Обов’язковість зазначення підписанта в запиті пропозицій постачальників з’явилась у Прозорро Маркеті нещодавно. Для того щоб розібратись, як це виглядає, ми звернулись до майданчика SmartTender.biz. Тож далі поговоримо про електронний контрактинг у ЗПП та нові технічні нововведення щодо цього.
Публічні закупівлі в Prozorro — це важливий інструмент сьогодення, що покликаний забезпечити максимальну прозорість та базується на передовому як внутрішньодержавному, так і закордонному досвіді.
ДП «Прозорро», як адміністратор системи, завжди працює над удосконаленням функціоналу і його відповідністю сучасним викликам у сфері закупівель. Саме тому з 27.12.2023 у запиті пропозицій постачальників з’явилося оновлення — електронний контрактинг.
На прикладі майданчика SmartTender.biz розглянемо, що це таке, як з цим працювати та чи обмежиться використання електронного контрактингу тільки запитом пропозицій постачальників (далі — ЗПП). Про все це читайте далі в статті.
Електронний контрактинг
Е-контрактинг, або електронний контрактинг — це функціонал, який дозволяє суттєво зекономити час та витрати ресурсів сторін при підписанні договорів по закупівлях. Тепер немає потреби пересилати контракти для підпису в паперовому вигляді. Система дає можливість замовнику та постачальнику підписати вже автоматично заповнений контракт. Необхідно лише внести дані про підписантів і накласти електронні підписи через будь-який сервіс ЕДО.
Цей інструмент досить гармонійно «вписався» у функціонал запиту пропозицій постачальників і вже ефективно працює. Тому в рамках удосконалення системи Prozorro та переведення в електронні поля більшої частини документації по тендерах планується поширення функціоналу електронних контрактів на більшість типів закупівель, зокрема відкриті торги.
Тож, буде корисним детальніше ознайомитися, як працювати з електронним контрактингом безпосередньо в процесі запиту пропозицій постачальників, та дізнатись більше про обов’язковість зазначення підписантів договору в такій закупівлі. Розглянемо на прикладі функціоналу майданчика SmartTender.biz.
Алгоритм запиту пропозицій постачальників та використання електронного контрактингу
Алгоритм проведення ЗПП виглядає таким чином:
створення та публікація запиту пропозицій у системі Prozorro → прийняття пропозицій від постачальників → визначення переможця → підписання контракту → звіт про виконання договору.
Більш детально про створення ЗПП можна ознайомитись у статті «Як купити доступ до порталу Радник шляхом запиту пропозицій постачальників в е-каталозі (Prozorro Market) на майданчику SmartTender» або ж у статті «Алгоритм закупівель через електронний каталог за Особливостями з 02.11.2023».
Якщо вас зацікавила реєстрація на майданчику SmartTender.biz, ви можете перейти за посиланням та розпочати роботу вже зараз.
У процесі створення ЗПП замовник може підвантажити власний проєкт договору або скористатись шаблонами, які є стандартними (це згенерований системою файл, створений на основі електронного контракту).
В електронний шаблон договору додається інформація щодо предмета закупівлі, ціни, характеристики та інша необхідна інформація з даних, наявних у системі. Тобто коли замовник вибирає електронний шаблон договору, йому не потрібно вносити додатково інформацію в цей документ. Система автоматично підставить всю необхідну інформацію і сформує повністю текст договору.
Увага! У разі, якщо замовник не завантажить проєкт договору, система автоматично його згенерує зі стандартних шаблонів. Натиснувши на кнопку «Перегляд», можна подивитись або завантажити шаблон (Рис. 2).
Після визначення переможця проєкт договору вивантажується із системи та підписується одним із двох способів — «живий підпис» та печатка або електронний підпис через будь-який сервіс ЕДО, наприклад, це можна зручно зробити за допомогою сервісу Signy.
Після підписання контракту наступним кроком необхідно внести інформацію по договору та завантажити підписаний договір у систему за допомогою кнопок «Внести інформацію по договору» та «Обрати файли» (Рис. 3).
Нижче обов’язково необхідно вказати підписантів та реквізити обох сторін, що підписали контракт. Також звертаємо увагу, що необхідно вносити дані не уповноваженої особи, що здійснює закупівлю, а саме співробітника, який має право підпису договорів (як правило, це керівник організації або інша особа, яка має повноваження підписувати договори). Дані підписантів та реквізити вносяться один раз, надалі система автоматично буде пропонувати їх для наступних операцій із підписання контрактів. Але за потреби ці дані легко відкоригувати й внести нові (Рис. 4).
Спочатку інформацію про підписанта вносить замовник та зберігає (Рис. 5):
Потім свою інформацію вносить постачальник-переможець (Рис. 6) і також зберігає (Рис. 7).
У разі, якщо замовник вніс інформацію про підписанта і намагається накласти підпис, щоб завершити закупівлю, але при цьому постачальник ще не вносив інформацію підписанта або не натиснув кнопку «Зберегти», замовник буде бачити таке повідомлення (Рис. 8):
За таких умов завершити закупівлю неможливо, доки постачальник не введе та не збереже інформацію про підписанта.
Отже, кожна зі сторін-підписантів обов’язково має заповнити такі поля:
- ПІБ підписанта;
- Електронну пошту організації;
- Телефон організації;
- Посаду підписанта;
- Документ, на підставі якого діє уповноважена на підписання договору особа;
- IBAN.
На завершальному етапі уповноважена особа накладає свій КЕП (Рис. 9):
Тепер контракт має статус «Підписаний» та закупівля переходить у статус завершеної. Далі вже можлива тільки робота з договором (внесення додаткових угод або виконання по договору) (Рис. 10).
Електронний контрактинг у ЗПП: загальні висновки
Наразі функціонал електронного контрактингу є першим кроком до «великого контрактингу» в системі Prozorro, який дозволить легко отримувати всі необхідні дані по контрактах, що покращить взаємодію з Державною казначейською службою.
Підсумовуючи, можна сказати, що стандартні шаблони та електронний контрактинг — це зручний інструмент, покликаний оптимізувати роботу для всіх сторін-учасників, оскільки зникає потреба складати проєкт договору та фізично підписувати його, що раніше вимагало б витрат часу й коштів на друк та надсилання документів. Крім того, це пришвидшує пошук необхідних договорів та покращує обмін даними з Державною казначейською службою.
Сам Prozorro Market вже встиг зарекомендувати себе з позитивного боку. Кожен замовник, який ним користувався, знає його переваги: державний маркетплейс дає можливість швидко придбати необхідну продукцію в найкоротші терміни без підготовки тендерної документації. А для постачальників це зручна можливість продавати свої товари державі без необхідності готувати велику кількість документів для участі.
Пропонуємо всім оцінити зручність та переваги використання Prozorro Market та електронного контрактингу на майданчику SmartTender.biz, а якщо у вас виникнуть питання, спеціалісти служби технічної підтримки SmartTender.biz з радістю вас проконсультують.
Нагадуємо, що кожен передплатник порталу «Радник у сфері публічних закупівель» може користуватись близько 800 зразками документів, зокрема:
google 