Алгоритм проведення публічних закупівель від 50 тис. грн за Постановою № 169

№

Найменування етапу

Порядок дій замовника за відповідним етапом

Матеріали за темою на порталі RADNUK.COM.UA

1

Призначення уповноваженої / відповідальної особи за закупівлі товарів, робіт та послуг під час воєнного стану

У Постанові № 169 не зазначено, хто саме займається закупівлями під час воєнного стану, тому в замовника такими закупівлями може займатися будь-яка службова (посадова) особа замовника, яка має можливість працювати під час воєнного стану.

Приклади документів для призначення особи, відповідальної за здійснення публічних закупівель в умовах воєнного стану

2

Визначення потреби

На цьому етапі уповноваженій / відповідальній особі слід врахувати, що:

• визначення будь-якої потреби та обсягу закупівлі здійснюється замовником самостійно;
• наявну потребу прорахувати так, щоб обсяги закупівлі та їх оплата були співмірними строку дії договору, який відповідає строку дії воєнного стану в Україні;
• закупівлі за річним планом закупівель (ті, що були здійснені за Законом України «Про публічні закупівлі») із закупівлями, які здійснюємо за Постановою № 169, не сумуємо;
• закупівлі за Постановою № 169 в річний план закупівель не вносимо.

Закупівлі згідно з Законом про закупівлі чи згідно з Постановою № 169: розмежовуємо правильно

3

Затвердження переліку та обсягів закупівель товарів, робіт та послуг

Для того щоб правомірно укласти договір в умовах воєнного стану, відповідний предмет закупівлі потрібно включити в перелік та обсяги закупівель товарів, робіт чи послуг.

Якщо у вас такого переліку ще немає, його слід сформувати та затвердити наказом керівника підприємства / організації / установи. Приклад — за посиланням.

Якщо у вас є перелік, але виникла додаткова потреба в умовах воєнного часу, рекомендуємо внести зміни до наявного наказу. Користуйтесь прикладом наказу про внесення змін до переліку та обсягів закупівель товарів, робіт і послуг.

Нова потреба в умовах війни: вносимо зміни в перелік чи затверджуємо новий перелік?

4

Пошук постачальника / виконавця / підрядника

Якщо потенційного постачальника знайти в територіальній близькості до замовника важко, уповноважена / відповідальна особа може використати можливості:

• онлайн-ресурсу BI Prozorro;
• нової платформи Prozorro+, де зібрані пропозиції постачальників, що працюють в умовах війни;
• каталогу Prozorro Market, але вартість товару не перевищуватиме 200 тис. грн, а для замовників в окремих сферах до 1 млн грн.

Уповноваженій / відповідальній особі, особливо на цьому етапі, слід згадати про принципи здійснення закупівель, а саме:

1. добросовісна конкуренція серед учасників;
2. максимальна економія, ефективність та пропорційність;
3. відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
4. недискримінація учасників та рівне ставлення до них;
5. об’єктивне та неупереджене визначення переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі;
6. запобігання корупційним діям і зловживанням.

Після скасування / припинення воєнного стану (а це обов’язково настане, бо перемога за Україною) під час здійснення перевірки таких закупівель контролюючими органами саме до дотримання вищезазначених принципів буде прикута увага.

Де в умовах воєнного стану, зокрема й на тимчасово окупованій території, шукати постачальника чи надавача послуг?

Відмова від співпраці з росіянами — об’єктивна реакція на реалії, або Що допоможе відслідкувати зв’язки з російським і білоруським бізнесом

5

Укладання договору

Договір укладаємо поза електронною системою закупівель шляхом обміну документами поштовими сполученнями чи, приміром, шляхом підписання договору електронними ключами з обох сторін у сервісах електронного документообігу. Інструкція — за посиланням.

Коли контрагента знайдено, сторони погоджують усі умови такого договору. Звертаємо увагу: рекомендуємо, щоб строк виконання зобов’язань по наявній потребі відповідав строку дії воєнного стану в Україні, а також передбачати можливість їх продовження у разі продовження строку воєнного стану.

У договорі рекомендуємо зафіксувати, зокрема, такі положення щодо:

• одностороннього розірвання договору (зокрема, у зв’язку зі скасуванням воєнного стану);
• пролонгації на період воєнного стану;
• форс-мажорних обставин;
• порядку та підстави зміни істотних умов договору (звертаємо увагу, що положення частини 5 статті 41 Закону про закупівлі не розповсюджується на договори, укладені за Постановою № 169, тому сторонам важливо до моменту підписання договору узгодити, яким чином у разі потреби будуть вноситися такі зміни).

Також рекомендуємо не зловживати умовами щодо встановлення штрафних санкцій, приміром за невчасно поставлений товар, враховуючи воєнний стан.

На яких умовах можна вносити зміни до договорів про закупівлю та договорів під час воєнного стану

Мінекономіки про строк дії договору, що укладено згідно з Постановою № 169

Нюанси укладення договорів без використання ЕСЗ у період воєнного стану

6

Оприлюднення інформації про укладений договір

В електронній системі закупівель замовник оприлюднює:

1. звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
2. договір про закупівлю;
3. всі додатки до договору

не пізніше ніж через 20 днів з дня припинення чи скасування воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях. Вимога щодо оприлюднення не застосовується до договорів, які містять інформацію з обмеженим доступом.

Вважаємо, що замовники можуть оприлюднювати вищезазначену інформацію навіть у день укладання договору, оскільки в Постанові № 169 зазначено: «…не пізніше ніж…», а стосовно того, чи можливо оприлюднити раніше, не встановлено. Але для безпеки інформації і виконання обмежень для певних замовників в оприлюдненні інформації рекомендуємо краще цю інформацію оприлюднити з дня припинення чи скасування воєнного стану в Україні.

Важливо: щоб «нічого не проґавити потім», з метою збереження документального порядку в підприємстві / установі / організації та документального засвідчення факту укладення прямого договору згідно з відповідною позицією затвердженого замовником переліку обсягів закупівель товарів, робіт і послуг під час воєнного стану, рекомендуємо уповноваженим особам / відповідальним особам формувати та зберігати протокол щодо прийняття рішення про оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель (хоча б наразі в електронному варіанті). 

Протокол про затвердження звіту про договір, укладений керуючись Постановою 169.

Постанова Кабміну від 28 лютого 2022 р. № 169 про деякі питання здійснення оборонних та публічних закупівель товарів, робіт і послуг в умовах воєнного стану зі змінами

Строк для оприлюднення додаткових угод у період війни

7

Внесення змін до укладеного договору

Зміни до договору, укладеного за Постановою № 169, вносяться на умовах та у порядку, що встановлений таким договором, керуючись Цивільним та Господарським кодексами України.

Вимог щодо публікування таких змін в електронній системі законодавство не містить.

На яких умовах можна вносити зміни до договорів про закупівлю та договорів під час воєнного стану

8

Звітування про виконання договору

Вимог щодо звітування про виконання договору, який було укладено згідно з Постановою № 169, законодавство не містить.

Коли та чи потрібно публікувати звіт про виконання договору, укладеного згідно з Постановою № 169