Багато підприємств наразі працюють віддалено. ДП «Прозорро» не є винятком, усі наші робочі зустрічі, обговорення, погодження відбуваються онлайн. Але в багатьох замовників виникають питання з приводу того, як організувати роботу тендерного комітету в умовах карантину, чи можна зупинити/припинити закупівлі на цей час тощо. Ми написали декілька порад з власного досвіду і сподіваємось, що вам вони стануть у пригоді.
Як успішно провести закупівлю, коли всі працівники працюють віддалено, які інструменти можуть допомогти замовникові? Почнемо з відповіді на найпростіше питання. У системі немає кнопки «Зупинити всі закупівлі», система працює в звичайному режимі, закупівлі продовжуються. Також замовник сам обирає, потрібно йому в даний момент щось закуповувати чи ні. Тож якщо у вас немає термінової потреби в чомусь, то можете відкласти закупівлі на потім.
А тепер поговоримо, як проводити закупівлі в умовах карантину та віддаленої роботи.
Як проводити засідання тендерного комітету
Більшість людей звикли проводити засідання тендерного комітету офлайн, збиратись у «переговорці», обговорювати, наводити свої аргументи й спільно приймати рішення. Проте за нинішніх умов це все можна робити й онлайн.
Наприклад, якщо вам потрібно обговорити тендерну документацію (далі —ТД), то ви можете зробити її в Google Docs, і всі ваші працівники зможуть додавати свої коментарі чи пропозиції щодо зміни певних положень у ТД. Так само ви можете опрацьовувати і проєкт договору. Насправді ми вже в такому форматі давно все обговорюємо. Як це відбувається, ви можете побачити на рисунку.
Як провести розгляд тендерних пропозицій
Пропозиції кожен член тендерного комітету розглядає сам і потім деякі моменти обговорює з колегами. Відповідно секретар тендерного комітету може написати всім членам ТК на електронну пошту або в якийсь месенджер та повідомити, що наразі відбувається розгляд пропозиції учасника № такий-то й дати посилання на тендер. А вже кожен член ТК заходить на карту тендеру й дивиться документи учасника № такий-то, адже в «Прозорро» все знаходиться у відкритому доступі.
А далі ви можете або в якийсь файл писати свої коментарі щодо певних документів, або ж зробити гугл-таблицю, куди кожен член ТК вписуватиме свої коментарі. Приклад — на рисунку.
Далі секретар ТК робить попередній варіант протоколу ТК в Google Docs і знову розсилає всім на погодження. Кожен член ТК робить позначку про те, погоджується він з протоколом чи ні.
Як опублікувати протокол
Ви можете спробувати зібрати підписи всіх членів тендерного комітету, щоб опублікувати протокол з усіма підписами в системі. Але можете опублікувати протокол без підписів, оскільки в жодному законодавчому акті не зазначено, що в системі має бути опубліковано протокол, підписаний усіма членами тендерного комітету.
Якщо потрібно щось додатково обговорити
Наразі провести зустріч онлайн також не є проблемою, просто створюєте зустріч у гугл-календарі, додаєте всіх людей до учасників зустрічі — і всі отримують посилання на зустріч у запланований час. Також у зустрічі буде посилання, за допомогою якого всі охочі зможуть приєднатись онлайн (на нього вказує стрілочка).
Також не забувайте про можливість робити групи в різних месенджерах, наприклад WhatsApp, Viber, Telegram, Facebook Messenger, Slack тощо. Там ви зможете обговорити нагальні питання (наприклад, відповіді на запитання постачальника тощо).
Як підписати керівникові договір
Ми вже писали вище, що треба узгодити умови договору як усередині вашого підприємства, так і з учасником, з яким ви будете його підписувати. А далі учасник може підписати договір зі свого боку та відправити його кур’єром вашому керівникові або будь-якій іншій особі, яка уповноважена підписати договір. Далі ваш представник підписує договір і сканує цей договір або ж робить його фотографію та відправляє вам для публікації.
Якщо ви отримали не сканкопію договору, а просто фото різних сторінок договору, то тоді знайдіть у гуглі безкоштовні онлайн-програми, щоб з’єднати всі ці картинки докупи та перевести у формат ПДФ. Усе готово, можете публікувати договір.
Публікація документів у системі
Завдяки тому, що система електронна, ви можете нею користуватись, перебуваючи в будь-якій точці світу, головне те, щоб там був Інтернет. У вашого кабінету немає прив’язки до вашого офісу чи робочого комп’ютера, тож вам достатньо просто мати при собі носій зі своїм ЕЦП/КЕП, і тоді ви зможете підписувати та публікувати документи будь-де.
Алгоритм проведення тендеру
А тепер давайте пройдемо покроково:
- створюєте ТД в Google Docs та обговорюєте її;
- публікуєте вдома ТД у системі;
- відповідаєте на питання постачальників, попередньо обговоривши відповідь у групі в месенджері;
- розглядаєте пропозиції після аукціону, переглядаючи їх у відкритому доступі в системі;
- робите таблицю з результатами розгляду, а потім протокол у Google Docs, де всі позначають, погоджуються вони підписати протокол чи ні;
- робите договір в Google Docs, щоб обговорити його умови з переможцем та вашими представниками;
- керівник отримує підписаний договір від постачальника, підписує зі свого боку та відправляє на оприлюднення;
- договір оприлюднюють, усі задоволені і продовжують дотримуватись умов карантину.
Якщо закупівлями займається Уповноважена особа
Якщо ж у вас закупівлями займається Уповноважена особа, то в такому разі вам буде ще простіше організувати її роботу, адже питання в неї можуть виникнути лише щодо підписання договору про закупівлю. Як це зробити, сказано вище у статті.
Як бачите, зараз існує дуже багато механізмів, які дають змогу працювати онлайн. А також ці інструменти можуть допомогти вам у майбутньому економити час та багато паперу. Вдалих вам закупівель!
Коментар. Редакція журналу «Радник в сфері державних закупівель» дякує колективу ДП «Прозорро» за поради щодо того, як організовувати роботу тендерного комітету в умовах карантину. Але хочемо звернути увагу: щоб скористатися вищенаведеними порадами, замовникові перед використанням необхідно буде внести зміни в положення про тендерний комітет щодо організації такої дистанційної роботи.
Також ми рекомендуємо після узгодження всіх питань, які стали предметом розгляду на онлайн-засіданні тендерного комітету, кожному членові комітету підписати протокол ЕЦП або КЕП. Це можна зробити через онлайн-сервіси, де секретар завантажує протокол для загального доступу — і всі його підписують. Наприклад, через «Вчасно» або будь-який інший зручний для вас онлайн-сервіс.
google 