У попередній статті «Строк зберігання документів з публічних закупівель» ми вже отримали зручну таблицю зі строками зберігання документів, що стосуються публічних закупівель, та зрозуміли, хто з уповноважених (відповідальних) осіб замовника за це відповідає. У цій статті розберемося, як архівувати та знищувати документи з питань здійснення публічних закупівель.
Як архівувати?
Для забезпечення безперебійної роботи замовника, відповідальним особам, зокрема, необхідно після закінчення строків зберігання службових документів забезпечити їх знищення.
Однак перед тим, як їх знищити, визначимося з терміном «службовий документ». Службовий документ — офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідно засвідчений документ, який одержаний чи створений установою в процесі її діяльності та має відповідні реквізити.
Для того щоб виявити документи, строки яких закінчилися, необхідно провести експертизу цінності документа — це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду України (далі — НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
Документ НАФ — це архівний документ, культурна цінність якого визначена відповідною експертизою та який підлягає державному обліку та зберіганню.
Порядок проведення експертизи цінності документа визначено в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на...
google
