Визначення понять «відокремлені та структурні підрозділи» розкриті в Цивільному та Господарському кодексах України. Так, статтею 80 частини 1 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) передбачено, що юридичною особою є організація, створена і зареєстрована в установленому законом порядку. Юридичну особу наділено цивільною правоздатністю і дієздатністю, вона може бути позивачем та відповідачем у суді. При цьому, відповідно до статті 95 ЦКУ, філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи.
Стаття 64 Господарського кодексу України (далі — ГКУ) визначає, що підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо). Функції, права та обов’язки структурних підрозділів підприємства визначають положення про них, які затверджують у порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами. Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів підприємства з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положення про них, затвердженого підприємством.
Пунктом 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування (далі — Особливості), які затверджені постановою Уряду № 1178 від 12.10.2022, визначено, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих Особливостей.
Абзацом 2 пункту 15 Особливостей передбачено, що за рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
Тобто головна організація може, наприклад, видати наказ чи інше розпорядче рішення, у якому уповноважити свій відокремлений підрозділ самостійно здійснювати закупівлі для задоволення потреб такого підрозділу з метою забезпечення ефективного безперервного функціонування роботи замовника та його підрозділів як єдиного цілого.
У разі, якщо замовник вирішує, що його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення власних потреб, замовник визначає предмет закупівлі окремо для відокремленого підрозділу. Окрім цього, вид закупівлі визначається згідно з вартісними межами предмета закупівлі для потреб відокремленого структурного підрозділу.
Хто планує такі закупівлі
Згідно з пунктом 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно до статті 4 Закону планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі — річний план).
Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Згідно з частиною 1 статті 11 Закону відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником. При цьому частиною 3 статті 11 Закону передбачено, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель.
Виходячи з пункту 15 Особливостей, якщо за рішенням замовника його відокремлений підрозділ здійснює закупівлю самостійно для задоволення потреб підрозділу, предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
Акцентуємо увагу! Мінекономіки в листі № 3323-04/78667-06 від 08.12.2022 щодо закупівель відокремленими структурними підрозділами під час воєнного стану, зокрема, зауважило:
«…з огляду на вимоги статей 4, 11 Закону та пункту 15 Особливостей, інформація про потребу в закупівлі, що має бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься як до річного плану відокремленого підрозділу, так і до річного плану замовника. …»
Рекомендуємо ознайомитись зі статтею «Планування закупівель „за Особливостями“».
З урахуванням листа Мінекономіки № 3323-04/78667-06 від 08.12.2022, яким чином розмістити річні плани? Як варіант, пропонуємо:
По-перше, отримати рішення замовника, що, наприклад, філії / представництва або інші відокремлені підрозділи юридичних осіб можуть здійснювати закупівлю товарів, робіт і послуг самостійно для задоволення власних потреб.
По-друге, замовник може окремо розмістити річний план по кожному підрозділу і в примітках зазначити: реквізити рішення замовника; найменування філії / представництва / відокремленого підрозділу юридичної особи, інші відомості, які замовник вважає важливими;
По-третє, після вищезазначених дій, враховуючи рекомендації Мінекономіки, філія / представництво або інші відокремлені підрозділи замовника можуть окремо розмістити доведений замовником до їх відома річний план. Предмет закупівлі визначається окремо для відокремленого підрозділу. Окрім цього, вид закупівлі визначається згідно з вартісними межами предмета закупівлі для потреб відокремленого структурного підрозділу.
Звертаємо увагу, що зазначене положення Особливостей не розповсюджується на внутрішні підрозділи (відділи, управління, департаменти тощо) в структурі замовника, які не є при цьому відокремленими згідно з вимогами чинного законодавства.
Відокремлений підрозділ визначає процедуру закупівлі з огляду на вартісні межі, визначені Особливостями, враховуючи, що предмет закупівлі визначається для його власних потреб, без урахування потреб інших відокремлених підрозділів чи замовника. Детальніше — у статті «Щодо „сумування“ закупівель та статусу відокремленого підрозділу».
Підсумуємо:
- Замовник може прийняти відповідне рішення, що його відокремлений підрозділ здійснюватиме закупівлю самостійно для задоволення власник потреб.
- Мінекономіки в листі № 3323-04/78667-06 від 08.12.2022 зазначає, що інформація про потребу в закупівлі, що має бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься як до річного плану відокремленого підрозділу, так і до річного плану замовника.
- Закупівлі, які проводяться відокремленим структурним підрозділом, не «сумуються» із закупівлями, які проводить замовник або інші відокремлені структурні підрозділи замовника.
За нагоди використовуйте корисний документ-підказку — шпаргалку для сторін закупівельного процесу щодо строків, визначених законодавством у сфері публічних закупівель у відкритих торгах з Особливостями.
На порталі RADNUK.COM.UA всі публікації, що розкривають специфіку закупівель під час воєнного стану, зібрані в розділі «Воєнний стан». Дивіться, як його знайти:
google 