Планування закупівель здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). У цій статті пропонуємо поглянути на процес планування закупівель з нового боку.
У минулій статті «Як уникнути ситуації, коли наприкінці року невеличкі закупівлі сумарно перевищать порогові планки? Відповідь — у плануванні» ми розглядали планування як циклічний процес, що відбувається в організації. Але ми так і не відповіли на питання: а для кого планування може створювати цінність?
Водночас поряд з терміном «операція» вживається термін «проєкт». Проєкт — це тимчасовий захід або завдання з певною датою початку та закінчення. Проєкт є унікальним і створюється з певною кінцевою метою.
Грантова (проєктна) діяльність — яскравий приклад таких проєктів, але в житті тих самих бюджетних установ чимало й інших прикладів, які можна віднести до проєкту: підготовка до опалювального сезону, проведення конкретного ремонту чи будівництва, виконання договору за спеціальним фондом чи бюджетною програмою та інше. Для реалізації проєкту зазвичай формуються проєктні команди, які якраз і зацікавлені в дотриманні строків та ефективному його виконанні.
Інтеграція проєктної діяльності з процесом закупівель є ілюстрацією того, як проєктне управління поєднується з процесним. У нашій організації (Національний науковий центр «Харківський фізико-технічний інститут», далі — організація) ми пішли саме цим шляхом (Рисунок 1).
Рисунок 1
Зацікавлені сторони під час планування закупівель
Коли ми чуємо слово «загальне» (чи то власність, чи то бюджет), то здебільшого не розуміємо кінцевого набувача цінності від цього. З радянських часів так повелось, що «загальне» — це нічиє. Але насправді, якщо ми говоримо про публічні фінанси та закупівлі, будь-які кошти виділяються під якусь функцію, процес, завдання, проєкт тощо (далі — проєкт).
Уповноважена особа (закупівельник), безумовно, не може вплинути на управління організацією, але для якісного виконання своїх закупівельних обов’язків буде принаймні правильно виявити посадових осіб (далі — проєктних менеджерів), відповідальних за конкретний проєкт. Вони і є тими зацікавленими особами, з якими можливо і потрібно взаємодіяти щодо планування закупівель.
У чому зацікавленість проєктних менеджерів? Вони є персонально відповідальними за проєкт, а значить, зацікавлені в успішному його завершенні. Чого проєктний менеджер буде очікувати від закупівельника (уповноваженої особи)? Найімовірніше, того, що можна схарактеризувати правилом «7R» (Рисунок 2):
Рисунок 2
Що закупівельник (уповноважена особа) зі свого боку буде очікувати від проєктного менеджера для того, щоб задовольнити його очікування? Подання необхідної та своєчасної інформації про заплановані закупівлі.
Планування уповноваженої особи
Якщо проєкт один, то тут усе просто, а якщо їх декілька і вони фінансуються з різних джерел? Тоді проєкт треба ідентифікувати та відокремити від інших проєктів.
У нашій організації ми пішли шляхом введення функції «Додатковий розріз обліку» (ДРО), надавши кожному проєкту унікальний ідентифікатор. Крім цього, розробили єдину форму для збору та консолідації запланованих закупівель за проєктами (розгляньте також приклад наказу щодо планування закупівель товарів, робіт та послуг).З урахуванням цього, збір даних відбувається за схемою, яка виглядає приблизно так:
- На базі встановленої форми від проєктних менеджерів надходять планові запити з зазначенням коду ДРО (Рисунок 3);
Рисунок 3
- Закупівельник обробляє запит, перевіряє правильність заповнення (за необхідності повертає для виправлення помилок) та обов’язково засвідчується в єдиній інформаційній базі щодо наявності коштів на фінансування запланованої закупівлі;
- Періодично (зазвичай раз на один — два тижні) всі оброблені запити консолідуються з іншими паралельними запитами на планування за кодом CPV;
- Об’єднана номенклатура з урахуванням порогових планок передається в роботу відповідній уповноваженій особі з обов’язковим повідомленням проєктних менеджерів про стан обробки їхніх заявок.
Запити на планування в частині номенклатури, обсягів, термінів, інших умов здебільшого унікальні. Рішення для закупівель за проєктами нижче порогових планок щоразу виробляється наново, але з використанням уже напрацьованих даних щодо попередніх закупівель.
Корисною для вас також стане стаття «Планування закупівлі: орієнтовні покрокові дії уповноваженої особи (+ схема)».
Зворотний зв’язок
Особливе значення саме у проєктній діяльності замовника має оперативний зворотний зв’язок між учасниками процесу планування, тому що незалежно від початкових планів проєкти можуть змінюватися в процесі виконання, зупинятися, заморожуватися. Отже, первісна потреба в матеріалах, комплектуючих, устаткуванні значно рухоміша, ніж у процесній діяльності.
Інформування відбувається на різних стадіях закупівель:
- на стадії планування. Надається інформація про хід і стадію обробки запиту;
- на стадії реєстрації договору та заведення номенклатури. Під час заведення в єдину інформаційну базу інформації щодо кожної номенклатурної позиції обов’язково зазначається код ДРО відповідного проекту. Якщо договір містить номенклатуру за декількома ДРО, в базі заводиться номенклатура з розбивкою на такі ДРО;
- на стадії реєстрації юридичних і фінансових зобов’язань у Державній казначейській службі. Інформація з банківських виписок коригує дані щодо стану виконання кошторису в розрізі заведених ДРО, про що складається та надсилається зацікавленим сторонам аналітичний звіт, щодо стану виконання проєктів у розрізі ДРО. Такі дані дають оперативну інформацію щодо стадії виконання певного проєкту, залишків коштів тощо, а також можливості щодо планування на залишок коштів за проєктом (завантажте також шпаргалку УО щодо строків реєстрації зобов’язань в органах казначейського обслуговування);
- на стадії отримання матеріальних цінностей чи результатів послуг. Після отримання та під час складських операцій здійснюються бухгалтерські проводки, які теж посилаються на ДРО. Для звітування про хід виконання проєкту проєктним менеджерам надаються копії первинних документів (видаткові накладні чи акти прийнятих послуг) і договору про закупівлю (Рисунок 4).
Рисунок 4
Користуйтесь електронною книгою «Уповноважена особа».
Висновок щодо планування закупівель у розрізі проєктів
Тісна інтеграція проєктів і процесів потребує створення специфічної технології управління. Без єдиного інформаційного простору, що поєднує всі дані, які циркулюють в організації, це неможливо. Для того щоб дійсно об’єднати проєкти і процеси, необхідна інформаційна система, що їх сполучає. Сам процес планування в розрізі проєктів бажано автоматизувати.
Чим ще такий спосіб планування може бути корисним для закупівельників? Щонайменше тісна взаємодія між проєктними командами та якісне виконання закупівельних обов’язків може вплинути на включення уповноваженої особи (закупівельника) до списку на заохочення за відповідним проєктом. Це питання пов’язано з розвитком закупівельної функції в організації, але це тема окремої статті.
Щиро бажаємо успіхів у закупівлях та невпинного професійного розвитку! Перегляньте також вебінар «Практичні поради щодо планування закупівель»:
google 