Звіт про укладені договори: рекомендації та проблемні питання

Ірина Антонова
2554
14 Серпня 2017
Звіт про укладені договори: рекомендації та проблемні питання
2554
14 Серпня 2017

У попередніх випусках журналу «Радник в сфері державних закупівель» неодноразово йшлося про допорогові закупівлі. Проте, як завжди, саме практичний бік застосування закупівельного законодавства народжує все нові й нові питання. У цій статті йтиметься про особливості, які супроводжують укладення прямого договору, складання та оприлюднення звіту про укладені договори. Також радимо замовникам ознайомитися зі статтями «Допорогові закупівлі: оприлюднюємо звіт про укладені договори» — випуск журналу № 8 (59) за серпень 2016 року, стор. 8–13, та «Поради щодо оприлюднення звіту про укладені договори» — випуск журналу № 11 (62) за листопад 2016 року, стор. 15–18. А також доцільно ознайомитися зі статтею «Рекомендації щодо планування. Особливості планування закупівель замовниками». Звичайно ж, перелік особливостей, про які йтиметься в даному матеріалі, не є вичерпним, але сподіваємось, що замовникам відповіді на деякі питання стануть у пригоді.

Чому звіт про укладені договори обов’язковий

Відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон про публічні закупівлі, Закон) цей Закон застосовують: до замовників, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт — 1,5 мільйона гривень; до замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 мільйон гривень, а робіт — 5 мільйонів гривень. У той же час законодавець також встановлює певні правила для оприлюднення інформації в разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому цієї частини, замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до ст. 10 цього Закону.

Отже, Закон також регулює закупівлі, вартість предмета яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, проте лише в частині оприлюднення звіту про укладені договори при непроведенні допорогової закупівлі з використанням електронної системи. Дані вимоги є обов’язковими для замовників. У випадку неоприлюднення звіту про укладені договори замовника можуть притягнути до відповідальності згідно зі ст. 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Нагадуємо замовникам, що форма звіту про укладені договори міститься в переліку форм, затверджених наказом МЕРТУ від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель».

Чи є обов’язок для замовника оприлюднювати скан-копію договору разом зі звітом про укладені договори?

Відповідно до ч. 1 ст. 10 Закону про публічні закупівлі в разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому цієї частини, замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до статті 10 цього Закону протягом 1 дня з дня підписання договору. При цьому законодавством не встановлено обов’язку щодо оприлюднення скан-копії договору, відповідно до якого розміщують звіт про укладені договори. Разом з тим, як свідчить практика, замовники оприлюднюють звіт про укладені договори разом зі скан-копією договору, оскільки таку можливість надає система. Так, у пункті 4.1.1. Порядку здійснення допорогових закупівель, затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 № 35 (далі — Порядок здійснення допорогових закупівель), встановлено обов’язок для операторів, які отримали 1-й рівень акредитації відповідно до Порядку функціонування системи, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 № 166, забезпечити замовникові можливість, зокрема, оприлюднення звіту про укладені договори та скан-копії договору про закупівлю. Ми також рекомендуємо замовникам разом зі звітом про укладені договори розміщувати в системі і скан-копію договору про закупівлю.

ЕЦП і звіт про укладені договори

Наступним питанням, яке створює проблеми для замовників, виявилося таке: замовник у своїй діяльності при здійсненні допорогових закупівель послуговується наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 року № 35 «Про затвердження Порядку здійснення допорогових закупівель», яким узагалі не передбачено використання електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП), проте майданчики таку можливість надають. Оскільки допорогова закупівля може відбуватися як унаслідок використання електронної системи закупівель з метою конкурсного відбору постачальників, так і внаслідок укладення прямого договору, то виникає питання щодо того, чи потрібно накладати ЕЦП під час проведення процедури допорогової закупівлі та чи потрібно накладати ЕЦП на звіт про укладені договори, якщо укладено прямий договір без застосування електронної системи закупівлі.

І тут є суттєва відмінність. Технічна можливість накладення (введення) ЕЦП передбачена майданчиками з огляду на те, що система ProZorro розроблена для проведення не лише надпорогових закупівель. Обов’язку накладання ЕЦП в разі проведення допорогової процедури, згідно із законодавством, не передбачено, тобто це право та самостійний вибір замовника. Натомість вимога щодо обов’язковості ЕЦП передбачена, коли замовник оприлюднює звіт про укладені договори в системі електронних закупівель (абз. 5 ч. 1 ст. 2 Закону про публічні закупівлі). Це пов’язано з тим, що, як уже йшлося раніше у статті, форма вказаного звіту міститься в переліку форм, затверджених наказом МЕРТУ від 22.03.2016 № 490. Відповідно до п. 2 наказу Мінекономрозвитку від 22.03.2016 р. № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» при внесенні обов’язкової інформації до затвердженої форми документа на неї накладають електронний цифровий підпис. Таким чином, при оприлюдненні звіту про укладені договори електронний цифровий підпис є обов’язковим.

Оприлюднення звіту про укладені договори: за кожним окремим договором чи виходячи з вартості предмета закупівлі?

Аби детальніше зрозуміти, у чому ж суть зазначеного питання, пропонуємо звернутися до наочного прикладу.

Так, наприклад, за кодом CPV за ДК 021:2015 — 09130000-9 «Нафта і дистиляти» було заплановано придбання бензин на 45 000 грн, тобто, виходячи зі змісту Закону про публічні закупівлі, звіт про укладений договір робити не потрібно. Наприкінці року знову виникає необхідність у придбанні бензину ще на 30 000 грн, у зв’язку з чим загальна вартість за даним предметом закупівлі становить 75 000 грн. Замовник повинен був звітувати, починаючи з першого укладеного договору, вартість якого складає 45 000 грн, чи тільки за другим договором, вартість якого 30 000 грн, чи взагалі може не звітувати? Чи потрібно на початку року планувати так, щоб від початку публікувати звіт про укладений договір?

Законом про публічні закупівлі (стаття 2 Закону) встановлено обов’язок для замовника звітувати (оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель) саме за предметом закупівлі. У випадку, коли замовник із самого початку знав, що загальний обсяг закупівлі за цим предметом буде дорівнювати або перевищувати 50 тисяч гривен, рекомендуємо замовникам оприлюднювати в системі звіт про укладені договори, починаючи з першого укладеного договору за відповідним предметом закупівлі. У випадку, якщо виникла незапланована потреба в придбанні такого ж предмета закупівлі і в сумі загальна вартість за першим та другим договором дорівнює/перевищує 50 тисяч гривень, рекомендуємо замовникам відзвітувати хоча б за другим договором, незважаючи на те, що вартість самого договору не сягає 50 тисяч гривень, проте загальна вартість предмета закупівлі, визначеного згідно з Порядком визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом МЕРТУ від 17.03.2016 № 454, є вищою за 50 тисяч гривень.

Разом із цим звертаємо увагу, що Уповноважений орган (Міністерство економічного розвитку і торгівлі України) у своєму роз’ясненні від 15.07.2016 № 3302-06/21890-07 зазначив, що замовники оприлюднюють звіт про кожний укладений договір в системі електронних закупівель відповідно до статті 10 Закону у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель за умови, що вартість предмета закупівлі в такому договорі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому ч. 1 ст. 2 Закону.

Інформація, зазначена у звіті, обов’язково має бути в договорі?

Для того, аби оприлюднити звіт про укладені договори, замовник повинен мати таку інформацію: найменування постачальника (для юридичної особи) або прізвище, ім’я, по батькові (для фізичної особи); код згідно з ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків; місцезнаходження (для юридичної особи) або місце проживання (для фізичної особи) та номер телефона, телефаксу; контактна особа (повні П. І. Б., телефон, факс, електронна пошта); остаточна вартість договору (під час публікації використовують формулювання «пропозиція учасника-переможця»); строк постачання; номер договору, дата його підписання, початок та завершення дії договору.

Чи обов’язково договір має містити, наприклад, інформацію про контактну особу (П. І. Б., телефон, факс, електронна пошта)?

Одразузазначаємо, що інформацію, яку зазначають у звіті про укладені договори, може міститися як у договорі, так і в окремому (іншому) документі (переважно окрім тієї інформації, яка обов’язково має бути наявна в договорі). Проте, зважаючи на те, що замовникові необхідно вкластись у доволі короткі строки, передбачені Законом для оприлюднення звіту про укладені договори (1 календарний день з дня підписання договору), аби не потрапити в ситуацію, коли строки оприлюднення спливають, а потрібні дані відсутні, доцільно, аби договір містив усю необхідну інформацію.

Один код CPV — різні види закупівлі: який тип процедури вказувати в додатку до річного плану?

На майданчику рекомендовано при внесенні інформації до додатка до річного плану вибирати тип процедури. Проте ситуація може бути така. Наприклад, замовник попередньо планує, що задовольнить свою річну потребу в папері на 80 тис. грн та відповідно вирішує на всю суму провести допорогову закупівлю з використанням електронної системи закупівель. Наприкінці року виникає потреба придбати папір ще на 20 тис. грн. І замовник вирішує укласти прямий договір. Таким чином, кожна така закупівля, по-перше, буде відображена в різних рядках додатка до річного плану та, по-друге, при внесенні до додатка до річного плану інформації про закупівлю доцільно було б обрати для закупівлі вартістю 80 тис. грн тип процедури «допорогова закупівля», а для закупівлі вартістю 20 тис грн обрати тип процедури «звіт про укладений договір».

У даній ситуації вибір типу процедури «звіт про укладений договір» для закупівлі у 20 тис. грн пов’язаний з тим, що загальна вартість предмета закупівлі на рік перевищила 50 тис грн, а отже, замовникові доцільно за таким договором оприлюднити в системі звіт про укладені договори. При цьому зазначаємо, що питання вибору типу процедури законодавчо не врегульовано. Замовник самостійно, виходячи зі змісту допорогової закупівлі, обирає конкретику типу процедури на майданчику.

Помилки в звіті про укладені договори

Помилки під час заповнення звіту про укладені договори — доволі поширене явище. Наприклад, замовник під час оприлюднення звіту про укладений договір на веб-порталі в реквізитах постачальника зробив помилку. Чи потрібно замовникові виправляти таку помилку? Якщо потрібно, то як це правильно зробити?

Одразу зазначимо, що ситуацію, коли замовник під час заповнення звіту про укладені договори помилився і повинен виправити таку помилку, закупівельним законодавством не врегульовано. У такому випадку рекомендуємо зробити внутрішній протокол про допущення технічної або механічної помилки, а також на виконання вимог Закону про публічні закупівлі повторно розмістити в системі правильний звіт про укладений договір. При цьому попередня версія звіту про укладені договори залишається доступною для перегляду, оскільки можливість відмінити або скоригувати раніше оприлюднений звіт відсутня.

Джерело походження коштів та звіт про укладені договори

Це ще одне питання, яке турбує чи не кожного другого замовника. Щоб надати зрозумілу відповідь, звернемось до прикладу з реального життя. Замовник звернувся до редакції журналу, що його підприємство є замовником у розумінні Закону. Таке підприємство фінансують державним коштом, а також воно має власні кошти, отримані від комерційної діяльності. У попередніх випусках журналу ми вже висвітлювали дане питання та зазначали, що річний план закупівель/додаток до річного плану закупівель має охоплювати всі закупівлі, які замовник здійснить протягом року, незалежно від походження фінансування, оскільки Закон про публічні закупівлі не конкретизує джерело походження коштів. Тож доходимо висновку, що замовник зобов’язаний оприлюднювати звіт про укладені договори незалежно від джерела походження коштів.

Звіт про укладені договори та випадки, на які не поширюється дія Закону про публічні закупівлі

Питання, у яких випадках використання коштів є закупівлею в розумінні Закону про публічні закупівлі, а коли — ні, є актуальним завжди. Нагадуємо замовникам, що не кожне використання (витрачання) коштів є закупівлею в розумінні Закону. Будь-які односторонні платежі, не пов’язані з придбанням товарів, робіт чи послуг, за своєю суттю не є закупівлями, а отже, незалежно від розміру платежів, Закон про публічні закупівлі до них не застосовують. Аналогічного висновку дійшов Уповноважений орган під час чинності Закону України «Про здійснення державних закупівель». Так, у листі Уповноваженого органу № 3302-06/13747-07 [детальніше — у журналі № 7 (58), стор. 43] зазначено, що якщо замовник здійснює видатки саме як відшкодування (компенсацію) витрат і не передбачено укладення договору про закупівлю, то норми Закону на здійснення таких видатків не розповсюджуються. Хоча на даний час діє Закон про публічні закупівлі, логіка зазначеного роз’яснення цілком відповідає його нормам. Таким чином, у разі укладення прямого договору, який за своєю суттю не передбачає здійснення закупівлі в розумінні Закону, звіт про укладені договори в електронній системі закупівель замовник не оприлюднює.

Укладення додаткової угоди до прямого договору, розірвання прямого договору, виконання прямого договору

Замовник укладає прямий договір та на вимогу Закону оприлюднює в системі звіт про укладені договори. У подальшому договір може бути виконаний частково, сторони договору навіть з тих чи інших причин можуть узагалі не розпочати виконання договору. Чи необхідно замовникові в такому випадку розміщувати в системі інформацію про розірвання договору? Звертаємо увагу замовників, що Закон про публічні закупівлі не містить вимог щодо необхідності опублікування на веб-порталі Уповноваженого органу (prozorro.gov.ua) інформації щодо розірвання договорів, вартість яких є меншою за вартість, що встановлена в абз. 2 і абз. 3 ч. 1 ст. 2 Закону.

Звіт про укладені договори — це єдиний документ, який оприлюднює замовник в електронній системі закупівель на виконання норм Закону у разі здійснення закупівель товарів, робіт і послуг без використання електронної системи закупівель, за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена в абзацах другому і третьому частини 1 статті 2 Закону.

Аналогічна ситуація і щодо виконання прямого договору. Звіт про виконання договору — це документ, який замовник оприлюднює щодо саме процедур закупівель, проведених відповідно до Закону про публічні закупівлі. Допорогова закупівля, яку здійснюють як з використанням електронної системи закупівель з метою конкурсного відбору постачальників, так і шляхом укладення прямого договору, не є процедурою закупівлі згідно із Законом. Звіт про виконання договору відповідно до ст. 10 Закону замовник оприлюднює протягом трьох днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання, проте дана норма стосується саме договорів, укладених за результатами процедур закупівель. Відповідно до ст. 12 Закону закупівлю можуть здійснювати шляхом застосування однієї з таких процедур: відкриті торги, конкурентний діалог, переговорна процедура закупівлі.

Щодо укладення додаткової угоди до прямого договору: Закон також не містить вимоги стосовно оприлюднення в системі електронних закупівель інформації про укладання додаткової угоди до договору (у тому числі щодо збільшення/зменшення вартості договору). Зі свого боку рекомендуємо замовникам при кожній закупівлі оформлювати окремий договір, а не додаткову угоду, зважаючи на те, що електронна система не має можливості відобразити проведення закупівель за додатковими угодами. Повідомлення про внесення змін до договору — це документ, який замовник оприлюднює щодо саме процедур закупівель, проведених відповідно до Закону про публічні закупівлі. Повідомлення про внесення змін до договору відповідно до ст. 10 Закону замовник оприлюднює протягом трьох днів з дня внесення змін. Дана норма Закону стосується лише договорів, укладених за результатами процедур закупівель.

Підсумовуючи вищевикладене, зазначимо, що за умови укладення прямого договору з дотриманням вартісних меж, передбачених ст. 2 Закону про публічні закупівлі, цей Закон не встановлює обов’язку оприлюднювати в електронній системі будь-які інші документи, окрім звіту про укладені договори.

Порядком здійснення допорогових закупівель, затвердженим наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 № 35, замовникові надано можливість оприлюднення скан-копії договору про закупівлю. Як уже було сказано, рекомендуємо замовникам оприлюднювати в системі разом зі звітом про укладені договори і скан-копію договору. Також зазначаємо, що звіт про укладені договори стосується лише прямих договорів, його оприлюднюють з урахуванням абз. 5 ч. 1 ст. 2 Закону та абз. 11 ч. 1 ст 10 Закону. За результатами процедур закупівель та за результатами допорогової закупівлі, яку здійснюють з використанням електронної системи закупівель з метою конкурсного відбору постачальників, звіт про укладені договори замовник не складає та не оприлюднює в електронній системі закупівель — на веб-порталі ProZorro.

Журнали

Публікації, що вийшли друком у паперовій версії журналу «Радник в сфері державних закупівель» (з посиланням на номер журналу)