Складнощі розміщення через Веб-сервіс усіх звітів, передбачених законодавством у сфері держзавних закупівель

В попередньому випуску журналу [№ 8 (35) за серпень 2014 року на сторінках 30–44] було розглянуто складнощі розміщення через сервіси «Кабінет замовника» та «Кабінет замовника з ЕЦП» повідомлення про внесення змін до договору, звіту про виконання договору, звіту про укладення договору за кошти підприємств, визначених у Господарському кодексі, та розміщення інформації про зміну його істотних умов, а також складнощі розміщення звіту про результати здійснення закупівель монополістами.

Порядок розміщення вищенаведених документів через безкоштовний Веб-сервіс замовника розглянемо в даній статті. Отже, передусім слід звернути увагу на те, що відповідно до п. 8.20 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом, затвердженого додатком до наказу ДП «Зовнішторгвидав України» № 72 від 23.07.2014, яким вносяться зміни до наказу від 08.05.2014 № 33 (далі — Тимчасовий порядок роботи з веб-порталом), Веб-сервіс замовника є повністю автоматичною системою, яка виключає опрацювання оператором підприємства інформації, що подається замовником, унаслідок чого сервісні послуги підприємства щодо перевірки інформації й термінового розміщення інформації на веб-порталі для користувачів Веб-сервісу замовника будуть недоступними.

Тобто замовники не можуть користуватися платними послугами веб-порталу, окрім виправлення допущених помилок в оприлюднених оголошеннях та перекладу оголошень на англійську мову. Також, згідно з п. 6. Тимчасового порядку роботи з веб-порталом, інформація приймається для опрацювання підприємством щоденно (крім вихідних днів) від 8:30 до 14:00.

Разом із цим відповідно до п. 9 Порядку розміщення інформації для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу з питань державних закупівель, затвердженого наказом № 743 від 25.06.2014, підприємство забезпечує оприлюднення на веб-порталі поданої замовником/суб’єктом господарювання інформації для оприлюднення протягом трьох робочих днів з наступного дня після подання замовником/суб’єктом господарювання такої інформації.

Щоб уникнути порушення строків оприлюднення окремих документів, радимо дані документи передавати на веб-портал у день затвердження. За таких умов документ буде оприлюднений на веб-порталі через три робочі дні (не рахуючи дати його подання на веб-портал), згідно з графіком, який оприлюднений на веб-порталі Мінекономрозвитку. Також, згідно з п. 8.19 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом, після подання інформації через Веб-сервіс замовника замовник має підтвердити її зміст у письмовому вигляді. На інформації, яка надається для підтвердження в письмовій формі, обов’язково зазначається її вхідний номер, який присвоюється веб-порталом (наприклад, 13074FX656732). Цей номер вказується у квитанції та є унікальним для кожного документа. Інформація в письмовій формі без зазначення вхідного номера веб-порталу не може бути опрацьована технічними засобами веб-порталу та вважається неподаною. Підтвердження в письмовій формі надсилається на адресу підприємства поштою або особисто (ДП «Зовнішторгвидав України», вул. Воровського, 22, м. Київ, 01601 — у спеціальну скриньку «Для письмового підтвердження інформації»). Після отримання письмового підтвердження інформації та її перевірки відповідальним працівником підприємства у списку документів Веб-сервісу замовника з’являється ознака наявності оригіналу інформації.

Нижче окремо розглянемо складнощі розміщення через Веб-сервіс усіх звітів, передбачених законодавством з державних закупівель.

Розміщення замовниками в розумінні Закону України «Про здійснення державних закупівель» повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору через безкоштовний Веб-сервіс

Частиною 1 ст. 10 Закону України «Про здійснення державних закупівель» передбачено, що замовник безоплатно подає для оприлюднення на веб-портал Уповноваженого органу в порядку, установленому цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме:

• повідомлення про внесення змін до договору у випадках, передбачених пунктами 1, 2, 4, 5 та 8 частини п’ятої статті 40 цього Закону, — протягом трьох робочих днів з дня внесення змін;
• звіт про виконання договору — протягом трьох робочих днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання.

Отже, варто наголосити, що в разі внесення змін до договору на підставах, передбачених пунктами 3, 6 та 7 частини 5 статті 40, замовники не зобов’язані розміщувати повідомлення про внесення змін до відповідного договору, а саме в разі застосування пунктів:

3) покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі; 6) зміни ціни у зв’язку із зміною ставок податків і зборів пропорційно до змін таких ставок;
7) зміни встановленого, згідно із законодавством, органами державної статистики індексу інфляції, зміни курсу іноземної валюти у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни залежно від зміни такого курсу, зміни біржових котирувань, регульованих цін (тарифів) і нормативів, які застосовуються в договорі про закупівлю.

З настанням яких підстав потрібно розміщувати звіт про виконання договору?

Важливим є запитання, коли саме розміщувати звіт про виконання договору, протягом трьох робочих днів з дня його виконання чи закінчення строку його дії, якщо місце мали ці дві обставини. Наразі надано офіційне роз’яснення Мінекономрозвитку із цього питання, з повним текстом якого ви можете ознайомитися на сторінках 39–42 цього номера журналу. Але завжди необхідно пам’ятати, що, згідно з п. 10 ч. 1 ст. 8 Закону, відповіді Уповноваженого органу на запити мають винятково рекомендаційний характер.

Разом із цим на сьогодні є зауваження окремих органів Держказначейства щодо того, що, зважаючи на назву такого звіту, пріоритетною подією для його оприлюднення є саме факт його виконання. Тож для виконання такої вимоги замовник, який не зміг вчасно подати такий звіт після повного виконання договору, а саме виконання учасником взятих на себе зобов’язань та оплати таких з боку замовника, він може підписати з учасником акт звірки, в якому може зазначити, що з дати підписання цього документа сторони домовилися, що жодна зі сторін не має претензій до іншої і зобов’язання вважається виконаним, та подати звіт про виконання договору протягом трьох робочих днів з дня підписання такого акта. В іншому разі, якщо договір виконано не повністю, але сторони його в подальшому виконувати не планують, для можливості замовника вільно розпоряджатися коштами, що планувалися до виплати за цим договором, замовник може ініціювати розірвання договору про закупівлю у зв’язку з невиконанням учасником його умов або за взаємною згодою сторін, що дає замовникові підставу для підрахунку строку для оприлюднення зазначеного звіту.

Ще одним запитанням, яке виникає щодо необхідності оприлюднення звіту про виконання договору, є таке. Керуючись вимогою статті 10 Закону, замовники по факту виконання договору оприлюднили звіт про виконання договору (наприклад, у липні), але, але до закінчення строку його дії було прийнято рішення про продовження дії договору про закупівлю на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі. Отже, по факту виконання договору, з урахуванням внесених змін в обсязі 20 %, такі замовники будуть змушені підготувати та оприлюднити звіт про виконання договору вдруге. Важливо відзначити, що така можливість на сьогодні є у замовників при роботі на веб-порталі Уповноваженого органу.

Форми, за якими потрібно готувати документи

Звертаємо вашу увагу на те, що 7 листопада 2014 року набрав чинності наказ Мінекономрозвитку від 15.09.2014 № 1106, яким було затверджено нові форми документів у сфері державних закупівель. Даним наказом також затверджено форму повідомлення про внесення змін до договору і форму звіту про виконання договору та інструкції до них.

Розміщення документів на Веб-сервісі

Отже, щоб розмістити ці два документи через безкоштовний Веб-сервіс, потрібно спочатку увійти на веб-портал Уповноваженого органу, як користувач безкоштовного Веб-сервісу, шляхом вводу на сайт Уповноваженого органу tender.me.gov.ua пароля і логіну, наданого замовникові під час реєстрації (рис. 1).

Після вводу даних відкривається головна сторінка Веб-сервісу замовника, де зазначено всі документи, подані замовником для оприлюднення (рис. 2).

Для створення повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору замовникові необхідно на сторінці Веб-сервісу «Документи» знайти необхідне оголошення про проведення процедури, до договору якого вносяться зміни або розміщується звіт про виконання договору. Зауважимо, що повідомлення про внесення змін до договору та звіту про виконання договору розміщуються за завершеною процедурою. Далі, після натискання на іконку додавання документа , з’явиться розділ «Створення документа до закупівлі» (рис. 4), в якому потрібно обрати «Повідомлення до внесення змін до договору» або «Звіт про виконання договору» (рис. 3).

Після вибору необхідного документа потрібно натиснути кнопку «Далі» (рис. 4).

Кнопкою «Выберите файл» (рис. 5) замовник на власному комп’ютері обирає файл документа, який необхідно створити. Повідомлення про внесення змін до договору та звіт про виконання договору розміщуються на веб-порталі у форматах .rtf, .doc, .docx.

Після натискання кнопки «Створити» на головній сторінці Веб-сервісу з’явиться новостворений документ з відповідним статусом. У разі успішного проходження перевірки подана інформація приєднується до закупівлі замовника на веб-порталі та отримує статус «В черзі». У разі відправлення документа для оприлюднення в неправильному форматі документ отримує статус «Відмовлено в оприлюдненні».

Зі статусами документів та етапом, на якому перебуває поданий документ, ви можете ознайомитися в статті «Типові помилки при роботі з безкоштовним «Веб-сервісом», що розміщена в журналі № 12 (39) за грудень 2014 року на стор. 15–20.

Складнощі розміщення через безкоштовний Веб-сервіс звіту про укладення договору за кошти підприємств, визначених у Господарському кодексі, та розміщення інформації про зміну його істотних умов

Згідно з Прикінцевими положеннями Закону України «Про здійснення державних закупівель», підприємства, які визначені в статтях 75, 77, 78, 79 Господарського кодексу України і які не підпадають під сферу дії Закону України «Про здійснення державних закупівель» та Закону України «Про особливості закупівель в окремих сферах господарської діяльності» (роз’яснення МЕРТУ із цього приводу розміщене в журналі № 10 (37) за жовтень 2014 року на стор. 31), у разі здійснення закупівель за умови, що вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує межі, визначені частиною першою статті 2 Закону України «Про здійснення державних закупівель», повинні оприлюднити на вебпорталі Уповноваженого органу (tender.me.gov.ua) звіт про укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг за кошти підприємств та інформацію про зміну його істотних умов не пізніше ніж через сім днів з дня укладення договору про закупівлю або внесення змін до нього.

Інформація, яка подається, стосується господар- ських договорів, укладених підприємствами за правилами, установленими Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів на придбання товарів, надання послуг чи виконання робіт, що передбачають витрачання коштів зазначених вище юридичних осіб.

Нижче в таблиці конкретно розписано, яку саме інформацію і яким підприємствам з 20.04.2014 тепер потрібно розміщувати на веб-порталі Уповноваженого органу.

Форма та формат, в яких потрібно розміщувати звіт й інформацію

Для розміщення даних документів першочергово необхідно заповнити відповідні форми (їх рекомендовані зразки затверджено наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 12.06.2014 № 683), з якими ви можете ознайомитися в журналі № 8 (35) за серпень 2014 року на стор. 35–36. Щодо формату, в якому потрібно розміщувати дані документи: у п. 9.8.5 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом зазначено, що зміни до істотних умов договору розміщуються у формі сканованої кольорової копії оригіналу документа.

На відміну від «Кабінету замовника», через який можна розміщувати звіт про укладення договору за кошти підприємств та інформацію про зміну його істотних умов [детальніше про це можна прочитати в журналі № 8 (35) за серпень 2014 року на стор. 34–39)], безкоштовним Веб-сервісом не передбачено розміщення даних документів. Наша редакція вже направила звернення до Уповноваженого органу та ДП «Зовнішторгвидав України» з приводу даного питання, яке наводить на думку, що Веб-сервіс замовника створено з обмеженим функціональним призначенням з метою можливості його використання лише замовниками, що фінансуються з відповідного бюджету. Та поки немає ніяких офіційних роз’яснень з даного питання, а вам потрібно розмістити звіт про укладення договору та інформацію про зміну його істотних умов (а ви зареєстровані на веб-порталі Уповноваженого органу користувачем безкоштовного Веб-сервісу), то ви можете розмістити дані документи, використовуючи «Звіт за результатами здійснення закупівель» (рис. 6). Оскільки в п. 2 ч. 4 Прикінцевих положень Закону України «Про здійснення державних закупівель» зазначено, що підприємства оприлюднюють на веб-порталі Уповноваженого органу, визначеного Законом України «Про здійснення державних закупівель», звіт про укладення договору про закупівлю товарів, робіт і послуг за кошти підприємств та інформацію про зміну його істотних умов не пізніше ніж через сім днів з дня укладення договору про закупівлю або внесення змін до нього. Але в Законі чітко не вказано, в якому саме розділі веб-порталу потрібно розміщувати дані документи. Тож якщо безкоштовним Веб-сервісом не передбачено розміщення даних документів, то їх можна розмістити через інший документ. Отже, використовуючи «Звіт за результатами здійснення закупівель», ви розміщуєте дані документи за рекомендованими зразками, затвердженими наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 12.06.2014 № 683. Що ж потрібно зробити, аби їх оприлюднити? Спочатку необхідно натиснути на посилання «Новий документ» (рис. 6). При цьому з’явиться форма «Створення нового документа» (рис. 6), в якій необхідно натиснути кнопку «Створити» (рис. 6) й обрати необхідний документ, після чого натиснути кнопку «Зберегти» (рис. 6).

Відповідно до п. 8.18 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом звіт про результати здійснення закупівель оприлюднюється у вигляді сканованої кольорової копії оригіналу документа у форматі pdf. Отже, радимо звіт про укладення договору та інформацію про зміну його істотних умов розміщувати у вигляді сканованої кольорової копії оригіналу документа у форматі pdf. Після натискання кнопки «Створити» (рис. 7) на головній сторінці Веб-сервісу з’явиться новостворений документ з відповідним статусом.

Розміщення звіту про результати здійснення закупівель замовниками-монополістами через безкоштовний Веб-сервіс

Згідно з ч. 2 ст. 3 Закону України «Про особливості здійснення закупівель в окремих сферах господарської діяльності» (далі — закон про особливості), замовник зобов’язаний за результатами здійснення закупівель, передбачених частиною першою статті 4 цього Закону, а саме закупівель без застосування процедур, передбачених Законом України «Про здійснення державних закупівель» та цим Законом, оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу (безоплатно) звіт про результати здійснення закупівель протягом трьох робочих днів з дня його затвердження. Звіт за результатами здійснення закупівель, передбачених частиною першою статті 4, затверджується замовником раз на квартал не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним періодом, та оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня його затвердження. Форма звіту про результати здійснення закупівель без проведення процедури закупівлі затверджена наказом МЕРТУ від 15.09.2014 № 1106.

Важливо наголосити, що на відміну від формулювання норми статті 10 Закону України «Про здійснення державних закупівель», в якій передбачено, що замовник подає для оприлюднення на веб-портал інформацію про закупівлю у встановлений строк, закон про особливості передбачає необхідність оприлюднити протягом трьох робочих днів таку інформацію, тобто звіт має бути розміщений на веб-порталі протягом трьох робочих днів з дня його затвердження. Щоб уникнути порушення строків оприлюднення, радимо звіт передавати на веб-портал у день затвердження.

Отже, переходимо безпосередньо до розміщення звіту про результати здійснення закупівель без проведення процедури закупівлі через безкоштовний Веб-сервіс. Щоб розпочати розміщення документа, необхідно натиснути на посилання «Новий документ» (рис. 7).

При цьому з’явиться форма «Створення нового документа» (рис. 7), в якій необхідно натиснути кнопку «Створити» (рис. 7) й обрати необхідний документ, після чого натиснути кнопку «Зберегти» (рис. 7).

Відповідно до п. 8.18 Тимчасового порядку роботи з веб-порталом звіт про результати здійснення закупівель оприлюднюється у вигляді сканованої кольорової копії оригіналу документа у форматі pdf. Після натискання кнопки «Створити» (рис. 7) на головній сторінці Веб-сервісу з’явиться новостворений документ з відповідним статусом.

У разі успішного проходження перевірки подана інформація приєднується до закупівлі замовника на веб-порталі та отримує статус «В черзі». У разі відправлення документа для оприлюднення в неправильному форматі документ отримує статус «Відмовлено в оприлюдненні».

Отже, у даній статті йдеться про те, що все можливо, навіть при роботі з таким недосконалим Веб-сервісом. Сподіваємося, що дана стаття стане вам у пригоді при оприлюдненні звітів, які завершать вашу успішно проведену процедуру та підсумують виконані зобов’язання.