Стаття 11 Закону про публічні закупівлі: основні акценти

Огляд статті 11 Закону про закупівлі

1. Відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;

2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);

3) шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством.

Уповноважена особа може бути відповідальною за організацію та проведення закупівель, що здійснюються відповідно до частини третьої статті 3 цього Закону.

Законом передбачено три виключних способи визначення уповноважених осіб, однак кожен замовник без обмежень вибирає той спосіб, який буде зручнішим.

Детально про кожен вид такого призначення читайте у статтях:

·        Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом;

·        Усе, що потрібно знати про уповноважену особу, або Організація закупівельної діяльності за новим Законом (частина II).

2. Під час користування електронною системою закупівель уповноважена особа вносить до електронної системи закупівель персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель, не оприлюднюються.

Статтею 164¹⁴ Кодексу України «Про адміністративні правопорушення» встановлена відповідальність за внесення недостовірних персональних даних до електронної системи закупівель та неоновлення у разі їх зміни, що тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від тисячі п’ятсот (25 500,00 грн) до трьох тисяч (51 000,00 грн) неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Шпаргалка уповноваженої особи замовника про адміністративну відповідальність

3. Замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель.

Якщо замовник визначає декількох уповноважених осіб, то документи на призначення таких уповноважених осіб можуть передбачати конкретні правила розподілу закупівель між такими особами, наприклад за категоріями товарів, робіт і послуг, які закріплені та мають закуповуватись окремими уповноваженими особами (розподіл між уповноваженими особами процедур закупівель чи публікації звітів про укладені договори про закупівлю, без використання електронної системи закупівель або градація закупівель залежно від їхньої очікуваної вартості тощо).

Принцип розподілу закупівель між уповноваженими особами має враховувати нормальне робоче навантаження на кожну уповноважену особу і може залежати від кваліфікації та спеціалізації уповноваженої особи.

Якщо для організації та проведення закупівель замовник створює відділ або інший окремий підрозділ, то розподіл між уповноваженими особами доцільно доручити керівнику такого підрозділу, який зможе рівномірно розподілити наявний обсяг роботи між уповноваженими особами та ефективно організувати роботу відділу у випадку тимчасової відсутності однієї з них.

За основу можна взяти приклад наказу про призначення уповноваженої особи для проведення закупівель (універсальний), який потрібно буде відредагувати під декількох УО.

4. Не може бути визначена уповноваженою особа, залучена замовником (у разі такого залучення) за договором про надання послуг для проведення процедур закупівель / спрощених закупівель.

Вбачаємо, що уповноважена особа має перебувати із замовником у трудових правовідносинах.

Закон містить чітку заборону залучати таких фахівців за цивільно-правовими угодами. Предметом цивільно-правового договору є результат роботи, а предметом трудового договору є праця працівника в процесі роботи. Виконавець, який працює за цивільно-правовим договором, не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, самостійно організовує свою роботу й виконує її на власний ризик. Такого виконавця не зараховують до штату підприємства (організації), щодо нього не вносять запис до трудової книжки та не видають розпорядчий документ про прийняття на роботу на певну посаду.

Зважаючи на зазначене та специфіку організації роботи уповноваженої особи, законодавець передбачив саме трудові правовідносини між працівником (уповноваженою особою) та роботодавцем (замовником).

Посадова інструкція фахівця з публічних закупівель

5. Визначення або призначення уповноваженої особи не повинно створювати конфлікт між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, наявність якого може вплинути на об’єктивність і неупередженість ухвалення рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі.

Для цілей цього Закону конфліктом інтересів вважається наявність приватного інтересу у працівника замовника чи будь-якої особи або органу, які діють від імені замовника і беруть участь у проведенні процедури закупівлі / спрощеної закупівлі або можуть вплинути на результати цієї процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття нею рішень або на вчинення чи невчинення дій під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі, та / або наявність суперечності між приватним інтересом працівника замовника чи будь-якої особи або органу, які діють від імені замовника і беруть участь у проведенні процедури закупівлі / спрощеної закупівлі та її службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об’єктивність або неупередженість прийняття рішень або на вчинення чи невчинення дій під час проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі.

Законодавство про запобігання корупції розрізняє реальний та потенційний конфлікт інтересів.

Реальним конфліктом інтересів вважають суперечність між приватним інтересом особи та її службовими чи представницькими повноваженнями, що впливає на об’єктивність або неупередженість прийняття рішень, або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень, а потенційним — наявність у особи приватного інтересу у сфері, в якій вона виконує свої службові чи представницькі повноваження, що може вплинути на об’єктивність чи неупередженість прийняття нею рішень або на вчинення чи невчинення дій під час виконання зазначених повноважень.

Наявність у особи, яка визначена уповноваженою, приватного інтересу може призвести до виникнення потенційного конфлікту, а суперечність між таким інтересом і службовими повноваженнями — спричинити реальний конфлікт інтересів.

На прикладі організації закупівель та проведення тендеру потенційний конфлікт може виникати, якщо уповноваженою є особа замовника (наприклад, державного підприємства), яка при цьому як фізична особа є одночасно засновником приватної компанії або акціонером. За умови, що така приватна компанія може брати участь у тендері, оголошеному уповноваженою особою, може існувати потенційний конфлікт інтересів, тобто уповноважена особа одночасно потенційно зацікавлена в прибутковості приватної компанії.

Якщо ж така приватна компанія візьме участь у такому тендері, то йдеться вже про наявність реального конфлікту інтересів, який суперечитиме вимозі статті 11 Закону, оскільки уповноважена особа прийматиме де-факто упереджені рішення.

Порядок взаємодії між структурними підрозділами

6. Уповноважена особа під час організації та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель в інтересах замовника.

Зрозуміло, що ця законодавчо закріплена вимога покликана попередити уповноважених осіб забезпечити «прозорість» у закупівлях, щоб уникнути відповідальності за порушення законодавства.

Відповідальність у сфері публічних закупівель у період воєнного стану: відеороз’яснення

7. Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення. Уповноважена особа повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту. У разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.

Не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Такими, що мають вищу освіту, є особи з дипломом молодшого бакалавра та молодшого спеціаліста, бакалавра, спеціаліста, магістра, доктора філософії / мистецтв або кандидата наук, доктора наук.

При цьому Закон не містить виключних вимог щодо конкретної спеціальності, хоча й радить обирати передусім фахівців економічної або юридичної спрямованості.  

Наостанок згадаємо Професійний стандарт для професії «фахівець з публічних закупівель», затверджений наказом Мінсоцполітики від 18.02.2019 № 234 (розміщений за посиланням). Згідно з наказом Мінсоцполітики, фахівець з публічних закупівель повинен мати диплом не нижче бакалавра. 

Додатково читайте «Чи може депутат сільської, селищної ради займатися публічними закупівлями».

8. Уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в Інтернеті.

Уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на вебпорталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом.

Така вимога Закону означає, що особа, яка не має необхідних знань та не пройшла тестування, не зможе виконувати функції уповноваженої особи. При цьому:

·        тест для кожної уповноваженої особи містить 50 тестових питань, які вибираються автоматично з переліку тестових питань. Кожне питання передбачає чотири варіанти відповіді, один із яких є правильним;

·        час для проведення тестування для кожної уповноваженої особи становить 60 хвилин та розпочинається після натискання нею кнопки «Почати тестування»;

·        є змога відповідати на питання у будь-якій послідовності.

Уповноважені особи, які надали правильну відповідь на 30 та більше запитань, вважаються такими, що склали тест. Особи, що успішно склали тест, отримають змогу завантажити сертифікат. Ба більше, результати тестування будуть прив’язані до РНОКПП, який міститься в електронному підписі уповноваженої особи.

Усе про тестування — в електронній книзі «Тестування уповноваженої особи: гайд для початківців».

Ледь не забули! Якісне навчання вам завжди доступне в Академії Радник: https://radnyk.academy/

9. Примірне положення про уповноважену особу затверджується Уповноваженим органом.

Наказом Мінекономіки від 08.06.2021 № 40 затверджено Примірне положення про уповноважену особу (далі — Примірне положення). Цим документом рекомендовано замовникам під час розроблення положення про уповноважену особу керуватися Примірним положенням про уповноважену особу, затвердженим цим наказом.

Варто зазначити, що примірний — це орієнтовний, приблизний, а тому не обов’язковий до використання згідно з законодавством.

Отже, замовник може або відступати від Примірного положення, затвердженого Мінекономіки, або його доповнювати, або змінювати, або ж узагалі розробити власне. 

Наводимо приклад від Радника — Положення про уповноважену особу.

10. Уповноважена особа:

1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;

2) здійснює вибір процедури закупівлі;

3) проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі;

3¹) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону;

4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;

5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;

6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;

7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Такі обов’язки УО зазвичай фіксують у Положенні про Уповноважену особу. При цьому цей перелік не є вичерпним.

Про необхідність протоколу можна почитати у статті «Навіщо уповноваженій особі потрібно складати протокол?».

Водночас ані Законом, ані наказами Уповноваженого органу не передбачено типової або примірної форми складання протоколу уповноваженою особою щодо прийняття певних рішень.

Водночас типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (далі —Типова інструкція з діловодства).

Попри те, що ця інструкція є типовою, не рекомендуємо складати протокол на власний розсуд, а виходячи із загальних правил, бажано, щоб протокол містив усі передбачені інструкцією реквізити. Назвемо головні з них:

• назва виду документа, яку пишуть посередині рядка (наприклад: Протокол).
• порядковий номер протоколу;
• назва протоколу;
• назва установи, підприємства чи організації, де відбулася нарада;
• дата проведення наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
• посади, прізвища, ініціали уповноваженої особи;

• порядок денний, тобто питання, що розглядаються на нараді;
• основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Рекомендуємо в протоколі прописувати саме «ВИРІШИЛА», оскільки уповноважена особа приймає рішення;
• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
• підпис уповноваженої особи, що прийняла рішення.

Для оформлення протоколу уповноваженої особи, який було складено з урахуванням положень Типової інструкції з діловодства, вам стане у пригоді рубрика «Зразки документів» на порталі RADNUK.COM.UA.

11. Для підготовки тендерної документації та / або оголошення про проведення спрощеної закупівлі та вимог до предмета закупівлі за рішенням замовника уповноважена особа може залучати інших працівників замовника.

Це можуть бути, наприклад, ініціатори закупівлі, які найкраще в установі можуть розбиратись у специфічних питаннях здійснення тієї чи іншої закупівлі. До прикладу, ініціатором закупівлі електричної енергії може бути відділ енергетиків в особі начальника відділу, який детально може підготувати технічне завдання на закупівлю електричної енергії.

12. За рішенням замовника може утворюватися робоча група у складі працівників замовника для розгляду тендерних пропозицій / пропозицій. У разі утворення робочої групи уповноважена особа є її головою та організовує її роботу. До складу робочої групи застосовуються вимоги абзацу другого частини сьомої цієї статті. Робоча група бере участь у розгляді тендерних пропозицій / пропозицій, у проведенні переговорів у разі здійснення переговорної процедури, а рішення робочої групи має дорадчий характер.

Оскільки відповідальною за організацію та проведення спрощеної закупівлі є саме уповноважена особа, а рішення робочої групи має виключно дорадчий характер, особами, що входять до складу робочої групи, можуть бути будь-які працівники замовника з урахуванням обмеження, встановленого абзацом 2 частини 7 статті 11 Закону.

Завантажити приклад рішення замовника про створення робочої групи. 

13. Замовник може здійснити закупівлю товару (товарів) та / або послуги (послуг) через централізовану закупівельну організацію.

Централізована закупівельна організація набуває усіх прав та обов’язків замовників, що визначені цим Законом, та несе відповідальність згідно із законами України.

Замовник укладає договір про закупівлю товару (товарів) та / або послуги (послуг) з переможцем процедури закупівлі за результатами тендеру та / або з переможцем відбору закупівлі за рамковою угодою, що були здійснені в його інтересах централізованою закупівельною організацією.

Замовники надають централізованій закупівельній організації необхідну інформацію про потребу для проведення тендеру та / або закупівель за рамковими угодами відповідно до законодавства.

У рішенні про визначення централізованої закупівельної організації може бути встановлено про обов’язковість закупівлі через централізовану закупівельну організацію для певного переліку замовників і визначено перелік товарів та / або послуг, закупівля яких через централізовану закупівельну організацію є обов’язковою.

За наявності підстав для здійснення переговорної процедури закупівлі, передбачених цим Законом, замовники, які зобов’язані здійснювати закупівлі через централізовану закупівельну організацію, самостійно проводять закупівлі товарів та послуг із застосуванням переговорної процедури закупівлі. Інформація про потребу в закупівлі таких товарів та послуг не надається централізованій закупівельній організації.

14. Вибір централізованої закупівельної організації замовником для організації та проведення закупівлі в його інтересах не є публічною закупівлею в розумінні цього Закону.

15. У разі створення електронних каталогів їх формують і супроводжують виключно централізовані закупівельні організації.

Структура, порядок формування та використання електронних каталогів, у тому числі порядок надання доступу до них і розмір плати, визначається Кабінетом Міністрів України.

Особливості створення та діяльності централізованих закупівельних організацій установлені постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2018 № 1216 (зі змінами). Згідно з пунктом 17 цих Особливостей винагорода централізованій закупівельній організацій за організацію та проведення тендеру здійснюється замовником у разі, коли проведення тендерів в інтересах такого замовника зазначеною організацією не є обов’язковим. Розмір винагороди визначається для кожної централізованої закупівельної організації у рішенні органу, який приймає рішення про її визначення.

Перелік розпоряджень, якими визначені ЦЗО, знаходиться за посиланням: https://prozorro.gov.ua/centralizovana-zakupivelna-organizaciya. Тому з питань сплати винагороди централізованій закупівельній організації слід звертатися до відповідної централізованої закупівельної організації, послугами якої користується замовник.

Водночас питання економічної класифікації видатків бюджету регулюється наказом Мінфіну України «Про затвердження Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету та Інструкції щодо застосування класифікації кредитування бюджету» від 12.03.2012 № 333 (далі – наказ № 333).

Так, згідно з пунктами 1.1 і 1.2 пункту 1 «Загальні положення» Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом № 333, економічна класифікація видатків бюджету призначена для чіткого розмежування видатків бюджетних установ та одержувачів бюджетних коштів за економічними характеристиками операцій, які здійснюються відповідно до функцій держави та місцевого самоврядування. Економічна класифікація видатків бюджету забезпечує єдиний підхід до всіх учасників бюджетного процесу з точки зору виконання бюджету. Видатки на проведення публічних закупівель здійснюються за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету залежно від економічної суті платежу.

При цьому згідно з пунктом 5 наказу № 333 Державна казначейська служба України уповноважена надавати роз’яснення з питань застосування економічної класифікації видатків бюджету.