Які документи потрібні для участі в тендері: рекомендації та зразки

З кожним роком ринок публічних закупівель стає все більш насиченим та активним, кількість учасників зростає, а конкуренція стає більш відчутною. Які документи потрібні для участі в тендері та як якісно та швидко учаснику підготувати тендерну пропозицію? Як підсилити свою перевагу перед іншими учасниками ринку, як збільшити шанс на перемогу та стати постачальником замовника публічних закупівель? У матеріалі зазначимо рекомендації учасникам, надамо корисні посилання на цікаві матеріали порталу на цю тему і, звісно, не забудемо про приклади документів, які потрібні для участі в тендері, розроблені нашими фахівцями.

Підготовка документів до тендеру

При підготовці тендерної пропозиції кожному учаснику публічних закупівель необхідно уважно вивчити документи, які вимагає замовник і які передбачені умовами тендерної документації. Чим оперативніше учасник  розпочне готувати документи тендерної пропозиції для участі в процедурі закупівлі, тим більше шансів підготувати її якісно та за потреби оскаржити в разі наявності неправомірних вимог замовника, звернувшись зі скаргою до Органу оскарження. У матеріалі «8 вказівок для підготовки „ідеальної“ тендерної пропозиції: прямуємо до перемоги» ви знайдете важливі поради, які допоможуть вам якісно підготувати документи тендерної пропозиції.

Якщо ви учасник-початківець, у пригоді вам стане стаття «Ринок публічних закупівель для учасників-початківців: переваги та ризики», яка допоможе зрозуміти механізм публічних закупівель для підприємців, які прагнуть розширити свій бізнес саме у сфері державних закупівель і перебувають лише на початку свого шляху в ролі учасника як потенційного постачальника. Також у матеріалі дізнаємось, що ж таке публічні закупівлі; розкриємо основні поняття та терміни; розглянемо асортимент товарів, робіт та послуг, який закуповується за державні кошти; наведемо переваги співпраці з державними установами та ризики, які можуть виникати в процесі співробітництва. У статті «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 1» ми розглянули процес пошуку нових закупівель.

У статті «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 2» ми розглянули процес систематизації та аналізу документації з закупівель.

Перелік документів для участі в тендері

Для якісної підготовки після вивчення умов тендерної документації радимо учаснику скласти перелік (реєстр) усіх документів, що вимагають замовники, щоб у процесі підготовки нічого не загубити. У статті «Чек-лист для підготовки переможної тендерної пропозиції / пропозиції» ми запропонували підготувати чекліст, який допоможе учасникам ґрунтовно опрацьовувати всі необхідні документи та інформацію, яка має бути надана в складі тендерної пропозиції/пропозиції. Це не обов’язкова вимога, але корисна. У чеклісті пропонуємо учаснику зазначати, які документи вимагає замовник, та фіксувати, який документ на яку вимогу буде надано.

Окрім цього, на нашому порталі ви можете завантажити зразок Реєстру підготовки документів учасника та використовувати його у своїй роботі. Радимо ознайомитися також зі статтею «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 3».

Оформлення документів відповідно до тендерної документації

Щодо оформлення документів можна сперечатися та вважати невірне оформлення формальними помилками. Звісно, важливою є суть документа та відповідність його змістової складової вимогам тендерної документації. Водночас зовсім нескладно оформити документи, як вимагає замовник.

Наприклад, замовник може встановити різні вимоги до учасників щодо оформлення документів, передбачивши, що копії документів мають бути оформлені відповідно до вимог ДСТУ. Замовник може встановлювати вимоги до довідок, складених учасниками, у довільній формі або вказувати форми документів. Учаснику варто враховувати вимоги замовника та оформлювати документи тендерної пропозиції відповідно. Не зайвим буде переконатися в читабельності сканованих документів, які учасник планує надавати, адже копії повинні бути чіткими, вся інформація — доступною. Надані документи повинні містити всі сторінки, варто додатково це перевірити.

Документи для тендеру

Зазвичай для участі в процедурі закупівлі учасник надає пакет документів, до якого можуть входити:

• цінова пропозиція/інформація про ціну. Як правильно визначити ціну, розповімо далі;
• забезпечення тендерної пропозиції. Вивчаємо розмір забезпечення тендерної пропозиції, якою установою може бути надана гарантія, аналізуємо, яку гарантію вимагає замовник — з грошовим покриттям або ні. Гарантія може бути надана банком або страховою компанією, або іншою фінансовою установою, за бажанням замовника, про що він зазначає в тендерній документації. Забезпечення тендерної пропозиції — це один з інструментів, який може застосувати замовник з метою отримання певного роду гарантій виконання учасником взятих на себе зобов’язань, що виникли в результаті подання тендерної пропозиції, наприклад обов’язок вчасно укласти договір про закупівлю;
• документи, які підтверджують кваліфікаційні критерії учасника. Завчасне вивчення кваліфікаційних вимог надає учаснику часову перевагу для підготовки підтвердних документів або оскарження умов, які дискримінують його;
• документи, які підтверджують технічні вимоги предмета закупівлі, який пропонує учасник. Перевіряємо, чи не обмежив замовник учасників, наприклад одним виробником товару, та чи зможемо задовольнити всі технічні та якісні характеристики предмета закупівлі;
• проєкт договору про закупівлю має бути погоджений на етапі подання тендерних пропозиції, інакше внести зміни до проєкту договору про закупівлю учасник не зможе;
• інші документи. Замовник може встановлювати різні вимоги та вимагати підтвердження цих вимог в учасника, тому, щоб нічого не пропустити, тендерну документацію замовника вивчаємо дуже ретельно та в повному обсязі.

Якщо ви плануєте брати участь не в одній закупівлі, а в декількох, буде зручно під час підготовки мати пакет шаблонів документів. Беручи участь у закупівлях, ви побачите, що багато документів повторюються. Детальніше — у статті «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 4».

Зразок тендерної документації/тендерна документація в «Прозорро»

Якщо ви перед участю у конкретному тендері вирішите ознайомитися з загальною тендерною документацію, можете переглянути тендерні документації різних замовників у «Прозорро» або проаналізувати зразок Тендерної документації (за Особливостями зі змінами), розроблений групою компаній «Радник», який використовують чимало замовників.

Зверніть увагу також на приклади Додатка 1 до тендерної документації (кваліфікаційні критерії, вимоги), Додатка 2 до тендерної документації (технічні вимоги до предмета закупівлі) та Додатка 3 до тендерної документації (проєкт Договору).

 Зміни до тендерної документації: зразок

Замовник може продовжити строк подання тендерних пропозицій у тендері, а саме у відкритих торгах з особливостями. Так, пунктом 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), зокрема, передбачено, що замовник має право з власної ініціативи або в разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації. У разі внесення змін до тендерної документації строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме в оголошенні про проведення відкритих торгів, таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів. Замовник може скористатися протоколом про внесення змін до тендерної документації.

Щоб у процесі підготовки нічого не загубити й чітко підготувати свою пропозицію з урахуванням внесених змін замовника, радимо вичитати повністю тендерну документацію (кожне слово) та для зручності виділити кожну вимогу замовника, яку вам потрібно буде задовольнити як учаснику. Детальніше — у статті «Лайфхаки для учасників публічних закупівель. Частина 2». 

Що потрібно для участі в тендері та перемоги

Найчастіше замовники використовують єдиний критерій оцінки — найнижчу ціну, тож у статті «Способи формування переможної ціни» даємо декілька порад для формування переможної ціни.

Попри стереотип, що перемогти можна лише з мінімальною ціною, в учасника є можливість виграти тендер, навіть якщо він запропонує найвищу ціну. У статті «Як перемогти з найвищою ціною: нецінові критерії оцінки» ми розглянули нецінові критерії, які можуть застосовуватися замовником при оцінці тендерної пропозиції, та проаналізували основні моменти.

Документи (зразки) на тендер/для участі в тендері

Наостанок наведемо приклади/зразки документів для учасників для участі у відкритих торгах. Не варто витрачати час марно, адже на порталі вже чимало прикладів довідок/листів/ інформації/тощо, розроблених спеціально для учасника. Використовуйте:

• Лист щодо сприяння у відтермінуванні локалізації в публічних закупівлях на період дії воєнного стану в Україні
• Довідка про підтвердження повноважень посадової особи учасника на право підпису договору
• Довіреність про підтвердження повноважень на право підпису договору уповноваженої особи учасника
• Реєстр документів для підготовки тендерної пропозиції учасника
• Лист-звернення щодо внесення змін до очікуваної вартості предмета закупівлі
• Обґрунтування АНЦ тендерної пропозиції на закупівлю робіт
• Довідка про дотримання законодавства щодо захисту довкілля
• Лист-роз’яснення щодо надання витягу про несудимість
• Лист-гарантія щодо дотримання учасником у своїй діяльності норм чинного законодавства
• Довідка про наявність досвіду виконання аналогічних договорів
• Довідка про наявність працівників
• Довідка про наявність МТБ
• Лист-роз’яснення щодо ненадання у складі тендерної пропозиції звіту про рух грошових коштів
• Відповідь на вимогу замовника щодо продовження строку дії ТП
• Перерахунок ціни за результатом аукціону
• Довідка щодо відсутності ліцензії
• Довідка щодо наявності ліцензії
• Гарантійний лист щодо відповідності технічним характеристикам
• Довідка щодо здійснення діяльності на підставі модельного статуту
• Наказ про затвердження антикорупційної програми
• Антикорупційна програма
• Лист-звернення щодо продовження строку для укладення договору за процедурою відкриті торги з урахуванням Особливостей
• Довідка щодо інформації по абзацу 14 пункту 47 Особливостей для Переможця
• Звернення учасника до замовника щодо причин невідповідності тендерної пропозиції умовам тендерної документації
• Перерахунок ціни тендерної пропозиції переможця
• Довідка про відсутність підстав для відмови згідно з підпунктами 1 та 7 пункту 47 Особливостей (для юросіб)
• Довідка про відсутність підстав для відмови згідно з підпунктами 1 та 7 пункту 47 Особливостей (для фізосіб)
• Обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції (товари)
• Обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції (роботи)
• Довідка щодо відсутності застосування санкцій до учасника
• Скарга на рішення, дії чи бездіяльність замовника після оцінки тендерних пропозицій за Особливостями
• Скарга на умови тендерної документації за Особливостями
• Довідка щодо ціни, що перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів
• Довідка щодо ненадання документів, передбачених пунктами 1 і 2 частини 2 статті 16 ЗУ “Про публічні закупівлі” з урахуванням Особливостей
• Лист-звернення щодо внесення змін до договору про закупівлю з урахуванням Особливостей
• Лист-звернення щодо внесення змін до договору про закупівлю щодо зміни ціни за Особливостями
• Довідка про погодження з усіма умовами/вимогами тендерної документації для участі в процедурі закупівлі (універсальна)
• Довідка про відсутність підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі
• Звернення до замовника щодо дискримінаційних вимог тендерної документації
• Довідка (інформація) про відсутність застосування санкцій, передбачених статтею 236 ГКУ

Шлях до перемоги буває нелегким. Бажаємо, щоб у роботі та житті у вас було багато перемог, а наші поради допоможуть вам перемагати в публічних закупівлях. Слава Україні!

Багато інших прикладів документів для відкритих торгів з особливостями ви зможете знайти у книзі, у якій ми вирішили виокремити зразки документів, які стануть у пригоді під час проведення відкритих торгів, зокрема з урахуванням Особливостей, та участі в них: