Оформити доручення для укладання договору від імені юридичної особи або фізичної особи — підприємця з цією статтею набагато простіше! Далі дізнаєтесь, яких правил оформлення довіреності слід дотримуватись та на що звертати увагу замовникам під час перевірки наданої довіреності.
Поняття «доручення» ширше, ніж поняття «довіреність», однак обидві дефініції належать до категорії представництва. Доручення є договором щодо вчинення певного виду дій, а довіреність — це фіксація повноважень від довірителя представнику діяти від його імені та в його інтересах.
Відносини представництва здебільшого виникають тоді, коли керівник юридичної особи / фізична особа — підприємець позбавлені можливості самостійно здійснити юридичні дії, наприклад внаслідок значної завантаженості або у зв’язку з необхідністю вести справи одночасно у кількох місцях, тому важливим питанням є правильність оформлення доручення.
Тому в цій статті розкриємо питання, на кого можна оформити довіреність для підписання договору про закупівлю від імені юридичної особи / фізичної особи — підприємця та які вимоги до таких доручень (довіреностей).
Правові підстави представництва юридичної особи під час підписання договору про закупівлю
Частиною 2 статті 207 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) передбачено, що правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це:
- установчими документами;
- довіреністю;
- законом;
- або іншими актами цивільного законодавства.
Згідно з частинами 1, 3 статті 237 ЦКУ представництвом є правовідношення, у якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Представництво виникає на підставі:
- договору;
- закону,
- акта органу юридичної особи;
- та з інших підстав, установлених актами цивільного законодавства.
У частині 1 статті 244 ЦКУ зазначено, що представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю.
Відповідно до частини 3 статті 244 ЦКУ довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою (підприємством) іншій особі для представництва перед третіми особами.
У частині 1 статті 1000 ЦКУ визначено, що за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. Згідно з частиною 1 статті 1007 ЦКУ довіритель зобов’язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення.
Важливо, що, на думку територіальних органів Державної аудиторської служби України (далі — ДАСУ), представництво на підставі закону або акта юридичної особи здійснюється особою, яка зазначена в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України як підписант, в інших випадках представляти юридичну особу / фізичну особу — підприємця необхідно на підставі довіреності, яка видається до договору доручення.
Приклад 1
Оскільки головний бухгалтер відповідно до статуту не є особою, яка уповноважена вчиняти юридично значимі дії від імені учасника, не внесена у відомості до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України щодо інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, то учасник у складі тендерної пропозиції повинен був надати оформлену до вимог чинного законодавства довіреність від директора підприємства щодо покладення відповідних повноважень на головного бухгалтера.
Відсутність відповідної довіреності у складі тендерної пропозиції учасника свідчить про непідтвердження повноважень щодо підпису документів тендерної пропозиції, договору уповноваженою особою учасника процедури закупівлі.
Законодавство не містить заборони чи обмеження щодо надання довіреності на підписання договору від імені юридичної особи іншими особами, тому укласти довіреність можна як із фізичною особою (як працівником, так і непрацівником).
Однак, щоб уникнути конфлікту інтересів, варто взяти до уваги, що довіреною особою учасника не повинна бути особа, яка пов’язана з замовником, а також з іншим учасником цієї ж закупівлі, щоб уникнути антиконкурентних узгоджених дій.
Читайте також «10 аспектів встановлення антиконкурентних узгоджених дій».
Щодо форми довіреності, наданої від імені юридичної особи на підписання договору про закупівлю
Відповідно до частини 1 статті 245 ЦКУ форма довіреності повинна відповідати формі, у якій відповідно до закону має вчинятися правочин.
Згідно з пунктом 17 Особливостей договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин 2-5, 7-9 статті 41 Закону та цих особливостей.
Враховуючи вищевикладене, оскільки договір про закупівлю укладається в простій письмовій формі, то й довіреність від імені юридичної особи повинна укладатися в простій письмовій формі.
Варто звернути увагу, що повноваженнями представника юридичної особи повинні бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити представнику, при цьому зазначені дії мають бути правомірними, конкретними та здійсненними.
Рекомендуємо видати довіреність з конкретизацією обов’язків представника та номером закупівлі, щодо якої укладається договір, оскільки представник за довіреністю не може з власної ініціативи розширити межі наданих повноважень.
Обов’язково зазначайте дату видачі довіреності, оскільки без неї довіреність буде вважатися нікчемною. Також важливим аспектом є строк дії довіреності, оскільки після закінчення строку довіреності представництво за довіреністю припиняється.
Сформуємо приклад, який є суто орієнтовним та таким, що потребує вашого коригування у разі використання:
Приклад довіреності
ДОВІРЕНІСТЬ
м. Київ 01.01.2023
Назва юридичної особи ідентифікаційний код юридичної особи_________ в особі директора____________, що діє на підставі статуту, за попередньо досягнутою домовленістю сторін, цією довіреністю уповноважує ____________________, який(а) народився(лась) ________ року, паспорт _ ___________, виданий _______________________________________, що зареєстрований(а) за адресою: ______________________________, РНОКПП – ________, представляти інтереси юридичної особи під час укладення договору про закупівлю UA_____________, предмет закупівлі — ____________, з можливістю підписання договору про закупівлю.
Для вищезазначених повноважень представнику _________ від імені юридичної особи надається право: підписувати договір про закупівлю та додаткові угоди до нього, а також вчиняти інші законні дії, пов’язані з виконанням цієї довіреності.
Довіреність видана без права передоручення та дійсна до тридцять першого грудня дві тисячі двадцять третього року, за наявності документа, що засвідчує особу.
Зразок підпису _________________ (особи, якій надається довіреність).
Директор (підпис) Ім’я ПРІЗВИЩЕ
Правові підстави представництва фізичної особи — підприємця під час підписання договору про закупівлю
Представництво фізичної особи — підприємця під час підписання договору про закупівлю не пов’язане із неможливістю представником вчиняти правочин, який відповідно до власного змісту може бути вчинений тільки особисто особою.
Так, до правочинів, які відповідно до власного змісту можуть бути вчинені тільки особисто особою, відносяться лише правочини щодо особистих немайнових прав.
Тому громадяни та фізичні особи — підприємці здійснюють свої права за принципом «дозволено все, що прямо не заборонено законом».
Оскільки в законодавстві прямо передбачена можливість укладення договору доручення та видача довіреності, а також немає жодних обмежень щодо суб’єктів видачі такого доручення, фізичні особи — підприємці можуть надавати доручення іншим фізичним особам шляхом видачі довіреності на укладення договору про закупівлю. У цьому випадку керуємося статтями 1000, 1007 ЦКУ.
Щодо форми довіреності, наданої від імені фізичної особи — підприємця на підписання договору про закупівлю
Довіреність, видана від імені фізичної особи — підприємця на підписання договору про закупівлю, повинна відповідати вимогам законодавства та узгоджуватися з вимогами тендерної документації замовника.
За загальним правилом, форма довіреності повинна відповідати формі, у якій відповідно до закону має вчинятися правочин, крім випадків передоручення своїх обов’язків.
Оскільки договір про закупівлю укладається в простій письмовій формі (без нотаріального посвідчення), то і довіреність може укладатися в простій письмовій формі (без нотаріального посвідчення), при цьому із зазначенням конкретних повноважень на підписання договору довіреною особою, бути скріплена підписом та печаткою фізичні особи — підприємця, містити строк її дії та діяти на час підписання договору.
Однак, якщо замовник вимагає нотаріальне посвідчення такої довіреності, це не є порушенням, оскільки замовник може встановити додаткові вимоги згідно з чинним законодавством. Утім, відповідь на питання, чи вважатиметься така вимога дискримінаційною (оскільки потребує додаткових витрат учасника), може дати Антимонопольний комітет України, зокрема в рамках оскарження подібних вимог.
Передоручення
Згідно зі статтею 240 ЦКУ представник зобов’язаний вчиняти правочин за наданими йому повноваженнями особисто. Він може передати своє повноваження частково або в повному обсязі іншій особі, якщо це встановлено договором або законом між особою, яку представляють, і представником, або якщо представник був вимушений до цього з метою охорони інтересів особи, яку він представляє.
Представник, який передав своє повноваження іншій особі, повинен повідомити про це особу, яку він представляє, та надати їй необхідні відомості про особу, якій передані відповідні повноваження (замісника). Невиконання цього обов’язку покладає на особу, яка передала повноваження, відповідальність за дії замісника як за свої власні. Правочин, вчинений замісником, створює, змінює, припиняє цивільні права та обов’язки особи, яку він представляє.
Відповідно до частини 2 статті 245 ЦКУ довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню, крім виключень, передбачених частиною 4 цієї статті, а саме довіреність на одержання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та поштової кореспонденції (поштових переказів, посилок тощо) може бути посвідчена посадовою особою організації, у якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання.
Поради учасникам процедур закупівель
Учасникам процедур публічних закупівель перш за все рекомендуємо звертати увагу на вимоги тендерної документації замовника, оскільки замовник може встановити власні вимоги щодо доручення (довіреності) на підписання договору про закупівлю від імені юридичної особи чи фізичної особи — підприємця, наприклад нотаріальне посвідчення довіреності.
Також рекомендуємо уникати конфлікту інтересів та антиконкурентних узгоджених дій під час оформлення відповідного доручення.
Читайте також «Антиконкурентні узгоджені дії учасників: судова практика».
Висновки
Найпоширенішою формою доручення на підписання договору про закупівлю та, на думку ДАСУ, однією з допустимих форм є довіреність.
За загальним правилом довіреність на підписання договору про закупівлю повинна бути оформлена в письмовій формі та містити повні та точні дані про особу, якій надаються повноваження, та про те, для яких конкретних дій та з якою метою вона надається. Обов’язково зазначайте дату видачі довіреності, оскільки без неї довіреність буде вважатися нікчемною. Також важливим аспектом є строк дії довіреності, оскільки після закінчення строку довіреності представництво за довіреністю припиняється.
Обмежень щодо кола суб’єктів, на яких може видаватись довіреність щодо укладання договору про закупівлю від імені юридичної особи або фізичної особи — підприємця, немає, крім вимог щодо порушення корупційного законодавства та вчинення антиконкурентних узгоджених дій.
Однак існують виключення, наприклад оформлення довіреності в порядку передоручення (якщо в первинній довіреності вказана така можливість). Така довіреність підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню.
Також учасникам процедур публічних закупівель перш за все рекомендуємо звертати увагу на вимоги тендерної документації замовника щодо форми та вимог щодо довіреності на укладання договору про закупівлю від імені юридичної особи або фізичної особи — підприємця і керуватися виключно ними. А у разі незгоди з такими вимогами — оскаржувати до АМКУ (зразки для оскарження).
Також на порталі RADNUK.COM.UA уже опубліковані такі матеріали щодо цієї теми:
google 