Коли заявка на поставку товару, направлена електронною поштою, є належним доказом у справі

Микола Павленко
3242
11 Лютого 2020
Коли заявка на поставку товару, направлена електронною поштою, є належним доказом у справі
3242
11 Лютого 2020
На основі Постанови Верховного Суду України від 18 грудня 2019 року у справі № 920/1025/18.

Направлення замовником заявки на поставку товару під час виконання договору про закупівлю електронною поштою є сучасним, швидким та зручним способом комунікації. Але такий спосіб має певні нюанси, які частково розкрито в нижченаведеній постанові Верховного Суду. Судовий спір щодо даної справи розгорнувся навколо строку позовної давності в один рік стосовно застосування штрафних санкцій. Перед судами постало завдання з’ясувати, з якої ж дати починати рахувати перебіг строку позовної давності:

  1. від дати направлення заявки на електронну пошту (08.02.2017);
  2. від дати направлення тієї ж заявки, але вже в письмовій формі (12.10.2017).

Замовник наполягає на пізнішій даті, а саме даті направлення письмової заявки, оскільки в такому випадкові строк позовної давності щодо застосування штрафних санкцій він би не пропустив. Виконавець вважає, що потрібно застосовувати більш ранню дату — дату направлення заявки на електронну пошту, у такому випадкові строк позовної давності замовник пропустить.

Для нас інтерес у даній справі полягає в позиції судів щодо листування в результаті направлення заявки на електронну пошту, а тому розглянемо детальніше аргументацію сторін у даній справі.

Варто відзначити, що місцевий господарський суд прийняв як належний доказ у справі заявку замовника на поставку товару, направлену на електронну пошту постачальника 08.02.2017, а тому вважав, що строк позовної давності щодо застосування штрафних санкцій замовник пропустив.

У касаційній скарзі замовник не погоджується з таким висновком суду й посилається на порушення положень, зокрема, статті 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» і статті 3 Закону України «Про електронний цифровий підпис». При цьому замовник наголошує на тому, що заявка замовника на поставку товару від 08.02.2017 та скріншот поштової скриньки не містять ідентифікації автора листа, не скріплені електронним цифровим підписом і не містять обов`язкових реквізитів, а тому не можуть вважатися електронними документами. Крім того, умовами договору про закупівлю взагалі не визначено можливість використання електронного листування замість паперових носіїв, а в реквізитах сторін договору не визначено електронні адреси, які б могли використовувати для листування сторін. За твердженням замовника, заявку від 08.02.2017, сканкопія якої наявна в матеріалах справи, не надсилали постачальникові, а отже, вона не породжувала для нього обов`язку з поставки товару на підставі укладеного між сторонами договору.

Спростування тверджень замовника щодо ненадсилання заявки

Суди попередніх інстанцій встановили, що замовник 08.02.2017 надіслав на електронну поштову скриньку поштового клієнта mail.ukr.net листа з вказівкою на його тему «Заявки 8 лютого на Ду700-1400.pdf», який містив додаток — електронний документ під назвою «Заявки 8 лютого на Ду700-1400.pdf», що підтверджується скріншотом, копію якого додано до матеріалів справи. Відповідно до інформації, що міститься в базі даних «Зареєстровані в Україні знаки для товарів і послуг» Українського інституту інтелектуальної власності, сторінка пошуку в якій розміщена на сайті Українського інституту інтелектуальної власності (http://base.uipv.org/searchBUL/), та пункту 3.1 Правил Домену.UA, доменне ім`я другого рівня «utg.ua» належить замовникові на підставі свідоцтва. Суди зазначили, що факт отримання вказаного електронного документа саме від позивача доводить і той факт, що на заявці від 08.02.2017 розміщено реквізит № 28 за ДСТУ 4163-2003 «Прізвище виконавця і номер його телефону». Крім того, у матеріалах справи також міститься заява свідка — директора постачальника, підпис якого посвідчений приватним нотаріусом Київського міського нотаріального округу. У зазначеній заяві директор постачальника підтверджує факт отримання заявки від 08.02.2017 електронною поштою від замовника.

Висновки суду щодо статусу заявки як електронного документа

Колегія суддів відхиляє доводи замовника, наведені в касаційній скарзі, про те, що заявка від 08.02.2017 є електронним документом, а її надсилання засобами електронного зв`язку зумовлює необхідність її скріплення електронним цифровим підписом з огляду на викладене далі. Відповідно до частини 1 статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов`язкові реквізити документа. Проте відповідач до матеріалів справи додав паперову копію заявки від 08.02.2017, яка містить Документ «Прізвище виконавця і номер його телефону», що виконаний на фірмовому бланку позивача та містить факсимільний підпис заступника директора замовника. Наданий на вимогу суду першої інстанції витяг з реєстраційної картки з електронного журналу вихідної кореспонденції замовника містить інформацію про здійснення загальним відділом замовника реєстрації цього листа.

Отже, вказану заявку від 08.02.2017 позивач створив як паперовий письмовий документ, а не у вигляді електронних даних, тому замовник помилково ототожнює поняття електронного документа й надсилання електронної копії письмового документа засобами електронного зв`язку.

Таким чином, як випливає із судового рішення, умовами договору взагалі не було передбачено такого способу подачі заявки на поставку товару, як відправка заявки на електронну пошту постачальника. Та були відсутні умови стосовно того, що сторони будуть здійснювати комунікацію, зважаючи на вимоги законодавства про електронний документообіг. В описаній ситуації суд став на сторону відповідача (постачальника), зважаючи на наміри та фактичну поведінку сторін під час виконання договору. Отже, замовникам, готуючись до відкритих торгів, потрібно бути уважними при складанні проєкту договору, а під час виконання договору дотримуватися його умов.

Висновки

  1. Якщо сторони договору планують під час виконання договору використовувати електронний документообіг, то про це варто зазначити в договорі, а адреси електронної пошти сторін необхідно прописати в реквізитах сторін.
  2. Як належний доказ суд прийняв скріншот.
  3. Письмову заяву свідка — директора постачальника, підпис якого посвідчений приватним нотаріусом, суд приймає як допустимий доказ.
  4. Направлена електронною поштою сканована заявка не потребує накладення електронного цифрового підпису (із 7 жовтня 2018 року кваліфікованого електронного підпису).
  5. Для листування електронною поштою варто використовувати державний сервіс mail.gov.ua, щоб можна було отримати від адміністратора сервісу підтвердження відправлення та отримання електронних відправлень.  

Групи закупівель

Публікації щодо практики закупівель згруповані з акцентом на певну сферу закупівель (галузь / специфіку предмета закупівлі)

Повне або часткове копіювання публікацій порталу ЗАБОРОНЕНО