Нумерація протоколів. Нюанси локалізації у 2024 році. Планування закупівель-2024. Строки зберігання документів. Продовження договору на 20 %. Про все це — далі.
Редакція порталу Радник підготувала п’ять обов’язкових справ, які повинна зробити уповноважена особа до 31.12.2023 для успішного завершення робочого, бюджетного року.
Завчасне планування закупівель на 2024 рік — справа № 1!
Наприкінці року уповноваженій особі слід подбати про закупівлі товарів, робіт та послуг на наступний рік. Здійсненню закупівель передує планування.
Плануємо ми закупівлі згідно з Законом України «Про публічні закупівлі» з урахуванням особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, що затверджено постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості).
Закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або в разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Річний план або зміни до річного плану закупівель оприлюднюються замовником протягом 5 робочих днів з дня затвердження змін.
Далі закріпимо допоміжне відео щодо планування закупівель, але перед цим завантажте шпаргалку для ведення річного плану / договорів.
З 01.01.2024 оновлюємо нумерацію протоколів — справа № 2
Не забуваємо про наші «дорогоцінні» протоколи уповноваженої особи. Ні в Законі, ні в Особливостях чіткого порядку ведення протоколів уповноваженої особи не передбачено. Але відповідно до пункту 110 розділу II Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, що затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55,
- номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
Зважаючи, що нумерація протоколів ведеться в межах календарного року, рекомендуємо з 01.01.2024 розпочати нову нумерацію протоколів. Для зручності можете погрупувати їх відповідно до виду закупівель або ж згідно з номенклатурою справ, що ведеться у вашій установі.
Тому збережіть собі цю статтю, щоб з 01.01.2024 не забути розпочати нову нумерацію протоколів.
Рекомендуємо ознайомитися зі статтею «Правильно складаємо протоколи і ведемо їхню нумерацію з початку року». Також на порталі Радник є розділ «Книги», рекомендуємо ознайомитися з електронною книгою «Життєвий цикл документів з питань публічних закупівель», де зібрано всю інформацію стосовно засад формування та зберігання документів.
З 01.01.2024 новий рівень СПЗ і новий рівень локалізації товару — справа № 3
До кінця цього року задля забезпечення потреб підприємства уповноваженій особі варто вияснити, чи потрібно буде їй закуповувати локалізований предмет закупівлі, оскільки є дві новини, які вона повинна буде врахувати під час таких закупівель з нового року.
Перша новина. З 01.01.2024 замовник здійснює закупівлю товарів, до яких застосовується локалізація згідно з підпунктом 2 пункту 1 частини 6-1 розділу X Закону, виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує 20 %.
Друга новина. З 01.01.2024 має відбутись коригування порогових значень (СПЗ). Вимога стосовно підтвердження ступеня локалізації не застосовується до товару, країною походження якого є країни, з якими Україна уклала такі угоди, та країни, які є учасниками Угоди про державні закупівлі, до якої Україна приєдналася. При цьому кожна з таких угод має свої порогові межі, які відраховуються в СПЗ.
Спеціальні права запозичення (СПЗ) (англ. special drawing rights, SDR, SDRs) — резервний та платіжний засіб, що емітується Міжнародним валютним фондом (МВФ). Існує лише в безготівковій формі у вигляді записів на банківських рахунках.
І як зазначалось у листі Мінекономіки від 30.08.2022 № 3323-04/62315-06: розрахунок порогових значень базується на середньому денному курсі національної валюти в СПЗ за попередній дворічний період (наприклад, на 2022–2023 рр. розрахунок проводиться з урахуванням курсу з листопада 2019 року по жовтень 2021 року). На 2022–2023 рр. для України цей курс складатиме 1 СПЗ = 37,8442 грн. Наступне коригування порогових значень буде здійснено через два роки й набуде чинності з 01.01.2024.
Користуйтесь також Переліком товарів, щодо яких застосовується локалізація, з орієнтовними кодами за ДК:
Продовжуємо закупівлю на 20 % на 2024 рік — справа № 4
Знову уповноваженій особі слід не прогадати та завчасно вияснити, які договори про закупівлю доведеться продовжити на початок 2024 року. Не забуваємо, що договір продовжити на 20 % згідно з підпунктом 8 пункту 19 Особливостей (частиною 6 статті 41 Закону) можна до закінчення строку дії договору.
Які договори можна продовжити, ми зафіксували в шпаргалці УО щодо продовження договору в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю.
Задля продовження договору про закупівлю на 20 % замовнику необхідно підготувати дві додаткові угоди:
- Переважно договори про закупівлю, що укладаються на річну потребу, мають строк дії до 31 грудня поточного року. Тому укласти додаткову угоду на продовження дії договору про закупівлю на наступний рік можна до 31 грудня включно (приклад додаткової угоди за частиною 6 статті 41 Закону з урахуванням Особливостей (продовження строку дії договору про закупівлю)). Утім, цьогоріч 30-31 грудня припадає на суботу-неділю, коли у більшості замовників вихідні дні, і додаткову угоду доцільніше укласти раніше.
- Додаткова угода, що укладається в наступному році. На початку наступного року замовник укладає наступну додаткову угоду щодо збільшення об’ємів закупівлі та, відповідно, суми (приклад додаткової угоди за частиною 6 статті 41 Закону з урахуванням Особливостей (угода, що укладається після затвердження кошторису)).
Визначаємо строки зберігання документів із закупівель — справа № 5
Відповідно до пункту 5 частини 5 статті 12 Закону система збереження даних зберігає не менш як 10 років усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
Таким чином, у публічних закупівлях документи, завантажені замовниками та учасниками в електронну систему, мають зберігатися в ній 10 років.
Однак постає питання: скільки зберігати паперові документи, які безпосередньо створив замовник? У такому разі необхідно звернутися до інших нормативних актів, що регулюють загальне питання визначення строків для зберігання документів; знищення тощо.
Таким документом є Перелік типових документів, які створюють під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884 (далі — Перелік № 578/5).
Законодавець Переліком № 578/5 поділив усіх замовників на дві групи:
- організації, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) (державні й комунальні організації), строки для їх зберігання передбачені графою 3 Переліку № 578/5;
- організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ, строки для їх зберігання передбачені графою 4 Переліку № 578/5.
Акцентуємо на тому, що Закон про закупівлі не містить ані вичерпного переліку документів з питань публічних закупівель, ані універсального строку їх зберігання, на який могли б посилатися замовники та учасники.
Гарна новина! Розібратись зі строками зберігання вам допоможе інструмент від порталу Радник, який розміщений у розділі «Інструменти»:
google 