Алгоритм проведення спрощеної закупівлі за Постановою № 169 (new)

№

Найменування етапу

Порядок дій замовника

1

Призначення уповноваженої / відповідальної особи за організацію та проведення закупівель під час  воєнного стану

Пунктом 4-1 Постанови № 169 передбачено, що відповідальною за організацію та проведення закупівель, визначених у підпункті 1 пункту 1 Постанови № 169, може бути уповноважена особа або інша особа, визначена замовником. Використовуйте

●       Положення про уповноважену особу зі змінами

●       Наказ про внесення змін до положення про уповноважену особу

●       Наказ про призначення відповідальної особи за публічні закупівлі товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану

2

Затвердження переліку та обсягів закупівель товарів, робіт та послуг + підготовка обгрунтування закупівлі окремими замовниками згідно постанови від 11.10.2016 № 710

Пунктом 2  Постанови № 169 передбачено, що переліки та обсяги закупівель товарів, робіт і послуг визначаються рішеннями замовників / державних замовників, що здійснюють такі закупівлі.

Якщо у вас такого переліку ще немає, його слід сформувати та затвердити наказом керівника підприємства / організації / установи. Приклад завантажуйте на порталі у розділі «Зразки документів» — «Воєнний стан».

Якщо у вас є перелік, але виникла додаткова потреба в умовах воєнного часу, рекомендуємо внести зміни до наявного наказу. Користуйтесь прикладом наказу про внесення змін до переліку та обсягів закупівель товарів, робіт і послуг.

Постановою Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» для окремих замовників встановлено обов’язок  забезпечити наявність обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості здійснюється щодо всіх публічних закупівель, починаючи з 19.12.2020. 

Постанова № 1266: коли обґрунтування не оприлюднюємо, але зберігаємо

Е-книга: Дотримання Постанови № 710 в частині підготовки й оприлюднення обґрунтувань.

3

Затвердження та оприлюднення річного плану закупівель та змін до нього

Річний план закупівель та зміни до нього замовник оприлюднює в електронній системі закупівель протягом 5 робочих днів з дня їх затвердження (частина 1 статті 4 Закону).

Чому оприлюднюєм? Читайте у матеріалі «Чи потрібен план по спрощених закупівлях і каталогах у зв’язку зі змінами до Постанови № 169».

4

Затвердження та оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкту договору про закупівлю

Оголошення про проведення спрощеної закупівлі та проєкт договору про закупівлю оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель не пізніше ніж за 6 робочих днів до кінцевого строку подання пропозицій (пункт 2 частини 1 статті 10 Закону).

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, що оприлюднюється замовником відповідно до статті 10 Закону, обов’язково зазначаються:

1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, його категорія;
2. назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3. інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі;
4. кількість та місце поставки товарів або обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
5. строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
6. умови оплати;
7. очікувана вартість предмета закупівлі;
8. період уточнення інформації про закупівлю (не менше трьох робочих днів);
9. кінцевий строк подання пропозицій (строк для подання пропозицій не може бути менше ніж шість робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі в електронній системі закупівель);
10. перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій із зазначенням питомої ваги критеріїв;
11. розмір та умови надання забезпечення пропозицій учасників (якщо замовник вимагає його надати);
12. розмір та умови надання забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає його надати);
13. розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону в межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків або в грошових одиницях очікуваної вартості закупівлі.

В оголошенні про проведення спрощеної закупівлі може зазначатися інша інформація.

5

Звернення за роз’ясненням та / або з вимогою у період уточнення інформації про закупівлю

У період уточнення інформації учасники спрощеної закупівлі мають право звернутися до замовника через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі та / або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення спрощеної закупівлі.

Усі звернення за роз’ясненнями, звернення з вимогою щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.

Замовник протягом 1 робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та / або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі.

Звертаємо увагу! В електронній системі закупівель технічно реалізована можливість з боку замовника надати роз’яснення на звернення та / або вимоги учасників спрощеної закупівлі саме в період уточнення інформації.

Тож враховуйте, що технічний функціонал авторизованих електронних майданчиків передбачає можливість зазначення в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, окрім зазначення періоду уточнення інформації про закупівлю та кінцевого строку подання пропозицій, передбачити період (час) для надання роз’яснення на звернення та / або вимоги учасників спрощеної закупівлі.

6

Внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі

У разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на 2 робочі дні (абзац 4 частини 7 статті 14 Закону).

Замовник має право з власної ініціативи внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі та / або вимог до предмета закупівлі, але до початку строку подання пропозицій. Зміни, що вносяться замовником, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції документів (абзац 5 частини 7 статті 14 Закону).

7

Подання пропозицій учасниками

Пропозиції подаються учасниками після закінчення строку періоду уточнення інформації, зазначеної замовником в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну та інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), шляхом завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель, що підтверджують відповідність вимогам, визначеним замовником. Електронна система закупівель автоматично формує та надсилає повідомлення учаснику про отримання його пропозиції із зазначенням дати та часу.

Кожен учасник має право подати лише одну пропозицію, у тому числі до визначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі частини предмета закупівлі (лота).

Пропозиції учасників, подані після закінчення строку їх подання, електронною системою закупівель не приймаються.

Пропозиція учасника повинна містити підтвердження надання учасником забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення передбачено оголошенням про проведення спрощеної закупівлі.

Учасник має право внести зміни або відкликати свою пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого забезпечення пропозиції. Такі зміни або заява про відкликання пропозиції враховуються, якщо вони отримані електронною системою закупівель до закінчення строку подання пропозицій (частина 9 статті 14 Закону).

8

Оцінка та розкриття пропозицій учасників

Оцінка пропозицій проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених замовником у оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, шляхом застосування електронного аукціону. Дата і час проведення електронного аукціону визначаються електронною системою закупівель автоматично (частина 1 статті 29 Закону).

Для проведення спрощеної закупівлі із застосуванням електронного аукціону має бути подано не менше двох пропозицій.

У разі якщо була подана одна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку подання пропозицій автоматично переходить до етапу розгляду на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозиції учасника.

Після оцінки пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам оголошення про проведення спрощеної закупівлі пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною (частина 9 статті 29 Закону).

9

Розгляд пропозицій учасників

Замовник розглядає на відповідність умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі пропозицію учасника, яка за результатами електронного аукціону (у разі його проведення) визначена найбільш економічно вигідною. Строк розгляду найбільш економічно вигідної пропозиції не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня завершення електронного аукціону (частина 11 статті 14 Закону).

Строк розгляду пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції.

Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. Утім станом на дату публікації цієї статті технічно не реалізовано такий функціонал.

10

Відхилення пропозиції учасника

Замовник відхиляє пропозицію в разі, якщо:

1. пропозиція учасника не відповідає умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі;
2. учасник не надав забезпечення пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;
3. учасник, який визначений переможцем спрощеної закупівлі, відмовився від укладення договору про закупівлю;
4. якщо учасник протягом одного року до дати оприлюднення оголошення про проведення спрощеної закупівлі відмовився від підписання договору про закупівлю більше двох разів із замовником, який проводить таку спрощену закупівлю.

У разі відхилення найбільш економічно вигідної пропозиції відповідно до частини 13 статті 14 Закону замовник розглядає наступну пропозицію учасника, який за результатами оцінки надав наступну найбільш економічно вигідну пропозицію. Наступна найбільш економічно вигідна пропозиція визначається електронною системою закупівель автоматично.

Інформація про відхилення пропозиції протягом одного дня з дня прийняття рішення замовником оприлюднюється в електронній системі закупівель та автоматично надсилається учаснику, пропозиція якого відхилена через електронну систему закупівель (частина 14 статті 14 Закону).

11

Звернення учасника

Учасник, пропозиція якого відхилена, може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову аргументацію щодо причин невідповідності його пропозиції умовам, визначеним в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, та вимогам до предмета закупівлі. Не пізніше ніж через 3 робочі дні з дня надходження такого звернення через електронну систему закупівель замовник зобов’язаний надати йому відповідь (абзац 2 частини 14 статті 14 Закону).

Учасник, якого не визнано переможцем спрощеної закупівлі за результатами оцінки та розгляду його пропозиції, може звернутися через електронну систему закупівель до замовника з вимогою щодо надання інформації про пропозицію переможця спрощеної закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з пропозицією учасника, який надіслав звернення, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь не пізніше ніж через 5 днів з дня надходження такого звернення (частина 4 статті 33 Закону).

З метою захисту своїх прав та охоронюваних законом інтересів учасник спрощеної закупівлі може звернутися до замовника та / або до органу, що здійснює контроль над замовником, або до суду. Рішення та дії замовника можуть бути оскаржені учасником спрощеної закупівлі у судовому порядку (частина 20 статті 14 Закону).

12

Визначення переможця спрощеної закупівлі

За результатами оцінки та розгляду пропозиції замовник визначає переможця.

За результатами розгляду та оцінки пропозиції замовник визначає переможця спрощеної закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з цим Законом (частина 15 статті 29 Закону).

Рішення про намір укласти договір про закупівлю приймається замовником у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі. Протягом 1 дня з дати ухвалення такого рішення замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (частина 1 статті 33 Закону).

Переможцю спрощеної закупівлі та іншим учасникам електронною системою закупівель автоматично у день визначення учасника переможцем спрощеної закупівлі направляється інформація про переможця спрощеної закупівлі із зазначенням його найменування та місцезнаходження (частина 3 статті 33 Закону).

У разі відмови переможця спрощеної закупівлі від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог оголошення про проведення спрощеної закупівлі, неукладення договору про закупівлю з вини учасника або ненадання замовнику підписаного договору у строк, визначений цим Законом, замовник відхиляє пропозицію такого учасника, визначає переможця спрощеної закупівлі серед тих учасників, строк дії тендерної пропозиції яких ще не минув, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю у порядку та на умовах, визначених статтею 33 Закону (частина 7 статті 33 Закону).

13

Укладення договору

Замовник може укласти договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем спрощеної закупівлі, на наступний день після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, але не пізніше ніж через 20 днів.

ВАЖЛИВО!!! Договір про придбання товарів, робіт чи послуг, укладений відповідно до Постанови № 169 (що до 28.06.2022 включно, що починаючи з 29.06.2022), незалежно від його ціни та порядку відбору постачальника (за спрощеною закупівлею, з використанням електронного каталогу чи взагалі без використання ЕСЗ), не є договором про закупівлю в розумінні Закону про публічні закупівлі, а отже, на такий договір не поширюються обмеження, встановлені статтею 41 та пунктами 1–2 частини 1 статті 43 Закону про публічні закупівлі (якщо тільки сторони самі не внесуть відповідні обмеження до змісту укладеного договору).

Детальніше — у матеріалі «З 29.06.2022 діють оновлені правила здійснення закупівель в умовах воєнного стану: хто, що і за яким договором закуповує?».

14

Відміна спрощеної закупівлі

Замовник відміняє спрощену закупівлю в разі:

1. відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт і послуг;
2. неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель;
3. скорочення видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг.

Спрощена закупівля автоматично відміняється електронною системою закупівель у разі:

1. відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 статті 14 Закону;
2. відсутності пропозицій учасників для участі в ній.

Спрощена закупівля може бути відмінена частково (за лотом).

Повідомлення про відміну закупівлі оприлюднюється в електронній системі закупівель:

• замовником протягом 1 робочого дня з дня прийняття замовником відповідного рішення;
• електронною системою закупівель протягом 1 робочого дня з дня автоматичної відміни спрощеної закупівлі внаслідок відхилення всіх пропозицій згідно з частиною 13 статті 14 Закону або відсутності пропозицій учасників для участі в ній.

Повідомлення про відміну закупівлі автоматично надсилається всім учасникам електронною системою закупівель в день його оприлюднення.

Важливо!!! Постановою № 169 передбачено, що придбання товарів, робіт і послуг, вартість яких становить або перевищує 50 тис. гривень, може здійснюватися без застосування порядку проведення спрощених закупівель та / або електронного каталогу в разі, зокрема, коли відмінено спрощену закупівлю через відсутність учасників, у тому числі за лотом. Таким чином, якщо спрощена закупівля відмінена хоча б один раз через відсутність учасників, замовник має право укласти прямий договір, керуючись Постановою № 169.

15

Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся (частина 2 статті 19 Закону).

16

Повідомлення про внесення змін до договору

Договір, що укладається згідно з Постановою № 169, не є договором про закупівлю у розумінні Закону, тому вимога щодо оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору (пункт 11 частина 1 статті 10 Закону) не розповсюджується на такі договори. Тому відсутній обов’язок оприлюднення змін до договору за результатом спрощеної закупівлі, що проводиться за Постановою № 169.

17

Звіт про виконання договору про закупівлю

Вимоги щодо звітування про виконання договору, який було укладено згідно з Постановою № 169, законодавство не містить.

Більше — у статті «Коли та чи потрібно публікувати звіт про виконання договору, укладеного згідно з Постановою № 169».

Важливо! Постановою Уряду від 02.08.2022 № 861 встановлено, що учасник, з яким укладено договір про закупівлю предмета закупівлі, внесеного до переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації виробництва, одночасно з передачею товару надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару, що оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель разом із звітом про виконання договору про закупівлю.

Іншими словами: якщо закупівля “підлягає локалізації” (в т.ч. вартує понад 200 тис грн), то замовник повинен прозвітувати про виконання такого договору (в т.ч. разом зі звітом про виконання оприлюднити фактичну калькуляцію собівартості такого товару).

Локалізація: окремі вимоги й міжнародні зобов’язання. Бонус — таблиці замовнику з необхідними угодами з пороговими значеннями