Технічна специфікація до предмета закупівлі вимагає від УО особливої концентрації та зосередженості. Важливо розуміти правильні кроки під час розробки технічної специфікації. Саме про це йтиметься далі. Також наведемо приклади.
Для потреб замовника потрібно здійснити закупівлю швидко, якісно та результативно. Однією з головних умов її успішності є правильно розроблена технічна специфікація. Отже, розберімося разом, як підготувати її на «відмінно» та ще й так, щоб убезпечити себе від зайвих питань з боку учасників та можливих оскаржень ваших дій.
На допомогу замовникам законодавець:
- визначив, що ж є технічною специфікацією до предмета закупівлі, закріпивши її визначення у підпункті 33 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон), — це встановлена замовником сукупність технічних умов, що визначають характеристики товару (товарів), послуги (послуг) або необхідні для виконання робіт щодо об’єкта будівництва, що можуть включати показники впливу на довкілля й клімат, особливості проектування (у тому числі щодо придатності для осіб із обмеженими фізичними можливостями), відповідності, продуктивності, ресурсоефективності, безпечності, процедури забезпечення якості, вимоги щодо найменування продукції, під яким вона продається, термінологію, символи, методику випробувань і тестування, вимоги до паковання, маркування й етикетування, інструкції для користувачів, технологічні процеси й технології виробництва на будь-яких етапах життєвого циклу робіт, товару чи послуги;
- встановив у статті 23 Закону вимоги до вмісту технічної специфікації:
- технічна специфікація має містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Характеристики товарів, робіт або послуг можуть містити опис конкретного технологічного процесу або технології виробництва чи порядку постачання товару (товарів), виконання необхідних робіт, надання послуги (послуг);
- може зазначатися інформація про передачу прав інтелектуальної власності на предмет закупівлі.
- у разі, якщо предмет закупівлі надалі буде використовуватися фізичними особами, технічні специфікації повинні складатися з урахуванням потреб осіб з інвалідністю або проєктувальних вимог для врахування потреб усіх категорій користувачів;
- можуть бути у формі переліку експлуатаційних або функціональних вимог, у тому числі екологічних характеристик, за умови, що такі вимоги є достатньо точними, щоб предмет закупівлі однозначно розумівся замовником і учасниками;
- у разі, якщо вичерпний опис характеристик скласти неможливо, технічні специфікації можуть містити посилання на стандартні характеристики, технічні регламенти та умови, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов’язані з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними, європейськими стандартами, іншими спільними технічними європейськими нормами, іншими технічними еталонними системами, визнаними європейськими органами зі стандартизації або національними стандартами, нормами та правилами. До кожного посилання повинен додаватися вираз «або еквівалент»;
- не повинні містити посилання на конкретні марку чи виробника або на конкретний процес, що характеризує продукт чи послугу певного суб’єкта господарювання, чи на торгові марки, патенти, типи або конкретне місце походження чи спосіб виробництва. У разі, якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обґрунтованим та містити вираз «або еквівалент»;
- замовник може вимагати від учасників підтвердження того, що пропоновані ними товари, послуги чи роботи за своїми екологічними чи іншими характеристиками відповідають вимогам, установленим у тендерній документації. У разі встановлення екологічних чи інших характеристик товару, роботи чи послуги замовник повинен в тендерній документації зазначити, які маркування, протоколи випробувань, декларація або сертифікати можуть підтвердити відповідність предмета закупівлі таким характеристикам.
- маркування, протоколи випробувань та сертифікати повинні бути видані органами з оцінки відповідності, компетентність яких підтверджена шляхом акредитації або іншим способом, визначеним законодавством або іншими документами у передбачених Законом випадках.
І навіть враховуючи, на наш погляд, чіткі вимоги до специфікації, кожен предмет закупівлі має свої особливості.
Тому пропонуємо розглянути вимоги до технічної специфікації на прикладах, характерних для кожного виду закупівель (товари, послуги, роботи).
Технічна специфікація для закупівлі товару
Закупівля комп’ютерної техніки, а саме ноутбуків, яка є досить актуальною в наш час розвитку ІТ. З прикладом можна ознайомитися за посиланням: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2023-02-28-008747-a.
У наведеному прикладі технічна специфікація умовно розділена на такі блоки:
- назва закупівлі (конкретна назва та код ДК);
- таблиця номенклатури товару та його кількості;
- опис закупівлі;
- технічні та якісні характеристики в табличному вигляді;
- вимоги до виготовлення;
- вимоги до паковання;
- вимоги до захисту довкілля.
Запропонована структура специфікації для товарів є достатньо універсальною та дозволяє врахувати більшість практичних моментів, що можуть виникнути під час виконання договору поставки товару. Розглянемо ці блоки більш детально.
Блок «Назва закупівлі». Вибираємо код з національного класифікатора Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015, який найбільше підходить до предмета закупівлі, та підбираємо назву для товару (групи товарів).
У разі закупівлі різних товарів одного виду, але з різними назвами, радимо застосовувати одну універсальну загальну назву для всієї закупівлі, а не перелічувати назви всіх товарів через кому, наприклад застосовувати назву «комп’ютерна техніка», а не «ноутбуки, системні блоки, монітори».
Блок «Таблиця номенклатури товару та його кількості». Тут обов’язково вказується найменування товару, його кількість, виробник або торговельна марка.
У разі потреби застосовується відображення складних товарів по окремих компонентах та в комплекті, що є дуже зручним при поставці та в подальшому процесі взяття на бухгалтерський облік. Якщо при підготовці технічної специфікації ви орієнтувались на конкретну модель товару, рекомендуємо вказувати в графі «найменування товару» його вид, марку та модель, доповнюючи це словами «або еквівалент». Це значно полегшить пошук прийнятних варіантів вибору товару для потенційних учасників та повністю задовольнить вимоги закону в частині забезпечення конкуренції.
Також для товарів широкого вжитку ми не рекомендуємо вказувати виробника, а рекомендуємо залишити інформацію лише про торгову марку, адже більшість світових виробників мають розгалужені мережі виробничих потужностей по всьому світу, і потенційний постачальник навряд чи зможе вказати вам завод, на якому буде вироблений, наприклад, ноутбук чи монітор.
Блок «Опис закупівлі». Тут бажано вказати призначення товару та умови його використання. Це додасть прозорості вашій закупівлі та зніме багато питань як у потенційних учасників, так і у перевіряючих. Наприклад:
Блок «Технічні та якісні характеристики». Це є основним та головним блоком специфікації, адже саме в ньому ви детально розповідаєте потенційним учасникам, що саме ви хочете купити.
Ми рекомендуємо робити цей блок саме у табличному вигляді, який є найбільш зрозумілим та конкретним, тобто мінімізує можливість неоднозначних трактувань та непорозумінь. У відповідях та роз’ясненнях ви завжди зможете посилатись на конкретну графу конкретної таблиці, що є дуже зручно, у тому числі при вирішенні спорів.
Бажано мінімізувати самостійне заповнення цієї таблиці учасником, тобто по максимуму самостійно вказувати значення технічних параметрів ще на етапі розробки технічної специфікації, а також уникати самостійного складання учасником будь-яких порівняльних таблиць. Це значно знизить ймовірність помилок, яких на практиці учасники дуже часто припускаються під час підготовки своїх пропозицій.
Блок «Вимоги до виготовлення» встановлює вимоги щодо дати виготовлення товару, чи повинен він бути лише новим тощо. Ці вимоги встановлюються з огляду на ваші потреби. Вислови краще застосовувати у стверджувальній формі.
Блок «Вимоги до паковання» встановлює вимоги щодо паковання товару, яке повинно убезпечити його від пошкоджень під час поставки, транспортування та зберігання.
Блок «Вимоги до захисту довкілля». Цей блок не є обов’язковим, але може бути передбачений замовником.
Перегляньте також універсальний приклад технічної специфікації в Додатку 2 до тендерної документації (технічні вимоги до предмета закупівлі).
Технічна специфікація для закупівлі послуг
Те, як побудувати технічну специфікацію для закупівлі послуг, розглянемо на прикладі закупівлі послуг з впровадження системи електронного документообігу, яка також передбачає поставку супутніх товарів (програмного забезпечення).
З прикладом можна ознайомитися за посиланням: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-06-30-000395-b.
Слід зауважити: якщо надання послуг включає в себе також придбання супутніх товарів (програмного забезпечення, запчастин для ремонту, якихось витратних матеріалів тощо), то замовник може включити таке придбання у склад послуг, тобто не купувати товари окремою закупівлею. Але робити це відповідно до законодавства можна лише у тому випадку, якщо вартість супутніх товарів буде меншою за вартість послуг!
У протилежному випадку доцільно буде закупити товари разом із супутніми послугами або провести дві окремі закупівлі.
Повертаємося до нашого прикладу впровадження документообігу. Ця технічна специфікація умовно розділена на такі блоки:
- назва закупівлі (конкретна назва та код ДК),
- таблиця номенклатури послуг, їх кількості,
- опис закупівлі,
- технічні, функціональні та якісні характеристики послуг у вигляді технічного завдання.
Блок «Назва закупівлі». Вибираємо з ДК 021:2015 код, який найбільше підходить до предмета закупівлі, та підбираємо загальну конкретну назву для послуг. Аналогічно як і для товарів радимо застосовувати одну універсальну загальну назву для всієї закупівлі, а не перелічувати назви всіх складових компонентів.
Блок «Таблиця номенклатури послуг, їх кількості та вартості». Вказуємо у табличному вигляді назву послуг, їх кількість.
Блок «Опис закупівлі». Тут бажано вказати призначення послуг, тобто прозоро обґрунтувати, для чого саме ці послуги вам потрібні.
Блок «Технічні, функціональні та якісні характеристики». Це основний блок нашої технічної специфікації. Оскільки в нашому прикладі ми розглядаємо впровадження інформаційної системи, то цей блок виконаний у вигляді технічного завдання.
Тут ми максимально детально описуємо всі функції нашої системи, використовуване програмне забезпечення, вимоги захисту інформації тощо. Окремо вказуємо супутнє програмне забезпечення, яке буде поставлене як товар у рамках надання послуг. Також вказуємо календарний план надання послуг з їх розбивкою на етапи, умови поетапної оплати послуг, умови прийняття наданих послуг та гарантійну підтримку.
Інший приклад — послуги на технічне обслуговування автомобіля за посиланням: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2023-06-21-017253-a. У цьому прикладі технічна специфікація замість технічного завдання містить опис виконуваних робіт з технічного обслуговування та калькуляцію на придбання супутніх товарів (запчастин, матеріалів).
Також можна переглянути приклад технічної специфікації на закупівлю послуги з технічного обслуговування автомобілів.
При складанні технічної специфікації на послуги, особливо якщо вона досить об’ємна, ми наполегливо рекомендуємо максимально уникати самостійного заповнення учасниками полів у технічній специфікації, а якщо можливо, вимагати від учасників лист-згоду з нашим варіантом технічної специфікації. Це значно зменшить імовірність помилок з боку учасників.
Також, якщо склад послуг є досить трудомістким та складним, ми рекомендуємо розбивати їх на етапи та складати поетапний план надання послуг, у якому передбачається також поетапне закриття послуг актами та їх поетапна оплата.
Обов’язково вказуйте у технічній специфікації умови гарантійної підтримки наданих послуг. Це максимально убезпечить вас від недобросовісних надавачів послуг. Такий план доцільно включати у технічну специфікацію, як розглянуто в нашому прикладі вище.
Технічна специфікація для закупівлі робіт
Це, мабуть, найбільш складний вид специфікації, адже тут потрібно врахувати наявну проєктно-кошторисну документацію або передбачити її розробку, виконання будівельних робіт відповідно до цієї документації, авторський нагляд за роботами (якщо необхідно), прийняття будівельних робіт тощо.
Технічну специфікацію на виконання робіт пропонуємо розглянути на прикладі комплексної реконструкції структурованої кабельної мережі.
У нашому прикладі передбачено розробку проєктно-кошторисної документації об’єкта будівництва, проведення будівельних робіт відповідно до цієї документації, прийняття будівельних робіт. Посилання на розглянутий приклад: https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-06-30-005732-a.
Технічна специфікація умовно розділена на такі блоки:
- назва закупівлі (конкретна назва та код ДК),
- таблиця номенклатури робіт, їх кількості та вартості,
- опис закупівлі,
- технічні та якісні характеристики робіт.
Принципи створення блоків «Назва закупівлі», «Таблиця номенклатури робіт, їх кількості», «Опис закупівлі» є повністю аналогічними розглянутим вище для послуг, отже не будемо на них зупинятись повторно.
Блок «Технічні та якісні характеристики» для робіт має суттєві особливості, отже розберемо його детально. Це, як і в попередніх випадках, основний блок нашої технічної специфікації, який має найбільший інформаційний вміст. Для типового об’єкта будівництва цей блок буде мати такі підблоки:
- Повна назва об’єкта будівництва.
- Місце розташування об’єкта будівництва.
- Етапи виконання робіт. Тут доцільно виділити в окремі етапи розробку проєктно-кошторисної документації, проведення її експертизи (якщо потрібно), безпосереднє проведення будівельних робіт, які зазвичай розбиваються на окремі підетапи, прийняття будівельних робіт. Для убезпечення замовника від неприємностей важливо передбачити саме поетапну оплату робіт, бажано з мінімальною передплатою та остаточною оплатою по факту їх виконання.
- Зміст робіт, тобто що вони включають в себе.
- Вихідні дані для розробки проєктно-кошторисної документації.
- Нормативні вимоги до проєктно-кошторисної документації.
- Спосіб передачі замовнику проєктно-кошторисної документації.
- Критерії якості розробки проєктно-кошторисної документації.
- Критерії якості будівельних робіт, які будуть виконуватись відповідно до цієї проєктно-кошторисної документації.
- Якщо потрібно, інша додаткова інформація (план-графік виконання робіт тощо).
При виконанні будівельних робіт обладнання та матеріали включаються до складу проєктно-кошторисної документації, отже відображати їх придбання та передачу в основному тексті технічної специфікації не потрібно.
Просимо вас звернути особливу увагу на те, що вся супутня документація, така як вихідні дані для розробки проєктно-кошторисної документації (технічні завдання, технічні вимоги, ескізні проєкти тощо), є невід’ємною і суттєвою частиною технічної специфікації, адже без цих вихідних даних учасник не зможе правильно розпланувати та оцінити роботи, які йому потенційно доведеться виконувати.
Читайте також статтю «Технічна специфікація при закупівлі робіт згідно з КНУ «Настанова з визначення вартості будівництва».
Підсумки
Підбиваючи підсумки, вважаємо, що продумане ставлення до розробки технічної специфікації є запорукою успіху як у швидкому, так і в ефективному проведенні закупівель (без зайвих запитань, вимог та скарг), і, як наслідок, отримання якісного результату.
Редакція порталу «Радник у сфері публічних закупівель» знаходить конкретні відповіді і готові рішення, тому якщо у вас є необхідність у розробленні технічної специфікації, наші спеціалісти завжди готові вам допомогти. Будьте з нами тепер і завжди!
Читайте також:
google 