Строки опрацювання підтвердних документів органами Казначейства й типові порушення при реєстрації бюджетних зобов’язань

У минулих випусках журналу ми з вами розглянули зміни (нововведення), на які варто зважати замовникам (розпорядникам та одержувачам бюджетних коштів) при реєстрації бюджетних зо-
бов’язань в органах Казначейства. Однак це не всі нюанси, про які варто пам’ятати замовникам у процесі казначейського обслуговування їхніх рахунків. Тож у цій публікації поговоримо про
строки опрацювання документів органами Казначейства, а також наведемо приклади порушень бюджетного законодавства, які є підставою для застосування відповідних заходів впливу.

Строки опрацювання документів органами Казначейства

Пунктом 2.3 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (надалі — Порядок № 309), визначено строки, протягом яких органи Державної казначейської служби України (надалі — органи Казначейства) опрацьовують документи, подані розпорядниками (або одержувачами) бюджетних коштів для реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань, зокрема:

• за захищеними видатками, які не потребують проведення процедур закупівель, — протягом 1 операційного дня;
• за захищеними видатками, які потребують проведення процедур закупівель (крім капітальних видатків), — до 3 операційних днів;
• за іншими поточними видатками, крім захищених, та наданням кредитів з бюджету — до 3 операційних днів;
• за капітальними видатками — до 5 операційних днів.

Розпорядникам (одержувачам) бюджетних коштів потрібно пам’ятати, що органи Казначейства опрацьовують їхні підтвердні документи у строки, визначені Порядком № 309, але не пізніше останнього робочого дня поточного бюджетного періоду. У кінці бюджетного періоду розпорядники (одержувачі) повинні подавати до органів Казначейства Реєстри бюджетних (або бюджетних фінансових) зобов’язань і підтвердні документи, зважаючи на строки, визначені пунктом 2.3 Порядку № 309.

Наприклад, якщо в поточному бюджетному періоді встановлено, що останнім днем прийняття документів для реєстрації бюджетних зобов’язань визначено 26 грудня, то документи, що підтверджують проведення процедури закупівлі комп’ютерів, розпорядникові необхідно подати до 20 грудня поточного року. Це дасть можливість працівникам органу Казначейства ретельно та без поспіху перевірити й опрацювати документи.

Відлік строку опрацювання підтвердних документів органом Казначейства починається з дати, вказаної в полі «Одержано Державною казначейською службою України (органом Державної казначейської служби України)» Реєстру бюджетних (або бюджетних фінансових) зобов’язань розпорядників, враховуючи день його подання.

Зауважимо, що хоча терміни перевірки та опрацювання документів встановлено Порядком № 309 для органів Казначейства і означають, що ті не повинні «затягувати» тривалість цих термінів, але й розпорядникам необхідно брати їх до уваги під час планування своєї діяльності. Так, у практичній діяльності доволі часто бувають випадки, коли розпорядники подають підтвердні документи (наприклад, за капітальними видатками) у передостанні операційні дні звітного бюджетного періоду, у зв’язку із чим у органів Казначейства залишається доволі мало часу для опрацювання цих документів (менше 5 операційних днів), щоби вчасно перевірити їх та не допустити на казначейських рахунках розпорядників виникнення бюджетної заборгованості або несвоєчасного використання коштів.

Неможливість подати документи раніше розпорядники зазвичай пояснюють довготривалим процесом підписання договору про закупівлю або затвердження змін до кошторису тощо. Прискорена перевірка документів працівниками органів Казначейства може призвести до важливих помилок, допущених розпорядниками, та незастосування вчасно відповідних заходів впливу до порушників бюджетного законодавства. Отже, розпорядникам при поданні документів для реєстрації бюджетних зобов’язань потрібно обов’язково пам’ятати про вищезазначені строки та організовувати роботу в своїх установах відповідним чином (зокрема, своєчасно складати й затверджувати документи, що підтверджують здійснення бюджетних видатків).

Перелік випадків, коли органи Казначейства не реєструють зобов’язання

Відповідно до пункту 2.9 Порядку № 309 органи Казначейства не реєструють:

– відсутності в розпорядника бюджетних коштів бюджетних асигнувань, установлених кошторисом;

а) бюджетні зобов’язання у випадках:

• відсутності документів, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання;
• відсутності затвердженого в установленому порядку паспорта бюджетної програми (крім випадків, у яких законодавством не передбачено його затвердження);
• невідповідності напрямів витрачання бюджетних коштів бюджетному асигнуванню, паспортові бюджетної програми;
• відсутності документів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до законодавства у сфері закупівель;
• недотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, введених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами;
• недотримання вимог щодо оформлення поданих документів;

б) бюджетні фінансові зобов’язання в разі:

• відсутності відповідного бюджетного зобов’язання, відображеного в бухгалтерському обліку виконання державного та місцевих бюджетів;
• відсутності в розпорядника бюджетних коштів фактичних надходжень спеціального фонду;
• відсутності документів, які підтверджують факт узяття бюджетного фінансового зобов’язання;
• недотримання вимог щодо оформлення поданих документів;
• невідповідності фінансового зобов’язання відповідному бюджетному зобов’язанню, відображеному в бухгалтерському обліку виконання державного та місцевих бюджетів;
• недотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, введених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами.

У вищенаведених випадках органи Казначейства застосовують заходи впливу, зважаючи на вимоги статей 117, 118 Бюджетного кодексу України.

Практичні приклади порушень бюджетного законодавства, які є підставою для відмови органами Казначейства в реєстрації бюджетного зобов’язання / бюджетного фінансового зобов’язання

Для зменшення вищезазначених випадків наведемо конкретні приклади, які трапляються в практичній діяльності. У таких випадках на підставі статей 117 та 118 Бюджетного кодексу України органи Казначейства надають розпорядникам попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства з вимогою щодо усунення порушення бюджетного законодавства. Виявлені порушення мають бути усунені в строк до 30 календарних днів.

Ситуація 1. Розпорядник провів торги на очікувану вартість у сумі 1 500 000 грн, уклав договір на цю ж суму та надав його до органу Казначейства для реєстрації зобов’язань. Однак на даний час у кошторисі розпорядника за цим напрямом видатків затверджено лише 1 100 000 грн. Отже, у такому разі розпорядника буде попереджено про порушення у зв’язку з недостатністю бюджетних асигнувань для реєстрації на суму 400 000 грн (1 500 000–1 100 000), а зобов’язання не будуть зареєстровані.

Ситуація 2. Якщо розпорядник не надає та/або відмовляється надати навіть на вимогу працівника органу Казначейства необхідні підтвердні документи (наприклад, акт наданих послуг, зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва та інші), то в такій ситуації вважається, що документи, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання, відсутні. Орієнтовний перелік підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведення платежів затверджено наказом Державної казначейської служби України 29.04.2013 № 68 (у редакції наказу Державної казначейської служби України 19.07.2019 № 213).

Ситуація 3. У кошторисі бюджетної установи на поточний рік за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» затверджено суму для проведення поточного ремонту транспортного засобу, але розпорядник укладає договір про закупівлю робіт з капітального ремонту автомобіля, зобов’язання за яким необхідно реєструвати за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів», однак кошти за цим напрямом видатків у кошторисі розпорядника відсутні. Отже, у даному випадкові напрям витрачання коштів, вказаний у договорі про закупівлю, не відповідає напряму бюджетних асигнувань, затверджених у кошторисі для такого ремонту.

Ситуація 4. До органу Казначейства розпорядник подав договір про закупівлю харчів на суму 250 000 грн для реєстрації бюджетних зобов’язань. У зв’язку з тим, що сума за даним договором на закупівлю товарів перевищує 200 тис. грн, тобто сумарні межі, визначені частиною першою статті 2 Закону України «Про публічні закупівлі», з огляду на статтю 7 цього ж Закону органи Казначейства повинні перевірити в електронній системі ProZorro наявність звіту про результати проведення процедури закупівлі за даним договором. При перевірці такого звіту не виявлено. Отже, можна вважати, що документи про проведення торгів відповідно до законодавства у сфері закупівель відсутні. Це є підставою для неприйняття на реєстрацію бюджетних зобов’язань.

Ситуація 5. Постановою Кабінету Міністрів України від 04.04.2001 № 332 для державних органів влади, а також установ та організацій, які існують за кошти державного бюджету, встановлено граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів. Розпорядник надав для реєстрації бюджетних зобов’язань договір про закупівлю комп’ютерів, відповідно до якого вартість одного комплекту складає 25 000 грн, що на 2 000 грн перевищує граничну вартість, вказану у вищезазначеному нормативному документі, а саме 23 000 грн. Отже, розпорядник не дотримався обмежень, введених нормативно-правовим актами законодавства.

Ситуація 6. Предметом договору, поданого розпорядником для реєстрації бюджетних зобов’язань, є технічне обслуговування автомобілів марки Fiat. Натомість у звіті про результати проведення процедури закупівлі зазначено такий предмет закупівлі: «Технічне обслуговування автомобілів марки Rehaut». Тобто в даному випадкові не дотримано вимоги щодо оформлення документів, а саме дані в договорі про закупівлю не відповідають звітові про результати проведення процедури закупівлі щодо визначення предмета закупівлі.

Ситуація 7. В орган Казначейства розпорядник подав Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань та акт виконаних робіт на суму 240 000 грн для реєстрації зобов’язань за спеціальним фондом. Однак фактичні надходження на зазначену суму за спеціальним фондом відсутні, що трактують як відсутність у розпорядника фактичних надходжень і що є порушенням вимог абзацу 2 пункту 2.1 Порядку № 309.

Отже, для запобігання порушенням бюджетного законодавства розпорядникам необхідно уважно ставитись до підготовки підтвердних документів та зважати на вищеописані особливості процесу реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань в органах Казначейства.

Додаткову інформацію з питань, висвітлених у даній публікації, ви можете отримати у статтях: – «Механізм реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами про закупівлю для потреб наступного бюджетного періоду» — випуск журналу № 12 (87) за грудень 2018 року, стор. 16–17; – «Реєструємо бюджетне зобов’язання правильно: зміни, на які варто зважати» — випуск журналу № 8 (95) за серпень 2019 року, стор. 30–31.