Рекомендації щодо планування. Особливості планування закупівель замовниками.

Ірина Антонова
2579
11 Квітня 2017
Рекомендації щодо планування. Особливості планування закупівель замовниками.
2579
11 Квітня 2017

Мабуть,чи не щохвилини змінюється те чи інше законодавство. Час від часу тендерний комітет змінює свій склад: на зміну одним спеціалістам-закупівельникам приходять інші, а отже, за зазначених обставин вчитися замовникові необхідно систематично. Проте на практиці виникають ситуативні питання, які потребують прийняття нагальних і разом із цим правильних рішень.

У даній статті редакція журналу вирішила сконцентрувати увагу саме на практичних питаннях планування.

Перелік питань та особливостей, звичайно, не є вичерпним, але маємо надію, що вам, нашим колегам, відповіді на такі питання знадобляться.

Додаток до річного плану закупівель: невід’ємна частина річного плану чи самостійний документ?

Відповідно до частини 1 статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон, Закон про публічні закупівлі) закупівлі здійснюють відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них бе зоплатно оприлюднюють на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження. Отже, керуючись положеннями Закону про публічні закупівлі, можемо дійти висновку, що річний план закупівель та додаток до річного плану закупівель є двома самостійними документами. Таким чином, у випадку, якщо юридична особа є замовником у розумінні Закону, але очікувана вартість кожного з предметів закупівлі, які складають річну потребу в товарах, роботах чи послугах, не дорівнює та не перевищує вартісні межі, вказані у статті 2 Закону, тобто такому замовникові не треба складати та затверджувати річний план закупівель, проте такий замовник, незважаючи на об’єктивну відсутність річного плану закупівель, інформацію про всі інші закупівлі, очікувана вартість яких є меншою за вартісні межі, закріплені імперативною нормою статті 2 Закону, повинен відобразити в додатку до річного плану закупівель.

Тобто до додатка до річного плану закупівель вносять інформацію про всі закупівлі, котрі планує здійснити замовник, починаючи з очікуваної вартості таких закупівель, яка дорівнює та більше 1 копійки. Незалежно від того, яким чином замовник планує придбати товар (товари), послугу (послуги) чи роботи — укладаючи прямий договір чи використовуючи електронну систему закупівель.

Разом із цим замовникам слід пам’ятати, що не кожне використання (витрачання) коштів є закупівлею в розумінні Закону (наприклад, відшкодування комунальних витрат орендодавцеві, відшкодування витрат, пов’язаних з відпуском лікарських засобів, оренда нерухомого майна). А отже, таку інформацію замовник не відображає ні в річному плані закупівель, ні в додатку до річного плану закупівель, якою б не була вартість закупівлі. Детальніше про відшкодування цих витрат читайте у випуску журналу «Радник в сфері державних закупівель» № 8 (47) за серпень 2015 року на стор. 8–11 та у випуску журналу № 2 (65) за лютий 2017 року на стор. 32–33.

Як складати додаток до річного плану закупівель

Відповідно до пункту 2 наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (далі — МЕРТУ) від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» додаток до річного плану закупівель, до якого вносять інформацію про закупівлі, очікувана вартість яких не перевищує сум, зазначених в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону, складають за формою річного плану закупівель у результаті заповнення відповідних полів в електронній системі закупівель.

Звертаємо увагу читачів, що на майданчиках при створенні додатка до річного плану закупівель поле «Тип процедури закупівлі» обирають зі списку, який пропонує електронна система:

  1. Так, у випадку укладення прямого договору, за умови, що вартісні межі предмета закупівлі не перевищують 50 тис. грн, доцільно при публікації додатка до річного плану закупівель обирати варіант «Без застосування електронної системи закупівель».
  2. У випадку укладення прямого договору, за умови, що вартісні межі предмета закупівлі дорівнюють або перевищують 50 тис. грн, доцільно при публікації додатка до річного плану закупівель обирати варіант «Звіт про укладений договір».
  3. У випадку проведення допорогової закупівлі з використанням електронної системи закупівель з метою конкурентного відбору учасників доцільно при публікації додатка до річного плану закупівель обирати варіант «Допорогова закупівля».

При цьому зазначаємо, що дане питання законодавчо не врегульовано. Замовник самостійно, виходячи зі змісту допорогової закупівлі, обирає конкретику типа процедури на майданчику.

Планування процедур закупівель

Одним з найпоширеніших питань, що найчастіше зустрічаються і стосуються планування та проведення торгів на початку наступного року, є питання щодо правомірності проведення процедур закупівель без затвердженого кошторису, фінансового плану. Відповідь знаходимо в листі інформативного характеру МЕРТУ № 3302-06/29640-06 від 14.09.2016, який ми наводимо нижче.

Витяг з листа МЕРТУ № 3302-06/29640-06 від 14.09.2016

Закон не містить обмежень щодо організації процедур закупівель до набрання чинності Закону про Державний бюджет України, затвердження кошторису, плану використання бюджетних коштів, фінансового плану, замовник для забезпечення невідкладних потреб у товарах, роботах і послугах у наступному році, може наприкінці поточного року (або на початку наступного року) розпочати процедуру закупівлі за відповідним предметом закупівлі, керуючись його очікуваною вартістю за умови, що в проекті договору про закупівлю та у договорі про закупівлю буде передбачено відповідний порядок виникнення договірних зобов’язань в залежності від реального фінансування.

Також для замовників Законом передбачено можливість подовжити дію договору на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку. Детальніше питання планування редакція розглядала у випуску журналу № 10 (62) за жовтень 2016 року на стор. 24–27. Детальніше з інформацією щодо питання продовження дії договору на 20 % ви можете ознайомитися у випуску журналу № 12 (63) за грудень 2017 року на стор. 20–22.

Закупівля та орієнтовний початок проведення процедури закупівлі в річному плані закупівель (додатку до річного плану закупівель)

У річному плані закупівель замовник, наприклад, визначив орієнтовним початком для проведення процедури закупівлі січень. Відповідно до такого річного плану і було оголошено закупівлю, яку було відмінено через відхилення всіх пропозицій. Оскільки потреба в предметі закупівлі не відпала, процедуру закупівлі замовник оголосив повторно, проте вже в березні. А чи потрібно було замовникові за зазначених обставин вносити зміни до річного плану, а саме змінювати орієнтовний початок закупівлі із січня на березень? Наразі замовник має право як на початку року здійснити планування всіх закупівель та обсягів та відповідно скласти і затвердити річний план закупівель/додаток до річного плану закупівель, так і планувати закупівлі поступово — у міру потреби. Пунктом 8 форми річного плану закупівель/додатка до нього, затвердженої наказом МЕРТУ від 22.03.2016 № 490, передбачено зазначення орієнтовного початку проведення процедури закупівлі. Нижче пропонуємо читачам ознайомитись із позицією Уповноваженого органу щодо зазначеного питання.

Витяг з листа МЕРТУ № 3302-06/29640-06 від 14.09.2016

Частиною першою статті 4 Закону передбачена можливість внесення змін до річного плану закупівель/додатка до річного плану. При цьому форма внесення змін до річного плану закупівель/додатка до річного плану, періодичність і характер таких змін (зміна очікуваної вартості закупівлі, предмета закупівлі, орієнтовного початку процедури закупівлі тощо) законодавством не визначені та не обмежені. Тому замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель/додатка до річного плану відповідно до наявного фінансування, потреби у товарах, роботах,послугах тощо, до здійснення відповідної закупівлі.

Отже, прочитавши роз’яснення, можна дійти висновку, що зміни як у річний план, так і в додаток до річного плану можливо вносити, але до початку відповідної закупівлі. Також звертаємо увагу, що кожну закупівлю, згідно зі статтею 4 Закону, відображають у річному плані і що така закупівля повинна відповідати річному планові. Детально з листом МЕРТУ № 3302-06/29640-06 від 14.09.2016 ви можете ознайомитися в журналі № 10 (61) на ст ор. 38–41.

Орієнтовний початок процедури закупівлі

Ще однією найпоширенішою ситуацією є така: замовник протягом року планує закупити певний товар, але дану закупівлю він здійснюватиме щомісяця відповідно до потреби, яку, виходячи зі специфіки предмета закупівлі, передбачити неможливо. При цьому загальна річна потреба не перевищує вартісні межі, встановлені статтею 2 Закону. У формі річного плану закупівель (додатка до річного плану) є обов’язкова графа для заповнення «Орієнтовний початок процедури закупівлі». Як вносити таку інформацію до додатка до річного плану закупівель? Ось так: березень — 10 тис. грн, квітень — 10 тис. грн, травень —10 тис. грн.

Щодо подібних ситуацій: наразі замовник має право як на початку року здійснити планування всіх закупівель та обсягів та відповідно скласти і затвердити річний план закупівель/додаток до річного плану закупівель, так і планувати закупівлі поступово — у міру потреби. У даному конкретному випадку доцільним буде кожну закупівлю зазначати в додатку до річного плану окремою позицією, зважаючи на те, що вказану закупівлю проводитимуть у різні періоди. Цей висновок ґрунтується на тому, що пунктом 8 форми річного плану закупівель/додатка до нього, затвердженої наказом МЕРТУ від 22.03.2016 № 490, передбачено зазначення орієнтовного початку проведення процедури закупівлі. Також доцільно відповідно до кожної позиції додатка до річного плану закупівель укладати окремий договір чи проводити конкурентний відбір у системі (допорогову закупівлю).

Джерело походження коштів та річний план закупівель (додаток до річного плану закупівель)

Дане питання турбує чи не кожного другого замовника. Щоб надати зрозумілу відповідь, звернемось до прикладу з реального життя. Замовник звернувся до редакції журналу з тим, що його підприємство є замовником у розумінні Закону. Таке підприємство фінансують державним коштом, а також воно має власні кошти, отримані від комерційної діяльності.

Тож як чинити такому замовникові: відображати в річному плані закупівель та проводити закупівлі за процедурами лише за кошти з казначейського рахунка? Чи кошти, отримані від комерційної діяльності, замовник також повинен відображати в річному плані закупівель та відповідно проводити процедури закупівель за власні кошти?

Звертаємо увагу замовників! Річний план закупівель має охоплювати всі закупівлі, які замовник здійснить протягом року, незалежно від походження фінансування, адже Закон не конкретизує джерело походження коштів. У випадках, коли здійснення закупівлі заплановано провести не за бюджетні кошти, у графі № 5 Річного плану роблять відповідний запис.

Чи потрібно відображати в річному плані (додатку до річного плану) зекономлені кошти?

Замовники затверджують річні плани, проводять процедури закупівель, укладають договори…

Різниця між очікуваною вартістю предмета закупівлі та сумою, на яку укладено договір про закупівлю (загальною вартістю договору), і є, виходячи зі змісту роз’яснення Мінекономрозвитку України від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06, зекономленими коштами. У зв’язку з економією під час проведення закупівлі такі кошти є новою сумою для проведення закупівлі, і залежності від її розміру необхідно вносити відповідні зміни до річного плану закупівель/додатка до річного плану закупівель. При цьому проведення закупівлі за дані кошти є новим предметом закупівлі.

Отже, у даному випадку замовник має право провести допорогову закупівлю (укласти прямий договір та розмістити в системі звіт про укладені договори відповідно до частини 1 статті 10 Закону або здійснити в системі конкурентний відбір серед постачальників).

Аналогічний підхід замовник застосовує в разі здійснення нових закупівель за кошти, вивільнені внаслідок розірвання договору про закупівлю.

Річний план: обнулити, відкорегувати чи додати новий рядок?

Законодавець не регулює питання обнуління або корегування записів у річному плані закупівель/додатку до річного плану закупівель. При здійсненні вибору корегування чи внесення нового запису до плану закупівель слід виходити з подальших дій замовника.

Наприклад, розглянемо таку ситуацію:

  • замовник провів перші торги, які не відбулися через відсутність належної кількості учасників;
  • замовник проводить другі торги, які також не відбулися у зв’язку з відсутністю належної кількості учасників;
  • у зв’язку з тим, що торги не відбулися два рази у зв’язку з відсутністю належної кількості учасників, замовник має право відповідно до пункту 4 частини 2 статті 35 Закону провести переговорну процедуру.

У розглянутій ситуації слід звернути увагу передусім на те, що вносити корегування або анулювати запис про проведення 1-ї і 2-ї процедур закупівель не можна, адже замовник при проведенні переговорної процедури посилатиметься на те, що попередні торги не відбулися. А проведення попередніх торгів відбулося згідно з відповідними записами в річному плані закупівель/додатку до нього. Провівши анулювання або корегування запису про проведення відповідної процедури закупівлі, замовник заганяє себе в глухий кут, коли не зможе підтвердити наявність оприлюднення інформації, яка була підставою для проведення переговорної процедури закупівлі.

Отже, не рекомендуємо вносити корегування або здійснювати анулювання записів у річному плані закупівель/додатку до нього стосовно тих позицій, щодо яких було оприлюднено оголошення про проведення процедури закупівлі.

Якщо закупівлю не проводили (оголошення не розміщували), то замовник має право на відповідне корегування або анулювання позиції в річному плані закупівель/додатку до нього.

Замовник має право, якщо закупівлю не проводили (оголошення не розміщували), внести новий рядок (стара позиція також залишається). Також замовник має можливість обнулити позицію і внести новий запис або відкорегувати запис зі внесенням відповідної інформації в графі «Примітка».

Журнали

Публікації, що вийшли друком у паперовій версії журналу «Радник в сфері державних закупівель» (з посиланням на номер журналу)

Повне або часткове копіювання публікацій порталу ЗАБОРОНЕНО