосування та загальні умови здійснення закупівель, серед яких і організація закупівельної діяльності замовника.

Як відомо, згідно з вимогами Закону з початку 2022 року за закупівлі відповідає саме уповноважена особа замовника. Крім того, Закон визначає низку вимог до такої особи, встановлюючи, що уповноваженою особою може бути працівник замовника зі штатної чисельності або за трудовим контрактом, який до того ж склав тестування та має вищу освіту (переважно юридичну або економічну).

Такі вимоги Закону є об’єктивно необхідним підґрунтям для забезпечення якісної роботи закупівельника в умовах мирного часу, коли планування фінансів та закупівель відбувається завчасно, обсяги роботи передбачувані, при цьому потреби організації-замовника формуються поступово, і закупівельник має змогу у звичайному режимі запланувати, оголосити та провести відповідні процедури.

Із початком війни ситуація радикально змінилася, що й спричинило зміну підходу до здійснення придбання предметів закупівель, необхідних для потреб, обумовлених воєнним станом, введеним в Україні.

Тому Урядом 28.02.2022 було прийнято Постанову  № 169 , яка передбачала, що деякий час здійснення таких закупівель в умовах воєнного стану відбуватиметься шляхом укладання прямих договорів, зобов’язуючи замовника попередньо визначати переліки та обсяги необхідних під час війни товарів, робіт і послуг за погодженням із органом управління.

У цьому контексті у замовників виникла необхідність розмежовувати власні потреби, які мають бути забезпечені з дотриманням вимог Закону, та ті придбання, які здійснюються у зв’язку із введенням воєнного стану та можуть бути куплені напряму з дотриманням вимог Постанови № 169.

При цьому змінами до Постанови № 169 Уряд відкоригував такий підхід та встановив обов’язок навіть в умовах воєнного стану проводити такі закупівлі переважно через електронну систему Prozorrо шляхом використання механізму спрощених закупівель та електронних каталогів, і лише у виключних обґрунтованих випадках — прямими угодами.

Так, після внесення змін до Постанови № 169 для здійснення закупівель, що обумовлені воєнним станом, замовнику необхідно затвердити окремий перелік та обсяги таких предметів власним розпорядчим рішенням замовника без внесення до річного плану.

З останніми змінами до Постанови № 169 можна ознайомитися в матеріалах:

• «Дев’яті зміни до Постанови № 169 (від 10.08.2022): на що звернути увагу»;
• «Огляд основних змін до Постанови № 169, що набрали чинності з 10.08.2022».

Також Уряд встановив, що відповідальною за організацію та проведення таких закупівель може бути як уповноважена особа, так і інша особа, визначена замовником.

При цьому слід пам’ятати, що за Законом уповноважена особа здійснює свою діяльність відповідно до його вимог та на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника і відповідного положення, яке визначає правовий статус, організаційні й процедурні засади діяльності такої особи.

Крім того, згідно з Законом у разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається саме рішенням замовника.

Отже, відповідаючи на поставлені запитання, варто вказати, що замовник для цілей здійснення придбання згідно з Постановою № 169 має визначити особу (або осіб), що буде (будуть) відповідати саме за такі закупівлі, готуючи відповідні проєкти переліків та обсягів для затвердження їх рішенням замовника та подальшого здійснення придбання у відповідний спосіб через систему Prozorrо або прямими угодами.

З огляду на це, якщо замовник визначає відповідальною за закупівлі за Постановою № 169 уповноважену особу, яка в організації вже здійснює закупівлі за Законом на підставі відповідного положення про уповноважену особу та визначена відповідним розпорядчим рішенням (наказом), у такому разі слід внести відповідні зміни, розширивши повноваження такої особи в цій частині на час воєнного стану та наділивши її відповідними правами та обов’язками для здійснення закупівель згідно з цією Постановою.

Водночас, у разі якщо замовник має на меті визначити відповідальною особою іншого працівника, який не є уповноваженою особою за Законом, то таке рішення має бути відображено в окремому розпорядчому рішенні (наказі) організації, яким на конкретного працівника на час воєнного стану покладаються встановлені цим рішенням повноваження. При цьому зазначу, що вимоги Закону на таку відповідальну особу не розповсюджуються.

Такі дії кореспондуються з Конституцією України, згідно з якою правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Ураховуючи викладене, незалежно від того, за які саме закупівлі за Постановою № 169 (до 50 тис. грн або понад 50 тис. грн / у Prozorrо  або прямими договорами) відповідатиме той чи інший працівник замовника, повноваження щодо вчинення відповідних дій для такої особи мають бути належним чином передбачені юридично у розпорядчому рішенні замовника, яке виступатиме підґрунтям для вчинення нею дій в частині закупівель.  

Тому для реалізації повноважень щодо здійснення придбання на підставі та у способи, встановлені Постановою № 169 в умовах воєнного стану, замовникові слід зафіксувати відповідні повноваження для уповноваженої особи, за умови що вона одночасно виступатиме відповідальною за такі закупівлі разом із закупівлями за Законом, та внести відповідні зміни до положення й наказу.

З прикладом подібного обґрунтування в протокольному рішенні уповноваженої особи можете ознайомитися за посиланням, також за нагоди використовуйте зразок документа «Наказ про призначення відповідальної особи і розподіл обов’язків».

У протилежному разі за умови, що здійснювати придбання буде інший працівник такого замовника, який визначається відповідальною особою в умовах воєнного стану виключно для закупівель, що здійснюються у способи, встановлені Постановою № 169, замовникові слід прийняти відповідне рішення та оформити його відповідним наказом.

Вказані дії допоможуть уникнути непорозумінь під час реалізації тих чи інших повноважень щодо закупівель організації, передбачать правомочність для вчинення фактичних дій особами, які відповідають за процес придбання товарів, робіт або послуг, обумовлених воєнним станом, та розмежують (за потреби) навантаження на відповідних працівників.

Висновки

• Щоб уповноважена особа, яка вже здійснює закупівлі за Законом в організації на підставі відповідного положення про уповноважену особу та визначена відповідним розпорядчим рішенням (наказом), могла бути відповідальною за проведення закупівель під час воєнного стану, проводити спрощені закупівлі, вартість яких перевищує 200 тис. грн, відповідно до Постанови № 169, замовнику слід внести відповідні зміни, розширивши повноваження такої особи в цій частині на час воєнного стану та наділивши її відповідними правами та обов’язками для здійснення закупівель згідно з цією Постановою.

• Якщо замовник має на меті визначити відповідальною особою іншого працівника, який не є уповноваженою особою за Законом, таке рішення має бути відображене в окремому розпорядчому рішенні (наказі) організації, яким на конкретного працівника на час воєнного стану покладаються встановлені цим рішенням повноваження.

Незалежно від того, за які саме закупівлі за Постановою № 169 (до 50 тис. грн або понад 50 тис. грн / у Prozorrо або прямими договорами) відповідатиме той чи інший працівник замовника, повноваження щодо вчинення відповідних дій для такої особи мають бути належним чином передбачені юридично у розпорядчому рішенні замовника, яке виступатиме підґрунтям для вчинення нею дій у частині закупівель. Для реалізації повноважень щодо здійснення придбання на підставі та у способи, встановлені Постановою № 169 в умовах воєнного стану, замовникові слід зафіксувати відповідні повноваження для уповноваженої особи, не очікуючи завершення воєнного стану.

Публікації, тематикою яких є особливості організації закупівельної діяльності замовника та, зокрема, уповноваженої особи, можна швидко знайти на порталі RADNUK.COM.UA:

Окрім цього, усе, що потрібно знати про уповноважену особу, як призначити уповноважену особу, корисні приклади готових документів у зручному для використання форматі можна знайти у книзі «Уповноважена особа».

Ознайомтесь також із публікаціями «Відповідальність за порушення у сфері публічних закупівель, вчинені під час дії режиму воєнного стану» та «Дві сторони закупівельників: ті, що здійснюють закупівлі за Законом, та ті, що закуповують згідно з Постановою № 169».

Більше важливої інформації про закупівлі під час війни читайте на порталі RADNUK.COM.UA у розділі «Воєнний стан».