Попередні консультації з ринком – нові можливості для замовника та учасника

Деякі замовники й учасники сфери публічних закупівель дотримуються думки, що попередні ринкові консультації перед закупівлею — це корупція. У даній статті розберемо, що приховують попередні ринкові консультації, чи дійсно їх можна віднести до корупції (або ж, навпаки, відкриті зустрічі або попередній аналіз ринку до моменту оголошення тендеру абсолютно не суперечать законодавству та можуть забезпечити можливості для визначення коректних технічних характеристик, очікуваної вартості, вимог до потенційних учасників та вимог до необхідних документів).

Законодавче регулювання попередніх ринкових консультацій

Інформація про можливість проведення замовником попередніх ринкових консультацій з’являлася в листах Уповноваженого органу (далі — Мінекономіки) ще до ухвалення нового Закону про публічні закупівлі. Чинний Закон про публічні закупівлі не встановлює заборону на  проведення консультацій та не має жодної норми, яка б конкретизувала механізм, порядок чи процедуру їх проведення. Тому на численні звернення учасників та замовників щодо проведення попередніх консультацій Мінекономіки підготовлено декілька листів–роз’яснень, які містять рекомендації та настанови щодо можливості проведення учасниками процедур попередніх ринкових консультацій з метою вивчення та аналізу ситуації на ринку. Це, зокрема:

1. Лист Мінекономіки № 3304-06/48844 від 28.12.2017 повідомляє, що для дотримання принципів здійснення закупівель, установлених статтею 3 Закону, зокрема максимальної економії та ефективності, замовники можуть попередньо здійснювати маркетингові дослідження, моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників товарів, надавачів послуг та виконавців робіт як з відкритих джерел, так і безпосередньо консультуючись із ними, вивчення ситуації на ринку, досліджувати інформацію щодо цінового діапазону із застосуванням аналітичного модуля bi.prozorro.org, отримувати дані від органів влади, підприємств, установ організацій згідно з їхніми функціями, а також з інших джерел інформації, яка може бути використана для формування очікуваної вартості предмета закупівлі. При цьому порядок розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі Закон не регулює, замовник здійснює його самостійно, виходячи зі специфіки такого предмета, умов та обставин здійснення конкретної закупівлі.
2. Лист Мінекономіки № 3304-04/13647-06 від 01.04.2019 містить рекомендації до застосування документа «Настанови щодо етичної поведінки замовників під час здійснення публічних закупівель». Відповідно до даного документа для формування обґрунтованої очікуваної вартості закупівлі замовники можуть попередньо вивчати ринок і здійснювати моніторинг комерційних пропозицій потенційних постачальників. Крім цього, настанови сприяють налагодженню якісної комунікації між замовниками і суб’єктами господарювання до початку процедури закупівлі за умови відсутності натяків на будь-які корупційні дії.
3. Спеціальний звіт з описом суті і значення ринкових передтендерних консультацій та найкращих практик ЄС, а також рекомендацій для використання цього інструменту в Україні підготовлено у звіті проєкту ЄС «Найкращі практики ЄС щодо ринкових консультацій» (експерти ЄС: Стін Бруун-Нільсен у співпраці з Олександром Шатковським).
4. Лист Мінекономіки № 3301-04/47784-06 від 15.11.2019 пропонує до застосування документ «Настанови щодо етичної поведінки учасників / потенційних учасників під час участі в публічних закупівлях», які також мають можливість ініціювати консультації щодо закупівель. Зокрема, потенційні учасники можуть завчасно ознайомлюватися з річними планами замовників та брати участь у консультаціях, які вони проводять до проведення процедур закупівель, або ініціювати проведення таких консультацій. При цьому вказані настанови наголошують, що для уникнення випадків недобросовісної конкуренції під час участі в тендерах та корупційних ризиків у закупівлях учасники не можуть чинити тиск на замовників під час розроблення технічної специфікації.
5. У листі Мінекономіки № 3301-04/34980-06 від 20.08.2019 наведено проєкт примірної методики розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі й описано механізм визначення ринкових консультації — метод дослідження ринку, спрямований на отримання інформації щодо актуальних цін, постачальників / підрядників та рівня конкуренції, можливих варіантів товарів, робіт і послуг з огляду на нові технічні рішення та інновації.
6. Наказом Мінекономіки № 275 від 18.02.2020 затверджено документ «Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі». Цей наказ набирає чинності з дня його підписання, його вводять у дію разом із введенням у дію Закону України «Про внесення змін до Закону України “Про публічні закупівлі” та деяких інших законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель» від 19.09.2019 № 114-ІХ (далі — новий Закон), а саме 19.04.2020. Цю примірну методику замовник застосовує для визначення очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт і послуг, закупівлю яких здійснюють відповідно до положень нового Закону.
7. Частиною 4 статті 4 нового Закону передбачено право замовників на проведення попередніх ринкових консультацій та визначено способи таких комунікацій.

Особливості примірної методики визначення очікуваної вартості для аналізу ринку

Нагадаю, що наказом Мінекономіки № 275 від 18.02.2020 затверджено документ «Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (далі — методика). Така методика є примірною, тому якщо в замовників є свої затверджені методики визначення очікуваної вартості, то не обов’язково їх змінювати та узгоджувати із затвердженою Мінекономіки методикою. Головне, щоб такі методики визначення очікуваної вартості не суперечили принципам здійснення публічних закупівель. Замовникам, які не мають затверджених методик визначення очікуваної вартості, рекомендую затвердити їх на основі методики, затвердженої наказом Мінекономіки № 275 від 18.02.2020.

У методиці прописано, що на етапі аналізу ринку доцільно використовувати як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту товарів, робіт і послуг, яка міститься у відкритих джерелах (у тому числі на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торговельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель ProZorro та на аналогічних торговельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань, у тому числі іноземних, тощо), так й інформацію, отриману в результаті проведення ринкових консультацій. Використання такого інструменту, як ринкові консультації, дає можливість визначити структуру ринку, ступінь конкуренції та можливі варіанти предмета закупівлі, зважаючи при цьому на нові технічні рішення).

Під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів запрошень) не призводить до виникнення зобов’язань у замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь у ринкових консультаціях. Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби замовники можуть організовувати зустрічі із зацікавленими постачальниками / підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками під час ринкових консультацій інформація дасть можливість визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі, беручи до уваги актуальні пропозиції ринку, та визначити обґрунтовану очікувану вартість. Водночас замовникам слід пам’ятати про неупереджене та однакове ставлення до учасників закупівлі незалежно від їхньої участі в ринкових консультаціях, що передували такій закупівлі, дотримання принципів недискримінації та прозорості. Крім того, інформація про проведення ринкових консультацій має бути відкрита для якомога ширшого кола учасників ринку. Це дасть можливість підвищити конкурентність закупівлі та запобігти можливим звинуваченням у наданні переваг певним учасникам.

Крім аналізу ринку, у методиці прописано способи отримання інформації про ціну товарів та послуг:

1. Здійснити пошук, збирання та аналіз загальнодоступної інформації про ціну, до якої належать у тому числі:

• інформація про ціни товарів та послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, у тому числі на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торговельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель ProZorro та на аналогічних торговельних електронних майданчиках;
• довідкові ціни на товари та послуги в спеціалізованих виданнях, які випускають у друкованій та електронній формі або розміщують у мережі Інтернет (у разі їх наявності);
• біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (у разі біржового товару);
• дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань;
• дані офіційних статистичних видань, у тому числі іноземних.

Під час збору інформації про ціну слід зважати на те, що умови запланованих закупівель (обсяги закупівлі, умови оплати й поставки тощо) мають бути співставні з умовами закупівель, інформація про які міститься у відкритих джерелах та може бути використана для розрахунку очікуваної вартості. Крім того, слід взяти до уваги й інші можливі чинники, що впливають на ціну товарів та послуг, як, наприклад, сезонні коливання цін на певні предмети закупівлі.

2. Направити не менше трьох письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.

У методиці зазначено, що запити цінових пропозицій повинні містити інформацію щодо повної характеристики предмета закупівлі [марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання], необхідної кількості, графіка поставок, умов постачання, умов оплати та системи надання знижок, гарантійного терміну тощо. Необхідно зазначати, що збирання інформації не призводить до жодних зобов’язань замовника. Якість товарів та послуг повинна відповідати чинним нормативним документам і документам на їх виготовлення. Далі розглянемо приклад підготовки запиту цінових пропозицій та дієві способи проведення консультацій з ринком.

Способи проведення консультацій з ринком

Для проведення якісного планування та підготовки до проведення закупівель замовники можуть проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Такі рекомендації та інформацію замовник може використовувати під час підготовки до проведення закупівлі, якщо вони не призводять до порушення статті 5 Закону. Консультації з ринком можуть відбуватися через електронну систему закупівель за допомогою надсилання запитань від замовника та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або в результаті організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Проведення попередніх ринкових консультацій замовником не вважається участю суб’єктів господарювання в підготовці вимог до тендерної документації (ч. 4 ст. 4 нового Закону).

Закон передбачає, що консультації з ринком можуть відбуватися через електронну систему закупівель в результаті надсилання запитань замовником та отримання відповідей від суб’єктів господарювання або за допомогою організації відкритих зустрічей з потенційними учасниками. Зазначимо, що організація проведення таких зустрічей потребуватиме значних трудовитрат, зокрема: додаткового робочого часу, наявності окремого приміщення, забезпечення участі потенційних учасників та багато іншої підготовчої роботи. Тому їх проведення не зазнало поширення серед замовників Більшість замовників віддає перевагу неформальному спілкуванню за допомогою надсилання певних запрошень, запитань та опитувань. Саме такі способи спілкування з ринком детально розглянемо далі.

Перед проведенням будь-якої успішної закупівлі необхідно встановити багато параметрів, починаючи з правильного визначення предмета закупівлі й закінчуючи встановленням кінцевого строку поставки товарів, надання послуг або виконання робіт. У таких питаннях повинен розбиратися закупівельник, який формує детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповує, у тому числі їхні технічні та якісні характеристики. Проте в більшості випадків до низького відсотка успішних торгів, коливання ціни в бік збільшення протягом першого місяця поставки, зривів поставок, розірвання договорів призводить не відсутність професійного рівня  закупівельників, а відсутність налагодженої комунікації з ринком. Адже саме ринок — потенційні учасники — найкраще розуміється на ринкових цінах, технічних вимогах та інших специфічних показниках, які притаманні певному предметові закупівлі. Тому направлення замовником запитів з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі потенційним учасникам ринку до моменту проведення закупівлі сприятиме економії часу та коштів для обох сторін процедури закупівлі. Основною метою проведення попередніх консультацій для замовника є формування електронної бази потенційних постачальників, порівняння цінових пропозицій, наявні вигідні умови постачання, розширення кола потенційних постачальників, надавачів послуг або виконавців та інформування про майбутню закупівлю.

Інформація, яку можна надати потенційним учасникам для отримання від них попередніх пропозицій:

• що плануємо купити [предмет закупівлі: марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання];
• обсяг (кількість, об’єми…);
• графік поставки;
• місце та умови поставки (надання послуг, робіт);
• умови розрахунків (умови оплати та системи надання знижок);
• строк поставки товарів (виконання робіт або послуг);
• технічні особливості;
• строк гарантійного обслуговування;
• відповідальна особа (з ким зв’язок);
• бажано дописати в листі, що лист не є офертою в розумінні ч. 2 ст. 638 та ч. 1 ст. 641 ЦК;
• дата, до якої необхідно надати інформацію;
• можна також надати проєкт договору (або істотні умови, які заплановано включити).

На основі вищенаведеної інформації замовники можуть скласти лист-запит для надання потенційними учасниками пропозицій. Приклад такого листа наведено нижче.

Приклад листа-запиту

Назва замовника планує здійснити закупівлю (предмет закупівлі).

Кількість товарів або обсяг виконання робіт чи надання послуг.

Місце поставки товарів або місце виконання робіт чи надання послуг.

Строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг.

Графік поставки.

Умови оплати договору (порядок здійснення розрахунків, система надання знижок).

Технічні особливості.

Строк гарантійного обслуговування.

На підставі вищенаведеного просимо надіслати відповідь (до 12.03.2020) щодо спроможності вашої організації поставити вищезазначений предмет закупівлі.

Відповідальна особа для здійснення зв’язку з учасниками: (П. І. Б., посада, адреса, контактний номер, електронна пошта).

Також повідомляємо, що цей лист-запит не є офертою в розумінні ч. 2 ст. 638 та ч. 1 ст. 641 Цивільного кодексу України.

Де взяти контактну інформацію щодо потенційних учасників, щоб направити запит?

Після запуску системи ProZorro та вивантаження великої кількості відкритих даних в Україні з’явилося багато інструментів та сервісів, що допоможуть знайти потенційних учасників. Звісно, ви також можете направити такі запити тим учасникам, з якими вже працювали та маєте їхні контакти. Але щоб була відкритість для ринку та задля уникнення ситуації, коли попередні ринкові консультації створили переваги для вузького кола учасників майбутньої закупівлі, рекомендую направити пропозиції ширшому колу учасників. Наведу приклади інструментів, які допоможуть вийти на широкий ринок учасників:

• https://prozorro.gov.ua/ — сайт Уповноваженого органу, на якому можна знайти та переглянути інформацію про всі публічні закупівлі;

• https://bi.prozorro.org — містить інформацію про закупівлі через систему ProZorro з 2015 року . Він дасть можливість замовникам знайти типову документацію, перевірити постачальників та додатково оцінити рівень власної ефективності. Учасники зможуть оцінити ринок, знайти нові ринки збуту та отримати нових партнерів;

• https://clarity-project.info/tenders — волонтерський проєкт, що дає можливість ефективно моніторити та аналізувати інформацію з ProZorro під різними вимірами. Виявлення взаємозв’язків між учасниками торгів, індикатори ризику та багато інших інструментів дослідження торгів;

• https://ca.ligazakon.net — аналітична система перевірки та оцінки надійності контрагента. Можливості системи дають можливість отримати актуальні та історичні дані щодо діяльності більш ніж 6,5 млн компаній та фізичних осіб-підприємців, візуалізувати дієві юридичні зв’язки, перевірити афілійованість та виявити кінцевих бенефіціарів. Також в CONTR AGENT можна знайти інформацію щодо наявності судових справ, банкрутства та інших суттєвих фактів, які визначають фінансові ризики вибраних контрагентів.

Способи направлення листа-запиту

Найрозповсюдженіший спосіб передавання інформації — через електронну пошту. Хоча в час розвинених технологій існує багато сервісів для проведення опитувань та збору необхідної інформації. Такі сервіси можуть допомогти створити ефективний канал комунікації зі своїми потенційними учасниками. Замовникові для роботи з такими сервісами необхідно буде спочатку ознайомитися з ними, вибрати та ввести необхідні для закупівлі питання та розіслати потенційним учасникам опитування й чекати зворотного зв’язку. Звертаю увагу, що деякі з наведених сервісів можуть бути платними. Наведу для прикладу п’ять сервісів, які можуть спростити роботу і замовникові, і учасникові:

• Google Forms — безкоштовний сервіс з російськомовним інтерфейсом для анкетування та опитувань від Google. Кількість анкет і питань необмежене. Способи поширення стандартні — сайт, розсилка, соціальні мережі. Файли з результатами зберігаються на диску або знаходяться в таблиці даних;

• Simpoll — є безкоштовна версія, у межах дії якої можна створювати необмежену кількість опитувань з 10 питаннями в анкеті. Максимальна кількість респондентів — 100 осіб;

• Survio — безкоштовна версія дає можливість створити всього 5 анкет, але з необмеженою кількістю питань у кожній. Приблизно 100 готових шаблонів питань, російськомовний інтерфейс. Є можливість розмістити опитування на сайті, у листі, соцмережах;

• Typeform — сервіс з безкоштовним періодом тестування. Дає можливість управляти складними тестовими ланцюжками, створювати необмежену кількість питань і відповідей, додавати в анкети графіку, створювати унікальне оформлення опитувальника;

• SurveyGizmo — безкоштовна версія, це 25 запитань, за допомогою яких можна отримати будь-яку інформацію.

Проаналізувавши вищенаведену інформацію, доходимо висновку, що відкриті зустрічі з ринком до оголошення тендеру абсолютно не суперечать закупівельному законодавству, який регламентує лише процес проведення тендеру, та можуть забезпечити можливості для визначення необхідних технічних характеристик, очікуваної вартості, вимог до потенційних учасників, вимог до документів. Без таких консультацій замовники можуть встановити умови закупівлі наосліп. На жаль, понад 50 % закупівель у державі є неуспішними, тож не варто вірити думці, що такі зустрічі — це корупція. Головною з вимог є відкритість для ринку задля уникнення ситуації, коли попередні ринкові консультації створили переваги для вузького кола учасників майбутньої закупівлі. Тому, за умови достатньої відкритості та дотримання всіх вимог антикорупційного законодавства, попередні ринкові консультації будуть дієвим інструментом як для замовників, що готують закупівлі з високою очікуваною вартістю, так і для їхніх потенційних учасників.