Звісно, основними рисами спеціаліста з публічних закупівель, який готує документи тендерної пропозиції / пропозиції, мають бути уважність та точність. Буває різне. Підготовка документів тендерної пропозиції / пропозиції може бути напруженою та стресовою, а в процесі, на жаль, можна й помилитися. Дуже неприємно, коли учасник зосереджено готував документи тендерної пропозиції / пропозиції, сплатив за участь і за гарантію, сформував переможну ціну, з якою вдалося виграти в аукціоні, але в останню мить через якусь, на перший погляд, дрібницю його відхиляють.
Але всі ми живі люди, а не роботи. На роботу фахівця можуть впливати різні фактори: надмірні навантаження у «гарячий» сезон, скажімо, перед новим роком, емоційний стан, пов’язаний з нервовими ситуаціями або недобрим самопочуттям, тощо.
Хотілося б попередити виникнення неточностей, тому розглянемо варіант уникнення помилок під гаслом «перевіряємо, перевіряємо та ще раз перевіряємо!».
Вказівки щодо підготовки ідеальної тендерної пропозиції / пропозиції читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Вказівки для підготовки «ідеальної» тендерної пропозиції. Прямуємо до перемоги». Дізнатися, як краще сформувати переможну ціну, ви можете на порталі RADNUK.COM.UA у статті «Способи формування переможної ціни».
Отже, ви уважно вивчили умови тендерної документації / оголошення про проведення спрощеної закупівлі та спроможні їх виконати. Переходимо до підготовки тендерної пропозиції / пропозиції. Для цього вам у пригоді стане чек-лист, наведений нижче. Це не обов’язкова вимога, але корисна. У чек-листі пропонуємо учаснику зазначати, які документи вимагає замовник, та фіксувати, який документ та яку вимогу буде надано.
У першій частині чек-листа зазначаємо важливу інформацію: назву замовника, вид закупівлі (спрощена закупівля, відкриті торги тощо), предмет закупівлі, номер у ProZorro, розмір плати за участь, умови поставки товару, умови оплати, наявність забезпечення тендерної пропозиції / пропозиції, важливі дати прийняття тендерної пропозиції / пропозицій, період уточнення, період подання скарги.
У другій частині чек-листа зазначаємо документи, які вимагаються замовником. Попередньо можна їх згрупувати, наприклад:
- тендерна пропозиція / цінова пропозиція
- кваліфікаційна частина
- технічна частина
- проєкт договору про закупівлю
- інші документи
- ……..
- ……..
- ……..
Як будемо заповнювати, розглянемо на прикладі: замовник вимагає надати у складі тендерної пропозиції сертифікат якості та / або декларацію виробника, та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо.
Отже, у стовпчику «Вимога замовника» зазначаємо «сертифікат якості та / або декларація виробника, та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо». У свою чергу, у стовпчику «Що надає учасник» зазначаємо «Декларація виробника від 22.04.2021 року (Виробництво концерну «Х», Німеччина)». Тобто учасник зазначає, який саме документ із запропонованих він надаватиме, додатково можна зазначити дату документа та / або країну виробника товару, та / або торгову марку тощо.
Пропонуємо заповнювати чек-лист у три етапи.
Етап № 1. Відмічаємо, що документ роздрукований, скажімо, ставимо «+» у відповідному стовпчику. Наприклад, виробник надіслав учаснику електронною поштою декларацію виробника. Фахівець, який готує тендерну пропозицію / пропозицію, перевірив, що декларація в повному обсязі відповідає вимогам замовника, та роздрукував цей документ.
Етап № 2. Учаснику варто перевірити, чи відповідає документ вимогам замовника щодо оформлення, та поставити «+» у відповідній комірці. Припустимо, фахівець учасника зібрав усі необхідні документи та надав їх керівнику на підпис, після чого всі документи печаткою завіряє бухгалтер, а вже потім пакет документів повертається до фахівця, який готує тендерну пропозиції / пропозицію. Після повернення документів з підпису фахівець повинен знову перевірити, чи всі документи підписані та пропечатані відповідним чином.
Етап № 3. Учасник перевіряє вже відсканований документ на наявність усіх сторінок, наприклад, у статуті або договорі, та чіткість зображення сканкопії. Таким чином заповнюємо чек-лист за всіма документами, які вимагаються (Приклад).
Приклад
Чек-лист
(зразок)
Замовник | КП «………..» | |||||
Форма проведення закупівлі | Відкриті торги | |||||
Предмет закупівлі | 24950000-8 Спеціалізована хімічна продукція | |||||
Номер у ProZorro | ||||||
Оплата за участь | 1 700 грн (на балансі майданчика) | |||||
Поставка товару | до 30.07.2021 | |||||
Умови платежу | Відстрочка платежу 10 календарних днів | |||||
Забезпечення тендерної пропозиції | Не вимагається | |||||
Прийняття тендерних пропозицій | 21.05.2021 15:00 | |||||
Період подання вимог
| 11.05.2021 00:00 | |||||
Період подання скарги
| 17.05.2021 00:00 | |||||
№ | Вимога замовника | Що надає учасник | 1) Документ роздрукований | 2) Документ оформлений | 3) Документ відсканований | |
1. Тендерна пропозиція | ||||||
1 | Тендерна пропозиція за формою додатка 1 | Тендерна пропозиція за формою додатка 1 | ||||
2 | Розрахунок тендерної пропозиції згідно з додатком 1.1 | Розрахунок тендерної пропозиції згідно з додатком 1.1 | ||||
3 | …. | …. | ||||
2. Кваліфікаційна частина | ||||||
1 | ….. | ….. | ||||
2 | ….. | ….. | ||||
3 | ….. | ….. | ||||
…. | ….. | …. | ||||
3. Технічна частина | ||||||
1 | ….. | ….. | ||||
2 | ….. | ….. | ||||
3 | Сертифікат якості та / або декларація виробника, та / або сертифікат відповідності, виданий УкрСЕПРО, тощо | Декларація виробника від 22.04.2021 (Виробництво концерну «Х», Німеччина) | + | + | + | |
….. | …….. | …….. | ||||
4. Проєкт договору про закупівлю | ||||||
1. | …. | …. | ||||
2 | …. | …. | ||||
…. | ….. | …. | ||||
| ||||||
| ||||||
Впевнені, що запропонований чек-лист допоможе учасникам ґрунтовно опрацьовувати всі необхідні документи та інформацію, яка має бути надана в складі тендерної пропозиції / пропозиції. Нехай впевнений рух до поставленої мети та відсутність сумнівів щодо успіху приводять учасників публічних закупівель до перемог.
Ще більше цікавої інформації читайте на порталі RADNUK.COM.UA у статтях:
- «Як втричі скоротити час на підготовку тендерної пропозиції / пропозиції?»
- «Як випадково не надати дві тендерні пропозиції на один тендер»
- «Подання пропозицій у спрощеній закупівлі»
- «Подання пропозицій у допороговій закупівлі»
- «Способи формування переможної ціни»
- «Захищаємо свої права у спрощеній закупівлі»
Додатково пропонуємо переглянути вебінар на тему: 8 вказівок для підготовки “ідеальної” тендерної пропозиції: прямуємо до перемоги
google 